检定证管理办法

检定证管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织检定证的管理，确保检定工作的规范、准确、有效，保障公司/组织生产经营活动的顺利进行，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内所有涉及检定工作及相关检定证的管理，包括但不限于各类计量器具、检测设备、安全装置等的检定活动及其证书的颁发、使用、保管、变更、注销等环节。（三）职责分工1.质量管理部门负责制定和完善检定证管理办法，并监督其执行情况。统筹协调公司/组织内的检定工作安排，确保检定计划的顺利实施。对检定机构的资质进行审核与评估，选择符合要求的检定机构开展检定工作。负责检定证的统一编号、登记、归档及电子信息管理系统的维护。定期对检定证的管理情况进行检查和统计分析，提出改进措施和建议。2.使用部门负责本部门所需检定设备的申报、送检计划的制定，并配合质量管理部门完成检定工作。安排专人负责本部门检定证的领取、使用、保管及归还工作，确保检定证的妥善使用和安全存放。对本部门使用的检定设备进行日常维护和管理，保证设备处于良好的运行状态，及时发现并报告设备异常情况。根据检定结果，对不合格的检定设备采取相应的处理措施，如维修、停用、报废等，并及时向质量管理部门反馈。3.检定机构按照国家相关法律法规、行业标准及本公司/组织的要求，开展检定工作，确保检定结果的准确、可靠。及时向本公司/组织提供检定报告和检定证书，并对证书的真实性、准确性负责。配合本公司/组织质量管理部门对检定工作中的问题进行调查和处理，提供相关技术支持和解释。二、检定计划管理（一）计划制定1.质量管理部门应根据公司/组织的生产经营计划、设备使用情况、法律法规及行业标准要求，每年年初制定年度检定计划。2.年度检定计划应明确检定设备的名称、型号、规格、数量、检定周期、检定机构、计划检定时间等内容。3.使用部门应根据年度检定计划，结合本部门实际工作需求，在检定周期前[X]个月向质量管理部门报送本部门的月度检定申请计划，详细说明设备的使用状况、预计送检时间等信息。（二）计划调整1.如遇特殊情况需要调整检定计划，使用部门应提前[X]个工作日向质量管理部门提交书面申请，说明调整原因、调整内容及预计调整后的检定时间。2.质量管理部门收到申请后，应及时进行审核。对于合理的调整申请，应予以批准，并对年度检定计划进行相应修改；对于不合理的申请，应向使用部门说明理由，要求其按照原计划执行。3.因不可抗力因素导致检定计划无法按时执行的，使用部门应在不可抗力事件结束后[X]个工作日内，向质量管理部门报告，并提交调整后的检定计划申请，经批准后实施。三、检定机构选择与管理（一）资质要求1.本公司/组织选择的检定机构应具备国家法定计量检定机构资质或经省级以上计量行政部门授权的计量技术机构资质。2.检定机构应通过计量认证（CMA）、实验室认可（CNAS）等相关资质认定，确保其检定工作的公正性、科学性和可靠性。（二）选择程序1.质量管理部门应通过网络查询、行业推荐、实地考察等方式，收集符合资质要求的检定机构信息，并建立检定机构备选库。2.每年定期对检定机构备选库中的机构进行评估，评估内容包括检定机构的资质状况、技术能力、服务质量、收费标准、信誉等方面。3.根据评估结果，从备选库中选择若干家检定机构作为本年度的合作对象，并签订检定服务合同，明确双方的权利和义务。（三）监督管理1.质量管理部门应定期对检定机构的工作质量进行监督检查，检查内容包括检定过程的规范性、检定结果的准确性、证书报告的完整性等。2.建立检定机构工作质量评价机制，根据监督检查结果、客户反馈意见等，对检定机构的工作质量进行综合评价。对于工作质量不符合要求的检定机构，应及时提出整改意见，并视情况暂停或终止合作关系。3.要求检定机构定期提交工作总结报告，内容包括本年度检定工作开展情况、存在的问题及改进措施等。质量管理部门应认真分析总结报告，不断完善检定证管理工作。四、检定过程管理（一）送检准备1.使用部门负责对送检设备进行清理、调试，确保设备处于正常工作状态，并提供设备的相关资料，如设备说明书、使用记录、维修记录等。2.使用部门应按照质量管理部门的要求，填写检定申请表，详细注明设备名称、型号、规格、编号、检定项目、送检原因等信息，并加盖部门公章。