律师函管理办法

律师函管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织律师函的管理，确保律师函的发送、使用符合法律法规及公司/组织的利益，有效维护公司/组织合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门在处理各类法律事务过程中涉及律师函的起草、审核、发送、跟踪及存档等相关事宜。（三）定义1.律师函：指本公司/组织委托律师事务所出具的，旨在向特定对象告知权利义务、提出要求或进行法律声明等具有法律意义的书面文件。2.承办律师：受本公司/组织委托，具体负责律师函起草、审核及相关法律事务处理的律师。（四）基本原则1.合法性原则：律师函的内容及发送程序必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律强制性规定或损害他人合法权益。2.准确性原则：律师函应准确阐述事实、适用法律及提出合理要求，避免出现模糊不清、歧义或错误表述。3.及时性原则：对于需要发送律师函的事项，应及时启动相关程序，确保在合理时间内发出律师函，以维护公司/组织权益。4.保密性原则：在律师函处理过程中，涉及的商业秘密、个人隐私等信息应严格保密，防止泄露。二、律师函的起草（一）起草流程1.需求提出各部门在工作中发现需要发送律师函的情形时，应填写《律师函需求申请表》，详细说明发函事项的背景、事实经过、涉及金额、期望达到的目的等内容，并提交至法务部门。2.法务审核法务部门收到《律师函需求申请表》后，对发函事项进行初步审核，判断是否符合发函条件及必要性。如认为确需发函，应在申请表上签署意见，并指定承办律师负责起草工作。3.承办律师起草承办律师根据法务部门的审核意见及提供的相关资料，进行律师函的起草工作。起草过程中，应深入了解案件事实，准确引用法律法规，确保律师函内容具有充分的事实依据和法律支撑。律师函应包括以下基本内容：首部：写明律师事务所名称、律师函编号、发函日期、致函对象等信息。正文：详细阐述发函事项的事实经过，明确指出对方的违约或侵权行为，引用相关法律法规说明对方行为的违法性，提出具体的要求或解决方案，如要求对方限期履行义务、承担赔偿责任等。尾部：写明律师事务所名称、律师姓名及联系方式，并加盖律师事务所公章。4.初稿审核承办律师完成律师函初稿后，应提交至法务部门进行审核。法务部门从法律专业角度对律师函的内容进行全面审查，重点检查事实表述是否准确、法律引用是否恰当、要求是否合理合法等。如发现问题，应及时与承办律师沟通，提出修改意见，承办律师根据意见进行修改完善。（二）起草要求1.语言规范：律师函应使用规范、严谨的法律语言，避免使用模糊、歧义或情绪化的表述。2.逻辑清晰：内容应层次分明，逻辑连贯，先陈述事实，再说明法律依据，最后提出要求，使对方能够清楚理解发函方的意图。3.证据充分：对于涉及的事实，应提供相关证据材料作为支撑，如合同、协议、往来函件、票据等，以便在必要时能够证明律师函所述内容的真实性。4.针对性强：根据不同的发函对象和事项，律师函应具有针对性，提出具体、明确且合理的要求，避免泛泛而谈。三、律师函的审核（一）审核主体律师函初稿完成后，由法务部门负责人组织相关人员进行审核。审核人员包括法务人员、涉及业务部门的负责人及公司/组织内部的法律专家（如有）。（二）审核内容1.法律合规性审查律师函是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险，如是否侵犯他人合法权益、是否违反禁止性规定等。检查法律引用是否准确、完整，是否与案件事实相匹配，是否能够支持提出的要求。2.事实准确性核实律师函中所述事实是否真实、准确，是否有充分的证据支持。对于关键事实，应与业务部门进行沟通确认，确保无争议。检查事实描述是否清晰、完整，是否能够让对方明确了解发函方的主张及依据。3.要求合理性评估律师函提出的要求是否合理、合法，是否符合公司/组织的利益及实际情况。要求应具有可操作性，避免过高或过低，导致无法实现或达不到预期效果。