印章管理办法课件

印章管理办法课件一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的各类印章管理。（三）印章种类及定义1.公章：公司对外行使权力、承担责任的重要凭证，代表公司的正式意志。2.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利与义务。3.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定职权，常用于重要文件签署等。5.部门章：各部门为履行其职责范围内的工作而使用的印章，用于部门内部文件、通知等。6.业务专用章：根据公司业务需要，在特定业务领域使用的印章，如销售专用章、采购专用章等。（四）基本原则1.依法依规原则：印章管理严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.专人专管原则：指定专人负责印章的保管与使用，确保责任明确。3.审批使用原则：印章使用必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自使用。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或遗失，严格保密印章使用情况。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.申请：因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.审核：公司办公室对申请事项进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称与用途的一致性等。审核通过后，报公司领导审批。3.刻制：经公司领导批准后，由办公室统一安排具有资质的印章制作单位进行刻制。印章制作单位应严格按照公司提供的规格、样式和要求进行制作，确保印章质量。（二）印章启用1.登记备案：印章刻制完成后，办公室应及时进行登记备案，记录印章名称、编号、规格、启用日期、保管人等信息。同时，将印章启用情况通知相关部门和单位。2.启用通知：办公室负责起草印章启用通知，明确印章的启用日期、使用范围、审批流程等内容，并以正式文件形式发布。各部门和单位应认真组织学习，确保相关人员了解印章启用的各项规定。3.印模留存：印章启用前，办公室应留存印模，并将印模复印件分发给相关部门和单位，作为核对印章真伪的依据。同时，将印模原件归档保存，以备查阅。三、印章的保管（一）保管人员职责1.专人保管：公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.安全存放：保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境符合安全要求。3.日常检查：保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告办公室，并采取相应措施。4.交接手续：印章保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，由办公室派人监交，确保印章交接清楚、责任明确。（二）保管要求1.公章保管：公章由公司办公室指定专人保管，保管人员不得将公章带出公司办公区域。如因工作需要携带公章外出，必须经过公司领导批准，并办理相关手续。2.合同专用章保管：合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管，保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章。3.财务专用章保管：财务专用章由公司财务部门指定专人保管，保管人员应严格遵守财务管理制度，确保财务专用章的安全使用。4.法定代表人章保管：法定代表人章由公司法定代表人或其授权的人员保管，保管人员应按照公司法定代表人的指示使用法定代表人章。5.部门章保管：部门章由各部门指定专人保管，保管人员应在本部门负责人的领导下，严格按照本部门的工作需要使用部门章。6.业务专用章保管：业务专用章由相关业务部门指定专人保管，保管人员应根据业务需要，在规定的范围内使用业务专用章。四、印章的使用（一）使用范围1.公章使用范围：以公司名义发布的各类文件、通知、报告等。公司对外签订的合同、协议等法律文件。公司对外报送的各类报表、资料等。其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章使用范围：公司签订的各类经济合同、协议等。与合同相关的补充协议、变更协议等。3.财务专用章使用范围：公司财务核算、资金收付等相关财务业务。开具发票、收据等财务票据。其他需要加盖财务专用章的财务事项。4.法定代表人章使用范围：公司重要文件、合同等需要法定代表人签字的场合。法定代表人授权的其他事项。5.部门章使用范围：各部门内部文件、通知、报告等。与本部门业务相关的工作联系函、介绍信等。其他需要加盖部门章的内部事项。6.业务专用章使用范围：特定业务领域的文件、合同、协议等。与业务相关的往来信函、报价单、订单等。其他需要加盖业务专用章的业务事项。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：一般事项用印：由部门负责人审批后，即可使用印章。重要事项用印：涉及公司重大决策、合同签订、资金收付等重要事项的用印，需经公司领导审批。特殊事项用印：对于一些特殊情况需要用印的，如紧急文件、临时事项等，应按照公司的应急处理程序进行审批。3.用印：经审批同意后，印章保管人员应在《印章使用申请表》上注明用印情况，并在用印文件上加盖相应印章。用印时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记：印章保管人员应及时对印章使用情况进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。登记台账应妥善保存，以备查阅。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.未经公司领导批准，不得擅自将印章借给他人使用。3.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得超范围、超权限使用印章。4.对于涉及公司重大利益、法律风险较高的事项，在用印前应进行法律审查，确保用印行为合法合规。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由办公室提出申请，经公司领导批准后，办理印章停用手续。2.印章停用后，办公室应及时通知相关部门和单位，并收回印章。同时，在印章使用登记台账上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的印章，由办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、编号、停用原因等信息，并经公司领导审批。2.销毁印章时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.销毁记录应归档保存，以备查阅。同时，办公室应将印章销毁情况通知相关部门和单位。六、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否履行职责，交接手续是否完备等。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，用印文件是否真实、合法，登记台账是否完整、准确等。3.印章停用与销毁情况：检查印章停用手续是否齐全，销毁过程是否合规，销毁记录是否完整等。（三）违规处理1.对于发现的印章管理违规行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚。2.对于