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文档简介
企业总务科日常管理制度规范合集一、总则(一)目的为规范企业总务科日常管理工作,明确岗位职责与流程,保障办公环境有序、物资供应及时、设施设备正常运行、后勤服务到位及安全管理有效,特制定本制度合集。(二)适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构总务科日常管理活动,涵盖办公环境、物资采购、设施设备、车辆、后勤服务及安全管理等领域。(三)职责划分1.总务科:负责制度的制定、执行、监督与修订,统筹协调各项后勤保障工作。2.各部门:配合总务科落实相关制度,负责本部门责任区域的管理与反馈。3.员工:遵守制度规定,合理使用企业资源,主动反馈问题。二、办公环境管理制度(一)清洁卫生管理规范1.责任划分各部门负责本办公区域(桌面、座椅、文件柜等)的日常清洁;公共区域(走廊、电梯间、卫生间、会议室)由总务科委托专业保洁团队负责;企业入口、大堂等形象区域每日早8点前完成深度清洁。2.清洁标准桌面:无杂物、灰尘,办公用品摆放整齐;地面:无污渍、积水、纸屑,地毯定期吸尘(每周1次);卫生间:无异味、积水,洁具表面光洁,纸巾/洗手液及时补充;公共设施:电梯按钮、门把手每日消毒(早/晚各1次)。3.检查与考核总务科每周五下午组织抽查,填写《清洁卫生检查记录表》;检查结果与部门绩效考核挂钩,连续2次不合格的部门需提交整改报告。(二)绿化养护管理规范1.养护责任办公区域绿植由总务科统一采购、摆放,委托专业园艺公司定期养护(每月2次);员工不得随意移动、损坏绿植,发现枯萎或病虫害及时告知总务科。2.养护标准绿植:叶片无灰尘、无黄叶,盆土湿润(避免积水);花卉:定期修剪枯枝,花期内保持花朵鲜艳;盆栽:盆器整洁,无破损、污渍。(三)办公空间规划与调整管理规范1.空间申请部门因人员增减需调整办公空间时,填写《办公空间调整申请表》,注明需求(面积、位置、设施),经部门负责人审核后提交总务科。2.规划与实施总务科根据企业整体布局及部门需求,1个工作日内出具调整方案;调整前需提前通知涉及部门,确保不影响正常办公;调整后由总务科验收,确认设施(电源、网络、空调)正常使用。三、物资采购与库存管理制度(一)物资采购管理流程1.申请环节部门需采购物资时,填写《物资采购申请表》,注明名称、规格、数量、用途及预算;申请表经部门负责人签字确认后提交总务科。2.审批环节小额采购(按企业预算管理办法规定)由总务科经理审批;大额采购需报总经理审批,必要时组织招标或比价(至少3家供应商)。3.采购与验收专职采购员根据审批结果实施采购,签订规范采购合同(明确质量标准、交货时间、付款方式);物资送达后,由使用部门与总务科共同验收,核对数量、质量及规格,填写《物资验收单》;验收不合格的物资,由采购员负责退换货,确保不影响部门使用。(二)供应商管理规范1.供应商选择供应商需具备合法资质(营业执照、税务登记证、行业相关认证);优先选择信誉良好、服务优质的供应商,建立《供应商名录》。2.供应商评估总务科每季度对供应商进行评估,指标包括产品质量(40%)、交货及时性(30%)、服务态度(20%)、价格合理性(10%);连续2次评估不合格的供应商,从《供应商名录》中剔除。(三)库存管理办法1.分类管理固定资产(电脑、打印机、办公家具):单独存放,建立《固定资产台账》,记录采购时间、使用部门、责任人;低值易耗品(笔、纸、文件夹):设立专门仓库,按类别摆放,标注名称、数量;应急物资(口罩、灭火器、急救包):定点存放,定期检查有效期(每月1次)。2.库存预警设置最低库存(如打印纸剩余1箱)和最高库存(如笔剩余50支),通过库存管理系统自动提醒;低于最低库存时,采购员及时启动采购流程;高于最高库存时,停止采购。3.定期盘点仓库管理员每月末进行盘点,核对账实,编制《库存盘点报告》;盘点差异需及时查明原因,报总务科经理审批后调整台账。四、设施设备维护管理制度(一)通用设施维护规范1.空调系统每季度清洗滤网1次,每年进行全面检修(包括制冷剂、管道);夏季使用前调试至最佳状态,冬季停用后关闭主电源。2.照明与水电设施每月检查照明设备(灯泡、开关),及时更换损坏部件;每半年检查水电管道,排查漏水、漏电隐患,确保正常运行。3.办公设备(电脑、打印机)使用者负责日常清洁与维护,避免违规操作;总务科每季度组织专业人员进行全面检测,延长设备使用寿命。(二)特种设备管理办法1.电梯委托具备资质的电梯维护公司每月检修1次,填写《电梯维护记录表》;电梯内张贴急救电话及安全提示,定期组织员工培训(每年1次)。2.消防设备灭火器:每月检查压力值,每2年更换灭火剂;消防栓:每季度检查供水压力,确保无堵塞;消防通道:保持畅通,禁止堆放杂物,每月检查1次。(三)故障报修与应急处理流程1.报修方式员工通过OA系统提交《设施设备报修单》,注明故障位置、现象及联系方式;紧急故障(如漏水、断电)可直接拨打总务科值班电话(24小时开通)。2.