下属公章管理办法

下属公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司下属公章的管理，规范公章的使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司下属各部门、分支机构及全资子公司。（三）定义本办法所称公章，是指公司下属各单位依法刻制的，以公司名义对外行使权力、承担责任的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。（四）基本原则1.依法管理原则：公章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.专人负责原则：明确专人负责公章的管理，确保公章使用的安全性和规范性。3.审批规范原则：公章的使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.记录存档原则：对公章的使用情况进行详细记录，并妥善存档，以备查阅。二、公章的刻制（一）刻制申请下属各单位因工作需要刻制公章的，应填写《公章刻制申请表》，详细说明公章的名称、用途、规格等信息，并提交相关证明文件，如上级主管部门批准文件、营业执照副本等。（二）审批流程1.《公章刻制申请表》经下属单位负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.公司办公室审核通过后，提交公司分管领导审批。3.公司分管领导审批同意后，由公司办公室统一安排刻制。（三）刻制要求1.公章的刻制必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保公章的质量和安全性。2.公章的规格、样式应符合国家法律法规和行业标准的要求。3.刻制完成的公章应及时进行备案，并将备案回执交公司办公室存档。三、公章的领取与交接（一）领取1.公章刻制完成后，由公司办公室通知下属单位指定专人领取。2.领取人应携带本人有效身份证件及《公章刻制申请表》，经公司办公室核对无误后，办理公章领取手续。3.领取人在领取公章时，应仔细检查公章的外观、规格、材质等是否符合要求，并在《公章领取登记表》上签字确认。（二）交接1.下属单位因人员变动等原因需要交接公章的，应填写《公章交接登记表》，详细记录交接时间、交接人、接交人、公章名称、数量等信息。2.交接双方应在公司办公室的监督下进行公章交接，交接完成后，双方在《公章交接登记表》上签字确认。3.公司办公室应将《公章交接登记表》存档，以备查阅。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外签订合同、协议、文件、信函等；办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续；代表公司参加各类会议、活动等。2.合同专用章主要用于以公司名义对外签订各类合同、协议等。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等业务。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的相关业务，如签署合同、文件等。（二）使用流程1.用章申请：使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间等信息，并提交相关证明文件，如合同文本、文件草稿等。2.审批流程：《公章使用申请表》经部门负责人签字确认后，报下属单位分管领导审批。下属单位分管领导审批同意后，提交公司办公室审核。公司办公室审核通过后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批同意后，方可使用公章。3.用章登记：公章使用人在使用公章前，应在《公章使用登记表》上详细记录用章时间、用章事由、用章内容、用章数量、用章人等信息，并签字确认。4.用章盖章：公章使用人应在公司办公室指定的地点使用公章，并在盖章过程中严格按照审批内容进行盖章，确保盖章清晰、完整。5.用章归还：公章使用完毕后，公章使用人应及时将公章归还公司办公室，并在《公章使用登记表》上注明归还时间。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用公章，但无法按照正常审批流程进行审批的，用章部门或个人应电话请示下属单位分管领导同意后，先行使用公章，并在事后及时补办审批手续。2.如因工作需要在空白纸张、合同文本、介绍信等文件上加盖公章的，必须经下属单位分管领导批准，并在盖章后对文件内容进行严格审核，确保文件内容合法、合规。五、公章的保管（一）保管人员1.下属单位应指定专人负责公章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。2.公章保管人员不得擅自将公章交与他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管的，必须经下属单位负责人批准，并办理相关交接手续。（二）保管地点公章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。（三）保管要求1.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的安全和完好。如发现公章有损坏、丢失等情况，应及时报告下属单位负责人，并采取相应的措施进行处理。2.公章保管人员应严格遵守公章使用规定，不得擅自使用公章或为他人违规使用公章提供便利。3.公章保管人员应妥善保管公章使用登记记录，不得擅自销毁或涂改。六、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要停用公章的，下属单位应填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并提交相关证明文件。2.《公章停用申请表》经下属单位负责人签字确认后，报公司办公室审核。3.公司办公室审核通过后，提交公司分管领导审批。4.公司分管领导审批同意后，由公司办公室通知下属单位将停用的公章交回，并办理相关交接手续。（二）销毁1.停用的公章应及时进行销毁，销毁工作应在公司办公室的监督下进行。2.销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保公章无法恢复使用。3.销毁完成后，应填写《公章销毁登记表》，详细记录销毁时间、销毁方式、销毁人等信息，并由销毁人、监督人签字确认。4.《公章销毁登记表》应存档，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司办公室负责对下属单位公章的管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保公章管理工作规范、有序。2.下属单位应定期对本单位公章的使用情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报公司办公室。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供公章管理的有关资料和情况。2.对于违反本办法规定使用公章的行为，应依法依规追究相关人员的责任，并及时采取措施进行纠正。八、责任追究（一）违规责任1.凡违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管公章的，或因保管不善导致公章丢失、被盗用的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。（二）赔偿责任1.因公章被盗用、冒用等原因给公司造成经济损失的，由公章保管人员和相关责任人按照责任比例承担赔偿责任。2.如因公章使用人未按照审批内容使用公章，导致公司