投资控股集团有限公司档案管理办法

投资控股集团有限公司档案管理办法

第一章总则

第一条为加强集团公司档案管理，完整、系统、规范

地保存公司的档案资料，根据《中华人民共和国档案法》、

《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法实施

办法》和国家档案局第号令《企业文件材料归档范围和档案

保管期限规定》、财政部和国家档案局《会计档案管理办法》

等法律、行政法规规定，制定本规定。

第二条本规定所指的公司档案是指集团公司在经营、

管理、研发和服务等活动过程中形成的各种门类和载体的记

录。主要包括：文书档案、业务档案、会计档案、声像档案

等。

第二章档案的管理与利用

第三条集团档案实行集中与分级管理相结合的原则，

集团公司档案室负责全公司主体档案的管理，并对各二级公

司档案管理工作进行指导、监督和检查。

第四条集团各级档案室履行下列职责：

（一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政

策，制定本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销

毁、移交等有关规章制度；

（二）统筹规划并负责本单位档案的收集、整理、保管、

鉴定、统计和提供利用工作;

（三）指导本单位文件材料的形成、积累、整理和归档

工作；

（四）监督、指导本单位所属机构的档案工作。

第五条集团公司各部室要指定一名兼职档案管理员，

由其负责按照本规定的文件归档范围，收集、整理、保管与

本部室有关的文件材料；并按规定将业已处理完毕的文件材

料收集齐全，于次年4月底前移交公司办公室归档。

第六条各部室档案管理员向办公室移交档案时，应先

说明整理归档的有关情况，再由办公室档案管理员对归档目

录进行认真清点、核对，证明归档内容与归档目录相符后，

交接双方在“公司档案归档移交登记簿”上履行签字手续，

双方各执一份备查。

第七条档案的鉴定。档案管理员根据档案的内容、来

源、时间、名称等方面进行鉴别，确定各类档案的保管期限。

并于每年年底对库存档案进行一次清理，对保管期满的档案

按规定进行销毁或作相应处理。

第八条凡需利用档案者，均须填写档案借阅审批单，

依据调阅权限和档案密级，经相关负责人签批后方能凭单借

阅档案。

第九条各类档案一般仅供在档案室阅看，利用档案人

员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、

批注等。

第十条如需要摘抄档案内容、复印档案资料，应经主

管部门批准并在揩案借阅审批单中注明摘抄、复印内容，并

在档案管理人员的监督下完成摘抄、复印工作。

第十一条档案的销毁。

（一）档案销毁的具体工作由档案室承办，对已失效的

档案，认真鉴定，编制销毁清册，报公司相关领导审批后方

可销毁，并立卷归档，永久保存。

（二）销毁档案时要有相关档案管理人员二人以上，并

由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第三章档案的保密安全

第十二条楮案管理人员和借阅档案人员必须严格遵

守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。如

需要借阅涉及秘密及以上密级的档案材料，需按集团公司

《保密工作暂行规定》（集团办（）号）的相关规定办理借

阅审批手续，严防泄密。

第十三条任何人不得将档案内容泄露给无关人员，如

有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，严肃处理。

第十四条揩案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私

人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。

第十五条非档案管理人员，未经批准不准进入档案

室。

附件1:

