《现代办公事务处理》全套教学课件

《现代办公事务处理》项目1：办公室管理人员素质项目2：现代办公环境管理项目3：现代办公通信管理项目4现代办公日常接待管理项目5现代办公印章与证照管理项目6：现代办公用品管理项目7：现代办公时间管理项目8：差旅管理项目9：会议管理项目10：行政人事管理项目11：信息管理全套可编辑PPT课件

本课件是可编辑的正常PPT课件项目一：办公室管理人员素质本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.理解“办公室”“职业素养”等概念含义2.能在工作实践中提升职业素养学习目标专题一：办公室管理人员素质本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：办公室管理人员的职业素养任务二：办公室管理的工作内容任务三：办公室管理人员的能力要求主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：办公室管理人员的职业素养

王丽大学毕业进入到一家企业做行政秘书，她认为拥有中文、商务英语双学位的她来说，秘书的工作应该毫无挑战性。但只工作了一周，她就发现状况频出。首先，同事们都抱怨早上公司非常闷热，之前的秘书都会提前到公司开窗通风开中央空调，但现在的秘书都是和他们一样踩着点上班；开会时，总经理不觉皱起了眉头，因为会议桌上还摆放着上次会议用过的座签和材料；王丽总是接到各个办公室的电话，不是要求维修办公设备，就是投诉办公用品没有及时补充，王丽感觉焦头烂额，但同事们也抱怨，原来这些事情都不需要提醒，上任秘书总能提前安排好。今天，总经理发火了，因为让王丽提前准备的会议材料竟然出现严重错误，王丽开始陷入了自我怀疑，自己适合做秘书吗？思考：作为行政秘书，应该具备哪些素养呢？案例引入本课件是可编辑的正常PPT课件一、秘书职业素养任务一：办公室管理人员的职业素养显性素养隐性素养（职业技能）办文：文书写作、存档保管等；办会：会议活动的筹备、组织等；办事：办公事日常事务处理技能等；正确的政治信仰、人生观、价值观；良好的职业道德；终身学习的理念；良好沟通、团队合作意识；具备创新意识；本课件是可编辑的正常PPT课件二、秘书的心理素质任务一：办公室管理人员的职业素养1.内向还是外向？2.多血质、胆汁质、黏液质、抑郁质属于哪种类型？3.MBTI中属于哪种类型？抗压能力；情绪管理能力；敏锐的观察力；乐观的心态；你了解自己吗？本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：办公室管理人员的职业素养

对比行政助理、行政秘书类工作岗位需要的职业素养，你觉得你目前最大的欠缺是哪方面？21天可以养成一个习惯，你是否有计划来培养自己的这方面素养呢？课后思考本课件是可编辑的正常PPT课件任务二：办公室管理的工作内容

李华是一家大型科技公司的行政秘书，随着公司全面推行数字化办公战略，她的日常工作发生了翻天覆地的变化。在这个高效、智能的工作环境中，李华利用各类数字化工具和平台，高效管理着公司日常行政事务，支持团队高效运作。以下是她一天的工作：

上午9：00—9：30：启动日程与任务管理

登录系统：李华首先通过公司的OA（办公自动化）系统登录个人账号，查看并整理今日待办事项清单。系统已自动同步了邮件、会议邀请、任务分配等信息。

优先级排序：利用任务管理工具（如Trello或Asana）对今日任务进行优先级排序，确保紧急且重要的任务得到优先处理。案例引入本课件是可编辑的正常PPT课件任务二：办公室管理的工作内容上午9:30—10:30：会议准备与协调视频会议安排：通过Zoom或MicrosoftTeams预检今日的在线会议设置，包括会议链接、参会人员名单确认及会议资料的上传。会议资料整理：利用云盘（如Dropbox或企业版OneDrive）整理并分享会议议程、背景资料给参会者，确保会议高效进行。上午10:30—11:30：文档处理与流转文档审批：通过电子流程管理系统（如BPM系统）处理各部门提交的审批文件，如差旅报销、采购申请等，加快审批流程。撰写报告：使用Office365或GoogleDocs编写周/月度行政工作报告，插入图表、数据，并利用内置的协作功能邀请相关人员进行审阅和修改。案例引入本课件是可编辑的正常PPT课件下午13:00—14:30：办公用品与资产管理库存检查与采购：通过ERP系统检查办公用品库存情况，利用在线采购平台下单补充，确保供应充足。资产管理：利用RFID技术或资产管理系统更新办公设备的维护与使用情况，安排维修或更换。下午14:30—16:00：访客接待与安排远程访客预约：通过公司的数字前台系统处理外部访客的预约请求，发送电子访客卡至访客邮箱，并协调会议室与接待人员。内部协调：确保相关部门知晓并准备好接待工作，利用即时通讯工具（如Slack或企业微信）保持沟通畅通。下午16:00—17:00：总结与规划工作总结：回顾今日工作完成情况，更新任务管理工具中的状态，确保所有事项得到妥善处理。明日规划：根据今日工作反馈，提前规划明日工作重点，设置提醒，确保工作连续性。团队沟通：通过团队会议简要分享今日工作亮点与挑战，收集团队成员的意见与建议，促进团队成长。本课件是可编辑的正常PPT课件任务二：办公室管理的工作内容一、行政助理的各项工作办公事务管理日常事务工作文书处理与档案管理沟通与协调工作会议组织与服务工作组织安排商务活动参谋与信息公文写作人理助理本课件是可编辑的正常PPT课件二、行政工作的性质辅助性服从性任务二：办公室管理的工作内容服务性参谋性创新性本课件是可编辑的正常PPT课件三、行政工作的特点综合性与专业性相统一任务二：办公室管理的工作内容被动性与主动性相统一机要性与群众性相统一“T”字型人才本课件是可编辑的正常PPT课件任务三：办公室管理人员的能力要求任务引入

在影视、文学作品中，或是你的身边，是否有成功的行政管理人员？或在你的脑海里是否有成功的办公室管理人员的形象？试着给他们做一个画像。本课件是可编辑的正常PPT课件秘书画像智能方面行事风格方面其他情绪管理及心理方面本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目二：现代办公环境管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.学会合理地布置工作环境2.

