厦门档案管理办法

厦门档案管理办法总则目的与依据为了加强厦门地区档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用档案资源，为经济社会发展提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。档案机构与人员档案管理机构设置各单位应当根据工作需要，设立档案管理机构或者配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案管理工作。档案管理机构应当保持相对稳定，确需调整的，应当报同级档案行政管理部门备案。档案管理人员职责档案管理人员应当具备专业知识和技能，熟悉档案业务，遵守档案管理规章制度。其主要职责包括：1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作；2.对档案进行分类、编目、鉴定和销毁；3.开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供服务；4.指导本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作；5.参与档案信息化建设，确保档案信息安全。档案的收集与整理归档范围各单位应当按照国家和本市有关规定，确定本单位文件材料的归档范围。凡反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，包括纸质、电子、声像等各种载体形式，均应当归档。文件材料的形成与积累各部门应当指定专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。文件材料形成后，应当及时整理，按照归档要求进行分类、编号、装订等处理。归档时间各单位应当在次年上半年将上一年度形成的文件材料归档完毕。对于重大活动、重要项目等形成的文件材料，应当及时归档。整理要求档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理后的档案应当符合以下要求：1.分类科学合理，类目清晰明确；2.编号连续、准确，标识规范；3.装订整齐、牢固，无金属物；4.编目详细、准确，便于检索。档案的保管保管场所与设施各单位应当为档案保管提供必要的场所和设施，确保档案安全。档案保管场所应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应当配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。档案的存放档案应当按照类别、年度、保管期限等进行有序存放。不同载体形式的档案应当分开存放，电子档案应当存储在符合安全要求的存储设备上，并定期进行备份。档案的清点与检查档案管理人员应当定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、完整无缺。发现档案损坏、丢失等情况，应当及时报告并采取相应措施。档案的鉴定与销毁1.鉴定：各单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作应当由档案管理机构牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应当根据档案的保存价值和历史意义，提出存毁意见。2.销毁：经鉴定确无保存价值的档案，应当按照规定程序进行销毁。销毁档案应当编制销毁清册，经单位负责人批准后，由两人以上监督销毁，并在销毁清册上签字。销毁电子档案应当采取技术手段确保数据无法恢复。档案的利用利用范围与方式单位内部人员因工作需要，可以查阅、借阅本单位档案。外单位因工作需要查阅、借阅本市档案的，应当按照规定办理相关手续。档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。利用手续1.查阅手续：单位内部人员查阅档案，应当填写查阅登记表，经档案管理机构负责人批准后，在指定地点查阅。查阅重要档案应当经单位分管领导批准。2.借阅手续：借阅档案应当填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经档案管理机构负责人和单位分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应当办理续借手续。3.复制手续：因工作需要复制档案的，应当填写复制申请表，经档案管理机构负责人和单位分管领导批准后，由档案管理人员负责复制，并加盖档案证明章。利用限制利用档案应当遵守国家有关法律法规和单位的保密制度，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应当严格按照保密规定进行管理和利用。档案信息化建设建设目标与规划各单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化。档案信息化建设应当遵循统一标准、统一平台、资源共享的原则。数字化加工各单位应当按照档案数字化技术规范，对馆藏档案进行数字化加工。数字化加工过程应当确保档案信息的真实、完整、准确。数字化档案应当进行挂接和存储，建立相应的数据库。信息化管理系统各单位应当建立档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。档案信息化管理系统应当具备档案录入、检索、统计、借阅管理、安全保密等功能。信息安全档案信息化建设应当加强信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙等安全措施，确保档案信息安全。档案管理人员应当严格遵守信息安全制度，不得擅自泄露档案信息。监督与检查监督检查主体市、区档案行政管理部门负责对本行政区域内单位的档案管理工作进行监督检查。监督检查内容监督检查内容包括档案管理机构设置、人员配备、制度建设、档案收集整理、保管利用、信息化建设等方面。检查方式与频率档案行政管理部门可以采取定期检查、不定期抽查等方式对单位档案管理工作进行监督检查。定期检查每年至少进行一次，不定期抽查根据工作需要随时进行。整改要求对监督检查中发现的问题，档案行政管理部门应当下达整改通知书，责令单位限期整改。单位应当按照整改通知书要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案行政管理部门。法律责任违反本办法的处理单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对单位处[X]元以上[X]元以下的罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，依法给予处分：1.未按照规定设立档案管理机构或者配备专（兼）职档案管理人员的；2.未按照规定确定归档范围、收集文件材料的；3.未按照规定整理、保管档案的；4.擅自销毁档案的；5.违