制定合同管理办法

制定合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，防范合同风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平、公正的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理职责（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责公司合同的统一管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档和保管。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行中存在的问题。5.负责合同纠纷的处理和协调工作。6.对合同管理人员进行培训和考核。（二）业务部门业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，起草合同文本，并提交合同管理部门审核。2.负责与合同对方进行谈判，协商合同条款，确保合同内容符合业务要求和公司利益。3.按照合同约定，组织实施合同履行工作，及时解决合同履行中出现的问题。4.向合同管理部门报告合同履行情况，配合合同管理部门做好合同的变更、终止等工作。5.负责本部门合同纠纷的处理和协调工作，并及时向合同管理部门报告。（三）法务部门法务部门负责对合同的合法性进行审查，为合同管理提供法律支持和服务。其主要职责包括：1.参与合同的起草、审核工作，从法律角度对合同条款进行审查，提出法律意见和建议。2.对合同纠纷进行法律分析，提供法律解决方案，代表公司参与诉讼、仲裁等法律活动。3.开展法律培训和宣传工作，提高公司员工的法律意识和合同管理水平。（四）财务部门财务部门负责对合同的财务条款进行审核，监督合同的资金收付情况，确保公司资金安全。其主要职责包括：1.参与合同的起草、审核工作，从财务角度对合同条款进行审查，提出财务意见和建议。2.负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定办理资金收付手续，确保资金安全。3.定期对合同执行情况进行财务分析，及时发现和解决合同执行中存在的财务问题。4.配合合同管理部门做好合同的结算、清算等工作。三、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门根据业务需要，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。对于涉及专业术语、技术要求等内容，应进行详细说明。（二）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关人员对合同进行联合审核。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性、风险防范措施等方面。审核人员应提出明确的审核意见和建议，业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。3.对于重大合同、复杂合同或涉及法律风险较高的合同，合同管理部门应组织召开专题会议进行讨论和审核，并形成会议纪要。（三）合同签订1.合同经审核通过后，业务部门应按照公司授权管理制度的规定，办理合同签订手续。合同签订人应具备相应的授权资格，不得超越授权范围签订合同。2.合同签订前，合同双方应仔细核对合同条款，确保合同内容与审核通过的文本一致。合同签订时，应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。3.对于多页的合同文本，应加盖骑缝章，确保合同文本的完整性和一致性。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同双方的权利义务、履行要求、风险防范措施等内容。2.合同交底应形成书面记录，并由参与交底的人员签字确认。合同交底记录应作为合同履行的重要依据，妥善保管。（二）合同执行1.业务部门应按照合同约定，组织实施合同履行工作。在合同履行过程中，应及时与合同对方沟通协调，确保合同顺利履行。2.对于合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时分析原因，采取有效措施加以解决，并向合同管理部门报告。合同管理部门应跟踪了解合同履行情况，及时协调解决合同履行中存在的问题。（三）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，业务部门应及时与合同对方协商，达成一致意见后签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况通知合同管理部门，并办理相关手续。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同自然终止。合同终止后，业务部门应及时办理合同结算、清算等手续，并将相关资料提交合同管理部门归档。2.合同履行过程中，如因一方违约导致合同提前终止的，违约方应承担相应的违约责任。业务部门应及时采取措施，维护公司合法权益，并向合同管理部门报告。五、合同档案管理（一）合同台账合同管理部门应建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况、变更情况、终止情况等进行详细记录。合同台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（二）合同归档1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门归档。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号、装订，并妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同交底记录、合同履行过程中的相关文件、合同变更协议、合同终止证明等资料。合同档案应保存完整，不得擅自销毁或遗失。（三）合同查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出。查阅人员应爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、损坏。3.涉及公司商业秘密的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露合同内容。六、合同风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期组织开展合同风险识别工作，对合同签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险进行全面排查。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的准确性和全面性。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别结果，对合同风险进行评估，确定风险等级。风险评估应考虑风险发生的可能性、影响程度等因素。2.对于高风险合同，合同管理部门应制定专项风险应对措施，并报公司领导审批。（三）风险应对1.针对不同等级的合同风险，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.风险应对措施应具有可操作性和有效性，能够切实降低合同风险，保障公司合法权益。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同管理部门应加强合同管理，规范合同签订、履行等行为，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同履行过程中，应加强与合同对方的沟通协调，及时解决合同履行中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应根据纠纷的性质、特点、双方争