省投资控股集团有限公司

档案分类类目、归档范围、保管期限表

分类类目

保管

一级二级归档范围

期限

类目类目

1.1公司党委会会议文件材料

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、决议、记录、

1.1.1永久

纪要，讨论通过的文件等材料

1.1.2讨论未通过的文件10年

1.2公司党员代表大会会议文件

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、选举结果、决

1.2.1永久

议、记录、纪要，讨论通过的文件等材料

筹备工作、选举工作中形成的文件材料，会务工作安排材料、讨

11.2.210年

论未通过的文件、大会交流发言、简报等材料

党

务1.3公司党务综合性工作材料

A工

党委制定的有关条例、规章制度、办法等文件，“三重一大”等

党作1.3.1永久

重要专项活动通知、报告，重要调研文件材料等

群

管1.3.2情况反映、简报及一般文件材料30年

理

类1.4上级党组织对公司领导职务任免的通知、决定等文件永久

1.5公司党委关于人事任免的通知、决议、批复等永久

公司党委重要专项活动报告、重大问题的请示、报告及上级党组

1.6永久

织的批示、批复等

公司党委关于表彰先进的通知、决定、公司党委及个人受上级表

1.7永久

彰的通知、申请材料等

2.1公司党员、党组织情况等统计报表永久

2

组2.2党员干部考察、考核、任免、政审、决定等文件永久

织

公司基层党组织关于机构设置、调整、人员编制等方面的决定及

工2.3永久

通知

作

2.4公司党员党费收支等文件30年

公司党员入党、转正、退党、取消预备党员资格、转入转出的决

2.5永久

定、通知、党组织关系的介绍信和存根

公司党员教育活动（科学发展观、先进性教育、群众路线等）过

A2.6

2程中形成的材料

党群

组织重要的永久

管理2.6.1

工作

类

2.6.2一般的10年

3.1新闻媒体对公司的各类宣传报道及相关材料

中央、省、市级电视台、报纸对公司重要活动、重大事件、典型

3.1.1永久

人物的宣传报道的文字、影音、影像等资料

3.1.2一般的宣传资料30年

3.2公司的年鉴、大事记、组织沿革等编研成果材料永久

3.3公司出版的内刊杂志、制作的各类简介、宣传图册等印刷品30年

3.4公司印发的各类情况通报、简报等参考资料10年

3

宣

3.5社会责任工作相关文件材料

传

工3.5.1公司社会责任报告永久

A作

党3.5.2参与和投入社会公益、慈善、捐赠事业的记录文件材料永久

群

3.5.3公司赈灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料永久

管

理

3.6公司精神文明建设工作相关材料

类

3.6.1精神文明建设工作规划、总结、汇报、审查报告、批复等材料30年

获得省部级（含）以上先进单位、道德模范、劳动模范、先进工

3.6.230年

作者的文件材料

3.6.3其他精神文明相关的表彰、奖励类文件材料10年

纪检专项治理（小金库专项治理、公务用车专项治理等）工作文

44.1

件

纪

检4.1.1重要的30年

与4.1.2一般的10年

监

纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、

察4.2永久

计划、总结等材料

工

党员干部、职工违纪情况调查报告、审瓷结论、处理意见等文件

作4.3

材料

4.3.1重要案件永久

4.3.2一般案件30年

4.4对党员干部的党纪政纪的处分决定

4.4.1警告（不含）以上永久

4

纪4.4.2警告处分30年

检

4.5纪委效能监察文件30年

与

监

4.6党风廉洁从业建设和廉洁自律工作的文件材料30年

察

工

4.7群众来信来访材料及调查处理结果30年

作

4.4.1重要的永久

4.7.2一般的30年

5.1工会委员会、工会会员代表大会、职工代表大会会议文件材料

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、选举结果、决

A5.1.1永久

党议、记录、纪要，讨论通过的文件等材料

群筹备工作、选举工作中形成的文件材料，会务工作安排材料、讨

55.1.210年

管工论未通过的文件、大会交流发言、简报等材料

会

理5.2工会会员统计年报、会员名册、工会委员增补、任免通知永久

类工

作5.3工会表彰先进的决定及申报材料永久

5.4工会工作的规章制度、年度计划和总结、决定、通知等材料30年

5.5工会经费开支、提取等规定、办法、通知30年

6.1共青团代表大会相关文件材料

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、选举结果、决

6.1.1永久

6议、记录、纪要，讨论通过的文件等材料

共筹备工作、选举工作中形成的文件材料，会务工作安排材料、讨

6.1.210年

论未通过的文件、大会交流发言、简报等材料

团

6.2共青团团员统计年报、团员名册、职务任免通知永久

工

作共青团先进人物事迹材料、优秀支部材料、先进个人、集体表彰

6.3永久

决定及处分决定、评先申报材料及批复

6.4共青团工作的规章制度、年度计划和总结、决定、通知等材料30年

上级机关、领导来公司检查工作、调研时的题词、指示、讲话及

1.1

B相关汇报材料等

1

行政

行政重要的永久