学会办公室环境的优化学习目标项目二：现代办公环境管理本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：现代办公环境的设计任务二：现代办公环境的安全管理主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：现代办公环境的设计一、办公室概述1.办公室的种类（1）小型封闭式办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15~20平方米的小办公室，其优点是彼此独立，缺点是沟通不便且资源浪费较大。（2）大办公室。新式办公室多为100~200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3~4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。

(3）公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓式办公室。本课件是可编辑的正常PPT课件一、办公室概述开放式布局开放式布局是指在大的工作间中存在众多的单个工作位置的组合，没有私人办公室，每个人的办公位置十分灵活多变。封闭式布局封闭式布局是一种比较传统的办公室布局，是按照工作任务的不同，按照部门分隔成若干独立的小房间的办公室。任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件销售部共有销售主管1名，文员1名，销售人员4名，共6人办公，现分配办公区域为60平方米，应该如何做办公室的布局？要求：1.利用室内装修设计软件进行设计（如酷家乐等）；2.小组讨论进行设计，组长将设计作品上交课程网站。实训任务一任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件

下午上班时间，秘书小张正在用电脑查资料，这时电话响了，而在办公室的公用话机在窗台上，所以小张站起身来走到窗前去接电话。电话是找主管的，但她这时没有在办公室，对方要求留言，所以小张又走到办公桌旁在抽屉里翻找可以用来记录的纸张。记录完毕，小张把这张纸压到主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几圈，真是够辛苦的。讨论：案例中主要反映的问题在哪里？应如何避免这种情况？案例讨论本课件是可编辑的正常PPT课件

首先要对各部门的业务工作内容与性质加以考察分析，其次按照工作人员数量及其办公所需的空间设定其空间大小，选配相应的家具、桌椅等，绘制办公室座位布置图，依图布置，最后注意还要对设备的安放提出合理建议。二、办公室布置的要求任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件办公室空间布局的合理化原则使工作者的移动减至最小限度，提高工作效率。三、办公室布置的原则——利于沟通、便于监督、协调舒适办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密、心理调适、情绪转换以及休息等要求。任务一：现代办公环境的设计色彩搭配相宜的原则利用颜色影响员工的情绪，营造舒适的办公环境。办公设备独立存放原则有单独的空间存放办公设备，便于使用和管理。本课件是可编辑的正常PPT课件办公室设备优化的原则

1.温度最舒适并有益于健康的工作温度是冬天20℃~22℃；夏天23℃~25℃。2.湿度最适宜的湿度为40%~60%。

3.空气流通每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气（6平方米）。4.空气的净化包括打扫、拖洗、擦净、上蜡与打光等。照明、隔音、空气调节三、办公室布置的原则任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件办公环境美化的原则1.办公室绿化办公室要有一些绿色植物（如发财树、绿萝、滴水观音、苏铁、鲜人球等），但别忘了浇水。

2.办公室装饰但千万不能将办公桌做成自己的梳妆台，也不要将办公室做成自己的陈列室，要装饰得高雅、有艺术氛围。

三、办公室布置的原则任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件四、办公室的整理1．领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡、妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拨准，并保持走动；日历上的日期是否准确；办公室内温度与湿度是否合适；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件四、办公室的整理2．整理办公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15厘米左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。任务一：现代办公环境的设计本课件是可编辑的正常PPT课件

小李所在的公司办公面积较小，她所在的一间不大的办公室就放了十张办公桌，过道狭小拥挤，地上凌乱地摆着电线及插座。这天，其他部门一位穿高跟鞋的女士兴高采烈地走进办公室，边走边和同事打招呼，因地板滑险些跌倒，桌旁的小李赶紧扶住了她。同屋的小刘去文件柜里取文件，回来差点儿被地上的电线绊倒。很快到了下班的时间，小李为大家冲咖啡，不小心把热水洒到旁边同事的身上，办公室顿时乱作一团。快下班的时候，天气忽然暗了下来，一位客户匆匆走进公司的大门，也许是心急，也许是天暗，客户径直走了进来，头重重地撞在了玻璃门上，后被送到医院缝了6针。当时玻璃门擦得很干净，从门外往里看好像没有玻璃门一样，而且上面没有任何警示标志。请根据案例分析办公环境常见的安全隐患有哪些？并说明有关注意事项。

案例讨论任务二：现代办公环境的安全管理本课件是可编辑的正常PPT课件火灾隐患物品安全隐患有害因素隐患用电隐患环境安全隐患一、识别办公室安全隐患

1.办公室常见的有碍健康和安全的隐患

任务二：现代办公环境的安全管理本课件是可编辑的正常PPT课件办公家具和设备摆放不当东西挡住过道重物放在桌角边缘拖得很长的电线、电话线安全出口被堵塞安全标识损坏在不会操作和没有指导的情况下使用设备一、识别办公室安全隐患

2．办公室常见的潜在危险任务二：现代办公环境的安全管理本课件是可编辑的正常PPT课件实施和监督安全运营做好安全检查登记进行安全检查，改进工作环境对安全隐患及时解决，并提出整改方案二、办公环境的安全管理

任务二：现代办公环境的安全管理本课件是可编辑的正常PPT课件你的老板最近收到了部分职员寄来的一封抱怨信，他将信件转给你，想从你这里了解，下列情况是否违反现有的安全法规定。你该如何处理这些问题？请就这些问题写一个关于办公环境的整改方案交由老板审阅。1.张小姐的项链有好几次被打印机转动的机身挂住，她说这很危险；2.王先生说办公室一直不够暖和，温度只有18度；3.李小姐说打了一天字后，眼睛非常疲劳，后背也非常酸痛，她说她的办公室只有一盏荧光灯，而且她坐的座位与办公室其他人员的一样；

4.档案管理员叶小姐说，她必须经常从楼的一头将所需要的很沉重的东西搬到楼的另一头的档案室；案例讨论本课件是可编辑的正常PPT课件

5.孙小姐说，她去复印室复印东西的时候，她的同事不在，由于事情比较紧急，她决定自己试一试，她以前从来没有使用过复印机，当她将夹住的纸弄出来时，碰伤了手指；6.员工们都不喜欢新的开放办公室，因为在这种办公室里没有个人秘密可言，而且当与海外通电话的时候，很难听得清。

要求：1.2人一组,完成这份《办公环境的整改方案》；2.完成时间为15分钟。本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目三：

现代办公通信管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.学会如何利用电话进行职场沟通2.

