财务管理信息系统

财务管理信息系统

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作者:

指导教师:

管理学院

2004年6月

财务管理信息系统

摘要

信息化、数字化、网络化的今天，财务管理系统的开发和使用己经成为各行

各业推行现代化管理的必要手段。该财务管理信息系统的设计与开发正是适应了

这种需要。它完整的实现了从凭证到报表的账务处理，包括从凭证的录入、修改、

过账等到生成各种明细账及总账最后输出会计报表的全过程，是一个小巧但功能

完善、具有一定实用价值的管理信息系统。

该系统的开发遵循结构化生命周期的方法，并选用VisualFoxPro6.0作为系

统的开发，具。在可行性分析和需求分析的基础上，对系统的设计方案、各子系

统和功能模块等进行了较详细的论述。

关键字：结构化生命周期法，凭证，报表，子系统，功能模块

财务管理信息系统

目录

第一章前言............................................................1

第二章财务管理信息系统开发的必要性和可行性..........................2

2.1目前财务管理的基木状况.......................................2

2.2系统开发的可行性.............................................3

第三章系统的初步调查与分析...........................................4

3.1业务流程调查..................................................4

3.2数据流程调查.................................................6

3.2数据字典.....................................................8

第四章系统的详细分析................................................14

4.1财务信息系统子系统划分.......................................14

4.2各子系统之间的联系...........................................16

4.3各子系统的详细分析...........................................17

第五章系统的初步设计................................................19

5.1各子系统功能模块的划分.......................................19

5.2计算机财务管理信息系统的处理流程............................21

5.3系统的代码设计...............................................24

第六章系统的详细设计................................................26

6.1系统维护子系统的详细设计....................................26

6.2凭证处理子系统的详细设计....................................29

6.3账务处理子系统的详细设计....................................39

6.4报表处理子系统的详细设计....................................43

第七章系统的实现与维护..............................................51

7.1设计工具的分析...............................................51

7.2数据库分析...................................................52

参考文献.............................................................54

致谢.................................................................55

财务管理信息系统

第一早刖.B

管理信息系统是在电子数据处理系统的基础上逐步发展起来的。它是一个组

织内部用于收集和处理数据以产生各种管理信息的系统。由于管理信息系统是在

数据处理系统的基础上发展起来的，因此，管理信息系统往往包含了数据处理系

统和业务处理系统的功能。但管理信息系统的目标是满足管理方面的信息需求，

其研究内容主要集中在三个方面：其一是信息需求的研究。信息需求决定了系统

必须输出什么，从而也就确定了应该如何处理，需要采集哪些资料和数据。一个

组织内部各级领导、各个部门、各种管理人员的信息需求是不尽相同的，搞清他

们各自的信息需求，是建立起一个实用的管理信息系统的前提条件；其二是信息

流程和信息量的研究。也就是准确描述管理过程或生产经营过程中的信息流动过

程，即信息的来龙去脉。信息量是指需要采集、存储、加工、传输和输出的信息

