政府采购询价采购流程

政府采购询价采购流程第一章政府采购询价采购概述

1.政府采购询价采购的定义

政府采购询价采购是指政府机构在采购货物、工程或服务时，通过向多个供应商发出询价单，获取价格、技术参数等信息，经过比较分析后，选择合适供应商的一种采购方式。

2.询价采购的特点

询价采购具有以下特点：

-简便快捷：相较于公开招标、邀请招标等采购方式，询价采购流程更为简化，节省时间成本。

-价格透明：供应商在询价过程中需提供详细的价格信息，有利于采购方进行比较和筛选。

-竞争公平：询价采购面向多个供应商，确保了采购过程的公平竞争。

3.询价采购的适用范围

询价采购适用于以下情况：

-采购金额较小，不足以采用公开招标或邀请招标方式；

-采购需求明确，技术参数较为简单；

-采购时间紧迫，需要快速完成采购。

4.询价采购的操作流程

询价采购的操作流程如下：

-确定采购需求：采购方根据实际需求，明确采购项目的内容、数量、技术参数等；

-拟定询价文件：采购方根据采购需求，制定询价文件，包括采购项目介绍、报价要求、评分标准等；

-发出询价邀请：采购方通过邮寄、电子邮件等方式，向潜在供应商发出询价邀请；

-收集供应商报价：供应商在规定时间内提交报价文件，包括价格、技术参数等；

-比较分析报价：采购方对收集到的报价进行综合比较分析，选择合适供应商；

-确定中标供应商：采购方根据比较分析结果，确定中标供应商并签订采购合同。

第二章确定采购需求与拟定询价文件

1.明确采购需求

在政府采购询价采购流程中，第一步是明确采购需求。这就好比家里要买一台新电视，你得先决定要买什么尺寸的，是智能电视还是普通电视，分辨率是多少等等。政府部门也得这么做，他们需要详细列出要采购的货物、工程或服务的具体要求，比如规格、型号、功能、数量、质量标准等。

举个例子，如果某个政府部门需要采购一批办公电脑，他们就得明确电脑的配置要求，如CPU型号、内存大小、硬盘容量、操作系统版本等。这些信息通常会来源于实际工作的需要，也可能来自于专家的建议。

2.拟定询价文件

明确了采购需求后，接下来就是要拟定询价文件了。这个过程就像写一份购物清单，但是这份清单得详细到让任何一个供应商都能清楚地知道你想要什么，以及他们需要提供什么样的报价。

询价文件通常包括以下几个部分：

-采购项目介绍：简单明了地描述采购项目的目的、用途和基本要求。

-报价要求：告诉供应商你需要他们提供什么样的报价信息，比如价格、交货时间、售后服务等。

-技术参数：详细列出采购物品的技术规格和性能要求。

-评分标准：如果有多家供应商报价，你需要设定一个评分标准，以便公平地评估各家的报价。

举个例子，如果采购的是办公电脑，询价文件中可能会包括电脑的具体配置要求，报价时需要包含的价格细节（比如单价、总价、税费等），以及评估供应商报价时将会考虑的因素（如价格、品牌、售后服务等）。

在实际操作中，政府部门可能会邀请相关专家参与询价文件的拟定，以确保文件的专业性和准确性。此外，为了确保采购过程的透明性和公正性，询价文件在拟定完成后，还需要进行内部审核和批准。

第三章发出询价邀请

1.选择合适的供应商

在发出询价邀请之前，政府部门需要先确定一批潜在的供应商。这就像你在市场上要买件衣服，你会先逛逛几家店，看看哪里的款式和价格合适。政府部门通常会有一个供应商库，里面包含了各种类型的供应商信息。他们会根据采购需求，从库中筛选出几家有资质、有能力完成采购项目的供应商。