如何做好信件管理3.如何利用社交软件的沟通技巧学习目标项目三：现代办公通信管理本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：电话管理任务二：邮件管理任务三：社交软件的沟通技巧主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件拨打电话的流程拨打电话的注意事项接听电话的流程电话礼仪任务一电话管理接听电话的注意事项本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析对话一：“喂！”“喂！找谁！！”“我找一下小王。”“哪个小王？”“王兰，销售科的。”“没有这人！打错了！”“那请问你们是……”“啪——”任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析对话二：“你好，长远公司。”“你好，请问宣传部的王经理在吗？”“王经理不在，您是哪位？”“哦，我是王经理的一个朋友。”“朋友？你们是什么关系啊？什么朋友啊？你们认识多久了？”

………本课件是可编辑的正常PPT课件情景模拟请同学们找出两个对话的错误处，并总结拨打电话的技巧。按照案例中的对话情境，演示正确的接打电话方法。时间：10分钟（两人一组，互为接打）本课件是可编辑的正常PPT课件（一）拨打电话的流程本课件是可编辑的正常PPT课件Who;WhenWhere;WhatWhy;how（二）拨打电话的注意事项1．打电话前的准备：时间、内容、号码、本子和笔（5W1H）。2．当对方接听电话时，先问好，自报家门。3．电话中途断掉，由打电话的那方再打。4．代领导拨打电话。上级、平级或下级方法。5．如果需要领导回电，领导回来后，尽快告知领导。6．不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊。任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件清楚准确表达的内容清楚准确口齿要清楚（普通话，粤语）理解要清楚准确电话记录要清楚准确（三）接打电话的原则

任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件简短高效文明礼貌树立良好的公司形象安全保密提高警惕（三）接打电话的原则

任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件（四）接听电话的流程本课件是可编辑的正常PPT课件（五）接听电话的注意事项本课件是可编辑的正常PPT课件填写电话记录单电话记录单（六）拨打电话的技巧来电单位电话来电时间来电内容处理意见任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件领导电话要筛选“做了”不等于“做完”注意移动电话受限范围避免电话泄密“带着微笑的声音”“以电话赢得友谊”拨打国际电话注意时差注意电话礼仪（六）拨打电话的技巧任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件线路中断通话时受到干扰没有时间谈话正确转接打给上司的电话遇到死缠烂打的人（七）正确处理通话过程中的问题任务一电话管理本课件是可编辑的正常PPT课件引例

刘小姐是公司总经理秘书。一清早进入办公楼，就到公司租用的信箱中把邮件取了出来，用专用信袋装好，提着走过了自己的办公室。略微整理了一下，她就坐在自己的办公桌前开始工作了。她先细数了一下信件的数量，然后就拿出邮件登记本，边登记边按部门分拣归类，接着就把总经理亲启的信件放在总经理的办公桌上，把其他信件放到各个部门的专用信格里，留下了两份报纸和两封总经理办公室的信。在拆信前，刘小姐先把信拿到光亮的地方照了一下，并在桌上磕了几下，尽可能使信纸沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪开了信口。她将信封内的信任务二邮件管理

本课件是可编辑的正常PPT课件纸一一展开，盖上日戳，再用回形针把信纸和信封一一别住。她发现，一封信写明有3份附件，但仔细检查却只找到2份，于是她用铅笔在信纸上写下“缺少一份附件”，然后签上自己的姓名，其余的工作就让总经理来处理吧。另一封是对本公司提出业务方面咨询的客户来信，按照惯例，她决定立即复信。拟好复信稿，本已坐到电脑前的她想了想，还是拿出了钢笔，手抄了一遍，并写好了信封，填好了发函登记。思考：请从案例中总结邮件管理的流程。引例本课件是可编辑的正常PPT课件签收分类拆封阅函登记处理归档任务二邮件管理

一、接收邮件的程序本课件是可编辑的正常PPT课件编号邮件主题收阅人部门处理意见长远公司邮件登记表任务二邮件管理

本课件是可编辑的正常PPT课件二、收取邮件的注意事项1．邮件的分拣按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。2．邮件的拆封判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。3．邮件的转交(邮件转送单、传阅顺序提示条)标明信件的要点后，交给领导；转交他人。4．邮件的回复信件的回复，电子邮件的回复，传真的回复。任务二邮件管理

本课件是可编辑的正常PPT课件内容校核上司签发复印存档查核邮件装封登记寄发三、发送邮件的程序本课件是可编辑的正常PPT课件邮件发出登记簿序号发件日期寄发单位邮件标题密级发件部门经办人备注任务二邮件管理

本课件是可编辑的正常PPT课件关于主题：不能“无主题”简明扼要，20字以内[请批示]关于……，来自……（1）他需要做什么；（2）邮件的出处：出处+主要内容+让对方做什么一邮件一主题不可过多RERERE四、电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件关于称呼：先职务，后性别，后泛指顶格写四、电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件关于正文：简明扼要，条理清楚，行文通顺先表明身份，可用分论点一次邮件交待完整信息合理提示重要信息（如加粗）注意语气，避免拼写错误不使用背景信纸、表情等字体：宋体或新宋体，字号五号或10号四、电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件关于附件：如有附件，正文中要提示注意附件的命名数量不超过4个，过多打包压缩附件不宜过大，下载困难四、电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件关于签名：签名档：姓名，职务，公司，电话，传真，地址可设置多个签名档字体与正文保持一致，字号可小注意区别Reply和Replyall的区别关于回复：四、电子邮件本课件是可编辑的正常PPT课件关于ToCCBCC：收件人按部门或职位排列抄送人与密送人的区别信息加以整理+处理意见关于转发：本课件是可编辑的正常PPT课件任务三社交软件的沟通技巧

一、社交软件的比较个人社交工具，操作便捷、简单，应用性强强调内部管理协同办公有优势客户资源管理有优势本课件是可编辑的正常PPT课件课堂讨论

在职场中，微信除了在线聊天之外还有哪些功能？你是否用过这些功能？任务三社交软件的沟通技巧

本课件是可编辑的正常PPT课件明确界限，公私分明优化群聊管理，提升沟通效率加强账号安全，防范管理培养良好习惯，保持专业形象任务三社交软件的沟通技巧

二、社交软件的使用原则利用高级功能，提升工作效率本课件是可编辑的正常PPT课件任务三社交软件的沟通技巧

三、社交软件的使用技巧本课件是可编辑的正常PPT课件

别问“在吗”，有事儿直接说

不发长语音，尽量用文字表达

文字表达要简洁，可以先打草稿，避免语病，避免频繁撤回

做好分段，降低阅读难度

做好备注，精准管理人脉“假定对方都是忙且不耐烦的。”三、社交软件的使用技巧本课件是可编辑的正常PPT课件

拒绝“随意”，经得起扩散

注意标点，慎用感叹号

拉人进群，提前打招呼，入群做介绍；转发微信名片，需征得对方同意

慎用表情包，特别是与领导沟通时

及时下载，避免文件过期三、社交软件的使用技巧本课件是可编辑的正常PPT课件

待办事项，可以设置提醒

群发信息要谨慎，一对一沟通最好私聊

回复要及时，无法及时回复可以标注为“未读”

注意回复时的用语，不用“嗯”

