签合同管理办法

签合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则签订合同前，应进行充分的市场调研和风险评估，审慎选择合同相对方，认真审查合同条款，确保合同内容准确、完整、合法、可行。3.权责明确原则明确合同签订、履行、监督等各环节的责任主体，确保合同管理工作有序进行，责任落实到人。4.全程管理原则对合同的全过程进行管理，包括合同签订前的准备、签订过程中的审核、履行过程中的监督、变更解除时的审批及合同终止后的归档等，确保合同管理工作贯穿始终。二、合同签订前管理（一）合同立项1.业务部门根据公司经营计划和业务需求，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、预期目标、主要条款等内容。2.合同立项申请应经业务部门负责人审核签字后，提交至公司合同管理部门。（二）资格审查1.合同管理部门收到合同立项申请后，对合同相对方的主体资格、资质信誉、经营状况等进行审查。2.审查内容包括但不限于：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、信用记录等。3.对于涉及重大合同或特殊行业的合同相对方，合同管理部门可会同相关业务部门、法务部门等进行实地考察或资信调查。（三）合同谈判1.经资格审查合格的合同相对方，由业务部门负责组织合同谈判。谈判人员应至少两人以上，并明确主谈人和记录人。2.谈判人员应充分了解合同条款的法律含义和风险，根据公司利益和实际需求，与合同相对方就合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约责任等条款进行协商谈判。3.在谈判过程中，谈判人员应做好记录，形成《合同谈判记录》，记录谈判的时间、地点、参与人员、谈判内容、达成的共识等信息，并由双方谈判人员签字确认。（四）合同文本起草1.根据谈判达成的共识，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确双方的权利义务，避免模糊不清或歧义条款。2.合同文本应包括但不限于以下主要条款：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；合同标的的名称、规格、型号、数量、质量等详细描述；合同价格及付款方式、结算方式；合同履行期限、地点、方式；双方的权利义务，包括但不限于货物交付、验收、售后服务、保密义务、知识产权归属等；违约责任及争议解决方式。3.对于格式合同或常用合同文本，业务部门应优先采用公司统一制定的合同模板，并根据具体情况进行必要的修改和补充。如无合适的模板，可参考相关行业标准合同文本或法律法规规定进行起草。（五）合同审核1.合同文本起草完成后，业务部门应将合同文本及相关资料提交至合同管理部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等。2.合同管理部门审核人员应认真审查合同条款，对存在的问题提出修改意见，并填写《合同审核意见表》。审核意见应明确具体，具有可操作性。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，合同管理部门应会同法务部门、财务部门等相关部门进行会审。会审人员应充分发表意见，对合同条款进行全面审查，确保合同风险可控。4.业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，修改后的合同文本再次提交至合同管理部门审核，直至审核通过。三、合同签订管理（一）合同审批1.经审核通过的合同文本，业务部门应填写《合同审批表》，按照公司内部审批流程提交审批。审批流程一般包括业务部门负责人、分管领导、财务部门、法务部门、总经理等环节。2.各审批环节应认真审查合同条款，对合同的必要性、可行性、合法性、风险状况等进行综合评估，并签署审批意见。3.对于涉及金额较大、风险较高的合同，总经理可组织召开专题会议进行审议决策。（二）合同签署1.合同经审批通过后，由业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并按照规定的程序进行用印审批。2.合同签署人员应确保合同文本与审批通过的合同文本一致，合同双方签字（盖章）齐全、清晰，日期准确无误。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本一份交至合同管理部门存档，一份交至财务部门作为付款依据，一份自留作为履行合同的凭证。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容，并填写《合同履行计划表》。2.合同履行计划应报合同管理部门备案，合同管理部门负责对履行计划的执行情况进行跟踪监督。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，及时掌握合同履行进展情况，协调解决履行过程中出现的问题。2.合同管理部门定期对合同履行情况进行检查，重点检查合同履行进度、质量标准、付款情况、售后服务等方面是否符合合同约定。对于发现的问题，及时向业务部门发出《合同履行监督整改通知书》，要求业务部门限期整改。3.业务部门应将合同履行过程中的重大事项及时报告分管领导和合同管理部门，合同管理部门根据情况会同相关部门进行研究处理。（三）变更与解除管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审批和签署。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律法规规定和合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并保留相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知合同管理部门和财务部门，并对已履行的部分进行清理结算。五、合同结算管理（一）结算依据审核1.财务部门在办理合同结算前，应审核合同结算的依据是否充分，包括合同文本、发货清单、验收报告、发票等相关资料。2.审核内容包括但不限于：结算金额是否与合同约定一致、结算方式是否符合合同规定、相关资料是否齐全有效等。（二）结算流程办理1.业务部门根据合同履行情况，填写《合同结算申请表》，并附上相关结算依据，提交至财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照合同约定的结算方式办理结算手续。对于涉及预付款、进度款、尾款等不同阶段付款的合同，应严格按照合同约定的付款条件和时间节点进行支付。3.财务部门在办理结算过程中，如发现问题应及时与业务部门沟通协调，必要时可要求业务部门提供补充资料或作出说明。如涉及合同纠纷或其他特殊情况，应及时报告公司领导和合同管理部门。六、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集齐全，并按照档案管理要求进行整理。整理内容包括合同审批表、合同文本、谈判记录、审核意见表、履行计划表、变更协议、解除通知、结算申请表、相关凭证等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管与借阅1.合同管理部门负责合同档案的保管工作，设立专门的合同档案室或档案柜，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全存放。2.建立合同档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。因工作需要借阅合同档案的，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应在规定期限内归还档案，并确保档案的完整性和保密性。3.合同档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。保管期满后，如需销毁合同档案，应按照规定的程序进行审批和销毁，并做好销毁记录。七、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门会同法务部门、财务部门等相关部门定期对公司合同进行风险识别与评估，分析合同在签订、履行、变更、解除等过程中可能存在的风险因素。2.风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性、影响程度等进行综合评价，并确定风险等级。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于风险等级较高的合同，应采取重点监控、加强审核、增加担保等措施，降低风险发生的可能性和