罗钢间管理印刷讲义讲课文档

罗钢间管理印刷讲义第1页，共63页。目录一、时间管理测试二、时间管理和价值观三、时间管理的价值四、时间管理的自然法则五、时间管理不善的因素六、时间管理的技巧（系统）第2页，共63页。一、时间管理测试选择的次序时间段的安排轻重缓急的平衡时间使用效率第3页，共63页。下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1你通常工作很长时间吗？2你通常把工作带回家吗？3你感到很少花时间去做你想做的事吗？4如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你在办公室用餐吗？9在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？第4页，共63页。时间掌控测试小结时间的安排是经过理性选择的忙不是目的，不能有对忙的依赖忙是有节奏的，有安排的在忙的同时，要有能力的提升、工作方法的创新过度的忙需要反思，反思工作的方法忙碌要与工作目标、人生目标一致第5页，共63页。时间的特性

*供给毫无弹性

*无法蓄积

*无法替代*无法失而复得第6页，共63页。是目的性的生活技巧是步向成功的必要环节是配置资源的一种方法是对自己的管理，对人的管理二、时间管理和价值观时间管理的理解第7页，共63页。时间管理的价值观次要任务主要任务人生目标最重要的价值观做事做人的原则第8页，共63页。时间管理的价值观人们想什么和做什么的基本原则想做什么、实际做什么，形成个人特点是在金钱、家庭、工作、社交等一系列需求中排序，选择的规律——个人偏好价值观不同，时间管理的选择也不同第9页，共63页。案例一时间管理价值观的练习假设现在是星期天的晚上，你要计划未来5天的日程，下面是这5天要做的事情1、你从前天下午开始有些胃痛，想去看医生2、星期五是你高中班主任的生日，你想给他买生日礼物，并寄贺卡3、你有好几个月没有回家，电话也很少打，想打电话或写信联系一下4、有一份夜间兼职的印刷工艺培训工作，很适合你，但你必须在星期二或周三晚上去面试（19点以前），估计需花1小时5、明晚8点电视有一个印刷工艺的专题讲座，与你的工作有密切关系6、明晚8.10有一场职业拳击赛现场直播,你很想看7、你在图书馆借的书明天到期8、你外地的一个同乡邀请你周末去旅游，你需要做相关准备9、你需要在周五前将印刷工艺流程材料复印20份10、明天下午2点到4点你部门有例会，你需要准备相关材料并通知相关人员11、你欠刘师傅500元，他明天也参加部门的例会12、你明天早上9点到11点，厂办安排了一个专业培训，你需要参加13、你的直接领导留下一张便条，要你尽快与他联系，面谈第10页，共63页。14、你该理发了，一堆脏衣服还没有洗15、你有几天没有洗澡了，想洗澡16、你负责的新客户接待工作，明天下午6点召开例会，估计需一小时17、你身上只有几块钱零钱，需取钱18、你部门明天晚上聚餐19、你错过了星期一的例会，要在下周一之前复印一份会议记录20、这个星期有关考核的材料还没有整理好，要在下周一之前整理好，约需2个小时21、你收到一个朋友的邮件快一个月了，你没有反馈22、下星期日你要给新员工搞一个专题培训，要准备一个培训课的幻灯片，估计需花11个小时，而且只能利用业余时间23、你已经约好女朋友后天来家晚餐，家里吃的东西几乎都吃完了24、下周二，你得参加印刷行业组织的资格考试第11页，共63页。时间周一周二周三周四周五8.009.0010.0011.0012.0013.0014.0015.0016.0017.0018.0019.0020.0021.0022.0023.00第12页，共63页。时间管理价值观的检验健康——看病、洗澡等家庭——给家里打电话问候等友谊——买礼物、回邮件、聚餐、拜访朋友等爱情——与女友聚餐等工作——开会、整理材料、考试等金钱——夜间兼职面试等兴趣——看拳击等第13页，共63页。时间管理选择排序项目短期利益长期利益重要性工作、事业学习、能力健康友谊休闲家庭第14页，共63页。