的种类、内容、格式、频率和数据长度等等，这些需要通过信息的定性和定量的

调查来获得；其三是信息系统结构和计算机作业方法的研究，即如何进行信息的

采集、存储、加工、传输，并将这些信息及时、准确、可靠的送到信息使用者的

手中。

财务信息系统是管理信息系统的一个子系统，是专门用于收集、存储、传输

和加工会计数据，输出财务信息的信息系统。它运用本身所特有的一套方法，从

价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果，进行全面、连续、系统的定

量描述。财务各项活动都与信息有关，收集原始凭证是获取用于生成财务信息的

会计数据；设置账户是对财务数据进行分类；填制记账凭证和登记账簿是把财务

数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储；账簿和报表的查阅则是财务信息

的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接，实现了由财务数据到财务信

息的转换过程。财务活动的每个步骤都有信息处理任务，每一步都服从丁个统

一的目标，所有步骤以及在各步骤中所采用的方法和程序加起来就形成了一个财

务活动的有机整体，这个有机整体就是财务信息系统。

财务管理信息系统

第二章管理信息系统开发的必要性和可行性

2.1目前财务管理的基本状况

手工核算方式下存在的多种数据流程都是围绕如何减少或分散工作量，便于

人员分工，或为了提供更丰富的信息而产生的。由于受会计人员所能完成的工作

量的限制，对于某一特定单位来说，选择了一种核算形式，就不能同时使用其他

核算形式。而计算机的参与完全可以突破会计核算形式的界限，一个计算机系统

完全可以提供手工核算形式下所有会计核算形式所能提供的全部信息。如科目汇

总完全可以做到既提供科目汇总表又提供汇总记账凭证，既可以提供定期汇总登

记的总账，又可以提供逐笔登记的总账或日记账。

手工核算方式下，不论采取哪种会计核算形式，为了满足在会计期末及时编

制会计报表的需要，必须将大部分工作量分散到日常工作中完成，因此需要将从

凭证到报表的数据处理过程，分解为若干工作步骤，每一步骤都产生一些中旬数

据（如：科目汇总表、汇总记账凭证、日记账、明细账、总账等）。为保证个步

骤的连续性，逐步积累编制会计报表所需要的数据，必须将每一步所形成的中间

结果存储起来。这样，“逐步加工、步步存储”，就成为手工核算的重要特征。但

如果分析一下各步骤存储的内容，就不难发现，各步骤所形成并存储的都是由记

账凭证派生出来的中间结果，或由凭证分类汇总而形成（如：科目汇总表、汇总

记账凭证、总账等），或由凭证分类顺序而形成（如：日记账、明细账、逐笔登

记的总账等）。由此可见，从信息量来看，记账凭证是账簿、报表的数据源，所

有凭证的信息量几乎等于各种明细账、总账、报表所含信息量的总和，各步骤存

储的会计信息只不过是对记账凭证的重复存储而己。这种逐步转抄，重复存储，

不仅浪费资源，而且极易导致数据的不一致性。可以说，手工核算中经常出现的

账证不符、账表不符的现象与这种同一信息的重复再现有密切关系，因而也就产

生了账证核对•、账表核算的需要。

由于手工工作固有的缺陷，使得会计在财务处理部分不仅劳动强度大、重复

数据多而且及时性、准确性差。

财务管理信息系统

2.2系统开发的可行性

原始的手工处理方式为了使会计信息有清新的来龙去脉，需要将从凭证到报

表的数据处理过程，分解为若干步骤，每一步都产生一些中间数据。其实各步骤

所形成并存储的都是由记账凭证派生出来的中间结果，只不过是对记账凭证的重

复存储而已。这种逐步转抄、重复存储，不仅浪费资源，而且极易导致数据的不

一致性。

根据现行状况中存在的问题，又从计算机的优势看，它具有根据原始凭证和

记账凭证按需要瞬时生成所需要的账表的能力。只要有了原始数据和加工数据的

程序指令，在此基础上生成其他派生数据，对计算机来说是轻而易举的事情。

手工状态下的财务管理主要是围绕如何减少或分散工作量，便于人员分工而展开

的。而该系统的开发和引用将大量减少人力资源的浪费从管理和经济上都将提供

莫大的帮助。

第三章系统开发的初步调查与分析

在根据用户提出建立新系统的要求，进行可行性分析，并经有关主管部门批

准系统可行后，下面对现行系统的状况进行进一步的了解和分析。该初步调查是

认识、了解现行系统状况的过程C

3.1系统业务流程的调查

系统业务流程的调查是按照现行系统中信息流动过程，逐个调查分析所有环

节的处理任务、处理内容、处理顺序的要求，弄清各个环节需要的信息、信息来

源、流径去向、处理方法和信息形态（报告、报单、屏幕显示）等。并将其用规

范的业务流程图表示。其完成业务如下：

I、根据原始凭证编制原始凭证汇总表。

2、根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。

3、根据收款凭证和付款凭证登记现金n记账和存款日记账。

4、根据原始凭证、原始凭证汇总表或收款凭证、付款凭证、转账凭证登记

明细账业务台账。

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5、根据收款凭证、付款凭证、转账凭证形成科目汇总表并直接登记总账。

6、现金日记账、存款日记账及明细账业务台账定期同总账核对。

7、根据总账和明细账业务台账定期编制会计报表。如图3—1所示。

图例如下:

