区局档案管理办法

区局档案管理办法一、总则（一）目的为加强区局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为区局各项工作提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于区局机关各部门及所属各单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。区局档案工作实行集中统一领导，由区局办公室负责档案管理工作的统筹协调和指导监督。2.真实完整原则。档案的形成、收集、整理应确保其内容真实、准确、完整，全面反映区局各项工作的历史全貌。3.分类科学原则。按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。4.安全保密原则。加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。（四）定义本办法所称档案，是指区局在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文件、资料、图表、声像等。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门区局办公室设立档案管理科，负责具体实施档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计等日常工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理流程。3.对档案进行分类编目，建立档案检索系统，提高档案查阅效率。4.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。6.对各部门档案管理工作进行指导和监督，组织档案业务培训。（三）各部门职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的具体工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。3.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.区局各部门在工作中应按照公文处理规定，及时、准确地形成各类文件材料，确保文件内容符合法律法规和政策要求。2.文件材料应字迹清晰、格式规范、签署完备，具备相应的法律效力。（二）文件材料的收集范围1.上级机关下发的与区局工作相关的文件、指示、通知等。2.区局形成的各类公文，包括请示、报告、批复、决定、通知、通报等。3.区局召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.区局开展业务工作形成的各类报表、台账、统计资料、调查研究报告等。5.区局重要活动、重大事件形成的文件材料、照片、录像等。6.区局与外单位签订的合同、协议、意向书等。7.区局干部职工的人事档案材料、考核材料、奖惩材料等。8.其他具有保存价值的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保其真实性、完整性和可读性。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法档案分为文书档案、业务档案、人事档案、会计档案、声像档案等类别。1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.业务档案根据不同业务类型进行分类，如税务档案按照税收征管业务流程分类。3.人事档案按照干部人事档案管理规定进行分类整理。4.会计档案按照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》进行分类。5.声像档案按照载体形式、内容主题等进行分类。（三）整理步骤1.装订。对纸质文件材料进行整理装订，去除金属物，破损文件应进行修复。2.分类。按照分类方法对文件材料进行分类。3.编号。为每份文件材料或一组文件材料编制唯一的档案编号。4.编目。填写档案目录，包括档号、文号、题名、日期、保管期限等项目。5.装盒。将整理好的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。（四）归档要求1.各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理完毕，并向档案管理部门移交。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。（二）档案存放1.档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。3.档案盒应整齐排列在档案架上，档案架应标注类别、年度等信息。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。1.永久保管的档案：反映区局主要职能活动和历史面貌的，对区局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案。2.定期保管的档案：在一定时期内对区局工作有查考利用价值的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查结果应进行记录，并形成清查报告。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、规范、高效的原则，在确保档案安全的前提下，为区局各项工作提供及时、有效的服务。（二）利用范围1.区局内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅区局档案。3.司法机关、行政机关依法查阅区局档案。（三）利用手续1.区局内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，应持单位介绍信，经区局办公室负责人批准后，由档案管理部门安排查阅。3.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，经区局办公室负责人审核后，按照规定办理查阅手续。（四）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供必要的协助和指导，确保查阅工作顺利进行。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.对保管期限已满的档案进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，审查其内容是否涉及国家机密、商业秘密等敏感信息。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，报区局分管领导批准。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并实行监销制度。监销人员应在销毁清册上签字确认。3.销毁档案时，应确保档案信息无法恢复，防止档案信息泄露。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进档案管理信息化建设，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立档案数字化加工质量控制体系，对数字化加工过程进行全程监控，确保数字化成果质量。（三）档案信息系统建设1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.档案信息系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息安全。（四）数据安全与维护1.加强档案信息系统的数据安全管理，采取数据加密、访问控制、防火墙等安全措施，防止数据泄露和被篡改。2.定期对档案信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能完善。九、监督与检查（一）监督检查机制区局办公室负责对各部门档案管理工作进行定期监督检查，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档