不熟悉的商务沟通要记得署名三、社交软件的使用技巧本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目四：

现代办公日常接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.熟悉接待工作的基本程序2.掌握接待基本礼仪3.拟定团队接待计划学习目标项目四现代办公日常接待管理本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：接待礼仪任务二：办公室日常接待任务三：办公室团体接待主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件

天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天，有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有不悦。初萌接完电话，赶快为客人送上一杯水，与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。请问初萌有什么不妥的地方？接待应做好哪几方面的准备工作？引入案例本课件是可编辑的正常PPT课件一、仪容仪表礼仪服饰的“五应”原则仪容仪表任务一接待礼仪应时、应景、应事、应己、应制首饰佩戴规则、职场妆容规则本课件是可编辑的正常PPT课件秘书钟苗的下列做法是否得当？看到来访者，马上热情主动地伸出手，想和对方握手；拿到对方名片时，不知道名字的读法，确认后当场写在名片上；拿到对方名片，读出对方的称谓，以确认；接过对方的名片，随手放到桌子上；对方拿来介绍信，钟苗仔细地阅读。任务一接待礼仪二、迎送礼仪本课件是可编辑的正常PPT课件接名片、握手接受他人名片时，两手郑重接过，并仔细放入名片夹中；不知对方名字时要请教，并说“非常抱歉”，但不可当时记在名片上；如对方持介绍信来访，一定原封不动地将介绍信转交上司；握手原则为：女士、长者、大人物先伸手；要用右手；男士不可带手套（脱帽）；职务低者可欠身迎握，也可双手迎握，以示尊重；握手时间约为1~3秒。任务一接待礼仪本课件是可编辑的正常PPT课件介绍他人先让地位尊贵的人了解对方，即先向重要的人介绍对方；按照职位从高到低进行介绍。引导右手引导，手面朝上，五指并拢，身子侧转130度，走在客人右前方；有楼梯、转弯处，应提醒客人“小心楼梯”，“请向X转”。任务一接待礼仪本课件是可编辑的正常PPT课件电梯有专人看守电梯，则：客人先进先出，秘书后进后出；无专人看守电梯，则：秘书先进后出，按住电梯，以免夹到客人。进门门向外开，把门拉开，按住门，让客人进；门向内开，将门推开，请客人先进；进门前，先敲门，无论是否有人。任务一接待礼仪本课件是可编辑的正常PPT课件座位会客沙发，远离门口的为上位；右为上，即领导右侧为上位；乘轿车时：驾驶席由专职司机驾车时驾驶席地位高的人驾车3.乘旅行车时：1驾驶座车门14732659813121110任务一接待礼仪11243324本课件是可编辑的正常PPT课件一、有预约接待工作的基本程序接待预约来访者流程图亲切迎客热情待客礼貌送客任务二办公室日常接待3S迎客确定被访者通知被访者有时间没时间向客人致谦，招呼其等候引导客人至会客处被访者接待礼貌送客standseesmile本课件是可编辑的正常PPT课件亲切迎客1．以良好的公司形象迎接来访者，“3S”服务。2．了解来访者约定见面的部门或人员。3．通知被访者。4．被访者不能马上接待。请其入座，款待饮料，递送书报资料以排遣时间，待离约定时间前5至10分钟，再通知被访者。5．按照单位要求给来访者发放宾客卡，并提醒来访者离开前返还宾客卡。本课件是可编辑的正常PPT课件热情待客1．引导：（1）收存文件。引导前，接待人员应将办公桌上的文件收拾好，重要的还须锁起，以防泄密。（2）提示。引导时，应提示：“李经理正在会议室恭候各位。”或“我们现在前去李经理的办公室”，以便让对方思想上有所准备。（3）同行。与来宾同行时，通常走在来宾的右前方，配合来宾的步伐，保持适当的距离(1米左右)，并不时左侧回身同行。本课件是可编辑的正常PPT课件热情待客1．引导：（4）与客交谈。接待人员可适当与客人交谈，以示友好。（5）示意走向。在走道上，遇交叉或转弯，要伸出右手向来宾示意走向，并说：“这边请。”（6）乘电梯。乘电梯前，须向客人说明：“在×楼”，并主动操作按键。（7）开门礼仪。来到会客室、领导办公室等会客场所前，接待人员应该停住脚步，转身面向来宾，说声“就是这里”，并开门引导来宾进屋。本课件是可编辑的正常PPT课件热情待客1．引导：（8）衣物挂放。征得客人同意，接待人员可取过挂放于衣帽架或明显处，并向客人说明。（9）引座礼仪。根据客人的身份，将其引至合适的座位，或由领导安排座位，分清座位的主次，一般远离门口的是上位。本课件是可编辑的正常PPT课件热情待客2．招待：（1）待客人坐下后与上司还在寒暄时应立即上茶，不要等寒暄过后进入正题再送茶，这样就可能会打扰主客双方的谈话；（2）可用袋泡茶，也可用上好的茶叶；（3）一般客人可用一次性纸杯，重要的客人应用带盖有把儿的瓷茶杯；（4）泡茶时，茶水不宜过浓，也不宜太满，一般以七成为宜，民间自古有“茶七酒八”的礼仪要求；（5）及时添水与换茶叶。本课件是可编辑的正常PPT课件礼貌送客和上司一起送客时，要比上司稍后一步。但在需要开门或按电梯时，秘书要紧走几步去开门或按电梯按钮；2.一般情况下，由客人先伸手。秘书可边与之握手边说“请走好”“再见”“欢迎下次再来”等。3.主动为客人取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘，为客人开门。如果客人有重物，秘书应帮客人提，但客人的公文包和随身的小包不要抢着代拿。4.如是重要的客人，秘书应将客人送到大门口或轿车旁，不要急于返回，应挥手致意，等客人移出视线后，再返身离开。需要时可协助来访者预定出租车。“出迎三步，身送七步”本课件是可编辑的正常PPT课件分角色演练：角色一：秘书钟苗角色二：总经理角色三：预约的客人情境：和总经理预约的客人提前来到公司，总经理现在没空接待，指示将客人引导至会客室等候，请演示秘书如何接待这位客人。要求：1.演示秘书将来访客人引入会客室、安排座位、沏茶等一系列接待过程；

