博物馆文物藏品档案与藏品信息管理

博物馆文物藏品档案与藏品信息管理孟中元内容提要：博物馆对藏品负有科学管理、科学保护、整理研究、公开展出和提供使用的责任，为适应信息时代发展的要求，必须加强藏品档案和藏品信息的科学化、规范化管理。博物馆文物藏品的管理包含对文物藏品实物的管理和文物藏品信息的管理，在管理中应做到紧密结合，二者并重。关键词：藏品档案藏品信息系统管理博物馆是“文物和标本的主要收藏机构，宣传教育机构和科学研究机构，是我国社会主义文化事业的重要组成部分”。博物馆藏品是国家宝贵的科学和文化财富，是博物馆业务活动的物质基础。文物藏品管理是博物馆主要业务工作之一，其任务是对馆藏品进行保藏、保护和整理研究。藏品信息管理又是博物馆藏品管理的一个组成部分，它是藏品管理工作的延伸和发展。藏品信息产生于藏品本身，是藏品的衍生产品，是人们通过对藏品的认知和研究，以文字、图像等形式，记录、描述、复制、加工于其他载体之上的信息产品，也是能够反映文物藏品历史价值、艺术价值、科学价值的实现形式。博物馆文物藏品的管理包含对文物藏品实物的管理和文物藏品信息的管理。为了使博物馆文物藏品管理适应信息时代发展的需要，加强管理工作的科学化、规范化，在管理中使用计算机技术对文物藏品信息进行数字化管理成为必要。一、如何建立博物馆文物藏品档案博物馆对藏品负有科学管理、科学保护、整理研究、公开展出和提供使用（对社会主要是提供藏品资料、研究成果）的责任。保管工作必须做到：制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便。按照文物藏品管理的要求，必须先建立博物馆文物藏品档案。建立文物藏品档案首先应该对所有馆藏文物进行清库登记。必须按照《博物馆藏品管理办法》的有关规定建立藏品总登记账。在清库登记过程中，要边清理，边核对，边登记，做到藏品总登记账、藏品登记卡与藏品编号三者一致。藏品要求排列有序，安全整洁。保存在工作人员手中的文物资料，一律按规定日期办理移交手续，登记造册后再按规定提用，切实做到账册健全，账目清楚，改变有账无物，有物无账，账物不符，账物不分人的局面。其次，在清库、建账的基础上，组织专家对馆藏文物进行鉴定，为一、二、三级文物藏品建立藏品档案，这是加强藏品的科学研究，更好地发挥藏品作用的重要环节。博物馆应建立反映藏品基本情况的藏品编目卡片、藏品目录和藏品档案。藏品档案是反映藏品全部情况的记录材料。建立藏品档案的具体做法是：（1）填写藏品档案登记表。藏品档案各栏目的填写应规范化，藏品档案填写的内容包括馆名、文物名称、文物级别、总登记号、分类号、档案编号、原名、时代、作者、制作时间、数量、质地、色泽、用途、作者小传、来源、尺寸或重量、附属物与附件、人藏日期、入馆凭证号、形状内容描述、征集经过、铭记题跋、鉴藏印记、著录及有关资料书目、流传经历、鉴定意见、（修复、装裱、复制）记录、现状记录、备注、附录、绘图(或拓片)、照片。编目卡片是反映藏品情况的基本资料，是藏品保管和陈列、研究的基础工作。博物馆必须建立藏品档案，编制藏品分类目录和一级藏品目录。《一级藏品档案》和《一级藏品目录》的格式由文化部文物局规定。藏品档案的文字必须准确、简明，并附照片、拓片或绘图。（2）按照藏品自身的等级将藏品档案按类别编目。目前，博物馆对藏品尚无统一的分类办法，一般分为历史文物、艺术藏品、自然标本三大类，为了便于管理和检索，每一大类还可细分类。文物藏品档案是记录文物藏品信息的形式。