东莞档案管理办法

东莞档案管理办法一、总则（一）目的为加强东莞地区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合东莞实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于东莞行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作的历史过程和实际情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.各单位应根据工作需要，设立独立的档案管理部门或指定综合部门负责档案管理工作，并配备相应数量的专职或兼职档案管理人员。2.档案管理部门应保持相对稳定，其负责人的任免应征求上级档案行政管理部门的意见。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位各类档案，定期对档案进行鉴定、统计和编目，确保档案的完整、准确和安全。3.积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案资料支持和服务，编制档案检索工具和参考资料，开展档案编研工作。4.对所属单位的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的接收、征集和捐赠工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同载体的材料，均应纳入档案收集范围。2.具体包括：行政管理文件、业务工作文件、财务会计文件、人事档案材料、基建项目文件、设备仪器文件、科研项目文件、声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.对重要会议、重大活动、重点项目等形成的文件材料，应实行同步收集，确保档案的时效性。3.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照一定的顺序排列。（四）整理方法1.文书档案整理按照《归档文件整理规则》的要求，对归档文件进行分类、装订、编页、编号、编目、装盒等操作，确保归档文件整理规范、有序。2.科技档案整理按照项目、专业等进行分类，对科研项目、基建项目、设备仪器等档案进行编号、编目、组卷，编制项目档案目录和备考表，确保科技档案的系统性和完整性。3.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，装订成册，编制会计档案目录，按照规定的保管期限进行保管。4.人事档案整理按照干部人事档案管理的有关规定，对人事档案进行分类、编号、装订、编目，建立人事档案目录和索引，确保人事档案的规范管理。5.声像档案整理对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，按照载体形式进行编号、编目，装盒保管。6.电子档案整理按照电子文件管理的相关标准和规范，对电子文件进行分类、编号、存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等安全防护设施，确保档案实体安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放整齐、有序，便于查找和利用。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或维修。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.各单位应根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应编制销毁清册，报本单位负责人批准后，按照规定进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。（五）档案统计1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。2.档案管理人员应定期编制档案统计报表，向上级档案行政管理部门和本单位领导报告档案统计情况。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务为本原则以服务单位各项工作为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应按照规定办理查阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（三）利用手续1.本单位工作人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应提前向本单位档案管理部门提交查阅申请函，说明查阅目的、内容和范围，经本单位分管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员负责提供服务。3.借阅档案应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案，按时归还档案。（四）利用服务1.档案管理部门应积极开展档案信息资源开发利用工作，编制档案检索工具、参考资料和专题汇编等，为利用者提供便利。2.利用现代信息技术手段，建立档案信息管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化查询，提高档案利用效率和服务水平。六、档案的信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖本单位的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理和利用，提高档案管理工作的效率和质量。2.推动档案信息资源共享，促进档案信息与其他业务信息的融合，为单位各项工作提供有力的信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对本单位重要档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节，确保数字化档案与纸质档案内容一致，图像清晰、完整。2.档案信息管理系统建设建立功能完善的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、统计等业务流程的信息化管理，具备档案检索、借阅管理、权限控制、数据备份与恢复等功能。3.档案数据库建设构建档案数据库，包括档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和共享利用。档案数据库应具备数据安全防护措施，确保数据的安全性和可靠性。（三）建设要求1.遵循国家有关档案信息化建设的标准和规范，确保档案信息化建设的科学性和规范性。2.加强档案信息化人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化业务水平，保障档案信息化建设的顺利进行。3.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化加工、信息系统操作、数据安全管理等工作流程，确保档案信息化建设的安全可靠。七、监督与检查（一）监督检查主体1.东莞市档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查。2.各单位应加强对所属部门档案管理工作的监督检查，确保档案管理工作规范有序。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案管理机构和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全防护措施落实情况。（三）监督检查方式1.定期检查东莞市档案行政管理部门定期组织对各单位档案管理工作进行全面检查，检查结果进行通报。2.专项检查针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，及时发现和解决问题。3.日常监督通过现场查看、查阅资料、听取汇报等方式，对各单位档案管理工作进行