2.角色互换；

3.三人一组，完成时间为15分钟。实践训练一本课件是可编辑的正常PPT课件史密斯先生是你公司的重要客户，到你办公室要求拜见你的上司，可你的上司正在俱乐部与一位重要客人打完网球后就餐。作为助理，你应该如何处理这种局面?课前讨论任务二办公室日常接待本课件是可编辑的正常PPT课件分流客人一览表二、随机客人的甄别本课件是可编辑的正常PPT课件3S迎客委婉地拒绝被访者不想见被访者愿意见被访者不在他人接见礼貌地送客按预约客人的程序进行礼貌地致谦留下联系方式下次预约（或留言）解释原因联系被访者指定人简要介绍来访者情况辨别来访者身份三、随机接待的基本程序本课件是可编辑的正常PPT课件秘书李华正在前台接电话，忽然看见两位客人直接去往办公室。李华赶紧叫住他们。客人有些不耐烦地说：“我们上午刚来过，是找你们总经理的。上午的事没有办完。”李华说：“对不起，请你们稍等一下。我马上跟总经理联系。”总经理在电话里说：“我不想见他们，请你帮我挡一下。”要求：1.5人一组，分角色情景模拟，演示秘书处理过程；2.完成时间为20分钟。实践训练二本课件是可编辑的正常PPT课件实践任务天地乳品集团有限公司要在年底进行一次客户联谊活动，届时大约会有30个相关单位60余人光临，活动预计半天的时间，主要事项包括新产品的推广、参观生产线，中午要准备丰盛的宴请。讨论：如果要做好这次的接待工作，需提前做好哪些准备？要求：2人一组，写出此次客户联谊活动的接待方案（20分钟）。任务三团队接待本课件是可编辑的正常PPT课件一、接待规格的确定高规格接待主方主要陪同人员的职务、级别比客方主要人员高。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。对等规格接待主方的主要陪同人员与客方主要人员的职位、级别等同。低规格接待√本课件是可编辑的正常PPT课件一、接待规格的确定确定标准1．来访者的身份。2．双方的关系和利益。3．对方的会见要求。4．一些突然的变化会影响到既定的接待规格。5．对接待过的客人，接待规格最好参照上一次的标准。

任务三团队接待本课件是可编辑的正常PPT课件二、制订接待计划基本流程图本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作准备内容了解来宾基本情况国籍、单位、目的、人数、天数等拟订接待初步意见根据接待规格拟订计划确定陪同人员名单要得到领导的批准本课件是可编辑的正常PPT课件准备内容确定活动日程表科学、提高效率安排好具体行程参观、会谈、接见、送行、娱乐安排好其他生活事项餐饮、住宿、交通、购物、订票等三、具体准备接待工作本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作准备内容安排好新闻报道工作选择恰当新闻媒体，审核稿件赠送纪念品或合影注意宗教的禁忌安排好送行事宜宾馆或车站送行本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作注意事项按规定确定接待标准根据本单位的制度确定注意来宾宗教信仰饮食、礼品注意做好保密工作重要的文件资料保存好本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作制作日程表根据接待规格、接待形式制订合理的接待日程，领导批准后以便提前做好接待准备且让对方心中有数。日程安排科学合理较为详细、全面时间安排得当提前发给陪同及来宾本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作制作日程表日期时间地点事项陪同人员负责人备注本课件是可编辑的正常PPT课件三、具体准备接待工作制作接待工作筹备表完成日期工作内容负责部门经办人完成情况备注本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目五：

现代办公印章与证照管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.规范地管理好公司各类印章2.管理好公司各类证照学习目标项目五：现代办公印章与证照管理本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：印章管理任务二：证照管理主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件“印”即印章，印章工作即是印章的制发、保管和使用工作。印章的效用和地位标志作用权威作用法律作用凭证作用一、印章的种类与样式任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件印章的样式质

料形

状印

文尺

寸橡胶、塑料正圆、椭圆、长方、三角宋体，自左而右6厘米；5厘米；4.5厘米；4.2厘米任务一印章管理一、印章的种类与样式本课件是可编辑的正常PPT课件任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件印章的种类正式印章专用印章钢

印缩

印领导人手章校对章任务一印章管理一、印章的种类与样式本课件是可编辑的正常PPT课件不同位置公章的作用落款章更正章骑缝章见证章骑边章密封章封存章任务一印章管理一、印章的种类与样式本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析

天地有限责任公司的公章因为使用和保管不善而被损坏了，需要刻制一枚新的印章。总经理吩咐办公室主任王青负责新印章的刻制。王青回想起公司刚成立时刻制印章的情景，真是太麻烦了。正好有一个朋友是刻印章的，他想走一个捷径，通过朋友关系刻制一枚新印章。王青认为反正有旧印章做样子，做个一模一样的印章，应该不成问题。他把想法向总经理一说，满心希望总经理会表扬他能干，不料却受到了总经理的严厉批评，并且让他拿出新印章刻制与启用的工作方案以后再行动。王青应该怎样做好新印章的刻制和启用呢？任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件提出申请刻制印章领取印章启用印章更换及启用新印章步骤：任务一印章管理二、印章的刻制与启用流程本课件是可编辑的正常PPT课件关于启用新印章的函各相关单位：因我公司印章污损严重需要更换，2025年1月1日起启用新印章，原印章同时废止使用。特此函告。附印模

天地有限责任公司（章）2024年11月28日旧印模新印模任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件印章的保管应确定专人负责管理应放置在安全地方领导人手章可由本人保管也可由代理人保管应注意保养如若丢失，应立即报案任务一印章管理三、印章的保管与使用本课件是可编辑的正常PPT课件印章的使用先填写用印申请单盖印前检查是否有领导签字严格履行登记手续盖印端正、清晰，位置恰当也要对盖印的内容检查三、印章的保管与使用任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件常用印章申请单及登记表任务一印章管理本课件是可编辑的正常PPT课件利用OA系统进行用印流程的审批印章的数字化管理系统任务一印章管理OA管理系统中印章的审批流程本课件是可编辑的正常PPT课件印章的停用停用的原因、时间交回原颁发机关处理送刻章单位回炉销毁自行销毁四、印章的停用与销毁任务一印章管理印章的销毁本课件是可编辑的正常PPT课件电子印章的特点一个实物印章只能对一个电子印章存储在可移动介质上，使用方便安装电子印章客户端系统需要提前申请，USB-KEY五、电子印章的使用任务一印章管理电子印章的使用本课件是可编辑的正常PPT课件

快到下班时间了，大华公司的刘秘书正收拾自己的桌面准备离开，公司综合部职员王平来找他：“刘秘书，我这儿有份紧急会议通知要赶快发出去，你赶快帮我盖一下章。”“什么紧急通知？怎么这么晚才来盖章？有领导签名吗？”“黄主任有事先走了，还没来得及签名，这事又不能等到明天，你就给盖一下吧！明天早上一上班我就把通知发出去。”刘秘书接过通知一看，是一份明天上午的会议通知，这事情确实很紧急。正当他打算盖章时，电话响了，是刘秘书的女朋友小玲约刘秘书半小时后在电影院门口见面。刘秘书一看时间紧急，就指着一个未上锁的抽屉对王平说“公章就在那儿，你自己盖吧，我先走了。你盖好了还给我放在这个抽屉里，千万给我放好！”第二天，刘秘书才知道这份会议通知出了问题，未经领导指示不说，通知的内容也有错误，可是王平一早就把通知发出去了。案例分析