单据、报表、账目

数据流向（不含数据内容）

系统内的部门或人员（含处理过程）

系统外的实体（部门或人员）

现金日

原始凭证记账

巫

3

——

-

演

瀑

EK

学

哥

就

巫

明细业务

台账

财务管理信息系统

3.2系统数据流程的调查

有了业务流程图，还需要对信息的流动、传递、处理、存储等进行分析。这

就要求把数据在现行系统内部的流动情况抽象的独立出来，舍去具体的组织机

构、信息载体、处理工具、物质、材料等，单从数据流动过程来考察实际业务的

数据处理模式，即数据流程图。如图3—2所示。

图例如下:

外部实体

数据存储

数据处理

数据流

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图3-2系统数据流程图

财务管理信息系统

3.3数据字典

数据流程图构造出了财务管理信息系统的组成和各部分间的关系，但没有说

明各部分的具体内容，它仅是一个框架，据此还不足以准确充分地了解系统，无

法根据此图进行程序设计，因此还需要编制数据字典。

数据字典将对数据流程图中的各种文件和数据流进行详细的描述和确切的

解释。即定义文件和数据流由哪些更小的单位组成（这些单位一般称为字段或数

据项），并描述每个数据项的数据类型、长度、取值范围等具体内容。有了数据

字典就便于随时查阅和修改，所以它是数据流程图的辅助资料，起注解的作用。

临时记账凭证

长

序数据项内容举例数据取值范围小数备注

度

号名称类型位数

1凭证号030001C010001-6前2位为月份号，后4

129999位为当月流水号

2日期01/23/200D8存储时用8位，显示

4时转换成10位

3摘要预付工资C30

4科目名银行存款C40可用5级科目

称

5借方金2080.00N0W,<10142

额亿

6贷方金N142

额

7借方外N142用于形成复币账

币额

8贷方外N142

币额

9汇率N96

10附件张2N3

数

11录入员张三C至多5个10

姓名汉字

12审核员C10

姓名

13审核标TCT、F、空1T：已通过审核、F：

志格未能通过审核、空格：

还未审核

14输出页N2产生一张凭证分成几

码页打印时的页码

财务管理信息系统

15科目编101C3

号

C：表字符型数据D：表日期型数据N：表数值型数据

图3—3临时记账凭证

主表操作员

字段名字段字段小数备注

类型长度位数

操作员编号C3以该字段建立索引标记“操作员编号”的

主索引

操作员姓名C10以该字段建立索引标记“操作员编号”的

候选索引

操作员口令C6可取值“y”或，”，默认值“n”

凭证录入权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

凭证修改权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

凭证查询权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

凭证审核与修C1可取值“y”或“n”,默认值“n”

改权

凭证汇总权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

过账权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

科目维护权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

总账权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

明细账权C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

科目汇总权C1

数据库查询权C1

报表处理权C1

桌面背景颜色N80默认值RGB(60,120,180)

桌面背景图片C50默认值“”

桌面背景类型C4默认值“颜色”

图3—4主表操作员

运行环境

字段名字段字段小数备注

类型长度位数

建账起始年份C4

建账起始月份C2

当前年份C4

当前月份C2

当前月份凭证顺序N40默认值0

号

月终结账标志C1可取值“y”或"n”，默认值“n”

月备份标志C1可取值“y”或“n”,默认值“n”

单位名称C40

图3-5运行环境

财务管理信息系统

运行日志

字段名字段类型字段长度小数位数备注

时间T8

操作员编号C3

操作员姓名C10

执行操作C10

进退C2可以取值“进”或“退”

图3—6运行FI志

主表科目字典

字段名字段类型字段长度小数位数备注

科目编号C3以该字段建立索引标记为“科

目编号”的主索引

助记符C7

一级科目名C18

二级科目名C18

三级科目名C18

四级科目名C18

五级科目名C18

账别C4

输出标志L1当要打印输出科目字典时确

定记录是否输出。默认值“F”

科目全名C40设计该字段将避免为获得科

目全名进行复杂的计算

图3—7主表科目字典

主表摘要

字段名字段类型字段长度小数位数备注

摘要编码C10

摘要C30

图3-8主表摘要

已过账记账凭证

字段名字段类型字段长度小数备注

位数

凭证号C6

日期D8

摘要C3()

