《现代大学计算机基础》课件第6章

第6章信息处理的综合应用6.1各展神通—文字的输入

6.2方寸之间—文字信息的输出

6.3管中窥豹—典型电子文档编排软件6.4绘形绘色—科技文章与图书的电子化编排6.5井井有条—电子表格

6.1各展神通—文字的输入

1.文字的输入形式

(1)键盘输入。键盘输入是指根据一定的编码方法，由人借助键盘将汉字输入计算机。这是现阶段最为可靠、现实的文字输入方式。键盘是一种方便、快捷、实用的手动输入设备，也是当前计算机输入设备中最常用也是最主要的输入设备。1868年，“打字机之父”—美国新闻工作者克里斯托夫·肖尔斯(C.Sholes)发明了沿用至今的QWERTY键盘，他将最常用的几个字母安置在相反方向，最大限度增大重复敲键时间间隔以避免卡键。1873年，使用此布局的第一台商用打字机成功投放市场，奠定了今天键盘的排列方式。通过键盘可以将英文字母、数字、标点符号等输入到计算机中，从而向计算机发出命令、输入数据等。现在的键盘都装有自己的微处理器，除了有通断功能外，还有一定的智能作用。

(2)其他输入方式。近年来，随着计算机技术和信息处理技术的发展，许多智能化的输入方式纷纷出现。例如：光电扫描(利用光学字符阅读器)输入、语言输入(利用语音识别技术，自动辨别语音要素，从不同的音节中找出不同的字，或从相同音节中判断出不同字)、手写输入、触摸或点击输入、脑电波识别与输入等。

2．汉字输入编码

计算机的键盘原来是专为英文输入而设计的，一个键对应于一个英文字符或标点符号。用户敲击键盘时，键盘的译码电路会产生所击键对应的代码，即ASCII码，并输入到计算机的内存中。输入汉字时，由于汉字字符数目远远多于英文键盘键的数目，因此，需要用几个键的组合来表示一个汉字，这种组合方式称为“汉字输入编码”。汉字输入码属于外码。不同的输入方法，形成了不同的汉字外码。汉字输入法从20世纪80年代开始发展，经历了单字输入、词语输入、整句输入几个阶段。汉字输入法编码可分为几类：音码、形码、音形码、形音码、无理码等。广泛使用的中文输入法有拼音输入法、五笔字型输入法、二笔输入法、郑码输入法等。流行的输入法软件平台，在Windows系统有搜狗拼音输入法、搜狗五笔输入法、百度输入法、谷歌拼音输入法、QQ拼音输入法、QQ五笔输入法、极点中文汉字输入平台；Linux平台有IBus、Fcitx；MacOSX系统除自带输入法软件外，还有百度输入法、搜狗输入法、QQ输入法；手机系统一般内置中文输入法，此外还有百度手机输入法、搜狗手机输入法等。总而言之，常见的汉字输入法可归纳为以下几类：

(1)按汉字的排列顺序形成的编码(流水码)，如区位码。

(2)按汉字的读音形成的编码(音码)。拼音输入法采用汉语拼音作为编码方法，包括全拼输入法和双拼微软新注音输入法。广义上的拼音输入法还包括台湾人使用的以注音符号作为编码的注音输入法，香港人使用的以粤语拼音作为编码的粤拼输入法。流行的输入法软件以智能ABC、微软拼音、紫光拼音、拼音加加、搜狗拼音、智能狂拼和谷歌拼音、百度输入法等为代表。

(3)按汉字的字形形成的编码(形码)。形码输入法是依据汉字字形，如笔画或汉字部首进行编码的方法。最简单的形码输入法是12345五笔画输入法，广泛应用在手机等手持设备上。电脑上形码广泛使用的有五笔字型输入法、郑码输入法。在港澳台等地流行的形码有仓颉输入法、行列输入法、大易输入法、呒虾米输入法等。流行的形码输入法软件有QQ五笔、搜狗五笔、极点中文输入法等。

(4)按汉字的音、形结合形成的编码(音形码)。音形码输入法是以拼音(通常为拼音首字母或双拼)加上汉字笔画或者偏旁为编码方式的输入法，包括音形码和形音码两类。其代表输入法有二笔输入法、自然码等。流行的输入法软件有超强两笔输入法、极点二笔输入法、自然码输入法软件等。

6.2方寸之间—文字信息的输出

文字信息经过文字处理软件的处理(对文字的字体、字号、字形等进行处理)后，要把处理结果的代码转换成文字,显示和打印出来。因此，计算机系统中要存储有关字符的字型点阵。计算机输出处理结果时，根据字符的代码计算字符点阵在存储器的存储地址，按照这一地址读出字符的点阵信息并显示和打印出来。汉字输出码提供输出汉字时所需要的汉字字型，用以将机内码还原为汉字进行输出。由于汉字是由笔画组成的方块字，所以对汉字来讲，不论其笔画多少，都可以放在相同大小的方框里，如用M行N列的小圆点组成的方块(称为汉字的字模点阵)，那么每个汉字都可以用点阵中的一些点组成。每个点用一位二进制表示，有笔形的为1，否则为0，就可得到该汉字的字形码，如图6.1所示。全部汉字字码的集合叫汉字字库。汉字字形点阵有16×16点阵、24×24点阵、32×32点阵、64×64点阵、96×96点阵、128×128点阵、256×256点阵等。为显示和打印输出汉字而形成的汉字编码为字型码，计算机通过汉字内码在字模库中找出汉字的字型码，实现其转换。一个汉字方块中行数、列数分得越多，描绘的汉字也就越细微，但占用的存储空间也就越多。汉字字形点阵中每个点的信息要用一位二进制码来表示。对于16×16点阵的字形码，需要用32个字节表示；24×24点阵的字形码需要用72个字节表示。汉字的点阵类型如表6-1所示。图6.1汉字的点阵信息图表6-1汉字的点阵类型

6.3管中窥豹—典型电子文档编排软件

6.3.1MicrosoftOffice

MicrosoftOffice是Microsoft公司推出的一个庞大的办公软件与工具软件的集合体，包括Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等组件，各组件之间具有良好的兼容性。当前，Office已成为全球的主流办公软件。