本课件是可编辑的正常PPT课件情境演示天地公司的行政助理小李负责保管公司的公章，现销售部主管小王拿着与长远公司拟订的合同来盖章，请演示正确的工作流程。要求：1.提前准备好演示所需要的表格、道具；

2.分角色模拟。本课件是可编辑的正常PPT课件经营类证照

一、企业证照的种类任务二证照管理资质类证照

权证类证照

其他类证照

本课件是可编辑的正常PPT课件公司资质类证照办理流程二、企业证照的办理流程任务二证照管理业务部门证照办理流程本课件是可编辑的正常PPT课件证照建档管理三、企业证照的建档及使用管理任务二证照管理证照使用管理本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目六：

现代办公用品管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.认识常用的办公室用品2.理解库存管理的含义3.了解进行办公用品采购、发放及库存管理的程序4.设计库存控制卡5.常用办公设备的操作与维护学习目标项目六现代办公用品管理

本课件是可编辑的正常PPT课件

余秘书刚应聘到天地公司，发现公司的办公用品管理非常混乱。办公用品储藏室的钥匙虽然在办公室，但哪个部门需要耗材，都可以自己拿来钥匙直接取，当领用人发现所需的物品没有了，才通知办公室采购。办公室购买办公用品也很随意，不需要什么手续，直接购买。余秘书到储藏室一看，屋内堆得乱七八糟，笔记本、中性笔等办公用品与扫帚等清洁用品混乱地堆放在一起，还有一些装饰材料，很难找到需要的物品。当余秘书买完物品回来，准备登记入库时，发现竟没有入库单，平时也无须登记，便把物品发放了。引

例项目六现代办公用品管理

本课件是可编辑的正常PPT课件

钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱；同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间的复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公室的好管家，深得大家的好评。讨论：如果你在公司负责管理公司的办公用品，请问关于如何管理好办公用品，

你有哪些想法呢？引

例项目六现代办公用品管理

本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：办公用品的分类与采购任务二：办公用品的发放与库存管理主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析宏达公司要开新产品推广会，行政部门所有的人都连夜准备文件。部门经理分配给助理小王的工作是装订和封套。经理一再嘱咐：“一定要做好准备，别到时措手不及。”小王听了心里很不高兴，心想这种高中生也会做的事，还用得着这样婆婆妈妈地嘱咐我？于是小王没加理会。等到文件交到小王手里，小王开始一件件装订，没想到只订了十几份，订书机“咔嚓”一响——订书钉用完了。小王漫不经心地打开抽屉，脑子里轰的一响——里面没有订书钉了！小王马上去找库存，但发现订书钉已经没有了。小王着急了，各个办公室去找，但都所剩无己了，肯定不够用。这时已是深夜了，而文件必须在明早9：00大会召开前发到代表手中，经理对小王大喊：“不是叫你做好准备吗？你平常是怎么管理办公用品的？”小王低头无言以对。办公室的同事几经周折，终于在一家五星级酒店的商务中心找到了订书钉，并赶在开会之前将装订得整齐漂亮的文件发到代表手中。

讨论：应该如何采购办公用品呢？任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件纸簿类笔尺类装订用品归档用品列举办公室中常见的办公用品办公设备专用易耗品列举办公室中常见的办公设备复印机、打印机、传真机、计算机、刻录机、摄像机其他办公易耗品一、办公用品的分类任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件请购审批入库付款采购入账部门填写购买申请表；确认经费来源选择供应商对照交货单和订购单交货单与订购单对照签订订货单二、办公用品的采购任务一办公用品的分类与采购（一）办公用品的采购流程本课件是可编辑的正常PPT课件办公用品申购表申请人申请日期申购物品序号名称数量规格单价总价需求日期123合计用途审核审批任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件价格和费用质量和交货服务和位置安全和可靠性（二）选择供应商任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件选择订购方式电话订购传真订购网上订购实地购买办理进货手续注意货物的数量更新库存卡的余额检查货物的型号、质量按规定储存任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件订货单发货单位到达单位单位名称单位名称发货地址送货地址联系人联系人电话及传真电话及传真邮政编码邮政编码结算方式账号发运方式希望到货时间税号经办人（签章）开户行发票性质品名规格单位数量单价（元）金额（元）总金额大写：佰拾万仟佰拾元整（币种：）任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析——如何做好库存？

天宇广告策划公司这段时间的办公用品消耗量很大，A4纸每天平均用10包，笔也是每天要领走10盒，大头针、圆形针用量很大，一天要20盒。由于用量大，常常每月办公用品发放时，有的办公用品断货，造成使用部门怨声载道。后来李芳咨询同事，寻求如何解决这个问题。行政办主任也提出要求，让李芳做好库存控制，保持平均5天的最小库存量，然后根据库存有选择性地进行重新订购。经过使用科学的库存方法，断货问题解决了。可是不幸又发生了：李芳在发放办公用品时，放在上层架上的颜料瓶掉下来砸在她头上，将她的头砸出了一个大包。讨论：如何做好办公用品的库存呢？任务一办公用品的分类与采购本课件是可编辑的正常PPT课件库存的概念防止缺货，保证日常办公节省开支、降低成本将库存所占空间减到最小是指企业用于生产和服务所使用的，以及用于销售的储备物资。确保所需物品的充分供应避免物品被破坏或过期一、办公用品的库存管理任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件最大库存量是防止物品超量存储而保存的该项物品的最大数量。最小库存量是防止物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量。重新订购线重新订购线=日用量×物品发放时间+最小库存量一、库存管理任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件例：每天要用去A4纸半令，物品发放时间需要6天，最小库存量是10令，重新订购线是多少？设计库存控制卡库存控制卡上应包括：项目、单位、库存参考号、最大库存量、再订货量、最小库存量、日期、接收、发放、余额。任务二办公用品的发放与库存管理如何保管日常办公用品本课件是可编辑的正常PPT课件库存参考号：A1项目：A4纸单位：令最大库存量：50最小库存量：10重新订购线：20日期接收发放数量发票号码供应商发放数量申请号领用者余额备注3月1日253月5日3141王小梅223月11日5159朱军173月15日30S193A公司47任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件库存保管应采取的措施种类物品要贴上标签，分类存放新物品放置在旧物品的下面体积大、分量重的物品放在最下面储藏间要通风良好，保持干燥任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析