2.准备询价邀请函

选定了潜在的供应商后，政府部门就要准备询价邀请函了。这封信函很重要，它得把采购的事情说清楚，让供应商知道政府想要采购什么，有什么要求，以及怎么报价。

在实际操作中，询价邀请函通常会包括以下内容：

-采购项目的名称和编号；

-采购项目的具体需求和规格；

-报价的截止时间；

-报价需要提交的材料和格式；

-评估的标准和流程；

-联系方式，让供应商有问题时能找到人。

3.发出询价邀请

准备好了询价邀请函后，政府部门会通过邮寄、电子邮件或者直接送达的方式，把邀请函发给选定的供应商。有时候，为了提高效率，他们也会通过电子招标系统发出邀请。

发出邀请后，政府部门还要做好记录，比如谁收到了邀请，什么时候发出的，以确保整个流程的透明和可追溯。

4.等待供应商响应

询价邀请发出后，政府部门就需要等待供应商的响应了。这个阶段，政府部门的工作人员要做好供应商的咨询解答工作，确保供应商对采购需求有充分的了解。

等到报价截止时间，政府部门会收集所有的报价文件，为下一阶段的比较分析做好准备。这个过程就像是在收集市场上不同商家的报价单，然后比较哪家最划算。

第四章收集供应商报价

1.接收报价文件

当询价邀请发出后，政府部门就开始接收供应商的报价文件了。这就像你在淘宝上买东西，等到卖家把商品信息和价格发给你。供应商们会在规定的时间内，把他们的报价文件通过邮寄、电子邮件或者直接送达的方式提交给政府部门。这些文件里包含了他们提供的货物或服务的价格、技术参数、交货时间等信息。

2.核对报价信息

政府部门收到报价文件后，首先要做的是核对信息。这就跟你在超市购物时核对小票上的商品和价格一样，得确保每一项都准确无误。工作人员会检查报价文件是否完整，价格是否合理，技术参数是否符合要求，以及供应商是否提供了所有需要的文件，比如资质证书、商业发票等。

3.确保报价合规

在核对信息的同时，政府部门还要确保供应商的报价符合采购规定。比如，报价是否超过了预算，是否包含了所有必要的税费和费用，是否符合国家的采购政策和法律法规。

4.记录和整理报价

核对无误后，政府部门会将所有供应商的报价进行记录和整理。他们会把每家供应商的报价信息输入到电脑系统里，方便后续的比较和分析。这个过程就像是在做一份详细的市场调研报告，把每个商家的价格和产品特性都列出来。

5.准备评估工作

收集完所有报价后，政府部门就开始准备评估工作了。他们会根据事先设定的评分标准，对每家供应商的报价进行评分。这个过程就像是在给每个商家的商品打分，看哪家性价比最高。

在实操中，政府部门可能会遇到一些供应商的报价低于市场价很多，这时候他们就需要小心核查，确保供应商的报价是真实的，不是通过不正当手段压低价格来获取订单。整个收集报价的过程需要严谨、细致，确保采购的公正性和合法性。

第五章比较分析报价

1.设立评审小组

收到所有供应商的报价后，政府部门会成立一个评审小组，这个小组由懂行的专家和采购部门的负责人组成。他们的任务就像电影里的评委团，要仔细评估每个参赛者的表现，这里的“参赛者”就是那些报价的供应商。

2.制定评分标准

评审小组会根据采购需求和相关法律法规，制定出一套评分标准。这些标准就像考试的评分细则，会详细列出哪些方面会得到分数，哪些方面是必须满足的条件。比如，价格、质量、售后服务、交货时间等都可能成为评分的因素。

3.进行比较分析

4.考虑性价比

评审小组在分析报价时，会特别关注性价比。他们不仅要看价格是否lowest，还要考虑货物或服务的质量、供应商的信誉、售后服务等因素。有时候，价格稍高但质量和服务更好的供应商，可能会得到更高的评分。

5.记录评审过程

在整个比较分析的过程中，评审小组会详细记录每一步的评分和讨论。这样做是为了保证评审过程的透明和公正，也是为了在出现争议时有据可查。

6.确定中标候选供应商

经过一轮又一轮的比较分析，评审小组最终会确定几家中标候选供应商。这些供应商的报价在质量、价格和服务等方面都符合采购要求。

在实操中，评审过程可能会非常繁琐，因为每个细节都需要仔细考虑。政府部门也会非常重视这个过程，因为评审结果直接关系到采购的效率和效果。一旦评审结束，政府部门就会根据评审结果选择最合适的供应商，并准备进入下一阶段的合同签订工作。

第六章确定中标供应商并签订合同

1.最终评审

评审小组根据比较分析的结果，会进行最终评审。这就像高考成绩出来前，老师们在核对分数，确保每个学生的成绩都是准确无误的。他们会再次确认每个供应商的报价是否满足所有采购要求，以及哪家供应商的性价比最高。

