印章管理办法草案

印章管理办法草案一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资及控股子公司（以下统称“各单位”）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各单位自行刻制的其他业务专用章等。（四）管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章由公司总部统一安排刻制。各单位如需刻制上述印章，应提前向公司总部提出申请，经公司总部审核批准后，由公司总部指定专人负责办理刻制手续。2.各单位自行刻制的其他业务专用章，应报公司总部备案，并按照公安部门的有关规定办理刻制手续。3.印章刻制必须严格按照国家有关规定和公司要求进行，确保印章的规格、样式、材质等符合标准。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用时间、使用范围等。2.公示期满无异议后，由公司总部或各单位指定专人负责在印章上加盖印模，并填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用时间、使用范围、保管人等信息。3.《印章启用登记表》应一式两份，一份由印章保管人留存，一份交公司总部或各单位档案管理部门存档。三、印章的保管（一）保管原则1.印章应指定专人保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章使用规定。2.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。3.严禁将印章交由非指定人员保管或使用，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。（二）保管职责1.公司总部及各单位应明确印章保管人，并将印章保管人名单报公司总部备案。2.印章保管人应严格按照印章使用规定使用印章，对印章使用的真实性、合法性、有效性负责。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形、字迹不清等情况，应及时报告公司总部或各单位，并按照公司要求进行更换或处理。4.印章保管人因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。（三）保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要印章应实行双人保管制度，即由两名指定人员分别保管印章的不同部分，使用时两人同时在场。2.各单位自行刻制的其他业务专用章可根据实际情况实行单人保管或双人保管制度，但应确保印章使用的安全和规范。3.印章保管应配备专门的保险柜或保管箱，并设置密码锁或钥匙锁，确保印章存放安全。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于以公司名义对外发布的各类公文、函件、证明、协议、合同等。2.法定代表人章适用于以公司名义签署的各类文件、合同、协议等。3.合同专用章适用于公司对外签订的各类合同、协议等。4.财务专用章适用于公司财务收支、资金结算、税务申报等相关业务。5.发票专用章适用于公司开具的各类发票。6.各单位自行刻制的其他业务专用章应按照本单位规定的使用范围使用。（二）使用流程1.用印申请各单位或个人如需使用印章，应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息，并经相关部门负责人或授权人签字批准。涉及公司重大事项、重要合同、协议等用印，应经公司法定代表人或授权人签字批准。2.用印审核印章保管人应对用印申请进行审核，审核内容包括用印事项是否符合公司规定、用印文件是否真实有效、用印审批手续是否齐全等。如审核通过，印章保管人应在《印章使用申请表》上签字确认；如审核不通过，印章保管人应及时与用印申请人沟通，说明原因，并要求其补充或修改相关材料。3.印章使用经审核通过的用印申请，印章保管人应按照规定的使用范围和程序使用印章。使用印章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。严禁在未经审核或审核不通过的文件上加盖印章。4.用印登记印章使用完毕后，印章保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记表》应一式两份，一份由印章保管人留存，一份交公司总部或各单位档案管理部门存档。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印章，但无法及时办理用印申请手续时，用印人应先电话请示相关部门负责人或授权人同意后使用印章，并在事后及时补办用印申请手续。2.如因工作需要在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章，应经公司法定代表人或授权人签字批准，并在使用前填写清楚用印内容，确保用印安全。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由公司总部或各单位指定专人负责办理印章停用手续。2.印章停用前，印章保管人应将印章使用情况进行清理，确保所有用印文件均已妥善处理。3.印章停用后，印章保管人应在《印章使用登记表》上注明停用时间，并将印章交回公司总部或各单位指定部门。（二）销毁1.对于停用的印章，公司总部或各单位应按照国家有关规定和公司要求进行销毁。2.印章销毁应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、销毁原因、销毁方式等信息，并经公司总部或各单位负责人签字批准。3.印章销毁应采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行现场监督，并由销毁人、监督人在《印章销毁登记表》上签字确认。4.《印章销毁登记表》应一式两份，一份由公司总部或各单位档案管理部门存档，一份交公司总部或各单位财务部门作为账务处理的依据。六、监督与检查（一）监督职责1.公司总部负责对各单位印章管理工作进行监督检查，确保印章管理工作符合本办法规定。2.各单位应加强对本单位印章管理工作的内部监督检查，定期对印章使用情况进行审计和检查，发现问题及时整改。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节的操作是否规范。2.印章使用审批手续是否齐全，用印文件是否真实有效。3.印章保管是否安全，是否存在被盗用、丢失或损坏等情况。4.《印章使用登记表》、《印章启用登记表》、《印章销毁登记表》等档案资料是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的单位或个人，公司总部或各单位将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究相关人员的法律责任。2.因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司总部或各单位将责令相