项目章管理办法

项目章管理办法一、总则（一）目的为加强公司项目章的管理，规范项目章的使用，维护公司的合法权益，确保公司各项项目的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有以公司名义承接的各类项目，包括但不限于工程项目、科研项目、商务合作项目等。（三）定义1.项目章：是指公司为开展特定项目而刻制的，用于该项目相关文件、资料、合同等签署的印章。2.项目负责人：是指负责具体项目实施、管理的公司员工，对项目章的使用负有直接管理责任。二、项目章的刻制与启用（一）刻制申请项目启动前，项目负责人应填写《项目章刻制申请表》，详细说明项目名称、项目内容、预计使用期限、所需刻制印章的种类及用途等信息，并提交至公司行政管理部门。（二）审批流程1.行政管理部门收到《项目章刻制申请表》后，对申请信息进行审核，确保项目的真实性和必要性。2.审核通过后，报公司分管领导审批。分管领导根据项目情况进行审批，如同意刻制，签署审批意见。3.行政管理部门根据审批意见，安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）启用登记项目章刻制完成后，行政管理部门应进行启用登记。登记内容包括印章名称、印章编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息，并建立《项目章使用登记簿》。同时，将项目章交接给项目负责人，双方在登记簿上签字确认。三、项目章的保管（一）保管责任人项目章由项目负责人指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司印章管理规定。（二）保管要求1.项目章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱，确保印章安全。2.保管人不得擅自将项目章转借他人或带出办公区域使用。如因工作需要必须带出的，需经项目负责人书面批准，并办理借用手续，借用期限不得超过[X]个工作日。3.保管人应定期检查项目章的使用情况，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告项目负责人，并采取相应措施。四、项目章的使用（一）使用范围1.与项目相关的各类文件、资料、报告、报表等的签署。2.项目合同、协议、意向书等的签署。3.项目对外联系函件、介绍信等的出具。4.其他与项目有关的需要使用印章的事项。（二）使用流程1.用印申请：使用项目章前，需填写《项目章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并提交给项目负责人审核。2.审核批准：项目负责人对用印申请进行审核，确保用印事项符合项目要求和公司规定。审核通过后，签署审批意见。对于涉及重要事项或金额较大的合同等文件，还需报公司相关部门或领导进行会签或审批。3.用印操作：保管人根据审批后的《项目章使用申请表》，在用印文件上正确加盖项目章，并在《项目章使用登记簿》上记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。4.文件存档：用印完成后，用印人应将用印文件的原件或复印件按照公司档案管理规定进行存档，以备查阅。（三）禁止使用情况1.未经项目负责人批准，擅自使用项目章。2.与项目无关的文件、资料、合同等使用项目章。3.空白纸张、介绍信等使用项目章。4.涉及违法违规、损害公司利益的事项使用项目章。五、项目章的变更与废止（一）变更1.因项目名称变更、项目内容调整等原因，需要对项目章进行变更的，项目负责人应填写《项目章变更申请表》，详细说明变更原因及变更内容，并提交至公司行政管理部门。2.行政管理部门收到申请后，进行审核，报公司分管领导审批。审批通过后，安排印章刻制单位进行变更刻制，并按照启用登记的要求进行相关操作。（二）废止1.项目结束后，项目负责人应及时将项目章交回公司行政管理部门，并填写《项目章废止申请表》。2.行政管理部门对交回的项目章进行核对、确认后，办理废止手续，并在《项目章使用登记簿》上注明废止日期。3.废止后的项目章应按照公司印章管理规定进行妥善保管或销毁，不得随意丢弃。六、监督与检查（一）定期检查公司行政管理部门定期对项目章的使用情况进行检查，检查内容包括项目章的保管是否安全、使用流程是否规范、用印文件是否存档等。（二）不定期抽查公司审计、法务等部门不定期对项目章的使用情况进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并追究相关责任人的责任。（三）违规处理1.对于违反本办法规定使用项目章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，将依法追究相关责任人的法律责任。2.因保管不善导致项目章遗失、被盗用等情况，给公司造成经济损失或不良影响的，保管人应承担相应的赔偿责任，并按照公司规定进行处罚。七、附则（一）