1．Word

Word是MicrosoftOffice套装组件中的文字处理程序，也是应用最为广泛的办公组件之一。它可以为用户提供文本编辑、排版、修饰、打印等操作，帮助用户制作出具有专业水准的文档。

2．Excel

Excel是电子表格处理程序，主要用来进行表格创建、公式计算、数据汇总、图表生成等。Excel是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。直观的界面、出色的计算功能和图表工具，使Excel成为最流行的微机数据处理软件。

3．PowerPoint

PowerPoint是演示文稿程序，用于创建具有专业外观的演示文稿。

4．Outlook

Outlook是桌面信息管理应用程序，用于提供全面的时间与信息管理功能。6.3.2WPSOffice

WPSOffice(WordProcessingSystemOffice)是由金山软件股份有限公司自主研发的一款办公软件套装，可以实现办公软件最常用的文字、表格、演示等多种功能。它具有内存占用低、运行速度快、体积小巧、强大插件平台支持、免费提供海量在线存储空间及文档模板、支持阅读和输出PDF文件、全面兼容微软Office97～2010格式(doc/docx/xls/xlsx/ppt/pptx等)的独特优势，覆盖Windows、Linux、Android、iOS等多个平台。

WPS(WordProcessingSystem)1.0诞生于1988年5月，从此开创了中文字处理时代。1994年，WPS用户超过千万，占领了中文文字处理市场的90%。1996年，随着Windows操作系统的普及，WPS的发展进入低谷。1997年，WPS97发布，这是第一个在Windows平台上运行的中国本土文字处理软件，在保留原有文字编辑方式的同时，支持“所见即所得”的文字处理方式。1998年8月，联想公司注资金山，WPS开始了重新崛起。1999年，WPS走出了单一字处理软件的定位，发布了集成文字办公、电子表格、多媒体演示制作和图像处理等多种功能的WPS2000。2001年5月，WPS正式采取国际办公软件通用定名方式，更名为WPSOffice。2002年，金山研发出了拥有完全自主知识产权的WPSOffice2005。2006年，WPSOffice开始进军海外市场，WPSOffice日文版(KingsoftOffice2007)、WPSOffice英文版陆续推出。在2013年发布了WPS2013版本，采用更快更稳定的V9引擎，启动速度提升25%；采用全新交互设计，大大增强了用户易用性；另外，四套主题随心切换、简化协同工作、实现PC、Android设备无缝对接等功能也成为WPS2013的新亮点。2014年3月，WPS6.0forAndroid正式发布，在应用排行榜上领先于微软及其他竞争对手，居同类应用之首。

WPSOffice的版本包括：WPSOffice个人版、WPSOffice专业版、WPSOffice租赁版、WPSOffice移动版(Android版、IOS版)等。个人版对个人用户永久免费。在用户需求方面，WPSOffice细分为多个版本，包括WPSOffice专业版、WPSOffice教师版、WPSOffice学生版、WPS2000繁体版(香港版、台湾版)、WPSOffice蒙文版等。在产品功能上，WPSOffice已成为以文字处理、电子表格、演示制作、电子邮件和网页制作等一系列产品为核心的多模块组件式产品。WPSOffice包括四大组件：“WPS文字”、“WPS表格”、“WPS演示”以及“轻办公”，能无障碍兼容微软Office格式的文档。另外，WPS在使用习惯、界面功能上，都与微软Office深度兼容，降低了用户的学习成本，完全可以满足个人用户日常办公需求。6.4绘形绘色—科技文章与图书的电子化编排

6.4.1有章可循—科技文章与图书的编排要求

1．科技期刊的编排要求

科技期刊是一种发表自然科学及技术研究内容的主要载体，主要用于介绍新知识、新技术、新工艺、新观点、新进展、新理论。科技期刊是定期或不定期的出版物，有固定名称，有相对固定的版式，用卷、期或出版年、月顺序编号出版。科技期刊的文章具有一定的深度，文章插图、公式、外文符号较多，排版难度较大。不同的科技期刊在排版格式上有自己的体例和特点，但大体上，各种科技期刊会有一些共性的要求，以保证期刊论文形式的整齐统一、美观大方，便于读者翻阅。一般而言，期刊论文的格式和内容要求如下：

1)题(篇)名

居中排版，三号黑体字。题(篇)名要求准确、简明、清晰、新颖、符合索引要求，中文题名一般不超过20个汉字，必要时可加副题名。文章应附英文题名。

2)作者姓名

居中排版，四号楷体字。文章作者名要有汉语拼音，姓前名后，中间为空格。姓氏全部字母大写，复姓应连写。名字的首字母大写，双名中间加连字符。名字不能缩写。例如：

WANGYi-jun(王翊君)，OUYANGYu-qing(欧阳于清)

3)作者单位

居中排版，四号楷体字。用圆括号括起，内容包括作者一、二级单位的全称、所在省市名及邮政编码。单位名称与省市名称之间以逗号分隔。英文的作者单位还需在省市名称及邮编之后列出国名，中间以逗号分隔。若有多个单位，要用逗号分隔，并用“1”、“2”等标号排序，同时在作者姓名处用上标的“1”、“2”等字样标明其所属的单位序号。

例如：

(桂林电子科技大学教学实践部，广西桂林541004)

(DepartmentofTeachingandPractice，GuilinUniversityof

ElectronicTechnology，Guilin，541004，China)

4)摘要

“摘要”两字五号黑体，其余文字五号宋体。摘要以提供论文内容梗概为目的，以第三人称简明、确切地记述论文的重要内容，包括研究目的、方法、结果和结论等基本要素。不加评论和注释。缩略语、略称、代号等在首次出现时必须加以说明。摘要要求短小、精炼、完整，中文摘要一般以不超过300字为宜，并附英文摘要。

5)关键词

“关键词”三字五号黑体，其余文字五号宋体。关键词是从论文的提名、摘要和正文中选取出来的、对表征论文主题内容具有实质意义的词语。关键词用作计算机系统标引论文内容特征的词语，便于信息系统汇集和读者检索。关键词一般选取3～8个，多个关键词之间以分号分隔。中、英文关键词应一一对应。