文物藏品档案包括与藏品有关的历史资料、鉴定记录、修复记录、使用记录、有关的研究著录以及照片、拓片、器物绘图、检验报告等等。无论是在收集原始资料时,还是在管理过程中对藏品进行科学鉴定、分类、登记、编目工作所形成的各种文件材料以及在展出、借用、修复、保护、著录过程中形成的文件材料,都必须严格按照国家有关文物藏品档案的管理要求,及时建档,以保证文物藏品档案的完整。文物藏品档案构成了文物的藏品资料，藏品资料管理是对藏品全部管理过程中产生的各种记录资料的管理,包括所有馆藏文物的编目卡、文物总账、分类账等。藏品档案管理采用的载体是照片、绘图、拓片等纸质及录像带、胶片等介质，藏品信息管理的主要模式是信息的计算机管理，是以计算机等信息化设备为工具，对藏品档案进行数字化处理，包括对文字信息的录入，照片、图片的扫描，录像带的数字化采集等，建立藏品数据库进行计算机管理。博物馆藏品信息管理的对象是藏品信息，藏品信息管理“以信息为中心”，依据信息之间的逻辑关系，以及信息的产生和传播过程(即信息流)，构建计算机数据库，以数据库管理系统控制藏品信息的有序流动。藏品信息管理的基本目的在于深入发掘和充分利用藏品信息的潜在价值，满足全社会对藏品信息的多元化需求。二、我国博物馆实行藏品信息管理经历的几个阶段在90年代初期我国博物馆开始使用计算机进行藏品信息管理时，当时数据库开发产品还不太成熟，用于进行数据库信息系统开发的工具软件还没有发展完善，在当时的技术条件下，一些博物馆选用当时流行的数据库开发工具，如采用Foxpro、Infoxmix开发工具，按照国家文物局颁布的文物藏品档案规范，开始尝试开发文物藏品信息计算机系统。由于处在藏品信息管理系统建设初期，各博物馆在信息系统建设方面基本处于各自为政状态，数据采集标准、数据结构等不一致，基本无法实现机器交流，其原因主要在于各博物馆系统在长期的对文物藏品的管理中，都形成了自己独特的数据采集、记录方法，可以说没有任何一家博物馆的文物数据采集、记录项是完全一致的，就藏品管理而言，由于藏品的多样化、不确定性，长期以来没有形成统一的分类法。因此，当时开发的文物藏品信息系统虽然在藏品的科学管理中发挥出一定的作用，但限于所采用的数据库类型不同，并且当时国家文物局还没有颁布出《文物藏品信息指标著录规范》，在文物藏品数据库表的字段没有统一的规范和标准，各博物馆之间不能共享藏品数据信息，因而存在一定的局限性。随着计算机在博物馆藏品管理工作中的逐渐普及，以及博物馆信息化程度的不断提高，各博物馆之间、博物馆与社会之间的信息交流越来越多，藏品信息管理工作标准不一逐渐成为藏品信息资源共享的重大障碍。藏品信息管理标准化成为亟待解决的问题。为了建立全国统一的博物馆藏品信息管理系统，规范博物馆藏品信息采集著录行为，协调各单位的信息处理与交换，中央政府文物部门2001年发布的博物馆藏品信息指标著录规范。该规范是依据《博物馆藏品信息指标体系规范（试行）》（文物博发[2001]81号），结合山西、河南、辽宁、甘肃等文物数据采集工作的实践，为满足《馆藏文物信息管理系统软件》中有关数据采集著录的具体要求，由中国文物信息咨询中心组织编制而成。本规范根据对象属性特征和管理工作基本要求，确定了博物馆藏品的信息类目。采取层级分类法，将博物馆藏品信息指标分为3个指标群、33个指标集、139个指标项，涵盖了与藏品本体、管理和研究信息相关的各个方面。