神州数码档案管理系统解决方案

神州数码档案管理系统解决方案

一,系统结构与应用结构

1系统结构

•系统采用LotusDomino作为系统及数据库平台。

•用户使用公司的Notes办公自动化平台作为客户端与管理端。

•使用公司已有的办公自动化系统用户权限作为系统的权限控制。

2应用结构

档案管理系统

档案条目库

权限结构库

借闰管理库

档案目录库

特

薪

别

酬

档

档

系统配置

案

案

室

空

•系统设置档案条目库、权限结构库、卷宗库、借阅管理库、档案目录库、系统配置、

档案库等几种功能模块。

档案目录库卷宗库

选择档案目录选择/维护卷宗

档案条目库

选择档案权限组卷

权限结构库■系统配置

•用户在档案条目库中创建档案条目。

•通过已在档案目录库中定义好的档案目录,设定档案的分级目录。

•通过卷宗库选择档案放置的卷宗，如果无卷宗，则需对卷宗库进行维护。

•通过设定档案的权限，从档案权限库中得到此档案的阅读者权限。

•完成档案条目信息填写后，根据系统配置中指定的目标档案库，将档案的附件存放

在目标档案库中。

•用户借阅通过借阅管理库，进行档案借阅审批。

3档案管理系统功能

大类需求描述

目录管理1、目录由公司档案管理员创建

2、目录修改必须在无相关文档时才可进行

或批量更新相关档案后才可操作（后期

做）

3、删除必须在无相关文档时才可进行

档案类型管1、类型由公司档案管理员创建创建表单维护类型（类型名、

理（目的由2、类型修改必须在无相关文档时才可进行创建年限、创建人、是否建立

类型决定是或批量更新相关档案后才可操作卷宗

否立卷）3、删除必须在无相关文档时才可进行（文件）（必须创建卷宗）

/实物（音像）实物/照片/实

物证书……

实物+电子（相同）

实物+电子（不同）

电子（文件）

档案录入及1、档案可由各级档案管理员直接录入，也可针对档案实现状态管理

归档由员工投档或从公司知识库中投档产生。1、文件状态（新建）

必须选择档案类型（以便根据类型决定是2、审批状态

否创建卷宗％（暂时不做）3、归档

2、档案条目需具备关键字段描述以反映档4、借出状态（电子无基础）

案的主要容，并便于档案的查询及定位。5、销毁状态

3、归档容不能更改。跟踪档案的创建访问记录及

4、投档后由所属本部级档案管理员负责审时间（按服务器时钟管理）

2、各本部及各事业部之间的档案容、档案条

目、以及卷宗实现隔离，但是公司档案管

理员在查询或查看时可以提到公司所有

档案容。

3、在公司组织结构发生变化或业务调整时

时,能够调整系统的权限结构，更新相关

档案权限，并同时批量修改档案物理位

置，保证档案的利用。

4、可以实现权限分配的批处理修改相关档

案的权限更改

档案移交档案可实现以下移动方式：

（权限不变1、跨档案室的单一及批量移交。

情况下）

查询管理1、具有高级搜索选型功能，档案管理员可轻

松实现匹配查询

2、查询根据权限控制表显示相应文档。

借阅管理1、跨事业部借阅管理

2、跨本部借阅管理

3、记录借阅信息状态并反映到相应条目（实

物类）

销毁功能1、电子无销毁

2、实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识

打印功能4、系统可打印以下表格（具体见档案管理实

施细则中的附件）：

表1、归档文件封面（卷宗封面）

表2、卷文件目录

表3、卷备考表

表5、档案销毁清册

表6、档案移交清单

系统维护1、档案管理员维护

2、权限维护

3、卷宗维护

4、目录维护

性能要求1、条目（自动作为查询目录了）与附件分开

存储

2、考虑后期平台拓展

3、考虑后期的数据库移植

二,权限结构库

1数据库描述

功能：保存系统管理权限信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者一本部档案管理员、事业部档案管理员

读者-----default

2维护流程

3表单

1.本部信息表

a）表单

本部信息表

本部名称：本部长：本吾阱当案管理员：

本部群组名称：主管总裁：

b）权限

创建：公司档案管理员

修改：公司档案管理员、本部档案管理员

删除：公司档案管理员

说明：公司档案管理员创建完成本部信息后,必须指定本部档案管理员，指定后,

由本部档案管理员对容进行维护。

C）描述

字段名称类型值产生流程权限其他

本部名称字符填写1公司档案管理员创必填

建.