科目名称C40

借方金额N142

贷方金额N142

借方外币额N142

贷方外币额N142

财务管理信息系统

汇率N96

附件张数N3

录入员姓名C10

审核员姓名C10

审核标志C1

恢复标志C1可取值“Y”或“N”默认值

科目编号C12

图3-9已过账记账凭证

科目发生额及余额

字

段

字段名字段长度小数备注

型

类

位数

科目编号C12先以该字段建立索引标记为“科目

编号”的普通索引，再以该字段取

值前4位建立索引标记为“一级编

号”的普通索引。

月初余额方向C2

月初余额C142

本月借方合计N142

本月贷方合计N142

本年借方累计N142

本年贷方累计N142

月末余额方向C2

月末余额N142

图3—10科目发生额及余额

登录许可

字段名字段类型字段长度小数位数备注

登录C1可取值T或“F”，默认值T

图3—11登录许可

登录操作员

字段名字段类型字段长度小数位数备注

操作员编号C3以该字段建立索引标记为“操作员

编号”的普通索引

操作员姓名C10以该字段建立索引标记为“操作员

姓名”的普通索引

图3—12登录操作员

外币科目发生额及余额

字

段

字段名字段小数备注

类型

长度位数

科目编号C12先以该字段建立索引标记为“科目

财务管理信息系统

编号”的普通索引，再以该字段取

值前4位建立索引标记为“一级编

号”的普通索引。

外币名称C10

月初余额方向C2

月初外币额N142

月初汇率N96

月初人民币额N142

本月借方外币额N142

本月借方人民币额N142

本月贷方外币额N142

本月贷方人民币额N142

本年借方外币累计N142

本年借方人民币累计N142

本年贷方外币累计N142

本年贷方人民币累计N142

月末余额方向C2

月末外币额N142

月末汇率N96

月末人民币额N142

按月末汇率折算的人N142

民币

图3—13外币发生额及余额

账簿结构

字段名字段类型字段长度小数位数备注

总账名称C18

总账编号C12

凭证号C6

科目编号C12

科目编号备份C12

科目名称C40

往来户编号C9

摘要C30

日期C10为输出的需要将以字符形式显力

期

借方N142

借方人民币额N142

借方外币额N142

本月借方合计N142

本月借方累计N142

贷方N142

贷方人民币额N142

财务管理信息系统

贷方外币额X142

本月贷方合计N142

本月贷方累计N142

借减贷C2

余额N142

月初余额方向C2

月初余额N142

月末余额方向C2

月末余额N142

结余外币额N142

汇率N96

结余人民币额N142

栏目1N142用于生成多栏式账簿

.......・・・•••

栏目10N142

图3—14账簿结构

财务管理信息系统

第四章系统的详细分析

系统的详细分析不同与初步调查，它要求深入到会计部门，详细了解财务系

统的每一部分，每一环节，明确输入输出的内容和格式，弄清信息的流向及各种

数据、账表之间的关系。

4.1财务信息系统子系统划分

财务信息系统是行政事业单位管理信息系统的一个子系统，它本身也是由若

干个子系统组成的，这些子系统相互联系，共同完成财务信息系统的全部任务。