秘书小李负责公司办公物品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和数量，因此，他从不做用品登记。一天下午，他的好朋友小马手持公司营销部的取货单前来取货，他当时有事，就叫小马自己去取货物。等他办完事回来时，小马已取走了货物，并把钥匙放在了他的抽屉里。小李也没有看取货单，也没有清点货物，下班时关了门就走了，到月底清盘时，发现少了很多办公用品。讨论：应该如何发放办公用品呢？本课件是可编辑的正常PPT课件指定人员发放按单位的有关制度规定发放时间清点、核实发放的办公用品紧急申领物品时须有相应的程序（有相关领导签字）二、办公用品的发放任务二办公用品的发放与库存管理（一）办公用品的发放要求本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析

一天上班时间，李芳正在电脑前忙碌着，研发部的张然敲门走了进来。张然是李芳的好朋友，平时下班，她俩经常在一起吃饭逛街。李芳停下手中的工作问她：“有事吗？”张然说：“我到财务室报账，顺便领两箱A4纸。”李芳说：“今天不是公司规定的领用时间。过两天就是5号了，你再来吧。再说我现在正忙着呢。”张然说：“不行不行，我等不到那天。纸要用完了，你就帮帮忙吧。”说着，把一张领用单放到了李芳眼前。李芳拿起来一看，说：“不行啊，这单子你们领导还没签字呢。”张然说：“你先让我领了吧，我们经理出国了，要一个礼拜才回来，等他回来你找他补个手续不就行了？得了得了，快点吧，咱俩谁跟谁啊？”李芳感到很为难。可是看着张然不达目的誓不罢休的架势，心想，谁叫我们是好朋友呢？就从库里拿了两箱纸给张然。张然满意地走了。

讨论：李芳的做法正确吗？本课件是可编辑的正常PPT课件填写领用申请单领导审批登记领物提交申请更改库存余额填写办公用品发放清单（二）办公用品的发放流程任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件时间部门所领物品数量签领人办公用品发放清单（三）办公用品的发放清单任务二办公用品的发放与库存管理本课件是可编辑的正常PPT课件实践任务

作为某公司总经理办公室助理，小李要负责管理办公用品的职责。每次她都严格按照规定，非常认真地发放办公用品，一点儿都不马虎。10日，小李发现A4纸、文件夹、墨盒库存不多，急忙和供应商联系采购；15日是公司规定发放办公用品的日子，行政部的小王来领取办公用品。小王这次要领3个打印机墨盒，5包打印纸，7个文件夹，5本稿纸和12支圆珠笔。要求：1.模拟小李完成以上两个工作任务的过程；

2.请设计该公司进行办公用品管理的表格。本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目七：

现代办公时间管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.熟悉办公室常用的时间管理工具2.能熟练编制工作计划3.能熟练编制工作日志学习目标项目七现代办公时间管理

本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：时间管理方法任务二：制订工作计划任务三：制订工作日志主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件引例

这天早上一进办公室，主任就交待王丽整理一份材料，明天下班之前交稿，说下个星期开会要用。王丽粗看了一下，有20多页，共3万多字。还没来得及坐下，周总来电话，说下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让王丽一一通知到。刚放下电话，机要室又给王丽送来一份传真，是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，要求接待。刚看完传真，办公室主任来了电话，说田副总原定下个月初到电视台为《一周财经观察》节目做嘉宾，现由于时间关系去不了了，让王丽打个电话通知电视台。才喘了一口气，人力资源部又来通知，让王丽填写参加存档新办法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。刚上班就遇到这么多事，王丽的头都炸了。

讨论：在此案例中，王丽要如何进行时间管理呢？本课件是可编辑的正常PPT课件任务一时间管理方法一、时间管理的一般原则

把握精力最佳的时间把握最佳时机

80/20原则

严格规定完成期限

保持时间利用的相对连续性

使用“A•D”原则

时间安排要有弹性批次处理原则有效利用零碎时间本课件是可编辑的正常PPT课件二、时间管理的一般方法ABCD时间管理法紧

急重

要ABDC任务一时间管理方法本课件是可编辑的正常PPT课件ABCD时间管理法将各种活动根据重要性与紧急性分类：重要性衡量标准紧急性衡量标准非常重要必须做非常紧急必须马上做重要应当做紧急应当赶紧做不太重要可能有用，但不是非做不可不太紧急推迟一段时间再做也行不重要没有任何效果不紧急时间不作为考虑的因素任务一时间管理方法本课件是可编辑的正常PPT课件紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待信件、文件、电话的处理必要但不重要的会议D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些必要的应酬有趣的活动任务一时间管理方法本课件是可编辑的正常PPT课件PDCA工作方法P计划A处理C检查D执行任务一时间管理方法本课件是可编辑的正常PPT课件好用的时间管理工具1.番茄ToDo（iOS/Android）2.ToDo清单、滴答清单本课件是可编辑的正常PPT课件一、工作计划表的类型任务二制订工作计划（一）年度计划表年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。（二）月工作计划表月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作计划表周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。本课件是可编辑的正常PPT课件确定周期排列活动绘制表格填写信息审核下发二、编制工作计划表的流程任务二制订工作计划本课件是可编辑的正常PPT课件

以电话预约的应尽早形成文书以落实会议或来访前一天要再次核实计划表应提前与领导确认

重要的计划提醒领导不要忘记

会议会谈的资料提前一天准备完毕

如需用车要提前做好用车安排三、工作计划表的落实任务二制订工作计划本课件是可编辑的正常PPT课件秘书要坚持同时填写两本日志，一本是上司的，另一本是自己的。一、工作日志的形式纸质工作日志电子工作日志任务三

制订工作日志本课件是可编辑的正常PPT课件上司的工作日志上司在公司内部的会议，要记清楚时间、地点、内容；上司在公司内部接待来访者，要记清楚身份、时间、内容；上司参加的外部会议、约会等，要记清时间、地点、内容、对方的联络方式等；上司的个人安排，如去医院等；上司的私人信息，如亲属的生日等。任务三制订工作日志二、工作日志的内容本课件是可编辑的正常PPT课件秘书或助理的工作日志