其中包括A藏品信息指标群、B藏品管理工作信息指标群、C藏品文档与声像资料信息指标群，以及各指标群下的指标集，如A01名称指标集，A02分类指标集，A03年代指标集……,其中A01名称为A0101名称，A0102原名……；B01搜集指标集，B02入馆指标集，B03鉴定指标集……,其中B01搜集指标集下的指标项B0101来源，B0102来源单位或个人……；C01管理文档指标集,C02研究论著指标集，C03声像资料指标集，其中C01管理文档指标集下的指标项为C0101文档名称，C0102文档编号……。随着计算机信息技术在博物馆应用中的不断深入和数字博物馆建设热潮的兴起，通过国际互联网实现文物资源信息在博物馆之间的共建共享成为数字博物馆发展的需要。博物馆在进行文物藏品数据库建设中，可以在比较成熟的技术条件下，遵循国家颁布的博物馆藏品信息指标著录规范开发藏品信息管理系统。从互联网上了解到的信息，一些致力于博物馆信息化产品应用开发的软件公司，遵循国家文物局颁布的有关规范和标准以及《博物馆藏品信息指标体系规范》，通过对多家文物管理单位的考察研究，已成功开发出文物藏品信息系统，并在全国一些博物馆得到成功应用。从目前出现的藏品信息系统来看，分为基于客户机/服务器模式和浏览器/服务器两种不同的架构，所采用的数据库基本为目前流行的大型关系型数据库系统。客户机/服务器模式的藏品信息管理系统适用于博物馆内部局域网下的藏品信息管理，而浏览器/服务器模式的藏品信息管理系统适应于在互联网环境下的博物馆藏品信息的管理。如果说通过网络技术可以使博物馆文物信息广泛传播，达到博物馆文物信息资源共享。而计算机网格技术则可实现互联网上所有资源包括计算资源、存储资源、通信资源、软件资源、信息资源、知识资源的全面连通。利用计算机网格技术可将分散在互联网上的数字博物馆集中管理起来，通过统一的数字博物馆文物藏品数据库检索平台，检索分布在互联网上的数字博物馆的异构藏品数据库中的文物信息，克服了信息孤岛的现象。网格技术在博物馆中的应用实例是我国大学数字博物馆的建设。由于分布在CERNET不同服务器上的大学数字博物馆存在信息冗余、各自为政、信息“孤岛”的现象，甚至相同或相近学科的不同大学数字博物馆之间没有实现资源的有机互连互通、信息的有效整合与共享。教育部在ChinaGrid海量数据处理网格环境下建立大学数字博物馆网格(UniversityDigitalMuseumGrid)，将分散在各个大学数字博物馆的大量资源整合起来，实现资源的有机互连、互通、共享。三、文物藏品信息管理涉及到的问题（1）要实现藏品信息的计算机化管理，就必须实现博物馆藏品信息管理工作的标准化，信息管理工作的标准化是指对藏品信息的内容及其表述方式制定、实施标准，达到统一。藏品信息管理标准化是实现藏品信息资源共享的前提条件。博物馆藏品信息管理只有实行标准化，才能既服务于内部专业人员，又能够满足公众对藏品信息的多元化需求。建立博物馆藏品信息系统是为了方便对于藏品信息的科学管理与有效利用，通过对藏品信息的检索与查询，以及对文物藏品的有关项进行精确的统计，可以使藏品管理人员管理好藏品档案和藏品信息，可以为博物馆业务研究人员通过藏品开展学术研究活动提供方便。（2）藏品档案和计算机藏品信息管理系统所使用的信息载体不同，它们的工作重点也不同。藏品档案工作的重点在于资料的搜集、分析和整理上，而计算机藏品信息系统的重点在于群体综合信息的查询与“资源共享”上。