6)正文

正文是论文的主体，包括论点、论据、论证过程和结论。正文要求结构严谨、叙述准确、文字精炼、图表清楚(表用三线表)，量的外文符号一律用斜体。

正文内容编排格式为：

(1)一级标题：四号黑体字(序号用一、二……依此类推)。

(2)二级标题：四号宋体字(序号用1、2……依此类推)。

(3)三级标题：四号宋体字(序号用(1)、(2)……依此类推)。

(4)正文内容：五号宋体字。

7)参考文献

“参考文献”四字五号黑体，其余文字五号宋体。参考文献部分用于将论文在研究和写作中参考或引证的主要文献资料列于论文的末尾。在正文中采用顺序编码制对所引的内容进行标注。方法是用阿拉伯数字置于方括号中，标注在所引文字的右上角上(若引用的是图表则标注在其下方)。参考文献中作者3人以上时，必须写齐前3人姓名，超过3人时，其后加“，等”。每条参考文献条目的最后均以“．”结束。基本格式如下：

(1)期刊中析出的文献：[序号]作者.题(篇)名［J］.刊名，出版年份，卷数(期号)：起止页.例如：

(2)专著：[序号]作者.专著名［M］.出版地：出版社，出版年份.

例如：

(3)译著：[序号]原作者.译著名［M］.译者，译著出版地：出版社，出版年份.

例如：

(4)论文集：[序号]责任者.文集名［C］.出版地：出版社，出版年份.

例如：

(5)论文集析出文献：[序号]作者.文题［A］.编者.文集名[C].出版地：出版社，出版年.析出文献起止页.

例如：

(6)学位论文：[序号]作者.题(篇)名[D].授学位地：授学位单位，授学位年份.

例如：

(7)专利文献：[序号]申请者.专利名[P].专利国别：专利号，发布日期.

例如：

(8)技术标准：[序号]技术标准代号，技术标准名称［S］.地名：责任单位，发布年份.

例如：

(9)科技报告：[序号]作者.题(篇)名［R］.地名：责任单位，发布年份.

例如：

(10)报纸文章：[序号]作者.题(篇)名［N］.报纸名，出版日期(版次).

例如：

(11)电子文献：[序号]主要责任者.电子文献题名[电子文献及载体类型标识].电子文献的出处或可获得地址，发表或更新日期/引用日期(任选).

例如：

8)作者简介

姓名(出生年—)，性别、民族、籍贯、学历(学位)、职称、职务、研究方向。若第一作者为学生，还需提供通信作者(指导教师)的简介。

9)基金项目

如果文章是基金项目成果的一部分，需提供基金项目的名称和编号。

10)中图分类号

中图分类号指采用《中国图书馆分类法》对科技文献进行主题分析，并依照文献内容的学科属性和特征，分门别类地组织文献，所获取的分类代号。《中国图书馆分类法》是当前国内图书馆使用最广泛的分类法体系，1975年推出第一版，1999年出版了第四版。中国图书馆分类法共分5个基本部类、22个大类。采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的混合号码，用一个字母代表一个大类，以字母顺序反映大类的次序，在字母后用数字作标记。为适应工业技术发展及该类文献的分类，对工业技术二级类目，采用双字母，例如：

C95民族学 F23会计

TG金属学、金属工艺 TM电工技术

11)文献标识码

文献标识码是按照《中国学术期刊(光盘版)检索与评价数据规范》规定的分类码。每篇文章或资料应有一个文献标识码，作用在于对文章按其内容进行归类，以便于文献的统计、期刊评价、确定文献的检索范围，提高检索结果的适用性等。按照论文的性质，其文献标识码分为A、B、C、D、E五类。具体为：

A—理论与应用研究学术论文(包括综述报告)。

B—实用性技术成果报告(科技)、理论学习与社会实践总结(社科)。

C—业务指导与技术管理性文章(包括领导讲话、特约评论等)。

D—一般动态性信息(通讯、报道、会议活动、专访等)。

E—文件、资料(包括历史资料、统计资料、机构、人物、书刊、知识介绍等)。

各类文章的格式要求不同，一般A类文章要求有中英文题名、工作单位、摘要、关键词，还要有汉语拼音的作者姓名；B类和C类文章要求有中文题名及作者姓名。

2．毕业论文的编排要求

1)页面设置和打印要求

A4纸打印；页边距上下各为2.5厘米，左右边距各为2.5厘米；行间距取固定值(设置值为20磅)；字符间距为默认值(缩放100%，间距：标准)。

2)论文装订页码顺序

①封面；②中文论文摘要、关键词；③英文论文摘要、关键词；④目录(要求至少有二个层次，注明页码)；⑤论文正文；⑥谢辞；⑦参考文献；⑧附录。

3)章节目序号

章节目序号的级序规定如下：1、1.1、1.1.1、(1)、①

4)封面

封面题目用三号字、加黑、黑体字；其余用三号字、宋体字。

5)中文摘要

另起一页。“摘要”二字之间空一个中文字符，采用三号字、黑体、居中。空一行，采用小四号宋体书写中文内容摘要。

6)中文关键词

书写中文内容摘要之后，空一行书写中文关键词。“关键词”三字采用小四号、黑体，顶格写，后面添加冒号。另起一行，采用小四号宋体书写关键词，各关键词之间用分号分隔。

7)英文摘要(Abstract)

另起一页。“Abstract”采用三号字、TimesNewRoman字体、加黑、居中。空一行，采用小四号TimesNewRoman字体书写英文摘要内容。

8)英文关键词(Keywords)

书写英文内容摘要之后，空一行书写英文关键词。“Keywords”三字采用小四号加粗、TimesNewRoman字体、顶格写，后面添加冒号。另起一行，采用小四号、TimesNewRoman字体、接排方式书写关键词，各关键词之间用分号分隔。

