企业总务科日常管理制度规范合集

企业总务科日常管理制度规范合集一、总则（一）目的为规范企业总务科日常管理工作，明确岗位职责与流程，保障办公环境有序、物资供应及时、设施设备正常运行、后勤服务到位及安全管理有效，特制定本制度合集。（二）适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构总务科日常管理活动，涵盖办公环境、物资采购、设施设备、车辆、后勤服务及安全管理等领域。（三）职责划分1.总务科：负责制度的制定、执行、监督与修订，统筹协调各项后勤保障工作。2.各部门：配合总务科落实相关制度，负责本部门责任区域的管理与反馈。3.员工：遵守制度规定，合理使用企业资源，主动反馈问题。二、办公环境管理制度（一）清洁卫生管理规范1.责任划分各部门负责本办公区域（桌面、座椅、文件柜等）的日常清洁；公共区域（走廊、电梯间、卫生间、会议室）由总务科委托专业保洁团队负责；企业入口、大堂等形象区域每日早8点前完成深度清洁。2.清洁标准桌面：无杂物、灰尘，办公用品摆放整齐；地面：无污渍、积水、纸屑，地毯定期吸尘（每周1次）；卫生间：无异味、积水，洁具表面光洁，纸巾/洗手液及时补充；公共设施：电梯按钮、门把手每日消毒（早/晚各1次）。3.检查与考核总务科每周五下午组织抽查，填写《清洁卫生检查记录表》；检查结果与部门绩效考核挂钩，连续2次不合格的部门需提交整改报告。（二）绿化养护管理规范1.养护责任办公区域绿植由总务科统一采购、摆放，委托专业园艺公司定期养护（每月2次）；员工不得随意移动、损坏绿植，发现枯萎或病虫害及时告知总务科。2.养护标准绿植：叶片无灰尘、无黄叶，盆土湿润（避免积水）；花卉：定期修剪枯枝，花期内保持花朵鲜艳；盆栽：盆器整洁，无破损、污渍。（三）办公空间规划与调整管理规范1.空间申请部门因人员增减需调整办公空间时，填写《办公空间调整申请表》，注明需求（面积、位置、设施），经部门负责人审核后提交总务科。2.规划与实施总务科根据企业整体布局及部门需求，1个工作日内出具调整方案；调整前需提前通知涉及部门，确保不影响正常办公；调整后由总务科验收，确认设施（电源、网络、空调）正常使用。三、物资采购与库存管理制度（一）物资采购管理流程1.申请环节部门需采购物资时，填写《物资采购申请表》，注明名称、规格、数量、用途及预算；申请表经部门负责人签字确认后提交总务科。2.审批环节小额采购（按企业预算管理办法规定）由总务科经理审批；大额采购需报总经理审批，必要时组织招标或比价（至少3家供应商）。3.采购与验收专职采购员根据审批结果实施采购，签订规范采购合同（明确质量标准、交货时间、付款方式）；物资送达后，由使用部门与总务科共同验收，核对数量、质量及规格，填写《物资验收单》；验收不合格的物资，由采购员负责退换货，确保不影响部门使用。（二）供应商管理规范1.供应商选择供应商需具备合法资质（营业执照、税务登记证、行业相关认证）；优先选择信誉良好、服务优质的供应商，建立《供应商名录》。2.供应商评估总务科每季度对供应商进行评估，指标包括产品质量（40%）、交货及时性（30%）、服务态度（20%）、价格合理性（10%）；连续2次评估不合格的供应商，从《供应商名录》中剔除。（三）库存管理办法1.分类管理固定资产（电脑、打印机、办公家具）：单独存放，建立《固定资产台账》，记录采购时间、使用部门、责任人；低值易耗品（笔、纸、文件夹）：设立专门仓库，按类别摆放，标注名称、数量；应急物资（口罩、灭火器、急救包）：定点存放，定期检查有效期（每月1次）。2.库存预警设置最低库存（如打印纸剩余1箱）和最高库存（如笔剩余50支），通过库存管理系统自动提醒；低于最低库存时，采购员及时启动采购流程；高于最高库存时，停止采购。3.定期盘点仓库管理员每月末进行盘点，核对账实，编制《库存盘点报告》；盘点差异需及时查明原因，报总务科经理审批后调整台账。四、设施设备维护管理制度（一）通用设施维护规范1.空调系统每季度清洗滤网1次，每年进行全面检修（包括制冷剂、管道）；夏季使用前调试至最佳状态，冬季停用后关闭主电源。2.照明与水电设施每月检查照明设备（灯泡、开关），及时更换损坏部件；每半年检查水电管道，排查漏水、漏电隐患，确保正常运行。3.办公设备（电脑、打印机）使用者负责日常清洁与维护，避免违规操作；总务科每季度组织专业人员进行全面检测，延长设备使用寿命。（二）特种设备管理办法1.电梯委托具备资质的电梯维护公司每月检修1次，填写《电梯维护记录表》；电梯内张贴急救电话及安全提示，定期组织员工培训（每年1次）。2.消防设备灭火器：每月检查压力值，每2年更换灭火剂；消防栓：每季度检查供水压力，确保无堵塞；消防通道：保持畅通，禁止堆放杂物，每月检查1次。（三）故障报修与应急处理流程1.报修方式员工通过OA系统提交《设施设备报修单》，注明故障位置、现象及联系方式；紧急故障（如漏水、断电）可直接拨打总务科值班电话（24小时开通）。2.