哈市档案管理办法

哈市档案管理办法一、总则（一）目的与依据为了加强哈尔滨市档案管理，有效地保护和利用档案，为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）以及个人的档案管理活动。（三）基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。二、档案机构及其职责（一）档案行政管理部门职责市、区、县（市）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，依法履行下列职责：1.贯彻执行有关档案管理的法律、法规和规章；2.制定本行政区域内档案事业发展规划、年度计划并组织实施；3.监督、指导、检查本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为；4.组织开展档案宣传、教育、培训和档案科学技术研究等工作；5.法律、法规和规章规定的其他职责。（二）单位档案管理机构职责单位应当设立档案管理机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位的档案管理工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。单位档案管理机构或者档案工作人员履行下列职责：1.贯彻执行有关档案管理的法律、法规和规章，建立健全本单位的档案管理制度；2.负责收集、整理、保管和统计本单位的档案，确保档案的完整与安全；3.按照规定向档案行政管理部门移交应当归档的档案；4.开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供服务；5.法律、法规和规章规定的其他职责。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料齐全、完整、准确、系统。各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，由承办部门或者承办人员负责收集、整理，在规定时间内移交本单位档案管理机构或者档案工作人员集中管理。（二）归档范围与保管期限1.单位应当按照国家和本市有关规定，结合本单位工作实际，确定文件材料的归档范围和保管期限。归档范围应当涵盖反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级机关文件、本单位文件、会议文件、人事文件、财务文件、业务文件等。保管期限分为永久、定期（一般分为30年、10年）。2.对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件材料，应当按照国家有关保密规定进行管理。（三）整理要求档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求如下：1.分类科学合理，一般按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类；2.编号规范统一，编制档案编号，确保档案编号的唯一性和系统性；3.装订整齐牢固，去除金属物等不利于档案保管的物品；4.编目准确清晰，编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等项目；5.装盒美观大方，使用符合标准的档案盒，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明相关信息。四、档案的保管（一）保管场所与设施设备1.单位应当设置专用的档案库房，档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全保管。（二）档案的存放与排列档案应当按照分类方案进行存放，同一类别的档案按照保管期限、年度顺序排列。不同载体的档案应当分别存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、实物档案等。（三）档案的清点与检查1.档案管理机构或者档案工作人员应当定期对档案进行清点，核对档案数量、编号、题名等信息，确保档案账实相符。2.每年对档案保管状况进行检查，重点检查档案库房的温湿度、设备运行情况、档案载体状况等，发现问题及时处理，并做好检查记录。（四）档案的修复与抢救对破损、褪色、霉变等受损的档案，应当及时进行修复和抢救。修复档案应当遵循保持档案原貌的原则，使用适宜的修复材料和技术方法。对重要档案的抢救应当制定专门方案，并报档案行政管理部门备案。五、档案的利用（一）利用范围与方式1.单位内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位保管的档案。查阅、借阅档案应当填写查阅、借阅登记表，经档案管理机构负责人或者档案工作人员批准后，在指定地点查阅、借阅。2.外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应当持有单位介绍信，经本单位档案管理机构负责人批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。查阅、借阅重要档案的，应当经本单位主管领导批准。3.档案利用方式包括查阅、借阅、复制、摘录等。复制、摘录档案应当经档案管理机构负责人批准，并注明出处。（二）利用限制与保密规定1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，利用时应当严格遵守国家有关保密规定，不得擅自公开或者泄露。2.档案利用过程中，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、销毁档案材料。未经档案管理机构负责人批准，不得擅自复制、拍摄、录制档案。3.利用结束后，应当及时归还档案，并办理归还手续。发现档案有损坏、丢失等情况的，应当及时报告档案管理机构，并采取相应的补救措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织单位应当成立档案鉴定工作小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案工作人员组成。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，对保管期满的档案进行鉴定。（二）鉴定标准与程序1.档案鉴定工作应当以国家和本市有关规定为依据，结合本单位工作实际，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，判断档案的保存价值。2.档案鉴定工作程序如下：档案管理机构或者档案工作人员对保管期满的档案进行初步审查，提出拟销毁档案清单；档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，提出鉴定意见；单位主管领导对鉴定意见进行审批，批准销毁的档案，应当编制销毁清册。（三）销毁方式与监督1.销毁档案应当采用焚烧、粉碎等符合保密要求的方式进行，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应当有档案管理机构负责人或者档案工作人员在场监督，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应当永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集单位应当将电子文件的形成、收集、整理、归档纳入本单位的档案管理工作流程，确保电子文件的真实、完整、准确、系统。电子文件形成部门应当按照规定的格式和要求，及时将电子文件移交本单位档案管理机构或者档案工作人员集中管理。（二）电子档案的整理与存储1.电子档案整理应当遵循电子文件的形成规律，保持电子文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。电子档案整理包括对电子文件的分类、编号、编目、存储等工作。2.电子档案应当存储在符合安全要求的存储介质上，并实行异地备份存储。存储介质应当定期进行检查和维护，确保电子档案的安全存储。（三）电子档案的利用与安全管理1.电子档案的利用应当通过档案管理系统进行，利用者应当按照规定的权限和程序进行操作。档案管理机构应当对电子档案的利用情况进行记录。2.加强电子档案的安全管理，采取数据加密、访问控制、防火墙、防病毒等安全措施，防止电子档案被篡改、丢失、泄露等。定期对电子档案管理系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。八、特殊载体档案管理（一）照片档案管理1.单位应当收集、整理在各项工作中形成的具有保存价值的照片，包括领导活动照片、会议照片、业务工作照片、重大事件照片等。照片应当附有文字说明，注明照片的拍摄时间、地点、人物、事由等信息。2.照片档案应当按照年度、专题等进行分类整理，编号存储。照片应当冲印成纸质照片，并同时存储电子照片。纸质照片应当装入照片册或者档案盒，电子照片应当存储在符合安全要求的存储介质上。（二）实物档案管理1.单位应当收集、整理在各项工作中形成的具有保存价值的实物，如奖章、证书、奖杯、牌匾、印章等。实物档案应当附有文字说明，注明实物的名称、来源、时间、用途等信息。2.实物档案应当按照类别进行分类整理，编号存储。实物应当妥善保管，防止损坏、丢失等。对珍贵实物档案应当采取特殊的保护措施。（三）声像档案管理1.单位应当收集、整理在各项工作中形成的具有保存价值的录音、录像等声像资料，如会议录音、工作汇报录像、重大活动录像等。声像资料应当附有文字说明，注明录制时间、地点、人物、内容等信息。2.声像档案应当按照年度、专题等进行分类整理，编号存储。声像资料应当存储在符合安全要求的存储介质上，并同时制作纸质文字说明。九、监督与检查（一）监督检查主体与内容档案行政管理部门应当依法对单位的档案管理工作进行监督检查，监督检查的内容包括：1.档案管理机构和档案工作人员的配备情况；2.档案管理制度的建立和执行情况；3.档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作情况；4.电子档案和特殊载体档案的管理情况；5.法律、法规和规章规定的其他档案管理事项。（二）检查方式与处理措施1.