9)目录

另起一页，开始书写目录。“目录”两字之间空两个中文字符，居中书写，使用三号、黑体字。另起一行，书写目录的具体内容(即标题)及对应正文的起始页码。目录的具体内容(即标题)要求标注到三级标题。书写目录的具体内容时，一级标题使用黑体四号字;二级标题使用黑体小四号字。

10)正文

(1)正文参考排版格式如图6.2所示。

(2)标点符号采用中华人民共和国国家标准《标点符号用法》(GB/T15834—1995)。

(3)科学技术名词术语采用全国自然科学名词审定委员会公布的规范词或国家标准、部标准中规定的名称，尚未统一规定或叫法有争议的名词术语，可采用惯用的名称。

(4)量和单位采用中华人民共和国国家标准GB3100-GB3102-93。非物理量的单位可用汉字与符号构成组合形式的单位。

(5)文中的数字，除部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。论文中数字表示方法应前后一致。

(6)图、表与正文之间要(上、下各)有一行(宋体小四号)的距离。图序及图名居中置于图的下方，表序及表名置于表的上方，字体均为宋体五号。图序和表序分别在全文中进行统一编号。如表1、表2，图1、图2等。图、表中的内容采用宋体五号字。图6.2毕业论文正文参考排版格式

(7)下文需要引用的公式，空一行(宋体小四号)居中书写，并在同一行右端用圆括弧即“()”中间加阿拉伯数字来统一编号，公式与下面的内容间空一行；不需在下文引用的公式，不用另起一行单独书写。

(8)注释。注释是对论文中某一特定内容的进一步解释或必要补充说明。注释一律采用脚注，不用尾注；当论文正文某处需要予以注释时，采用圆圈内加阿拉伯数字并书写在相应文字的右上角，以示需要予以注释。注释内容书写在标明有对应注释的正文的同一页下端(正文与页码之间)；在有注释的每一页，须在当页的正文与注释内容之间加划一条横线(自左往右)，其长度约为页面宽度1/4。注释要每页重新编号。注释为宋体五号字。注释格式参见“期刊论文的编排要求”中的“参考文献格式”。

11)谢辞

另起一页，“谢辞”二字中间空一个中文字符、四号字、黑体、居中。谢辞内容限1页，采用小四号宋体字。

12)参考文献

参考文献的格式(参见“期刊论文的编排要求”中的“参考文献格式”)。

13)附录

附加的用于补充说明的相关内容。

14)页眉

页眉内容为论文的题目，从正文开始，采用宋体五号字居中书写。

15)页码

封面不添加页码；中英文摘要合在一起排页码，从“1”开始；目录单独排页码，从“1”开始；正文单独编排页码，从“1”开始。页码使用宋体五号字，在页面底端居中书写。

3．图书版面设计风格的确定

版面设计是视觉传达的重要手段，是传播信息的桥梁。版式设计的应用范围大至报纸、刊物、书籍、产品样本、网页页面，小至学生社团海报、求职简历等平面设计各个领域。版面设计要艺术地表现内容的主题思想，增强书的可读性，对内容产生画龙点睛的效果，使读者有身临其境之感，产生丰富的联想和强烈的美感。版式设计具有“广告效应”，新颖、美观、大方、雅俗共赏的版面设计可以带来强烈的视觉刺激，增强读者的注目力与理解力，使传媒信息如虎添翼，影响读者的阅读情绪和兴趣，通过第一印象影响读者的购买意向。版面构图布局和表现形式是版面设计艺术的核心，版面设计的最终目标：一是要达到主题鲜明突出、一目了然；二是要追求意新、形美、变化而又统一，并具有审美情趣。常用的版面设计类型有：

1)满版型

满版型以图像填充整版，文案浮于图像上方。满版型主要以图像为诉求，传达直观而强烈的视觉感受，是商品广告常用的形式。

2)骨骼型

骨骼型常见的样式有纵向通栏、分栏(双栏、三栏、四栏等)和横向通栏、分栏(双栏、三栏和四栏等)，一般采用纵向分栏。在图片和文字的编排上则严格按照骨骼比例进行编排配置，相互映衬、相得益彰。骨骼型是一种规范的分割方法，条理性强，给人以严谨、秩序、理性的美感。

3)中轴型

中轴型将图形沿水平(或垂直)方向排列形成中轴线，文案配置在上下(或左右)。

4)对称型

对称型包括以中轴线为轴心的左右对称、以水平线为基准的上下对称、以对称点为源的放射对称；还有以对称面出发的反转形式，体现出秩序美和条理美。

5)上下(左右)分割型

上下(左右)分割型把整个版面分为上下(左右)两个部分，一部分配置图片，另一部分配置文案。配置的图片可以是一幅或多幅，文字可进行上下(左右)重复或穿插，以实现视觉平衡效果。

6)中心型

中心型版式用于产生强烈的视觉焦点，突出中心内容，主要包括：

(1)向心型：以版面中心为原点，各元素向中心聚拢收缩；

(2)离心型：以版面中心为原点，各元素如涟漪般向外辐射扩散；

(3)独立型：直接将独立的形象(包括圆形、四方形、三角形等基本形态和不规则形态)置于版面中心。

7)四角型

四角型是指在版面四角以及连接四角的对角线结构上编排图形。

8)并置重复型

并置重复型将相同或不同的图片作大小相同而位置不同的重复排列。并置构成的版面有比较、说解的意味，突出次序与节奏感。

9)曲线型

曲线型是指版面主体元素在版面结构上作曲线的编排构成，产生节奏和韵律。

10)倾斜型

倾斜型是指版面主体元素做倾斜编排，造成版面强烈的动感和不稳定感，引人注目。

11)自由型

自由型的结构编排自由、随意、无规律，予人活泼、轻快之感。6.4.2如出一辙—格式设置

1．文字格式

文字格式设置包括字体、字号、字形、字符间距及文字特殊效果设置等。对文字格式进行设置时，需先选中相应的文字部分，然后再进行设置。

1)字体

字体指文字的不同书写风格。各种字体带来的视觉效果不同，各有适合它们表现的内容和形式。中文字体有宋体、仿宋体、楷体、隶书、黑体、方正舒体、方正姚体、华文彩云、华文琥珀、华文新魏、幼圆、华文细黑等，例如：英文字体有TimeNewRoman、Calibri、Arial等，例如：

