中学档案管理办法

中学档案管理办法一、总则（一）目的中学档案是学校教育教学、行政管理等各项工作的真实记录，是学校发展历程的重要见证。为加强中学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校各部门、各年级组、各学科组及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理，并定期移交学校综合档案室。2.真实准确原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，数据准确，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的安全。严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案人员的业务培训。4.参与学校重大活动和重要工作的文件材料收集、整理和归档工作。5.开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供服务。（二）档案管理人员1.热爱档案工作，具备一定的档案专业知识和技能。2.负责本部门档案的日常收集、整理、保管工作，定期向学校综合档案室移交档案。3.协助综合档案室做好档案的鉴定、统计、利用等工作。4.遵守档案管理制度，保守档案机密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本校有关的文件、指示、通知等。2.本校党、政、工、团等组织形成的文件材料，包括会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.本校教学工作形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、教案、试卷、学生成绩等。4.本校科研工作形成的文件材料，如科研项目申报书、研究报告、论文等。5.本校师资队伍建设形成的文件材料，如教师个人档案、职称评定材料等。6.本校学生管理工作形成的文件材料，如学生学籍档案、奖惩记录等。7.本校行政管理工作形成的文件材料，如人事档案、财务档案、固定资产档案等。8.本校对外交流与合作形成的文件材料，如协议、合同等。9.本校举办的各类活动形成的文件材料，如活动方案、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整收集。2.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对破损、褪色的档案材料应进行修复或复制，确保档案质量。（三）整理方法1.按照档案的形成年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.对每一类档案进行编号，编制目录，建立检索工具。3.对纸质档案进行装订、编页，对电子档案进行分类存储，确保档案的整齐、规范。四、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在相当长的时期内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年至15年。（三）档案的存放1.按照档案的类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、目录与实际档案是否相符。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和利用价值，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查，分析档案的内容和利用价值。2.对涉及学校重要历史事件、重要人物、知识产权等档案，应延长保管期限。3.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清册经学校分管领导批准后，由两人以上负责监销。3.监销人员在档案销毁后，应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.档案销毁清册应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围本校教职员工因工作需要，可查阅、借阅本校档案。外单位因工作需要查阅本校档案，须持单位介绍信，经学校分管领导批准后，方可查阅。涉及国家机密和学校机密的档案，须经学校保密委员会批准后，方可查阅。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用反馈档案管理人员应及时了解档案利用情况，收集利用者的意见和建议，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。2.电子文件应采用通用格式存储，确保长期可读。3.对电子文件进行分类、编号、著录，建立电子档案目录数据库。（二）电子档案的保管1.配备必要的电子档案管理设备，如服务器、存储设备等，确保电子档案的安全存储。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放。3.建立电子档案安全管理制度，防止电子档案被篡改