3.质量管理部门对送检设备和申请表进行审核，审核通过后，安排专人将设备送交到选定的检定机构，并办理交接手续。（二）检定实施1.检定机构收到送检设备后，应按照国家相关法律法规、行业标准及本公司/组织的要求，制定检定方案，并组织实施检定工作。2.检定过程中，检定机构应严格遵守操作规程，确保检定工作的规范性和准确性。如发现设备存在问题或不符合检定要求，应及时与本公司/组织质量管理部门沟通，并做好记录。3.本公司/组织质量管理部门应安排专人跟踪检定进度，及时了解检定工作的开展情况，协调解决检定过程中出现的问题。（三）检定结果处理1.检定机构完成检定工作后，应及时出具检定报告和检定证书。检定报告应详细记录检定项目、检定结果、结论等信息，检定证书应按照规定格式填写，加盖检定机构公章和计量认证标识。2.质量管理部门收到检定报告和证书后，应进行认真审核。如发现证书报告存在问题，应及时与检定机构联系，要求其进行更正或补充说明。3.对于检定合格的设备，质量管理部门应在检定证书上加盖本公司/组织公章，并将证书发放给使用部门；对于检定不合格的设备，质量管理部门应及时通知使用部门，并按照相关规定进行处理。五、检定证管理（一）证书领取1.使用部门应安排专人凭有效证件到质量管理部门领取检定证。领取时，应在检定证领取登记表上签字确认，注明领取日期、证书编号、设备名称等信息。2.如遇特殊情况需他人代领检定证，代领人应出示代领委托书及双方有效证件，并在领取登记表上注明代领相关信息。（二）证书使用1.检定证是证明设备经过检定且合格的法定文件，使用部门应妥善保管，不得转借、涂改、伪造。2.检定证应放置在设备显著位置，便于查阅和监督检查。在设备使用过程中，操作人员应确保检定证的有效性，并按照检定证书规定的使用范围和条件使用设备。3.如设备的使用环境、使用方法等发生变化，可能影响设备计量性能时，使用部门应及时将设备送回检定机构进行重新检定，并更换相应的检定证。（三）证书保管1.使用部门应建立检定证保管台账，详细记录证书的领取、使用、归还等情况。保管台账应定期更新，确保账证相符。2.检定证应存放在安全、干燥、通风的地方，防止证书受潮、损坏、丢失。对于电子证书，应做好数据备份，并妥善保管存储介质。3.如发现检定证丢失或损坏，使用部门应及时向质量管理部门报告，并申请补办。质量管理部门应核实情况后，按照规定程序办理补办手续。（四）证书变更1.当设备的型号、规格、主要技术参数等发生变更时，使用部门应及时将设备送回检定机构进行重新检定。检定机构根据重新检定结果出具新的检定证书，并收回原证书。2.如因检定机构原因导致检定证书信息错误或需要更正的，检定机构应及时出具更正后的检定证书，并将原证书收回作废。3.质量管理部门应及时更新检定证管理系统中的相关信息，确保证书信息的准确性和一致性。（五）证书注销1.当设备报废、停用或不再需要进行检定管理时，使用部门应将检定证交回质量管理部门。质量管理部门核实情况后，在检定证管理系统中进行注销登记，并将证书归档保存。2.对于已注销的检定证，应妥善保管，不得随意销毁。保存期限应符合国家相关法律法规及公司/组织档案管理规定。六、监督检查与考核（一）监督检查1.质量管理部门应定期对公司/组织内的检定证管理情况进行监督检查，检查内容包括检定计划执行情况、检定机构选择与管理、检定过程管理、检定证使用与保管等方面。2.监督检查可采用现场检查、资料查阅、人员访谈等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.责任部门应按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，落实整改责任，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告质量管理部门。质量管理部门应对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核1.建立检定证管理工作考核制度，对在检定证管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反本办法规定，导致检定工作出现问题或造成不良影响的部门和个人，进行严肃批评，并视情节轻重给予相应的处罚。2.考核内容包括检定计划完成率、检定机构工作质量、检