由于存在不同子系统之间的相互关系和相互影响，为了便于今后不同子系统之间

的数据交换，有必要走财务系统进行合理、规范的子系统的划分。

4.1.1子系统的划分原则

1.可拆装性原则

一个好的系统应允许用户方便地安装或卸掉某些模块，而不必作大的修改，

也就是说系统应具备良好的适应性。适应性一般包括可移植性、可扩充性、

可维护性等。可移植性使系统（或某些子系统）不需要做大的修改就能顺利

地从一个单位移植到另一个类似单位。可扩充性使系统能不断加挂新的功能

模块，不断从小到大，从简单到复杂。可维护性使系统能适应一个单位内皆各

种变动。

2.高内聚低耦合原则

即尽量把联系密切的功能放在一个子系统或模块中，一个子系统内，诸功能

联系越密切，其内聚度越高。把联系不密切的功能放在不同的子系统中，尽

量减少不同子系统之间的联系，包括程序调用关系和数据传递关系。模块之

间联系越少，耦合度越低。子系统之间高内聚低耦合的关系使各子系统之间

的接口关系简单明了，对提高系统的适应性有重要作用。

3.通用化原则

子系统及模块划分要有助于提高系统的通用性，也就是说要尽量把能通用的

子系统和功能模块独立出来。不能通用的子系统和功能模块也应尽量独立出

财务管理信息系统

来，并采用外挂方式与其他子系统联系起来。

4.与会计人员的岗位分工和工作组织相协调

各子系统的功能模认的划分要以会计工作本身的职能分工为基础，体现财务

会计工作的业务流程和岗位分工习惯，以便实现电算化后的人员分工和工作

组织。

5.以凭证、账簿、报表处理子系统为核心

任何单位的财务管理过程无不以“凭证一账簿f报表”为主线，凭证处理、

财务处理、报表处理是任何财务系统必备的功能，否则就不能称其为财务系

统。其他各子系统则通过与核心子系统的直接或间接联系，而成为财务系统

的外围子系统，它们一般采用外挂方式而成为计算机财务系统的组成部分。

4.1.1常见子系统的划分方法

由于各会计主体业务性质、业务内容和业务分工情况不同，财务管理信息系

统的子系统划分也不尽相同。本系统将系统维护子系统、凭证处理子系统、账务

处理子系统和报表处理子系统作为核心系统并加以研制和开发，基于以下几点理

由：

①系统维护、凭证处理、账务处理和报表处理四个子系统是任何财务系统所

必须的，它们体现了财务系统的本质特征，而其他子系统是否需要，则取决于各

单位业务特点。如商业企业就不需要材料核算、成本核算子系统，而行政事业单

位只需要具有几个核心子系统，即可满足会计核算的需要。

②会计信息系统的核心子系统是单位中任何其他管理信息系统所无法代替

的，而各外围子系统的功能与管理信息系统中的设备管理、劳动工资管理（或人

事管理）、库存管理子系统存在大量的重复和交叉。对于一个拥有完善的管理信

息系统的单位，其财务信息系统只是其中的一个子系统它通过提取其他管理信息

系统的数据。如果财务信息系统中仍包括上述子系统，就会使财务信息系统过于

庞大臃肿，这样不仅没有必要，而且会造成数据重复输入、重复加工，影响数据

的一致性，徒增会计人员的工作负担。

财务管理信息系统

③上述几个核心子系统不仅是所有财务系统所必备的，而且具有统一性高、

规范性强、容易实现通用化的特点。对核心子系统开发方法和技术细节进行研究,

更具有普遍意义和实用价值，相反，外围子系统，可谓形形色色，其统一性和规

范化程度都较差。

因此系统的总体框架和子系统的划分如图4-1所示:

财务管理信息系统

系

凭

账

报

统

证

务

表

维

处

处

处

护

理

理

理

子

子

子

子

系

系

系

系

统

统

统

统

图4—1系统的总体框架和T系统的划分

4.2各子系统之间的联系

研究各子系统之间的联系，其目的是：首先，有助于合理设计整个财务系统

的数据流向；其次，有助于划清各子系统的边界，设计合理的数据接口，实现最

大限度的数据共享；第三，有助于确定系统开发的先后顺序。

1.账务处理子系统与凭证处理子系统的联系

凭证处理系统是财务处理系统的上游系统，是账务处理系统的数据源。凭

证处理系统通过凭证过账处理来更新各科目的本月发生额、累计发生额及期末余

额数据；账务处理系统生成总账和明细账时，凭记处理系统为其提供审核无误的

记账凭证。由这些记账凭证及各科目的年初余额、各月发生额、各月累计发生额、

各月余额构成了账簿所需的全部数据。

2.账务处理子系统与工资核算系统的联系

工资核算系统根据职工考勤资料•、工资标准及各项扣款数据等计算职工应发

工资、实发工资、计算应付福利阴等，并将工资费用汇总分配转给有关部门。这

财务管理信息系统

些核算涉及到“应付工资”、“应付福利费”等科目的总分类核算和明细分类核算,

因此工资核算系统必须以一定的数据传输方式把这些数据传递给账务处理系统。

一种传递方式是由工资系统编制机制凭证自动送入凭证处理系统，再由凭证处理

系统转送给账务处理系统；另一种传递方式是由账务处理系统调用工资核算系统

的数据自动生成机制凭证，再经凭证的过账处理更新各有关科目的发生额和余额

数据。工资核算系统向账务处理系统传递数据的方式。参见图4—2所示：

凭证处理子系统账务处理子系统

图4-2账务处理子系统与工资核驿系统的联系

3.报表处理系统与相关系统的联系

会计报表按其所反映的经济内容的不同可分为：资产负债表、收入支出总表、

支出明细表。资产负债表主要根据财务处理系统中的科目发生额及余额库填列；

收入支出总表主要根据账户的发生额及其余额分析填列；支出明细表明细账户发

生额进行填列。

4.3各子系统的详细分析

4.3.1系统维护子系统

系统维护子系统是为了保证系统的正常运行而设计的，它的任务是做一些非

账务性质的辅助性工作。系统维护子系统作为财务管理系统的子系统之一，不但

非常重要，而且必不可少。该子系统是财务系统中的一个辅助性子系统，它所处

理的数据，也是一些辅助性数据，例如控制系统有节奏运行的各种标志、当前月

财务管理信息系统

份数、当前凭证号、各个财务操员的系统操作权限的数据。虽然这些数据都是一

些非账务性质的辅助性数据，但是非常重要，这些数据一旦发生错误，就会使整

个系统发生混乱，给系统带来灾难性的后果。因此，系统对这些数据的控制非常

严格，不允许产生丝亳错误。

4.3.2凭证处理子系统

凭证处理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任

务。该子系统是财务系统的重要组成部分，为财务系统采集、整理原始数据，并

保证数据的正确性和可靠性。由于在该子系统中要录入大量原始数据、并旦还可

能要修改数据，因此，要充分考虑如何让操作员能够快速、轻松、方便、灵活地

完成凭证处理工作。

4.3.3账务处理子系统

会计数据的处理过程可分为三阶段，第一阶段是从原始凭证到记账凭证，第

二阶段是记账凭证到总账、明细账、和科目汇总表，第三阶段是从总账、明组账、

和科目汇总表到会计报表。账务处理过程就是从记账凭证输入到账簿、科目汇总

表和其他派生数据输出的过程。会计工作的具体内容因行业的不同而有繁有简，

但账务处理总是会计工作的核心，会计的整个体系就是在账务处理的基础上发展

起来的，没有账务处理也就没有会计。从财务信息系统的构成看，账务处理是财

务信息系统的核心，它与其他系统之间存在大量的数据传递关系，并要求能够准

确及时地输出各种报表，满足各方面的要求。

4.3.4报表处理子系统

会计报表是以日常会计核算资料为依据编制的，用来反映行政单位财务状

况、收支情况、经费使用情况的表式报告。编制会计报表，提供会计报告，对于

加强预算管理和单位财务管理具有重要作用，它提供行政单位资金供给者及行政

单位管理层监督，管理所需的会计信息。虽然报表的格式相对固定，但是也不是

一成不变的，它的内容和格式也会随着会计制度的改变而发生变化，所以在进行

计算机报表设计处理时，要提供可灵活设置的功能。

财务管理信息系统

第五章系统的初步设计

5.1各子系统功能模块的划分

5.1.1系统维护子系统

该子系统中的各模块对整个系统的运行起控制作用，因此必须独立于其他子

系统。系统维护子系统主要完成如下一些操作：

①系统初始化设置：财务管理信息系统被安装到计算机上之后，还必须进行初