处理流程总务科收到报修后,15分钟内响应,安排维修人员到场;一般故障(如灯泡损坏)2小时内修复;复杂故障(如空调不制冷)24小时内修复;维修完成后,由报修人签字确认,总务科记录维修结果。五、车辆管理制度(一)车辆使用申请与调度流程1.申请环节员工因公务需使用车辆时,提前1天填写《车辆使用申请表》,注明用途、时间、地点、人数;申请表经部门负责人审核后提交总务科调度员。2.调度与使用调度员根据车辆availability及申请优先级(紧急公务优先)安排车辆,1小时内回复申请人;司机核对申请表信息,按时到达指定地点,遵守交通规则,禁止私用车辆。3.归还流程使用完毕后,司机填写《车辆使用记录》,包括里程、油耗、车况;车辆归还时,调度员检查车况,确认无损坏后收回钥匙。(二)车辆保养与维修管理规范1.日常保养司机负责每日检查车辆(机油、轮胎气压、刹车系统),填写《车辆日常检查记录表》;车辆每行驶5000公里进行常规保养(更换机油、机滤),由总务科安排定点维修厂完成。2.维修流程车辆出现故障时,司机填写《车辆维修申请表》,注明故障原因及预估费用;申请表经总务科经理审批后,送定点维修厂维修;维修完成后,司机核对维修项目及费用,签字确认,总务科报销。(三)车辆安全与油耗管理办法1.安全管理司机需持有效驾驶证,定期参加安全培训(每季度1次);车辆配备灭火器、急救包,禁止超载、超速;发生交通事故时,司机立即报警并通知总务科,保护现场,配合处理。2.油耗管理司机记录每次加油量及行驶里程,填写《车辆油耗记录表》;总务科每月统计油耗,分析异常情况(如油耗突然增加),及时排查原因(如车辆故障、驾驶习惯)。六、后勤服务管理制度(一)员工食堂管理规范1.食材采购选择合格供应商,每日采购新鲜食材(蔬菜、肉类、水果),检查检疫证明;食材入库前由食堂管理员验收,确保无变质、过期。2.卫生与质量厨房每日清洁,餐具消毒(早/晚各1次),工作人员持健康证上岗;每周制定菜单,保证营养均衡(如周一红烧肉、周二鱼、周三蔬菜沙拉),避免重复;菜品出锅前由厨师长检查,确保口味符合标准。3.就餐秩序员工按顺序排队打饭,禁止插队;餐后清理桌面,将餐具放入指定回收处;禁止浪费,剩余食物需倒入泔水桶,总务科每月统计浪费情况,公示批评。(二)员工宿舍管理办法1.入住与退宿新员工需填写《宿舍入住申请表》,经部门负责人审核后,由总务科安排宿舍;员工离职时,需提前3天通知总务科,办理退宿手续(交还钥匙、清理个人物品)。2.卫生与安全宿舍每周清洁1次,由住宿员工轮流负责;禁止使用大功率电器(如热得快、电火锅),避免引发火灾;宿舍内禁止吸烟,禁止留宿外来人员。3.设施维护宿舍设施(空调、热水器、床)损坏时,员工填写《宿舍设施报修单》,提交总务科;总务科24小时内安排维修,确保不影响员工生活。(三)快递与邮件收发管理流程1.收发时间快递接收时间:上午9:00-12:00,下午13:00-17:00;邮件发送时间:每日下午16:00前,由总务科统一寄发。2.存放与领取快递到达后,总务科登记《快递收发记录表》,通知员工领取;员工领取快递时需出示工牌,签字确认;超过3天未领取的快递,总务科联系员工,逾期未领的视为放弃。(四)会议与接待服务规范1.会议服务部门需召开会议时,提前1天填写《会议申请表》,注明时间、地点、人数、需求(投影仪、麦克风、茶水);总务科提前30分钟布置会场,调试设备,准备茶水;会议结束后,及时清理会场,整理设备。2.接待服务外部客人来访时,前台接待员通知相关部门,引导至接待室;总务科根据接待级别准备茶水、水果(如贵宾提供咖啡、水果拼盘);接待结束后,清理接待室,记录接待情况。七、安全管理办法(一)办公区域安全管理规范1.人员出入管理员工进入办公区域需出示工牌,外来人员需登记(姓名、单位、事由),由接待人员引领;下班后,保安人员锁闭大门,检查各区域电源、门窗是否关闭。2.物品安全管理员工贵重物品(电脑、手机)需自行保管,禁止放置在公共区域;企业重要文件(合同、财务报表)需存放在密码柜中,由专人负责。(二)设施设备安全检测制度1.电气设备每年委托专业机构检测电气线路,确保符合安全标准;禁止私拉电线,禁止在办公区域使用违规电器。2.特种设备电梯、消防设备每年度进行第三方检测,取得合格证书;检测结果公示,确保员工知晓。(三)安全培训与应急演练管理1.安全培训新员工入职时,进行安全培训(消防知识、急救技能、设备操作),考核合格后方可上岗;老员工每年复训1次,更新安全知识。2.应急演练消防演练:每半年组织1次,模拟火灾场景,训练员工疏散、灭火技能;地震演练:每年组织1次,模拟地震场景,训练员工避险、逃生技能;演练后,总务科总结经验,改进应急预案。八、制度执行与监督(一)责任考核机制1.总务科每月对各部门执行制度情况进行考核,指标包括清洁卫生(20%)、物资管理(20%)、设施设备维护(20%)、安全管理(20%)、配合度(20%);2.考核结果通过企业内部系统公示,优秀部门给予奖励(如奖金、锦旗),不合格部门给予批评并要求整改。(二)投诉与反馈处理流程1.员工对总务科工作有意
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