人行档案管理办法

人行档案管理办法一、总则（一）目的为加强我行档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在我行各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于我行各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。我行档案工作实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映我行各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则。档案应齐全完整，涵盖我行工作的各个方面和各个环节，避免出现档案缺失或不完整的情况。4.规范性原则。档案管理应遵循国家有关法律法规和行业标准，建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.保密性原则。档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置我行设立专门的档案管理部门，负责全行档案的统一管理。档案管理部门应配备专职档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善我行档案管理制度和工作流程。2.负责组织和指导我行各部门的档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.负责收集、整理、保管我行各类档案，建立健全档案数据库，实现档案信息的数字化管理。4.负责对我行档案的安全保管情况进行监督检查，确保档案的安全。5.负责组织开展档案的鉴定和销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.负责提供档案查阅和利用服务，为我行各项工作提供支持和保障。7.负责组织开展档案业务培训和宣传工作，提高我行员工的档案意识和档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类我行档案分为文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等六大类。1.文书档案：主要包括我行在各项工作中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务档案：主要包括我行在各项业务活动中形成的各类合同、协议、报表、凭证、业务记录等。3.科技档案：主要包括我行在科技研发、技术改造、信息化建设等工作中形成的各类技术文件、图纸、数据、报告等。4.会计档案：主要包括我行在财务管理、会计核算等工作中形成的各类会计凭证、账簿、报表、财务报告等。5.人事档案：主要包括我行员工的个人基本信息、工作经历、学历学位、职称评定、考核奖惩等档案材料。6.声像档案：主要包括我行在各项工作中形成的照片、录音、录像等声像资料。（二）档案编号我行档案采用分类编号法进行编号，具体编号规则如下：1.文书档案：编号格式为“WS+年份+序号”，其中“WS”表示文书档案，年份为文件形成的年份，序号为文件的顺序号。2.业务档案：编号格式为“YW+业务类别+年份+序号”，其中“YW”表示业务档案，业务类别为具体的业务名称，年份为业务发生的年份，序号为业务档案的顺序号。3.科技档案：编号格式为“KJ+项目名称+年份+序号”，其中“KJ”表示科技档案，项目名称为具体的科技项目名称，年份为项目实施的年份，序号为科技档案的顺序号。4.会计档案：编号格式为“KJ+会计年度+类别+序号”，其中“KJ”表示会计档案，会计年度为会计核算的年度，类别为会计档案的具体类别，序号为会计档案的顺序号。5.人事档案：编号格式为“RS+员工编号”，其中“RS”表示人事档案，员工编号为我行员工的唯一编号。6.声像档案：编号格式为“SX+年份+序号”，其中“SX”表示声像档案，年份为声像资料形成的年份，序号为声像档案的顺序号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案管理人员应定期对各部门档案的收集情况进行检查和指导，督促各部门按时完成档案收集工作。3.对于重要文件和资料，档案管理人员应提前介入，及时收集，确保档案的完整性和准确性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类和编号规则，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括文件的装订、编目、装盒等工作，确保档案的整齐、规范。五、档案的保管（一）档案保管场所我行应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。（二）档案保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，确保档案的安全保管。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整、准确和安全。2.档案应按照分类和编号顺序排列存放，便于查找和利用。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，控制温湿度，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。5.档案管理人员应定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期组织对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定应成立专门的鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.档案鉴定小组应根据国家有关法律法规和行业标准，结合我行实际情况，制定档案鉴定标准和方法。4.档案鉴定小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行逐卷鉴定，确定档案的保管期限和价值。（二）档案销毁1.经鉴定确定已失去保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案销毁应填写《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.《档案销毁清册》应经档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和分管领导签字确认后，方可进行销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。5.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范进行。6.档案销毁后，应将《档案销毁清册》永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.我行员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅我行档案的，应持有单位介绍信，经我行分管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。3.涉及我行机密的档案，未经我行保密部门批准，不得查阅。（二）查阅程序1.档案管理人员应根据查阅人的申请，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。2.查阅人应在档案查阅室内查阅档案，不得将档案带出查阅室。3.查阅人如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人同意后，方可进行复印或摘录。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为我行各项工作提供档案利用服务，及时、准确地提供所需档案信息。2.档案管理人员应根据利用人的需求，对档案进行整理、编研，提供专题档案资料，为利用人提供便利。3.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等情况进行统计。2.档案统计应做到及时、准确、全面，统计报表应按时报送上级主管部门和相关部门。3.档案管理部门应根据档案统计结果，分析档案管理工作中存在的问题，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（二）档案移交1.我行员工因工作调动、离职等原因，应将本人保管的档案及时移交档案管理