上司的各项活动需要准备的事宜；上司交办的工作；自己职责中的常规工作，如处理邮件等。注意：

上司的工作日志保密；两本工作日志保持一致；助理应熟悉上司的习惯。任务三

制订工作日志本课件是可编辑的正常PPT课件注意事项不确定的约会可先标注；

记载时间、联系人姓名、地点要简单而全面；

一天的活动，应该按时间先后记载；要根据上司的日志，做好每天活动的准备工作；

工作结束要检查日志上的内容是否都完成。任务三

制订工作日志本课件是可编辑的正常PPT课件调整工作日志（1）进行时间调整、变更，遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。（2）确定变更后，应当立即做好有关善后工作，如通知对方、说明理由、防止误解等。（3）再次检查工作日志是否将变更后的信息记录上，不要不小心漏记和不做修改，同时要记得修改自己的工作日志。本课件是可编辑的正常PPT课件案例分析

为了保证总经理集中精力处理公司重大事情，卓越公司规定每周二、四上午09：30—10：00为财务报销审核时间。昨天王总经理要秘书小张下周安排一次与越秀公司陈经理的约会，约会内容为商谈有关产品代理的事。小张很快将此事记到了下周的日程表上，并打电话给陈经理：“陈经理，我是小张。我们王总想和您谈一下我公司产品处理的事。”陈经理说：“好呀，什么时候呀？”小张查了一下日志，王总周一要接待集团总部的领导，周三出差，于是说“下周二上午9：30吧。”陈经理说：“好的。”于是，小张在王总下周的工作日志上记下：周二上午9：30约见越秀公司陈总，在阳光酒店黄山接待室。本课件是可编辑的正常PPT课件

第二天，陈经理的助理小袁打来电话，说下周二的约会要改期。小张说：“不是说好了吗？改就改吧，那陈经理什么时候方便？”小袁说：“除了下周二，哪天都行。”小张想了一想，周一不行，周三出差，周五上午才回来。于是小张说：“周五下午2：30吧。”第二周周二，王总特意将财务报销由副总审核，自己一上班就到了阳光酒店黄山接待室。可是到了9：40还没来人，王总很生气。

试分析，小张的做法存在哪些错误？案例分析本课件是可编辑的正常PPT课件根据领导的工作习惯和生活习惯安排酌情弹性处理制订上司工作日程表的注意事项要区分轻重缓急，合理安排协助搜集有关信息，使领导心中有数要保守机密任务三

制订工作日志本课件是可编辑的正常PPT课件实践训练

你是布莱恩先生雇用的私人秘书，他本人是纽约某飞机部件股份有限公司主管销售业务的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在布莱恩先生和你的工作日志上：每周星期一上午10：30在董事会办公室举行会议，所有经理都参加。中午12：30布莱恩先生与詹姆斯先生在凯撒饭店共进午餐。你要去银行取少量现金，并查找下列卷宗：12934号和78942号，还要查一下经理的护照延期手续是否办妥。你已为人事部的朱迪小姐安排好下午3：00会见布莱尔先生。在该天中某一时候，你必须空出半个小时与经理商议下一次推销工作会议的日程和有关安排事宜，但不能占用上午9：00—10：00的时间，因为他想在这段时间里处理他的信件。布莱恩先生和夫人晚上7：30出发去康特公寓出席晚8：00开始的聚会。你本人在晚7：00需要参加社交俱乐部举行的一个会。本课件是可编辑的正常PPT课件要求：1.设计工作日志表；2.将上司的工作内容填写到日志表中；

3.根据上司的工作日志表填写秘书的工作日志表；

4.两人一组，完成时间为20分钟（电子版）。实践训练本课件是可编辑的正常PPT课件根据提示制订一份总经理周工作计划表。实践训练1.12月2—6日，宣传部要开展“爱我公司，共谋发展”系列活动；2.营销部在12月5—6日举办广东地区贸易促进会；3.12月4日10：00，原定的公司各部门工作汇报会将如期举行；4.公司总经理罗经理将在12月3日14：00会见三奇集团副总裁；5.12月4日，新员工入职仪式，总经理给新员工讲话；6.12月2日参加社区赞助活动。本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目八：

差旅管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.掌握差旅计划中包含的内容2.能熟练编制差旅计划3.能进行差旅报销学习目标本课件是可编辑的正常PPT课件任务一：拟订差旅计划任务二：做好差旅准备任务三：差旅报销主要内容本课件是可编辑的正常PPT课件任务一拟订差旅计划一、商务旅行计划制订的流程了解上司的要求确定上司在当地的行程熟悉公司的差旅管理规定收集差旅信息拟订商务旅行计划本课件是可编辑的正常PPT课件任务一拟订差旅计划二、拟订商务旅行计划旅行计划的编制方法旅行计划的基本内容日期；时间；地点；交通方式；事项；备注旅程表一式三份，上司一份，办公室一份材档，家属一份；出差的路线、住宿安排；会晤计划；交通工具的选择；需要带的文件资料；行程安排；差旅费用；本课件是可编辑的正常PPT课件任务一拟订差旅计划二、拟订商务旅行计划旅程日程表的基本内容本课件是可编辑的正常PPT课件任务二做好差旅准备一、出差前的准备工作预订机票或车票预订酒店预支差旅费用

准备出差用品

本课件是可编辑的正常PPT课件任务二做好差旅准备二、上司出差期间助理的工作检查上司有无遗漏的文件协助联络处理办公日常事务

完成上司交待的其他任务本课件是可编辑的正常PPT课件任务二做好差旅准备三、上司回来后助理的工作做好接站工作及时汇报工作整理商务活动资料

报销差旅费用本课件是可编辑的正常PPT课件任务二做好差旅准备四、陪同上司出差时助理的工作安排好住宿与交通工具安排访问、会谈、宴请等商务活动收集和保管好差旅过程中产生的票据保持与本单位的联系结算各项费用

本课件是可编辑的正常PPT课件任务三差旅报销一、差旅报销的范围与原则差旅费用的内容差旅报销的原则

提前向企业有关领导报告报销的相关事宜；领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续；报销要及时。

本课件是可编辑的正常PPT课件任务三差旅报销二、差旅报销的流程出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算，多退少补提交费用申请报告或填写费用申请表

报告或表提交财务部门，领取支票或现金借款工作结束将发票附在“旅差费报销单”后面，签字提交出纳主管领导审核同意，并签字批准分类粘贴；错开粘贴；超出折叠；本课件是可编辑的正常PPT课件任务三差旅报销三、数字化差旅报销系统的应用利用薪起程报销系统进行差旅报销时的工作流程本课件是可编辑的正常PPT课件谢谢观看，再见！本课件是可编辑的正常PPT课件项目九：

会议管理本课件是可编辑的正常PPT课件通过本章学习，你应能够：1.能做好线下会议管理的相关工作2.做好会议前的筹备工作3.做好会议期间的组织服务工作4.做好会议结束的落实工作5.能组织落实远程会议学习目标项目九会议管理

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