在中文排版中，一般正文部分采用宋体，显得整洁规范；而标题部分采用黑体，引人注意，起到视觉强调的作用。另外，有时也采用不同的字体来显示段落文字与其它部分的区别。除了文字编辑软件本身携带的字体库外，网络上还可以找到各种各样特别的字体。如何应用这些特别的字体，使得自己的文档与众不同呢？下面以Word软件为例，步骤如下：

(1)找到想要的字体，下载并将字体压缩包解压缩；

(2)打开字体文件夹，选择自己想要的字体文件并复制下来；

(3)打开C盘windows文件夹下的Fonts文件夹，将刚才复制的字体文件粘贴到Fonts文件夹目录下；

(4)打开Word编辑界面，在字体选项中便可以找到新安装的字体了。

2)字号

字体大小的计量单位用字号或磅数来表示。字号一般用于汉字，Word中的字号包括初号、小初、一号、小一、二号、小二号等，一直到八号字，共16种，对应的字符尺寸逐渐变小。磅(pt)是国际上通用的单位，指的是字符在一行中垂直方向上所占用的点，1磅等于1/72英寸(约等于0.35mm),磅数越大，对应的字符尺寸越大。Word文档中常用的磅值有5、5.5、6……72等。例如：在使用中，Word文档中的磅值可由用户自行在工具栏上的字号栏内输入介于1和1638之间的数字(其中小数点后可加一位，数值为0或5)，共3275种不同的数值。一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右。磅值和字号的对应关系表如表6-2所示。表6-2磅值与字号的对应关系

3)字形

字形指的是字符的多种书写方式，如加粗、倾斜等，其效果举例如下：

4)字符间距

字符间距指两个字符之间的间隔，对比效果举例如下：

5)字符垂直位移

书写的每一行文字都有标准水平线(基线)，字符无论采用任何字体、字号，一般书写在基线以上(下对齐原则)。有时，为了取得特殊的文本效果，也可对字符书写位置进行提升或降低，对比效果举例如下：

6)文字特殊效果

文字的特殊效果包括字体颜色、以不同颜色突出显示文本、文本艺术字效果、加字符底纹、字符带圈(加方框等)、上(下)标、加下划线(横线、波浪线、点划线等)、加着重号、添加删除线等，例如：

2．段落格式

以回车符作为自然段落的标记。对单独一个段落进行设置时，只需将光标插入该段落的任一位置即视为选中该段落为操作对象；对多个段落进行设置时，必须同时选中所有这些段落，方可进行格式设置。

1)段落对齐方式

(1)居中对齐：文字置于一行的中间，左右两端到页边的距离相等。居中对齐方式多用于标题。

(2)左对齐和右对齐：段落各行文字靠本行的左边(右边)对齐，右边(左边)不对齐。

(3)两端对齐：除了段落的最后一行外，各行文字无论字符多少，左右两端均对齐。最后一行没有占满一行的话，以左对齐的方式显示。

(4)分散对齐：各行文字无论字符多少，左右两端均对齐。段落中每行的最后一行如果字数较少，没有占满一行的话，则自动调整字符间距，使文字均匀拉开距离，将一行占满。

2)段落缩进

段落缩进功能用于使段落的左端或右端留出一些额外的空间，使此段落和其他段落有所区分。段落缩进格式包括：

(1)首行缩进：段落首行左端向右缩进一定距离。一般中文文章段落设置首行缩进两个字符，即通常所说的每段开头空两格。

(2)悬挂缩进：除首行外，段落其他行文字左端统一向右缩进一定距离。

(3)左(右)缩进：段落各行左(右)端统一向右(左)缩进一定距离。

各缩进形式举例如图6.3所示。图6.3段落缩进格式举例可以通过“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡对缩进量进行精确设定，也可以通过拖动页面上方水平标尺上的缩进标记对缩进量进行粗略但直观的设置。水平标尺的缩进标记如图6.4所示。图6.4水平标尺的缩进标志

3)段落间距

段落间距的设置包括行距和段前(段后)距离。

行距指行与行之间的距离。行距设置选项包括“单倍行距”、“1.5倍行距”、“2倍行距”和“多倍行距”等，也可根据特殊需求，自行设置“最小值”和“固定值”。默认的标准行距采用“单倍行距”，其具体距离与文本中的字号有关，如果段落中文字有不同字号，则根据该行中的最大字号的字符来确定该行的行距。如果设置行距为“最小值”，当段落中的文字字号较小时，按设定的值确定行距；当段落中的文字字号较大时，按照字号确定行距。如果设置行距为“固定值”，则无论段落中文字的字号大小如何，行距都是固定的，此时若字符的字号较大或有嵌入式的图片，则可能该行文字或图片只能显示出半截。此时只要将行距设置变大，或者选择“多倍行距”，即可使文字或图片完整地显示出来。

段前和段后距离指段落与段落之间的距离。可以通过“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡对段前和段后的距离行数进行设定。

行距和段前(段后)距离设置举例如图6.5所示。图6.5行距和段前(段后)距离设置举例

4)项目符号和编号

项目符号和编号是放在文本前的点或其它符号，起到强调作用。合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理，起到突出重点的作用。项目符号和编号常见的样式如图6.6所示，应用实例如图6.7所示。图6.6项目符号和编号样式图6.7项目符号和编号应用实例

5)中文版式

中文版式用于定义中文与混合文字的版式。

(1)纵横混排。纵横混排指的是将文档中被选中的文本以竖排方式显示，而其他未被选中的文本依然保持横排显示的版式效果。竖排的文本在段落行距不够宽的情况下会自动加宽行距，以确保以字符本身的尺寸进行显示。可以设置“适应行宽”选项，使竖排文本字符尺寸变窄，以适应原有行宽的高度。显示效果如图6.8所示。图6.8纵横混排(自动)效果(a)与纵横混排(适应行宽)效果(b)