管理1.1.1

事务

类

1.1.2一般的30年

1.2公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复

1.2.1重要的永久

1.2.2一般的30年

公司收到的有关机关、上级主管单位等相关机构制发的管理制

1.3

度、条例、规定、办法、通知等文件材料

1.3.1涉及公司经营管理重要事项、其他重要事项的文件材料永久

1.3.2与公司经营管理等工作有关的一般性文件材料30年

公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印

1.4永久

章等文件

1.5公司颁发的重要的指示、规定、办法、条例、通知等文件永久

B

1

行

行1.6公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等30年

政

政

管

事1.7公司年度工作计划、总结、工作要点、任务分解表等材料永久

理

务

类

1.8总经理办公会、专题会、党政联席会会议文件材料

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、决议、记录、

1.8.1永久

纪要，讨论通过的文件等材料

1.8.2讨论未通过的文件材料10年

1.9公司召开或承办的各类纪念、庆典、接待等活动文件材料

1.9.1重要的永久

1.9.2一般的30年

1.10公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料

1.10.1重要的永久

1.10.2一般的30年

1.11群众来信来访和处理结果等相关文件材料

重要的（有领导指示或批示）的来信原件、来访来电记录、办理

1.11.130年

情况、办理结果及相关证据等资料

1.11.2一般的资料10年

2.1公司制定的劳动人事方面的规划、规章制度、办法、决定等永久

2.2机构设置、名称变更、印章启用与作废、人员编制等相关文件永久

2.3耿工名册、人事统计报表及相关资料永久

职称评聘、职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）

2.4永久

等文件

22.5员工招录、转正、聘用、定级及辞职、辞退、离退休等材料永久

劳

动2.6劳动合同管理、社保、医保、工伤保险、住房公积金等文件材料永久

人

事2.7公司与员工签订的劳动合同永久

B管

行理2.8因劳动工作引起的纠纷、仲裁、调解等材料永久

政

管2.9干部职工评先评优、表彰奖励、处罚相关材料永久

理

类

2.10职工人事调动、工资调整、工资转移、劳动人事便函等证明材料永久

老干部、离退休职工、停薪留职职工、复转退军人安置等有关材

2.11永久

料

干部人事档案材料：干部履历表、职务任免和聘任的文件,对干

2.12永久

部的考察、考核、鉴定材料

33.1公司章程、营业执照、企业登记及变更永久

法

律3.2公司营业执照年检、资质年审资料30年

和

各种法律纠纷的诉状、代理词、判决书、调解书、裁决书、仲裁

风3.3永久

险决定书、证据材料、授权委托书

管各类合同审查过程中形成的登记表、审签表、合同、法律意见书

3.430年

理等文件

工

历年出具的授权委托书年

作3.510

3.6风险管理、内部控制工作文件材料

3.6.1风险管理、内部控制工作方案、计划、总结、报告等30年

内部控制管理手册、风险识别、评估、控制等过程形成的文件材

3.6.210年

料

3.6.3重大风险评估报告，风险管理体系建设文件材料30年

4.1公司重要专项审计报告、批复、调查与证明材料永久

经济责任审计过程中形成的通知、方案、交换意见函、询证函、

4.2永久

审计工作底稿、审计报告等材料

4

审公司内部例行审计、专项审计、绩效审计工作过程中形成的通知、

4.330年

计方案、交换意见函、询证函、审计工作底稿、审计报告等材料

工

作

4.4其它工作活动中的审计情况报告材料10年

4.5项目投资审计及投资项目后评价工作相关资料30年

5.1公司职工培训、学习计戈1、总结等相关材料

B5.1.1重要的30年

行5

政教5.1.2一般的10年

管育

公司制定的培训工作制度，鼓励、奖励员工学习的制度、办法等

理培5.2

相关材料

类训

工5.2.1重要的30年

作

5.2.2一般的10年

职工职业（任职）资格、专业技术职务统计相关报表，反映科研

5.3永久

学术水平的材料，学历、学位等材料

6

出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明30年

外6.1

事

出国考察、参加会议等外事活动的审批手续、日程安排、考察报

工6.230年

告等文件

作

参与或承办的各种论坛、专业学会、行业协会、群众团体活动的

77.1

时产生的相关材料

其

它7.1.1重要的30年

7.1.2一般的10年

7.2员工健康检查和处理工伤事故相关材料

7.2.1重要的永久

7.2.2一般的10年

7.3妇女工作及相关活动、文体活动、计划生育工作等方面的文件30年

7.4办公用房及物业等后勤管理的相关合同等材料

7.4.1重要的永久

B

7

行政

其7.4.2一般的10年

管理

它

类7.5职工购置单位住房的合同、协议和有关手续等材料永久

职工住房分配的规定、方案、细则，住房情况统计、调杳表及中

7.630年

请材料等