两者优势互补，互相依存，共同服务于博物馆的科研工作及各项业务活动，因而必须将藏品档案管理与藏品信息系统管理有效结合起来，两者必须并重。（3）藏品信息系统的应用应该服务于藏品档案资料的管理和方便于对藏品进行学术研究工作的需要。通过藏品信息系统，可以对藏品档案中的总登记号、分类号、级别、质地、时代、器形等在藏品数据中快速检索，迅速找到某件文物藏品的所有档案资料。当然，为了信息系统的安全，针对不同的使用者有不同的使用权限，研究人员对藏品数据库只有读的权限，只能检索藏品信息，无法对藏品信息做任何修改，无法看到藏品档案中不便于公布的保密信息内容。而藏品管理人员由于藏品的编目需要，对藏品数据库具有读写功能。不同权限的设定既方便了管理，又为研究工作提供了可共享的藏品信息，提高了藏品信息的利用率。（4）藏品信息系统是一个动态系统，藏品研究与著录资料，需要对国内外专家学者研究有关藏品所发表的文章、专著、报刊、图录等，对原文或通过剪辑、复印等方式，收集入档。并注明作者、书名、期刊号、出版单位、出版时间、章节、页数等，此外，有关史书上的记载与考证也应著录进去。藏品提供使用的记录是藏品的动态记录，指藏品在各方面发挥作用的记录，包括藏品在国内外、馆内外提出陈列展览、科学研究、供人观赏以及绘图、拍照、拓片、出版等使用，其藏品使用的时间、地点、经手人、负责人、藏品提出使用的凭证、展览合同及藏品出库前后的现状等，都应在档案中有所体现。(5)文物藏品信息重要的一种类型是文物影像信息。对博物馆文物影像信息资源进行高效管理的最普遍和有效的方法之一就是建立数据库。建立博物馆影像数据库结构可以帮助博物馆文物影像信息资源管理者高效便利地管理文物影像。文物影像数据库依赖的是规范标准的文物影像相关信息，包括文物影像本身的文物格式、大小，以及相关的文本信息。对博物馆文物数字影像采集的标准，文物部门要求参照国家文物局颁布的《博物馆藏品二维影像技术规范》(试行)执行，不仅要有每件文物的整体影像，而且还要采集反映文物特征、现状的局部影像。一般博物馆在采集文物藏品的二维影像时，从精度上分为三级，一级为高分辨率的真彩色图片，可用于满足图录的出版的要求精度；二级为中分辨率图片，可用于建立文物藏品影像数据库，方便对藏品信息的管理和对藏品检索及研究需要；三级为低分辨率的图片，可用于在Web上快速显示和藏品的略缩图使用。藏品二维影像是藏品档案所必需的项。另外有些博物馆在开发文物藏品信息系统时，还设计有文物藏品的动态影像信息，动态影像信息可记录文物藏品的征集过程或考古发掘的过程，也可以真实的记录文物藏品的全貌，比静态照片所包含的信息量更大，因而成为一种重要的藏品档案类型。(6)博物馆馆藏信息数据库是数字博物馆的核心数据库，这些数据字段的设计是满足博物馆全部业务职能的。并不是所有的数据都适合在互联网上发布。国家标准将之分为ABC三类，A类为本体信息(如名称、时代、质地、尺寸、作者等)，这类信息可以对外发布；B类为管理信息(如来源、收购价格、库房方位、征集流传经过、鉴定意见等)，这类信息中有的属于保密范畴而不宜发布；C类为研究信息，含有知识产权和科研人员的劳动汗水)，这类信息要暂缓发布，可考虑在今后有偿发布，以保护权利主体的合法经济利益。所以应对完整数据库进行删减形成专用的发布数据库，向公众提供信息服务。(7)文物藏品数据库建设中涉及到的古文字计算机处理问题。博物馆收藏我国历史上的不时代带有古文字的文物藏品，包括甲骨文、金文、简帛文、货币文、玺印文、陶文、石刻文、小篆等多种类型。