(2)合并字符。合并字符是将选中的文本按照上下两排的方式进行显示。上下两排所占据的高度为一行的高度。进行合并的字符个数一般有限制，在Word2010中，规定一次最多只能合并6个字符。显示效果如图6.9所示。图6.9合并字符效果

(3)双行合一。双行合一是指将文档中的两行文本合并为一行，并以一行的高度进行显示。其显示效果如图6.10所示。图6.10双行合一效果

(4)首字下沉。首字下沉主要出现在文档或段落的开头处，用于加大字符，起到醒目的效果。首字下沉分为下沉与悬挂两种方式。下沉指的是首个字符加大，占据文档中多行的首要位置。悬挂指的是首个字符悬挂在文档的左侧，不占据文档中的位置，且该字符加大，其高度可与文档中多行的高度平齐。显示效果如图6.11所示。图6.11首字下沉(悬挂效果)(a)与首字下沉(下沉效果)(b)

3．页面格式

页面格式设置直接影响文档的打印效果，包括对文档进行页面版式、页边距、文档网格等格式的设置。

1)设置页边距

页边距指文档中页面边缘与正文之间的距离。页面顶端与底端的页边距数值默认为2.54 cm，页面左侧与右侧的页边距数值默认为3.17 cm，用户也可根据自己的要求对上、下、左、右的页边距进行设置。如果文档打印后需要进行装订，还需要设置装订线的位置(装订线位置只能设置在页面的左侧或上部)与装订线距离页边距的距离。

2)设置纸张

(1)纸张方向可设置为纵向或横向，默认的纸张方向为纵向。

(2)纸张大小：默认情况下纸张的高度为29.7 cm，宽度为21 cm，即通常所说的A4纸。用户也可根据需要选择不同的常用纸张类型或直接设置纸张的高度与宽度值。常见纸张规格尺寸对照见表6-3。

另外，在Word中还提供了信纸、Tabloid、法律专用纸、Executive、信封#10、信封Monarch等常见纸张类型以供用户选择。表6-3纸张规格尺寸对照表

3)页面背景

(1)水印。水印是位于文档背景中的一种文本或图片，水印效果可在页面视图、全屏阅读视图及打印出来的文档中看见。水印包括文字水印和图片水印。系统一般自带有水印样式(如“机密”、“紧急”、“草稿”等)可供选择，也可由用户自行设置不同的水印效果。

(2)页面颜色。页面颜色包括纯色和渐变色。渐变是颜色的一种过渡现象，是一种颜色向一种或多种颜色过渡的填充效果。文档的默认背景色一般为白色，用户可根据需要，自行为页面设置不同的纯色或多色渐变背景。

(3)页面背景图案。页面背景图案用于以图案或图片对页面背景进行填充，使文档更具美观性。常用的填充图案有：纹理填充、图案填充和图片填充。

纹理填充：采用编织物、水滴、羊皮纸等纹理图案，在文档背景中实现纹理效果。

图案填充：由点、线或图形重复组合形成的一种填充效果。

图片填充：将图片以填充的效果显示在文档背景中。

4)页面边框

页面边框有多种形式，包括方框、阴影框、三维边框以及装饰作用强烈的艺术型边框等。页面边框可根据需要在页面四周均加框，也可选取上、下、左、右某一方或几方进行加框操作。

5)文档网格

文档网格用于设置文档中文字的排列方向、文字的排列行数、每行的字符数及行与字符之间的跨度值等参数。

4．格式编排的一致性

1)使用格式刷

当多处文本和段落需设置为相同格式时，可利用“格式刷”工具，将已设置好的格式直接复制到其他待设置格式的字符和段落上。

2)使用样式

“样式”是指对字、词、句、段和章等文本元素格式进行定义并保存的一组格式组合，在设置文本格式时，直接使用这些命名后的字符和段落格式对文档进行快速格式化，可保证文档格式风格的一致性，快速改变文档外观，避免重复操作。用户可使用系统自带的标题样式、正文样式等内置样式(如Word提供了“标题1”、“标题2”、“标题3”、“副标题”、“正文”、“明显强调”、“明显引用”等样式供直接调用)；也可根据工作需求与习惯创建新样式并对新样式进行命名，之后，就可直接对新建样式进行调用了。

3)使用模板

例如，Word中提供了基本报表、基本简历、平衡报告等50多个样本模板，同时还提供了形式多样的O模板，包括表单表格、备忘录、新闻稿、名片、日历、会议议程等多种形式，便于用户选择。用户也可创建自己的模板文档，便于以后进行同类文档编辑时直接调用。6.4.3锦上添花—插图、艺术字、SmartArt图形、文本框与表格

1．插入图像(图片)

文档中插入的图像(图片)不仅可以来自剪贴画库、扫描仪或数码相机，而且还可以来自本地计算机与网页。

常见的图片文件格式有：*.bmp、*.jpg、*.tif(动态图片)、*.wmf等。

对图像(图片)对象的主要处理技术包括：裁剪图片、调整大小、旋转、调整亮度和对比度、设置图片效果(阴影、映像、发光、棱台、柔化边缘、三维旋转)、设置图片版式、设置艺术效果(胶片颗粒、纹理化、塑封等)、删除背景、压缩图片、设置叠放次序、设置文字环绕方式等。

2．插入图形

进行文档制作时，用户可根据需要，自行绘制矩形、椭圆形、箭头等多种图形。例如，Word2010为用户提供了线条、基本形状、流程图、公式形状、箭头、标注、星与旗帜等多种常用类型的形状。

对图形对象的主要处理技术包括：调整大小、调整形状、旋转图形、调整图形的边线粗细和颜色、设置图形填充颜色、在图形内部添加文字、设置图形效果(阴影、映像、发光、棱台、柔化边缘、三维旋转)、翻转图形、设置叠放次序、设置文字环绕方式、组合图形等，部分处理效果如图6.12所示。图6.12图形处理效果示例