职工住房房产出租、职工承租、使用方面的申请、合同、协议材

7.730年

料

1.1董事会、监事会、股东代表大会等会议材料

通知、议程、参加人员名单、报告、领导人讲话、决议、记录、

1.1.1永久

纪要，讨论通过的文件等材料

1.1.2讨论未通过的文件10年

1

经1.2年度经营情况分析会等会议材料30年

营

1.3公司中、长期发展规划、纲要、经营战略等相关文件永久

C管

经理

1.4公司、所属和控股企业的经营目标责任书、业绩考核评价等材料30年

营

管公司投资、并购、改革、改制、重组、退出、资产转让等重大经

1.5永久

理营决策相关文件

类1.6公司经济运行指标完成情况分析报告等材料30年

上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查、审计等方面的

2.1

2通知、批复

财2.1.1重要的永久

务

管2.1.2一般的30年

理上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、

2.230年

通知等

2.3公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等30年

2.4公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料永久

2.5公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料10年

2.6公司资金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等

2.6.1重要的永久

2.6.2一般的30年

公司土地、房屋、基础设施等不动产的权属证明，房屋产权证，

3.1永久

土地使用权证等相关材料

3.2公司其他固定资产和无形资产权属文件材料永久

重要物资的采购审批手续、招投标合同、协议、来往函件、物资

3.3

保管台账、出入库记录等材料

3.3.1重要的永久

3.3.2一般的30年

33.4固定资产购置、调拨、报废的请示、报告及批复等

资

产3.4.1重要的30年

管

c理3.4.2一般的10年

经

3.5固定资产登记表、清单30年

营

管办公设备及用品的购置申请、采购审批手续、招投标、采的、调

3.6

理拨等文件

类3.7属固定资产的设备和用品的相关资料30年

3.8属低值易耗的设备和用品的相关资料10年

交通设备（如：车辆）采购申请、审批、批复，车辆产权、保险

3.930年

等材料

公司资产与产权转让、买卖、抵押、变更、评估、处置、注销等

4.1水久

4资产变动文件材料，因产权变动所致职工身份变化的材料

投

资4.2公司其它的债权、债务登记文件材料

与

4.2.1重要的永久

产

权

4.2.2一般的30年

管

公司在境内、外投资、并购、参股、股权受让、基金业务及债权

理4.3

型投资等投资业务中形成的文件材料

4.3.1重要的永久

4.3.2一般的30年

4.4公司报送年度投资计划的请示、批复、中期调整、总结等文件永久

5.1公司签署的战略合作协议、重要谈判的合同协议永久

5

合5.2公司签署的长期合同或协议及其补充件

同

管5.2.1重要的永久

理

5.2.2一般的30年

55.3公司签署的短期合同或协议及其补充件

合

同5.3.1重要的30年

管

理5.3.2一般的10年

6

6.1档案工作规划及规定、档案管理规章制度等材料30年

档

案

6.2档案移交清单、销毁清册永久

管

理

6.3档案利用成果材料30年

与

信信息化建设发展规划、信息化管理的规章制度，信息化总体设计

c6.430年

息方案，信息系统设计、开发、实施过程评审文件材料

经

化

营

工6.5信息系统运行维护、数据管理、安全保密等方案10年

管

作

理

类77.1公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久

信

用7.2公司形象宣传、展览会文件30年

管

理7.3公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久

8公司企业标识、商标标识、专利、商业秘密等知识产权创造、申

8.1永久

知识请、登记、运用、保管和管理过程中产生的材料

产权公司特许经营权证文件材料、资质认证、商誉评估、信用评级等

8.2永久

管理相关的材料

99.1安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料30年

安

全9.2安全生产检查的通知、简报、情况说明、整改措施等材料30年

管

9.3职工安全教育活动的材料10年

理

9.4安全、消防、应急演练、交通安全管理等方面的文件材料10年

10.1科技发展、业务创新的规划、计划及管理规定等30年

10

科

10.2科技创新、科技成果、业务创新、研发成果管理等材料30年

技

与

10.3科研课题的立项、评审、成果认定等材料30年

创

新

10.4科技创新、业务创新与合理化建议文件材料10年

管

理

10.5学术交流、论文、专题报告10年

1

会计1.1原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年

凭证

22.1明细账、总账15年

会计

账簿2.2现金银行日记账25年

D

会

3.1月、季度财务报告3年