迄今已版的各类古文字字汇的收字统计，这几种古文字字形有16万之多。甲骨文是刻在龟甲或牛肩胛骨上的文字，金文是铸或刻在青铜器上的文字，这些文字是不可替代的珍贵材料，具有重大的学术研究价值。就金文来说，由于铭文材料多而分散，尤其是金文的古文字形体特征，给传统的汉字排印出版系统带来困难，也给有铭文青铜器文物建立数据库带来了麻烦，所以铜器铭文还无法像传世文献那样实现以字为单位的语境检索。中国文字研究与应用中心开发出的《金文语料库》和《金文字库》及“古文献引得编制系统”，为用计算机编辑处理古文字开了先河。有了古文字输入系统，就可以一改古文字工具书手抄手摹的做法，全部用计算机处理，并且可以由单字检索该字所出现的句子、篇章、器名以及著录，为文物考古及历史文化研究带来了方便。又据《计算机世界报》1994年第1期的报道，我国采用计算机编辑壮文古藉的古壮文处理系统研制开发成功，对筛选后的8626个古壮字，建造了16点阵显示、24点阵打印和激光矢量字库，并以现有汉字排版系统为支撑，增加转换、过滤、补字等功能，这为壮古文古藉的整理、编辑出版、建立文物数据库带来了方便，是古文字电脑处理技术的一项新突破。这些技术的开发成功说明了用计算机处理如甲骨文、金文、陶文、简牍、石刻文等古文字的可行性，可解决文物藏品数据库涉及到古文字输入、保存、输出、检索等问题。由于古文字构造复杂,种类繁多,如何利用计算机有效处理众多古文字仍然是个难题。由于现代出版系统普遍采用电脑排版,以前靠扫描古文字图片和手写等方法处理方式不能满足出版需要，文化传播与学术交流更多地利用网络传播手段，涉及到古文字的资料需要在网上发布，博物馆文物藏品数据库建设可能涉及到古文字的输入、保存、输出、检索等问题。存在的这些问题使得古文字进入计算机已经势在必行，科学整理字形，解决编码问题，是古文字信息处理的前提。现有的GB13000.1字符集和即将出台的超大字符集仍然不够与各种形制和各时代的古文字对应，古文字的调出只有依靠自己的编码，要想作好编码，字形的整理必须先行。为了确保古文字字库所收录字形的全面性，必须在分类建立古文字资料库的基础上，穷尽性地收集整理古文字自行，统计古文字的所有字形类别。传统字库字形的设计是在计算机辅助设计工具支持下,先设计好每一个字,再用数字化扫描仪扫描每一个字,然后拿扫描得到点阵字形和原来字形相比较,修正失真部分,最后再核对直到完全相同为止。为了保证古文字字库字形的准确性，造字时需依据拓片扫描造字，而不是依据字汇中摹写的字形造字，通用古文字字库的字模应该以拓片为模型进行设计。例如，甲骨文造字系统的实现过程主要分为两个阶段：一是输入拓片、图像处理(包括柔化、锐化、放大、缩小、扩展、收缩、二值化等)、提取轮廓、求连通图、寻找特征点、曲线拟合等字形生成过程;二是读取字形的数据、依据TrueType文件格式记录轮廓数据、把字形存入字库指定位置、形成TrueType格式文件、装入系统并注册等。字库建成后，还需要编制程序设计出特殊输入法以调用这种新造的古文字字形。对古文字进行计算机处理是古文字研究领域和中文信息处理领域里的一个新的发展方向,任务艰巨,不仅需要古文字专家和计算机专家通力合作,还要投入大量的人力、物力、财力才能建立一个满足古文字信息处理和学术研究需要的更开放、更完善的大型字库文字字库。（8）藏品信息系统不仅要考虑到本博物馆对藏品档案和藏品信息管理的需求，还必须适应数字博物馆建设的需要，使得博物馆的藏品信息可通过互联网进行检索和传播。