本部长选择、可多值2本部档案管理员维必填

护。

本部档案管理选择、可多值1公司档案管理员维公司档案管理

员护员必填

本部群组名称群组从通讯录蟒本部档案管理员

主管总裁选择、可多值本部档案管理员

2.事业部信息表

a）表单

事业部维护表

本部名称：本部长：本部档案管理员：

事业部名称：事业部总经理：事业部档案管理员：

事业部群组名称：本部群组名称：总裁：

b）权限

创建：本部档案管理员

修改：事业部档案管理员

删除：本部档案管理员

说明：本部档案管理员创建完成事业部信息后，必须指定事业部档案管理员，指

定后，由事业部档案管理员对容进行维护。

c）描述

字段名称类型值产生流程权限其他

本部名称字符选择3本部档案管理员选必填

择。

本部长3必填

本部档案管理员公司档案管理

员必填

本部群组名称群组

主管总裁

事业部名称

事业部总经理

事业部档案管理

员

事业部群组名称

3.操作

•创建本部信息

•创建事业部信息

•编辑

•删除

4权限分配规则

条目直询档案阅读卷宗管理

事业部员工、本部长、总裁、

本部档案管理员、所有事业

IV同档案阅读双限本部档案管理员、本事业部

部档案管理员

档案管理员

事业部总经理、本部长、总

本部档案管理员、所有事业

III同档案阅读权限裁、本部档案管理员、本事

部档案管理员

业部档案管理员

本部档案管理员、所有事业

II同档案阅读权限本部长、总裁、本部管理员

部档案管理员

本部档案管理员、所有事业

I总裁总裁

部档案管理员

三.档案目录库

1数据库描述

功能：保存档案目录结构信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者一公司档案管理员

读者----default

2表单

1.权限

档案条目管理只能由公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限

2.容

•用户按级别维护目录

•在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。

二级目录名称：二级目表编号：

三级目录信息

一级目录名称：一级目表编号：

二级目录名称：二级目灵编号：

三级目录名称：三级目灵编号：

3.操作

•创建一级目录

•创建二级目录

•创建三级目录

•删除

•编辑

犯档案条目库

1数据库描述

功能：保存档案条目信息。

角色：公司档案管理员

权限：管理者——公司档案管理员

作者----default

读者----default

2档案投档

1.流程：

员工创建档案文件一一＞事业部档案管理员归档

2.容：

•普通员工创建投档文档,填写容（红色部分）：

档案条目

档案编号页数1

文件号文件名称1

备注1

目录

产生日期1产生部门1保存期限

权限归档部门承办人

特殊权限

是否存档密级

项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）

客户名称1归属地1项目名称1

金额1项目周期1

结项日期1服务期1

档案文件

档案类型1

附件1

档案库信息

创建人创建日期

归档日期

审批信息

审批人：2审批时间：2

•提交事业部档案管理员归档。

3.操作：

•创建档案

•编辑

•删除

3档案归档

1.容：

•档案管理员创建档案流程：

•创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。

•如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的

卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。

•如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗容，然后创建档案。

•在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。

•档案在系统中需填写以下容，形成档案条目。

档案条目

档案编号页数

文件号文件名称

备注

目录

卷宗名称卷宗编号：

产生日期产生部门保存期限

权限归档部门承办人

特殊权限

是否存档密级

项目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）

客户名称归属地项目名称

金额项目周期

结项日期服务期

档案文件

档案类型

附件

档案库信息

创建人创建日期

归档日期

4档案编码规

三级目录

案卷号

档案编号

一级目录编码按A/B/C/D……编码，按选择的目录名称自动生成。

二级目录编码三位数字，按选择的目录名称自动生成。

三级目录编码两位数字，按选择的目录名称自动生成。

年度编码两位数字，系统自动生成。

年限编码一位罗马数字，对应关系如下：

5年I

io年n

15年m

30年IV

永久V

级别编码（权限）按权限级别选择

卷序号编码当系统组卷时，根据原有序号，自动排序号。

文件序号编码当系统组卷时，根据原有序号，自动排序文件号。

5条目库配置文档

•在档案条目库中对档案文件附件存放的档案库进行配置，设置附件存放的数据库。

•当档案库数据库大小超过一定的数据量，管理员可新建档案库。

•配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。

文件库名称：

文件库路径：

6档案查询

•档案条目查询权限与档案相同阅读权限相同。

•提供模糊查询功能，通过输入关键字，可与档案条目中的所有字段匹配。

五.档案卷宗

1数据库描述

功能：保存档案卷宗。

权限：管理者一公司靡管理员

作者一事业部档案管理员、本部档案管理员

不能存取者一default

2档案卷宗维护

卷宗容:

卷宗名称一级分类二级分类三级分类

填写从目录库中选择（必从目录库中选择（如空从目录库中选择（如空

选）则编码为零）则编码为零）

卷宗描述：对此卷的描述

卷宗号：根据卷宗选择的目录，根据编码规则自动产生。

排架号：

所属本部：

已有页数：根据已创建的卷文件的文件页数总和计算得出。

卷容：自动获得卷每个文件的文件名称与文件号。并有档案容。

文件号：文件名称：

文件号：文件名称：

文件号：文件名称：

文件号：文件名称：

......

•当对卷宗中三层分类信息中的任何一级分类做修改后，需要点击"更新卷宗”操作,

对卷宗所有文档的信息进行更新。

3档案卷宗配置文档

•当放置在此卷的文件页数超过设定值，不能向此卷宗归档，只能重新立卷。

•配置文档只能编辑、不能删除，配置文档只有一个。

卷宗最大页数：

4操作

•创建档案卷宗

•编辑

•更新卷宗

六,档案借阅

档案借阅分为档案查询、档案借阅，其中档案借阅分为借阅审批与借阅管理。

1档案宜询

•公司档案管理员将根据查询人提出的查询申请，在查询界面中进行查询，并将查询

结果导出excel表，作为附件发送给查询人。

•查询人需在查询结果中确认需要的档案条目，记录档案编号。

•查询单样式：

档案查询单

查询人：本部：事业部：

查询日期：返回结果日期：

杳询容：

关键字1:关键字2:

关键字3:关键字4:

返回结果：

2档案借阅审批

•档案借阅人在查询流程中获得档案编号后，将填写借阅单，并选择自己所在的本部、

事业部。

•系统根据查询人填写的档案条目中的权限信息和本部、事业部的信息，定义审批流

程。

•当系统中定义的事业部总经理、本部长定义为多人时，系统缺省将定义第一个领导

作为审批人。

•填写借阅单时，如果该档案是实物或纸制档案，且被借出，系统将提示用户现在不

能借阅。

•档案卷宗中增加档案移交标记，当档案由本部移交事业部时，将此标记置为"是"。

•当借阅档案为纸制或实物档案，且标记为"是"时，流