公章证明管理办法

公章证明管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章证明的管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在涉及公司公章证明相关事务中的使用和管理。（三）基本原则1.严格审批原则：公章证明的开具必须经过严格的审批流程，确保用途合法合规。2.专人负责原则：明确专人负责公章的保管和使用，确保公章使用安全。3.登记备案原则：对每一次公章证明的开具进行详细登记备案，以便追溯查询。二、公章证明的定义与范围（一）定义公章证明是指公司以加盖公章的形式，对特定事项或文件的真实性、合法性、关联性等予以确认的书面证明文件。（二）范围1.各类合同协议的签署证明。2.业务往来文件的真实性证明。3.员工身份、资质等相关证明。4.公司对外发布公告、声明等的证明。5.其他需要公司加盖公章予以证明的事项。三、公章的保管（一）保管人员公司指定专人负责公章的保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。（二）保管要求1.公章应存放于安全可靠的保险柜或专门的保管箱内，确保存放环境安全，防止被盗、丢失或损坏。2.保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如因特殊情况需要临时交接，应办理严格的交接手续，并记录交接时间、交接人等信息。四、公章证明的开具流程（一）申请1.申请人需填写《公章证明申请表》，详细说明申请公章证明的事项、用途、涉及的文件或业务背景等信息。2.申请表应经申请人所在部门负责人签字确认，确保申请事项真实、合理、符合部门工作需要。（二）审核1.申请表提交至公司行政部门后，行政部门对申请事项进行初步审核，重点审查申请内容是否完整、合规，是否符合公司相关规定和业务流程。2.对于涉及重要业务或金额较大的公章证明申请，行政部门应组织相关部门进行联合审核，必要时可征求公司法律顾问的意见。（三）审批1.经审核通过的申请表，按照公司审批权限规定，依次提交至各级领导进行审批。2.审批人应认真审查申请事项，签署明确的审批意见，如同意、不同意或补充修改意见等。（四）开具1.审批通过后，保管公章的人员根据审批意见，在规定的文件或证明材料上加盖公章，并确保盖章清晰、端正。2.加盖公章后的证明文件应进行编号登记，记录编号、开具日期、申请人、证明事项等信息。（五）发放1.公章证明开具完成后，由行政部门负责将证明文件发放给申请人。2.申请人应在领取证明文件时签字确认，如委托他人代领，需提供授权委托书及代领人身份证明。五、公章证明的使用规范（一）用途限制公章证明仅用于申请表中明确的申请事项，不得用于其他未经批准的用途。（二）使用范围公章证明的使用应严格限定在公司内部及与公司业务相关的外部单位，不得随意对外提供或用于个人事务。（三）复印件使用如因工作需要使用公章证明复印件，应在复印件上注明“此复印件与原件一致，仅供[具体用途]使用”字样，并加盖公司公章或骑缝章。六、公章证明的登记与存档（一）登记1.建立《公章证明使用登记簿》，详细记录每一次公章证明的开具情况，包括申请日期、申请人、申请事项、审批意见、开具日期、证明文件编号、领取人等信息。2.登记簿应定期进行核对和整理，确保登记信息准确、完整。（二）存档1.每次开具的公章证明文件及相关申请材料、审批文件等应进行分类整理，按照档案管理规定进行存档。2.存档期限应符合公司档案管理要求，以便日后查阅和追溯。七、监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对公章证明的管理情况进行检查，包括公章保管、开具流程执行、登记存档等方面。2.检查过程中如发现问题，应及时责令相关责任人进行整改，并记录检查结果和整改情况。（二）外部监督1.接受公司内部审计部门的监督检查，配合审计部门对公章证明管理情况进行审计。2.如涉及法律纠纷或其他外部调查，应按照相关法律法规和公司要求，提供真实、完整的公章证明相关资料。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用公章开具证明。2.超越申请事项范围使用公章证明。3.伪造、变造公章证明文件。4.因保管不善导致公章丢失、被盗用或损坏。5.其他违反本办法规定的公章使用行为。（二）处理措施1.对于违规使用公章证明的行为，一经发现，视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成违法犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。九、附则（一）解