3．插入艺术字

艺术字是一个文字样式库，是一种可以在文档中移动或放置在文档中的对象，用于在文档中创建鲜明独特的标题或标志，如具有渐变填充、棱台效果、映像、阴影等效果的文字等，从而产生强烈的装饰性和强调效果，对艺术字的主要处理技术包括：调整大小、形状、字体颜色、轮廓线条、文字效果(阴影、映像、发光、棱台、柔化边缘、三维旋转、弯曲转换)、更改文字方向、设置对齐方式等。部分艺术字效果如图6.13所示。图6.13艺术字处理效果示例

4．插入文本框

文本框实质上是一个能够装载文本、表格和图形的容器。它是一个独立的编辑区，用于在页面的任意位置输入独立的文稿、图片或表格等元素。文本框可以在文档中任意移动而不影响其他文档的排版秩序，从而实现版面空间的充分利用。用户可以自行绘制“横排”或“竖排”文本框，也可使用系统自带的多种内置文本框模板。对文本框的主要操作包括：设置文字方向、设置文本框外观样式、创建文本框之间的链接等。

5．插入SmartArt图形

SmartArt图形是一种信息的可视表达形式，通过不同的布局，有效地传达信息和观点。SmartArt图形包括“流程”、“层次结构”、“循环”、“关系”等图形类型，每种类型中包含多种不同的布局。在使用SmartArt图形时，可以随意切换布局或类型。在新布局中将自动保留大部分文字和其他内容以及颜色、样式、效果和文本格式。用户还可以在SmartArt图形中添加和删除形状，从而调整布局结构。此时，形状的排列和这些形状内的文字量会自动更新，以保持SmartArt图形布局的原始设计和边框。对SmartArt图形的操作包括：添加文字并设置文字样式、添加或删除形状、更改颜色、设置三维效果、更换布局、更改方向等。采用SmartArt图形的出发点应是表达清楚和易于理解，对最适合显示数据的类型和布局进行可视化。例如，需要显示流程步骤时，选用“流程”类型；需要显示周而复始的流程时，选用“循环”类型；需要显示组织结构时，选用“层次结构”类型；需要显示各部分与整体的关联时，选用“矩阵”类型。另外，为了强化SmartArt图形的视觉吸引力，SmartArt图形中的形状个数和文字应尽量浓缩，仅限于表示要点，如图6.14所示。图6.14层次结构SmartArt图形6.4.4首尾呼应—页眉与页脚

页眉在页面的顶部，页脚在页面的底部，如图6.15所示。页眉和页脚通常显示文档的附加信息，常用来插入时间、日期、页码、单位名称、微标等。页眉和页脚也可用作提示信息，特别是其中插入的页码，通过这种方式能够快速定位所要查找的页面。系统提供了简单型和多种艺术型页眉和页脚模板供用户选择。页眉和页脚的文字可以直接输入，也可以在功能区中设置文字格式。除文字外，页眉和页脚可以采用字符、图形、图片、艺术字，也可以插入日期、时间等控件。根据用户需要，还可以设置“首页不同”、“奇偶页不同”等选项。图6.15页眉页脚布局示例6.4.5按图索骥—目录、索引与标注

1．目录

对于内容复杂、篇幅较长的文档，往往需要采用目录功能来帮助用户查看整个文档的层次结构与内容，从而实现快速查看与查找所需信息，如图6.16所示。

用户可以选择自动创建目录功能，前提是用户必须先将要显示在目录中的文本标记为目录项。标记目录项有两种方式，可以在大纲视图中向各个文本项指定目录级别，也可以直接使用内置标题样式。对目录的编辑包括调整显示的标题级别数目、更改目录整体外观、更改输入文本和页码间显示的行的类型、更改字体、字号和缩进量、更新页码或更新整个目录等。图6.16目录效果

2．索引

索引功能用于帮助用户把文档中的主要概念、题名、关键词或语句摘录下来，标明出处与页码，并按照一定的规律(拼音或笔划顺序)分条排列，便于用户查阅文档中某个词或短语在文档中出现的次数及其所在的页码，如图6.17所示。索引是图书中重要内容的地址标记和查阅指南，设计科学编辑合理的索引不但可以使阅读者备感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。图6.17索引编制索引时，首先需标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项。索引的标记可以是文档中的一处，也可以是文档中全部的相同内容。如果标记了文档中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成，此后系统将收集索引项、排序、引用页码，并会自动查找和删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引。索引的格式可自行选择，排序方式有“笔画”和“拼音”两种。完成索引标记之后，就可在文档中(通常在文档开头或末尾)提取所标记的索引，生成索引了。如果当初选择的是“标记全部”，则索引会标记出用户所索引的某个词出现的所有页码。一个索引词在同一页中出现多次时，只会标记一次。对索引的编辑包括索引格式修改和页码更新等。

3．标注

对文档的标注一般包括脚注和尾注。脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。脚注和尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应的注释文本，如图6.18所示。脚注或尾注一般采用连续编号方式，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。

用户对脚注或尾注的编辑包括：自定义脚注或尾注的引用标记；为脚注或尾注指定出现的位置、编号方式、编号起始数以及是否要在每一页或每一节单独编号；修改注释分隔符的类型等。查看脚注和尾注文本时，将鼠标指向文档中的注释引用标记，注释文本将出现在标记上。图6.18脚注和尾注 6.5井井有条—电子表格

电子表格(Spreadsheet)又称电子数据表，是一类模拟纸上计算表格的计算机程序。它会显示由一系列行与列构成的网格。单元格内可以存放数值、计算式或文本。电子表格可以输入输出、显示数据，也利用公式计算一些简单的加减法。可以帮助用户制作各种复杂的表格文档，进行繁琐的数据计算，并能对输入的数据进行各种复杂统计运算后显示为可视性极佳的表格，同时它还能形象地将大量枯燥无味的数据变为多种漂亮的彩色商业图表显示出来，极大地增强了数据的可视性。另外，电子表格还能将各种统计报告和统计图打印出来。常见的电子表格软件有Excel、金山WPS、LOTUS、CCED等。