处理流程总务科收到报修后，15分钟内响应，安排维修人员到场；一般故障（如灯泡损坏）2小时内修复；复杂故障（如空调不制冷）24小时内修复；维修完成后，由报修人签字确认，总务科记录维修结果。五、车辆管理制度（一）车辆使用申请与调度流程1.申请环节员工因公务需使用车辆时，提前1天填写《车辆使用申请表》，注明用途、时间、地点、人数；申请表经部门负责人审核后提交总务科调度员。2.调度与使用调度员根据车辆availability及申请优先级（紧急公务优先）安排车辆，1小时内回复申请人；司机核对申请表信息，按时到达指定地点，遵守交通规则，禁止私用车辆。3.归还流程使用完毕后，司机填写《车辆使用记录》，包括里程、油耗、车况；车辆归还时，调度员检查车况，确认无损坏后收回钥匙。（二）车辆保养与维修管理规范1.日常保养司机负责每日检查车辆（机油、轮胎气压、刹车系统），填写《车辆日常检查记录表》；车辆每行驶5000公里进行常规保养（更换机油、机滤），由总务科安排定点维修厂完成。2.维修流程车辆出现故障时，司机填写《车辆维修申请表》，注明故障原因及预估费用；申请表经总务科经理审批后，送定点维修厂维修；维修完成后，司机核对维修项目及费用，签字确认，总务科报销。（三）车辆安全与油耗管理办法1.安全管理司机需持有效驾驶证，定期参加安全培训（每季度1次）；车辆配备灭火器、急救包，禁止超载、超速；发生交通事故时，司机立即报警并通知总务科，保护现场，配合处理。2.油耗管理司机记录每次加油量及行驶里程，填写《车辆油耗记录表》；总务科每月统计油耗，分析异常情况（如油耗突然增加），及时排查原因（如车辆故障、驾驶习惯）。六、后勤服务管理制度（一）员工食堂管理规范1.食材采购选择合格供应商，每日采购新鲜食材（蔬菜、肉类、水果），检查检疫证明；食材入库前由食堂管理员验收，确保无变质、过期。2.卫生与质量厨房每日清洁，餐具消毒（早/晚各1次），工作人员持健康证上岗；每周制定菜单，保证营养均衡（如周一红烧肉、周二鱼、周三蔬菜沙拉），避免重复；菜品出锅前由厨师长检查，确保口味符合标准。3.就餐秩序员工按顺序排队打饭，禁止插队；餐后清理桌面，将餐具放入指定回收处；禁止浪费，剩余食物需倒入泔水桶，总务科每月统计浪费情况，公示批评。（二）员工宿舍管理办法1.入住与退宿新员工需填写《宿舍入住申请表》，经部门负责人审核后，由总务科安排宿舍；员工离职时，需提前3天通知总务科，办理退宿手续（交还钥匙、清理个人物品）。2.卫生与安全宿舍每周清洁1次，由住宿员工轮流负责；禁止使用大功率电器（如热得快、电火锅），避免引发火灾；宿舍内禁止吸烟，禁止留宿外来人员。3.设施维护宿舍设施（空调、热水器、床）损坏时，员工填写《宿舍设施报修单》，提交总务科；总务科24小时内安排维修，确保不影响员工生活。（三）快递与邮件收发管理流程1.收发时间快递接收时间：上午9:00-12:00，下午13:00-17:00；邮件发送时间：每日下午16:00前，由总务科统一寄发。2.存放与领取快递到达后，总务科登记《快递收发记录表》，通知员工领取；员工领取快递时需出示工牌，签字确认；超过3天未领取的快递，总务科联系员工，逾期未领的视为放弃。（四）会议与接待服务规范1.会议服务部门需召开会议时，提前1天填写《会议申请表》，注明时间、地点、人数、需求（投影仪、麦克风、茶水）；总务科提前30分钟布置会场，调试设备，准备茶水；会议结束后，及时清理会场，整理设备。2.接待服务外部客人来访时，前台接待员通知相关部门，引导至接待室；总务科根据接待级别准备茶水、水果（如贵宾提供咖啡、水果拼盘）；接待结束后，清理接待室，记录接待情况。七、安全管理办法（一）办公区域安全管理规范1.人员出入管理员工进入办公区域需出示工牌，外来人员需登记（姓名、单位、事由），由接待人员引领；下班后，保安人员锁闭大门，检查各区域电源、门窗是否关闭。2.物品安全管理员工贵重物品（电脑、手机）需自行保管，禁止放置在公共区域；企业重要文件（合同、财务报表）需存放在密码柜中，由专人负责。（二）设施设备安全检测制度1.电气设备每年委托专业机构检测电气线路，确保符合安全标准；禁止私拉电线，禁止在办公区域使用违规电器。2.特种设备电梯、消防设备每年度进行第三方检测，取得合格证书；检测结果公示，确保员工知晓。（三）安全培训与应急演练管理1.安全培训新员工入职时，进行安全培训（消防知识、急救技能、设备操作），考核合格后方可上岗；老员工每年复训1次，更新安全知识。2.应急演练消防演练：每半年组织1次，模拟火灾场景，训练员工疏散、灭火技能；地震演练：每年组织1次，模拟地震场景，训练员工避险、逃生技能；演练后，总务科总结经验，改进应急预案。八、制度执行与监督（一）责任考核机制1.总务科每月对各部门执行制度情况进行考核，指标包括清洁卫生（20%）、物资管理（20%）、设施设备维护（20%）、安全管理（20%）、配合度（20%）；2.考核结果通过企业内部系统公示，优秀部门给予奖励（如奖金、锦旗），不合格部门给予批评并要求整改。（二）投诉与反馈处理流程1.员工对总务科工作有意