计3

财务

档

报告3.2年度审计报告永久

案

4.1会计档案移交清册永久

4

其4.2会计档案保管清册、销毁清册永久

他

4.3银行余额调节表、银行对帐单5年

1.1公司获得的各种荣誉证书、奖杯、奖牌、奖章、锦旗

1

1.1.1重要的永久

奖品

1.1.2一般的30年

E

实2.1公司报废的法人印章、发文章及综合办事机构的印章永久

物

2

2.2公司所属单位失效的印章、发文章、部门印章30年

印章

2.3公司变更印章（新增机构形成的印章）永久

33.1重要领导及知名人士到公司视察工作时的题词、书画等永久

字画

4

4.1公司重要活动的代表性实物永久

其它

文书档案管理实施细则

第一条本细则所指的文书档案，是指集团公司在党群

工作、行政管理加经营管理等各项工作活动中形成的具有参

考利用价值、保存备查的文字、图表等文件材料。

第二条集团公司办公室负责对各部室移交的有关文

件材料进行收集、整理、保管，并督促、检查、指导各部室

文件材料的整理、归档工作；并对各二级公司的相关工作进

行业务指导和监督。

第三条归档手续。各部室兼职档案管理员应于次年4

月底前向办公室移交档案，应先说明整理归档的有关情况，

再由办公室档案管理员对归档目录进行认真清点、核对，证

明归档内容与归揩目录相符后，双方在“公司档案归档移交

登记簿”上履行交接手续，双方各执一份备查。

第四条文件材料的归档范围和保管期限按“公司文件

材料归档范围和保管期限表”执行。

下列文件材料可不归档：

（一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企

业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材

料，供工作参考的抄件等；

（-）文件方料中的重份文件，无查考利用价值的事务

性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文

件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价

值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互

相抄送的文件材料，公司领导兼任外单位职务形成的与本企

业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价

值的文件材料；

（四）各所属单位和控股企业报送的供参阅的一般性的

简报、会议纪要，其他社会组织抄送不需办理的文件材料；

（五）其他不需归档的文件材料。

第五条文书档案的保管期限定为永久、定期两种，按

公司文件材料归揩范围和保管期限表执行。

文书档案保管期限的计算应从案卷所属年度一月一日

算起。

第六条归揩的文件材料应为原件。因故无原件的可归

具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改。

第七条归档文件整理的原则是：遵循文件材料的形成

规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便

于保管和利用。

（一）归档时应将每份文件的正件与附件、印件与草稿、

请示与批复、转发文与原件、多种文字形成的同一份文件分

别立在一起，不得分开；

（二）归档时应将同一年度的文件放在一起整理，不同

年度的文件分开整理;

（三）跨年度的请示与批复文件应放在复文年归档；

（四）跨年度的计划或者规划应将文件放在计划内第一

年归档；

（五）磁盘、光盘、录音带、录像带、影片、照片等材

料，应与纸质文件统一整理、编目，分别存放，并在归档目

录上注明互见号；

（六）归档时应区分文件的价值，将短期保存与需要长

期保存的文件分开整理。

第八条凡永久保存的文件材料，应去掉文件材料原装

订金属物，在文件的左侧采用三孔一线的方法装订。定期保

存的文件，也应尽量采用耐久性较强的装订形式。

第九条归当文件应在分类方案的最低一级类目内，按

事由结合时间、重要程度等排列。对来往回复的文件，按复

文在前，原文在后的顺序排列；正件和附件，应按正件在前、

附件在后排列；对同一份文件的各种稿本，按存本在前、定

稿在后、草稿在末尾的顺序排列。

公司的会计、干部与职工人事等文件材料的归档范围和

档案保管期限，按国家有关规定、标准执行。

第十条归揩文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，

并在文件首页上端的空白位置加盖归档章、填写相关内容

（年度、保管期限、件号等）。编号不能发生重号或缺号、

中间跳号，字码应写得整齐规范，大小适中，位置统一。

第十一条将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并

填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。备考表项目包括盒内

文件情况说明、整理人、检查人和日期。

第十二条集团公司办公室在档案室内设置专门桌椅，

为查阅人员提供方便。凡需借阅档案者，均须填写档案借阅

审批单，经相关负责人签批后方能凭单借阅档案。对属于公

司商业秘密的文书档案，应按照集团公司《保密工作暂行规

定》（集团办〔2014〕140号）的相关规定办理借阅审批手

续。

第十三条公司档案一般不准借出。如确因工作需要借

出时，均须填写档案借阅审批单，经相关负责人签批后经分

管领导审批意后