考虑对方可能的反应及应对措施，确保要求既能够有效维护公司/组织权益，又不会引发不必要的纠纷或矛盾。4.格式规范性检查律师函的格式是否符合本公司/组织的规范要求，包括字体、字号、排版、签章等方面。确保律师函的内容完整，无遗漏重要信息或表述不清的情况。（三）审核意见反馈审核人员对律师函提出审核意见后，承办律师应根据意见及时进行修改完善。如对审核意见存在异议，承办律师应与审核人员进行沟通协商，充分阐述自己的观点和理由，最终达成一致意见。修改后的律师函经审核通过后，方可进入下一步流程。四、律师函的发送（一）发送审批律师函审核通过后，需按照公司/组织的审批流程进行发送审批。具体审批流程如下：1.承办律师将审核通过的律师函及相关审批材料提交至法务部门负责人。2.法务部门负责人对律师函及审批材料进行审核，确认无误后签署意见，并提交至公司/组织分管领导审批。3.公司/组织分管领导根据具体情况进行审批，如同意发送，应签署审批意见；如认为需要进一步研究或调整，应提出明确意见，承办律师根据意见进行相应处理。4.经公司/组织分管领导审批同意后，律师函方可发送。（二）发送方式律师函的发送方式应根据实际情况选择合适的途径，常见的发送方式包括但不限于以下几种：1.邮寄送达：通过邮政特快专递（EMS）等方式将律师函寄送给对方，并保留邮寄凭证及相关回执，以证明律师函已送达对方。2.专人送达：对于重要或紧急的律师函，可安排专人直接送达给对方，并要求对方签收确认。专人送达时，应制作送达记录，记录送达时间、地点、送达人及签收人等信息。3.电子送达：在符合法律法规规定及对方同意的情况下，可通过电子邮件等电子方式发送律师函。电子送达时，应确保邮件内容完整、准确，并保留相关电子记录，如邮件发送记录、对方接收邮件的记录等。（三）发送记录在律师函发送后，承办律师应及时做好发送记录，记录内容包括律师函编号、发送日期、发送方式、收件人姓名及地址、送达时间（如邮寄送达的签收时间、专人送达的签收时间或电子送达的对方接收时间）等信息。发送记录应妥善保存，以备后续查询和核对。五、律师函的跟踪与反馈（一）跟踪机制1.承办律师负责对发出的律师函进行跟踪，及时了解对方的反应及处理情况。跟踪方式包括但不限于与对方沟通、查询相关信息、关注对方动态等。2.对于重要或紧急的律师函，承办律师应定期向法务部门汇报跟踪情况，如对方是否有回复、回复内容及我方应采取的应对措施等。3.法务部门应建立律师函跟踪台账，对每一份律师函的跟踪情况进行详细记录，以便及时掌握案件进展，协调各部门工作。（二）对方反馈处理1.当收到对方对律师函的回复时，承办律师应认真分析回复内容，判断对方的态度及意图，并及时向法务部门汇报。2.法务部门根据对方回复及案件具体情况，组织相关人员进行研究讨论，制定应对策略。应对策略应充分考虑公司/组织的利益及法律风险，确保采取的措施合法、合理、有效。3.承办律师根据法务部门制定的应对策略，与对方进行进一步沟通协商，如协商不成，应及时启动相关法律程序，维护公司/组织合法权益。（三）结果反馈律师函处理完毕后，承办律师应及时撰写律师函处理情况报告，向法务部门及公司/组织相关领导汇报处理结果。报告内容应包括律师函的基本情况、处理过程、对方反馈及处理结果、案件后续建议等。法务部门应将律师函处理情况报告整理归档，作为公司/组织处理类似法律事务的参考依据。六、律师函的存档与保密（一）存档管理1.律师函处理过程中形成的各类文件、资料，包括《律师函需求申请表》、律师函初稿、审核意见、审批材料、发送记录、对方回复及处理情况报告等，均应按照公司/组织档案管理规定进行整理归档。2.档案管理人员应确保律师函档案的完整性、准确性和安全性，对档案进行分类存放，便于查询和使用。3.律师函档案的保管期限应按照公司/组织档案管理规定执行，一般情况下，应长期保存，以备后续查阅和参考。（二）保密措施1.在律师函处理过程中，涉及的公司/组织商业秘密、个人隐私等信息应严格保密，未经授权不得向任何第三方披露。2.承办律师及参与律师函处理的相关人员应签订保密协议，明确保密义务和责任。3.对