Lotus123是早期一款电子表格软件，MicrosoftExcel承继了这款软件的很多功能，随着计算机性能的不断提升和办公自动化的逐步推广，这种单一的电子表格应用程序越来越难以适应更为广泛的应用需求，因而逐渐被集数据库运算、字处理、数据通信、图形处理等多种应用于一体的模块化办公软件所取代。“/”(反斜杠)命令与“宏”是这款软件的主要特点，此外，“公式”(Office中被称之为“函数”)、“表单”、“工作簿”以及“录制宏”也都是源自于它。

CCED是一个集文本编辑、表格制作、数据处理及数据库功能、图形图像功能和排版打印为一体的综合办公及家庭事务处理软件。文件格式与DOS双向兼容，任何编辑软件均可读取其中的文本与表格。

MicrosoftExcel是微软公司Microsoftoffice软件中的电子表格组件，是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel是当前最为流行的微机数据处理软件，在办公室自动化中占有非常重要的地位，很多巨型国际企业都依靠Excel进行数据管理。它具有直观的界面，不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，更在对数据的自动处理和计算方面展现出强大的功能。下文即以Excel为例进行说明。6.5.1兼收并蓄—数据搜集

电子表格中可输入六种数据，分别为：文本、数值、日期、时间、公式和函数。具体输入格式为：

1．输入文本

文本自动左对齐。长字符串的显示：右侧单元格为空，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格；若右侧单元格有内容，则超宽部分隐藏，只需增大列宽或设置自动换行。如果需要在单元格中输入多行文本，可在输入时按Alt + Enter组合键，进行强制换行。

2．输入数字

数字包括整数、小数、货币、百分数等。

(1)输入数值时，数据自动右对齐，默认形式为常规表示法。当数值位数达到12位或以上，会自动转换成科学计数法表示，并将单元格的列宽调整到11位数字(包含小数点和指数符号E)，例如：输入“123456789123”，则显示为“1.23457E+11”。

(2)输入负数：用“－”号或输入带括号的数字，例如“－10”或“(10)”。

(3)分数输入(分母小于12时)：要先输入0，再输入空格，再输入分数。或先设定数据类型再输入。

(4)输入文本格式数字(电话号码、邮政编码、身份证号等)：先输入”’”，再输入数字。数字不参与计算。

3．输入日期和时间

时、分、秒之间用“：”分隔，年、月、日之间用“/”或“-”分隔，如“2013-1-3”或“2013/1/3”。输入12小时制的时间时，在时间后面加空格，再输入AM或PM。同时输入日期和时间时，中间用空格隔开。另外，还可让系统自动插入日期和时间，具体方法为：

(1)插入静态的日期和时间：按Ctrl+分号(；)可插入当前日期。按Ctrl + Shift + 分号(；)可插入当前时间。插入当前日期和时间时，先按Ctrl + 分号(；)，然后按空格键，最后按Ctrl + Shift + 分号(；)。

(2)插入会更新的日期和时间：采用函数输入，输入当前日期用函数today()，输入当前时间用函数Now()。6.5.2一目了然—数据格式规整化

1．设置数据类型

内置数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本等12种单元格格式，并可在相应单元格格式条件下进一步设置小数位数、货币符号、千位分隔符、类型、区域设置与负数等选项。用户也可根据需要，自行定义并设置需要的格式。

2．文本对齐格式

水平对齐方式包括：常规、靠左(缩进)、居中、靠右(缩进)、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐(缩进)等。垂直对齐方式包括：靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐等。文本控制的对齐方式包括：自动换行(列宽不变，超宽文本自动换行显示)、缩小字体填充(列宽不变，文本超宽时自动缩小字体以保证在一行里显示全部内容)和合并单元格等功能。

3．缩进

缩进量指的是单元格边框与文字之间的距离。用户可手动逐次定性调节缩进量，也可在对话框中直接输入缩进量数值。

4．文字方向

文字方向包括逆时针角度、顺时针角度、竖排文字、向上旋转文字、向下旋转文字等内置文字方向，用户也可根据需要，自行设置任意旋转角度。

5．合并单元格

对单元格的合并操作包括：合并单元格、合并后居中、跨越合并、取消单元格合并等。其中，跨越合并用于同时分别对多行数据进行合并，效果如图6.19所示。图6.19跨越合并效果图

6.套用表格样式

系统内置了浅色、中等深浅、深色三种类型共60种表格格式供用户选择，如图6.20所示。这些样式已经预设了表格的数字格式、对齐方式、字体、字号、边框、底纹、颜色搭配、列宽和行高等参数。用户通过直接套用表格格式，可快速实现表格格式的统一和美化。在套用了表格样式后，用户还可通过调整表格样式选项，对标题行、汇总行、镶边行、第一列、最后一列、镶边列等项目进一步进行调整设置。图6.20excel内置表格样式

7．使用单元格样式

对于独立的单元格，系统提供了“好、差和适中”、“数据和模型”、“标题”、“主题单元格样式”和“数字格式”五类预定义单元格样式供用户选择。这些样式已经预设了单元格的数字格式、对齐方式、字体、字号、边框、底纹等参数，用户可直接选用。

8．使用条件格式

条件格式用于给满足条件的单元格加上特定的格式，如图6.21所示。用户只需快速浏览即可立即识别一系列数值中存在的差异。条件格式包括以下分类：图6.21条件格式效果

(1)突出显示单元格规则：对在一定数值区间的数据(大于、小于、等于、介于、文本包含、重复值、发生日期)加上特定的格式。

(2)项目选取规则：对在一定统计范围内的数据(值最大或最小的10项、10%项、高于或低于平均值的项等)加上特定的格式。

(3)数据条：采用渐变色或填充色，显示单元格相对于其他单元格的值，如图6.22所示。图6.22数据条效果

(4)色阶：采用双色刻度或三色刻度，区分高、中、低三个数值范围，显示数据分布与变化情况。以三色刻度为例，最上面的颜色代表较高值，中间的颜色代表中间值，最下面的颜色代表较低值。使用了红、黄、绿三色阶的示例如图6.23所示。图6.23三色阶效果

(5)图标集：采用不同颜色的箭头、圆圈、小旗等系列图标来注释数据，并按阈值分类，如图6.24所示。图6.24图标效果6.5.3事半功倍—巧用公式与函数

1．常用运算符