始化设置才能正常使用。进行初始化设置时要求输入用户单位名称、建账起

始年月、单位会计主管姓名等基本信息。

②操作员维护：进行操作员增添、删除、姓名修改、口令修改、操作权限分配,

以及操作员登录口令检查等。

③账簿年、月初始化，月终结账等。

④数据备份与恢复，表清理等。

⑤运行日志查询等。

©其他辅助性工作。

图5—1系统维护子系统的功能模块的划分

财务管理信息系统

系统维护子系统并不一定是一个独立的模块。系统维护子系统的各下级功能

模块将分散出现在财务系统的系统主菜单的各菜单项或子菜单项、工具栏里。

5.1.2凭证处理子系统

凭证处理子系统完成凭证的录入、修改、查询、审核、汇总、过账处理等任

务。该子系统是财务系统的重要组成部分，为财务系统采集、整理原始数据，并

保证数据的正确性和可靠性。

凭证处理子系统完成从凭证录入到过账处理的一系列数据处理任务，包括凭

证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核与审核修改、科目汇总、过账处理等功

5.1.3账务处理子系统

在账务系统中，账务处理的主要任务就是对会计科目和会计凭证数据进行分

类、重组、归并、汇总等处理，以此形成各种账簿和科目汇总数据。因此，账务

处理子系统应具有总账、明细账、科目汇总、科目体系维护和数据查询等功能模

图5—3账务处理子系统的功能模块的划分

财务管理信息系统

5.1.4报表处理子系统

报表处理子系统有两大功能：一是报表结构数据维护；二是报表生成和报表

输出。

1、报表结构数据的维十

由于报表的格式和内容都不断地发生变化，为了能够适应这种变化，方便灵

活地生成和输出各种报表，该子系统必须满足：一、报表的栏目标题、栏目宽度、

输出字体字号都可以自由调整。还要能方便地向一个报表增加或删除栏目，以及

不删除一个栏目而在输出时根据需要屏蔽该栏目；二、报表的主标题、副标题、

脚注等都可以由用户随意调整；三、报表的各单元格数据值或数据源表达式可自

由修改。而进行所有上述维护工作都不必改动源程序。

2、报表的生成和输出

包括报表的生成、报表查阅和报表打印。

5.2计算机财务管理信息系统的处理流程

为了设计与计算机特点相适应的财务管理信息系统，在设计思想上要产生质

的飞跃，彻底摆脱手工会计形式的束缚。其中主要思想是：①利用计算机快速处

理数据的特点，将大部分数据存储改为数据流，即以快速的数据加工取代中旬数

据的大量存储；②变分散处理为实时处理，即利月计算机的快速处理能力，将手

工核算的长时间，分步骤的核算过程视为可瞬间完成的计算机程序运行的过程；

③变分工协作为集中处理，即不需考虑采用分工协作方式来分散工作量的问题。

基于上述思想，该系统的处理流程如下：

⑴由操作员通过键盘输入记账凭证，所输入的记账凭证暂时存储在记账凭证临时

库中口

⑵对凭证临时库中的记账凭证进行审核和修改，确保记账凭证无误。

⑶随时对审核无误的记账凭证进行过账处理，更新科目发生额与余额库，并将已

过账的凭证转存到记账凭证总库。

⑷根据科目发生额与余额库及记账凭证总库随时生成并输出日记账及各种明细

账。

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⑸根据科目发生额与余额库随时生成并输出总账。

⑹根据科目发生额与余额库随时生成并输出会计表表。

上述财务管理信息系统的处理流程如图5-4所示：

图例如下：

处理

处理流程线

打印文件

磁盘

原始凭

国证

5

-

4

浮

华

泗

兴

3

3

诣

跑

彘

因

财务管理信息系统

5.3系统的代码设计

一、会计科目编码

本系统中对会计科目进行代码设计，会计科目是在设置账户的基础上，赋予

每个账户的固定名称。账户与会计科目的关系体现在：会计科目是账户的名称，

账户是会计科目所反映的具体内容。行政单位的会计要素分为资产、负债、净资

产、收入、支出五类。与此相应，会计科目也分为资产类科目、负债类科目、净

资产类科目、收入类科目和支出类科目。每一科目除了有名称、类别外还必须有

编号。具体编码如下：

编码对象编码方式位数校验位编码目的

会计科目编码区间码三位无将会计要素的内容具体化为会计

指标

具体构成：百位数表示科目的性质与类别，百位上的1,2,3,4,5,分别表示

资产类科目、负债类科目、净资产类科目、收入类科目和支出类科目。

十位数和个位数表示每类科目的序号。

举例：一、资产类三、净资产

101现金301固定资金

102银行存款303结余

103有价证券...

104暂付款四、收入类

105库存材料401拨入资金

106固定资产404预算外资金收入

...407其他收入

二、负债类....