借助计算机互联网通过数字博物馆这一形式，各个博物馆在统一的标准和规范下建立起藏品数据库，利用数字博物馆网格平台下进行藏品信息的共建共享，以消除博物馆之间出现的信息孤岛现象，为公众进行藏品信息的发布，研究人员可以检索各博物馆的藏品数据库中的藏品信息，为研究工作提供了详尽的文物藏品信息，大大促进和深化了学术研究工作。四、文物藏品档案与藏品信息管理的重要意义（1）文物是不可再生的文化资源，藏品档案的记录对于我们保护文物安全、复原文物、发挥文物的潜能有着重要作用。文物具有不可再生性，一旦损坏就会造成不可弥补的损失，而藏品档案就是对藏品的安全提供备查的证据资料。一旦藏品被盗或受损则有案可查，避免造成重大损失，而且可以减少提取藏品的次数。（2）藏品档案使我们对馆藏文物心中有数。博物馆的馆藏文物是全世界文化遗产的重要组成部分。只有完整的档案才能让我们更加了解馆藏文物的基本情况，起到为文物的管理、保护、利用提供参考的作用。（3）藏品档案可以为博物馆各项工作提供依据。作为真实历史记录集中保管起来的文件材料，它提供了原始凭证、科学依据和完备真实的信息，因此它是博物馆一切工作的立足点。科学地利用藏品档案可以为陈列展览、科学研究、社会咨询、对外交流等服务，从而提高文物藏品的利用价值。（4）藏品档案可以为社会各有关部门开展多学科理论研究提供第一手资料。藏品档案为系统、便捷、全面地查阅文物提供了方便，为深化学术研究发挥了重要作用。（5）藏品档案可以为藏品的保管、养护、修复提供参考。当文物因为某种原因损坏时，我们可以根据藏品档案对其进行修复。平时保管、养护时，藏品档案也为我们提供了一些基础信息。（6）藏品档案可以作为特殊情况和意外事故查考、处理的依据。藏品档案还起到凭证的作用。藏品若失窃，藏品档案可以作为追缴藏品的凭证。（7）文物藏品是博物馆开展各项业务活动的物质基础。在进行内部陈列、外部展出、科学研究、编辑图录等业务工作时,不可能派一大批人到库房里去挑选文物,只能借助于文物藏品档案先对需要的文物进行挑选,然后再进行下一步工作。（8）博物馆藏品管理的工作对象不再局限于藏品实物，已扩展到藏品信息和藏品保护与利用的各项方面。利用计算机将博物馆藏品的相关资料经过处理后，实现藏品管理系统的信息化，这样我们不仅可以通过电脑操作查询藏品的相关信息，传统方法完全依靠人工进行,要反复抄写多份档案、卡片和登记表，需要花费业务人员大量精力，存在繁琐、重复而效率低下的弊端，采用计算机管理可以克服这些弊端，还可以对藏品进行动态管理，对文物藏品档案进行数字化进行计算机管理便于对文物藏品的存储、管理、检索、统计、研究等需要。同时，信息管理系统的建立也为今后全国博物馆联网、资源共享，打下了坚实的基础。五、怎样做好藏品档案和藏品信息系统的管理工作做好藏品档案工作任重而道远。《博物馆藏品管理办法》明确规定，保管工作要做到制度健全、账目清楚、鉴定确切、编目详明、保管妥善、查用方便。为此，要实现藏品的科学化管理，必须做好以下几个方面的工作：（1）要建立健全一套完善的科学管理步骤。严格按照藏品接收、鉴定、登帐、分类、编目、定级、建档、入库、排架、提用、注销和统计等程序进行管理。（2）藏品档案是藏品在征集、鉴定、登记、管理、保护、研究、使用等一系列活动中的真实记录。《文物保护法实施条例》明文规定：“文物收藏单位应当建立馆藏文物的接收、鉴定、登记、编目和档案制度，库房管理制度，出入库、注销和统计制度，保