目标的设定明确自己的价值观

设定目标

制定阶段性步骤

把握今日：最重要时刻

长期中期

短期第15页，共63页。目标设定考虑因素终身事业目标——维持目标，发展目标自己的特长、兴趣，相对优势——比较优势理论可利用的资源优势可持续的、能坚持的李云迪、姚明、谢坤山、乔丹第16页，共63页。工作目标与组织目标、市场需求协调工作目标要与人生目标协调工作目标和人生目标符合自身条件目标设定考虑因素第17页，共63页。大学毕业15年的同学聚会体会成功在于选择选择考虑特长与兴趣成功在于坚持在于形成自己的特色第18页，共63页。三、时间管理的价值了解自己掌握时间的特点并有效利用选择、平衡多种需求，提高生活质量避免盲目，养成计划管理自己的习惯培训、养成选择的思维习惯时间是资本和无法更新的收入时间是车票，过期就作废时间的使用、组合如同投资组合第19页，共63页。时间价值表第20页，共63页。开会的案例W公司人力资源部项目负责人A先生打电话通知下属的两个项目成员B先生和C女士参加下午4点在4层408会议室召开的公司人力资源管理改革项目启动会。B先生和C女士按时进入408会议室，但会议室空无一人。B先生对C女士说，我们等等吧。说完给公司人力资源部项目负责人A先生打电话，但办公室电话无人接听。等了大约10分钟左右，B先生的手机响了，是项目负责人A先生打来的。“我在楼下大厅等候麦肯锡项目组专家，你们稍等一会，我们马上到”。这时公司的翻译赶到会场。又等了大约5分钟，A先生带领麦肯锡咨询公司三位专家赶到了会场，先是一番互换名片，然后是外方专家询问W公司的基本情况，如什么时间成立，业务范围和服务对象，多少员工，项目研究的范围，公司的组织架构和员工类别等。由于会议没有准备相关材料和会议的议程，在忙乱中不知不觉一个半小时过去了，下班的铃声早已响过，C女士因为孩子生病住院，只好在外方专家提问还没结束的情况下，匆匆告辞。A先生和B先生与公司翻译和外方专家就W公司的基本情况进行了交换。在会议持续了近两个小时的情况下结束。问题：1、会议存在哪些问题2、如果你是会议主持人，你怎样安排这个会议案例二第21页，共63页。四、时间管理的自然法则1、生理节奏法则2、二八管理法则3、边际效率递减法则4、工作与时间匹配法则5、四项限管理法则6、工作流程管理法则7、综合平衡管理法则第22页，共63页。1、生理节奏法则典型的精力周期图100%0上午8点心中午下午5点第23页，共63页。你的生理节奏特点很明显吗？你是否按生理节奏特点安排作息黄金时间的有效使用时间价值与工作繁简的匹配要认识自己,把握自我

第24页，共63页。生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。北京读书的体念第25页，共63页。田忌赛马故事•做事有先后的选择•发挥相对优势•以市场、竞争的视角看待选择第26页，共63页。一位博士高才生的悲剧生理节奏的失调心理平衡的打破健康的问题学业、就业问题第27页，共63页。2、二八管理法则20%活动80%效果第28页，共63页。20%的人员,占有80%的财富20%的业务员,完成80%的业务量20%的黄金时间,完成80%的工作用黄金时间,抓关健环节第29页，共63页。3、注意力之迷——边际效率递减法则工作效率45分钟

工作持续时间第30页，共63页。服装新潮和产品生命周期喜新厌旧——持续期与效率（效益）的递减游戏的时限规则和中场休息安排会议时限——最佳时限的考虑课程时间的安排边际效率递减的相关例子第31页，共63页。4、工作与时间匹配法则复杂的难处理的工作，用整块的黄金时间简单、琐碎的工作，用零碎时间开会时间——整段时间发邮件——零碎时间准备报告——整段时间打电话——零碎时间项目研讨——整段时间写通知——零碎时间第32页，共63页。瓶子里面装东西什么是你生命中的大石头呢？第33页，共63页。整块连续性工作——一气呵成大块工作因时间中断的损失第34页，共63页。案例三：

A公司办公室主任忙碌的一天

A公司办公室主任王先生清早7.30就赶到公司加班。他先打开电脑中的邮箱，发现同事、朋友发来许多有趣的邮件。有哲理故事，有幽默漫画，也有很专业的专题培训幻灯片。他越看越有兴趣。看完一件回复一件，并附上感想和谢语。时间一晃就是上午10点多。王先生兴奋之余，顿感困乏。他伸伸懒腰，起身走到窗前，推窗远望，一股清风扑面而来，他倍感清爽。这时电话铃响，是公司人力资源部的小张催问上半年办公室工作总结报告。要求今天下班前将报告交到人力资源部经理办公室。王先生这时才恍然大悟。今天早上早起来公司加班，就是为了赶这份总结报告。他赶快拿出报告的初稿开始修改，这时电话又响，是公司总办的临时会议通知。要求上午10.30到502会议室开会。王先生无奈地放下手中的报告，急匆匆的赶去开会。会议持续到12.30才结束。为了赶着修改工作总结报告，王先生午饭都顾不上去餐厅吃，一边看着材料，一边吃着饼干。就这样忙了一个多小时，报告的修改只完成了一半，就到了下午上班时间。按惯例，今天下午2.00-2.40是部门周例会的时间。王先生拖着疲惫的身体，召开部门周例会，讨论工作总结报告会的准备问题。由于王先生没有修改完工作总结报告，原定的会议内容无法得到充分的讨论。更棘手的问题是，下午2.30—5.00公司要召开下半年工作计划关键问题讨论会。而办公室工作总结报告意见比较关键。王先生心乱如麻。部门周例会并没有获得关于下半年工作计划讨论会的参考意见。下午2.30，王先生按照会议安排，参加了公司召开的下半年工作计划讨论会。会上学公司领导对他没能及时完成上半年工作总结报告提出了严厉批评，要求他明天上午11点前提供上半年工作报告和下半年工作的计划安排，以便明天下午公司下半年工作计划讨论会使用。王先生下班后，本来要去医院看动手术的妻子，但他没有时间，一直加班到深夜。