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201应缴预算款五、支出类

202应缴财政专户款501经费支出

……502拨出经费

505结转自筹基建

二、会计凭证号

会计凭证是记录经济事项、明确经济责任并据以登记账簿的书面证明。凭证

号要连续编号，不得把不同类型的经济业务所涉及的凭证合并填制在一张凭证

上。凭证号的编码如下：

编码对象编码方式位数校验位代码化目的

凭证号区间码六位无连续的编码有利于后续的各种操作

具体构成：前两位为当前月份号码，后四位为当前月份的流水号

举例：()60001六月份第一张凭证

120047十二月份笫四十七张凭证

财务管理信息系统

第六章系统的详细设计

6.1系统维护子系统

在系统维护子系统运行中涉及数据库表“运行环境.dbf”、“主表操作员dbf”

“运行日志.dbf”及自由表”登录许可.dbf”、“登录操作员.dbf”等表。

为了确保系统安全可靠地运行，必须合理分配操作权限，实行系统的分权运

行与分权控制，需要建立一个表来分配各操作员的操作权限。系统程序就是根据

该表的记录来判断各操作员有权操作哪些模块、无权操作哪些模块。

1、”主表操作员.dbf”

一般来说，为了系统运行的安全和分清操作责任，一个单位应只有一个人员

拥有财务系统的所有模块的操作权限（一般的系统中称为系统管理员，而在财务

系统中应是身份为“会计主管”的人员），而其他操作员都不能拥有所有的操作

权限，特别是“系统设置权二因此，首先应确定谁是总账会计、谁做凭证审核、

谁做过账处理等；从而分配给各操作人员相应的操作权限。最后将分析确定下来

的结果列成一个表，如表6—1所示：

系

数

科

凭

科

凭

凭

操作姓凭住过总明报

统

证

据

目

目

证

证

员号名证证账账细表

设

汇

查

维

汇

审

修

录查账处

置

总

总

询

护

核

改

入询理

()00娄yyyyyyyyyyyyY

001李yyyyynnnnnyyn

四

・•・•••

图6—1主表操作员存储内容

各子系统中的功能模块的划分是与“主表操年员权限.dbf”的结构中所列出

的模块一致的

“会计主管”是在该系统开发过程中写入“主表操作员权限.dbf”的，初始

姓名为“会计主管”，该姓名可在系统初始化时按系统提示用一身份将作为“会

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计主管”的人员的姓名替换，系统自动为其分配所有操作权限。其他操作员则是

在系统初始化完成后，有“会计主管”在系统维护子系统提供的操作员维护模块

中逐个添加并分配相关的操作权限；然后将这些数据存储于“主表操作员权

限.dbf”表之中，每条记录存储一位操作员的数据。如果分配给一个操作员对某

模块有操作的权力，则在“主表操作权限.dbf”中该操作员所在记录的相应权限

字段值为“y”，否则为“n”。

每个操作员都要遂行编号，约定采用三位数字字符串进行编号，如“000”、

“001”、“002”等。编号不能重复，不同的操作员的编号不同，便于计算机进行

检索。“会计主管”的编号将固定地使用“000”，不得修改，这是系统控制的需

要。

每个操作员都要设置系统登录口令，其口令应具有保密性，为此，口令字段

应采用转换码来存储。一个操作员的口令对其他操作员是透明的，即使是“会计

主管”也不能查看到别的操作员的口令。“会计主管”只能在一位操作员忘记了

自己的口令时，删除其口令，然后由该操作员自己以无口令方式登录系统后重新

设置。

2、“运行环境.dbf”

为记录系统运行状态，控制系统的运行顺序，保证系统有条不紊地工作，需

要建立一系列运行环境表。系统每完成一道加工工序，就在该表中留下相应为标

记,这一标记是系统进入下一道加工工序的通道，如果上一道加工工序尚未完成,

下一道工序就因没有相应的通道而无法继续。如果某一加工工序每月只能运行一

次（如：月终结算），若再次重复运行，系统标志将起到拒绝执行的作用。该表

还用于记录当前所处的会计月份和会计年度及当前凭证的编号情况等。

该表中只存储一条记录，该记录所存储的内容是控制整个系统按步骤、有节

奏地运行的环境数据。其存储的数据内容及含义见表6—2：

字段名存储内容备注

建账起始年份“2004”用于往年数据查询。系统初始化时设置

建账起始月份“01”〜“12”系统初始化时设置

当前年份系统初始化时设置

当前月份可用于产生凭证号的前两位。系统初始

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化时设置

当前月份凭证顺序号0-9999可用于产生凭证好的后四位。系统初始