问题：1、王先生在时间管理上存在哪些问题？2、如果你是他，你将怎样安排上述工作？

第35页，共63页。5、四象限管理法则重要、紧迫

M1重要、不紧迫M2不重要、紧迫M3不重要、不紧迫M4紧急重要第36页，共63页。时间管理事务分类表紧急不紧急重要不重要I危机紧迫的问题有最后期限的计划II防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划长期目标放松充电III不速之客的打扰某些电话某些信件与报告某些会议受欢迎的活动IV繁琐的工作可有可无的某些信件可有可无的某些电话浪费时间之事某些有趣的活动第37页，共63页。发产品给客户通知领导开会传达领导的指示M1学习锻炼身体人际关系M2回电话看望工伤的师傅处理员工冲突M3看电视逛书店休闲M4紧急重要5、四象限管理法则（续）第38页，共63页。偏重第一象限人，压力大，紧迫感强偏重第二象限，兼顾第一项限人，忙碌，但从容偏重第三象限人，被动型工作，没有方向感偏重第四象限的人，基本上属无聊人，时间利用不佳时间安排四象限点评第39页，共63页。四象限时间管理排序方法工作項目長期重要性短期迫切性总数优先次序1.定期运动23542.陪親友上医院11213.完成专题报告12324.看柯南31435.上网收广告信3365两个构面：重要性、急迫性三种程度：最重要、重要、不重要第40页，共63页。6、工作流程管理法则工作存在有规律的流程科学的工作流程是有效管理时间的条件开会有流程做饭有流程但流程的设计应考虑时间的管理与匹配第41页，共63页。提高餐厅服务的案例——流程改造位于商业区的A酒楼，由于就餐高峰期过于集中的问题，服务员的服务时效不能满足客户的需求，导致就餐人员报怨。特别是倒茶、上菜的时效问题，投诉越来越多。于是餐厅经理召集服务人员讨论工作流程的改进问题，以便提高倒茶、上菜的时效，减少顾客等待的时间。第42页，共63页。分析客户对茶的需求分析不同菜加工需要的时间合理安排上菜的次序合理安排服务人员的职责案例点评第43页，共63页。相关案例银行柜台服务流程的改进网上签报流程的推出李嘉诚推销的故事会议流程第44页，共63页。甘特图任务ABCDE一月二月三月四月五月六月第45页，共63页。出版校史的甘特图1月2月3月4月5月6月编辑加工版式设计制图打印校样印制第46页，共63页。7、综合平衡的管理法则（事业）工作时间（健康）吃饭时间（健康）睡觉时间（家庭）休闲时间第47页，共63页。工作时间——自由时间——合理搭配工作时间——应对时间——合作、协调吃饭时间——生理规律约束睡觉时间——恢复能量的需求休闲时间——健康、娱乐的需求每种时间都有合理的限定第48页，共63页。五、谋杀时间的凶手1、目标不清，缺乏生活规划2、生活失去平衡3、繁琐的会议4、缺乏自律且有拖延习惯第49页，共63页。1、目标不清，缺乏生涯规划

人生的成功，像成长的大树，要有强壮的根系，发达的树枝和繁茂的绿叶追求什么、选择什么、放弃什么达到什么标准、阶段理程碑是哪些行动的路线和活动安排第50页，共63页。2、生活失去平衡工作时间睡眠时间休闲时间吃饭时间时间的组成时间的总量不变工作时间增加其它部分时间减少但长期看，时效降低，生活质量降低可能导致失败辞职老总的悲剧晋升跳槽案例第51页，共63页。3、繁琐的会议工作时间自由掌控时间应对时间——会议、电话、约会会议材料——没有提前发放会议主题——界定不清，问题复杂会议时限——没有约束会议人员——不按时参加会议记录——没有专人记录案例二：会谈的体验——2小时交流第52页，共63页。会前提供讨论材料会中明确讨论议题将复杂问题分解