2.确定中标供应商

最终评审结束后，评审小组会确定中标供应商。这就像在选秀节目中，评委们最终选出了冠军。中标供应商通常是在价格、质量、服务等方面综合评分最高的那家。

3.公示中标结果

为了避免任何疑问和保证采购的透明度，政府部门会在一定时间内公示中标结果。这就好比考试成绩公布，让大家都能看到谁考了第一。公示期间，如果有任何人对中标结果有异议，可以提出质疑。

4.准备合同文本

公示无异议后，政府部门会准备合同文本。这就像买房时准备购房合同，需要把所有的条款都写清楚。合同里会详细列出采购项目的具体内容、价格、交货时间、售后服务、违约责任等内容。

5.签订合同

政府部门和中标供应商会在合同上签字盖章，正式确立合作关系。这就像结婚登记，双方正式成为合作伙伴。合同一旦签订，供应商就需要按照合同条款履行义务，政府部门也会按照约定支付款项。

6.合同执行监管

合同签订后，政府部门还会对合同的执行进行监管，确保供应商按时、按质完成采购项目。这就好比家长监督孩子完成作业，确保每一步都做到位。

在实操中，合同的签订是一个严谨的过程，政府部门会非常注意合同的每个细节，确保合同的合法性和可执行性。一旦合同生效，双方都要严格按照合同的约定行事，以保证采购过程的顺利进行。

第七章合同履行与监督管理

1.供应商履行合同

中标供应商在签订合同后，就要开始履行合同义务了。这就好比答应了给别人送货，现在就得按时把货送到。供应商得按照合同规定的数量、质量、时间和地点提供货物或服务。

2.政府部门监督

政府部门在供应商履行合同的过程中，要扮演监督者的角色。这就好比警察在路上巡逻，确保交通秩序井然。政府部门会定期或不定期地检查供应商的履约情况，确保一切按合同进行。

3.质量检查

对于供应商提供的货物或服务，政府部门会进行质量检查。这就像买了一件衣服，穿上身之前要检查一下有没有瑕疵。如果发现质量问题，政府部门会要求供应商进行整改或更换。

4.进度管理

政府部门还会关注项目的进度，确保供应商按时完成合同。如果供应商因为某些原因可能无法按时交货，政府部门需要及时了解情况，并协商解决方案，避免影响整个采购项目的进度。

5.财务管理

在合同履行过程中，政府部门还需要进行财务管理。这就好比家庭收支，得知道花了多少钱，还需要花多少钱。政府部门会根据合同条款，按时支付给供应商相应的款项。

6.记录与报告

政府部门会详细记录合同的履行过程，并定期向上级报告。这就像写日记，记录每天的重要事项。这些记录和报告对于监督合同执行、评估供应商绩效以及后续的采购决策都非常有用。

在实操中，合同履行和监督管理是一个动态的过程，政府部门需要保持高度的警觉性和专业性。任何问题都要及时处理，确保整个采购项目能够顺利、高效地完成。同时，这也是对供应商的一种约束，让他们知道不履行合同会有相应的后果。

第八章合同变更与终止

1.合同变更的必要性

在政府采购询价采购流程中，合同变更可能是因为项目需求的变化，或者是供应商在履行合同过程中遇到了无法预料的问题。这就好比两个人约好了去吃饭，但因为突然的天气变化或者餐厅出了问题，需要改变计划一样。

2.变更程序的启动

如果需要变更合同，政府部门和供应商都会提出变更请求。这个过程需要双方协商一致，就像两个人商量新的计划一样。任何一方的单方面决定都不被允许。

3.变更内容协商

政府部门和供应商会就变更的内容进行协商，比如货物的数量、规格、价格、交货时间等。协商过程中，双方会尽量达成一致，以确保变更后的合同依然公平合理。

4.变更文件准备

协商一致后，双方会准备变更文件。这个文件会详细说明变更的内容，以及变更对合同其他条款的影响。准备这个文件就像是修改一份计划书，确保所有细节都被考虑进去。

5.变更文件审批

变更文件准备完成后，需要经过相关部门的审批。这就像是修改后的计划书需要领导签字一样。审批通过后，变更文件才会生效。

6.变更后的合同执行

一旦变更文件被批准，供应商就需要按照变更后的合同条款执行。政府部门也会根据新的合同内容，继续履行监督管理的职责。

7.合同终止的情形

合同终止可能是因为供应商无法履行合同，或者因为项目需求发生了重大变化。这就好比两个人决定不再一起吃饭了，可能是因为其中一个人突然有事，或者是因为他们找到了更好的餐厅。

8.终止程序的启动

如果需要终止合同，政府部门和供应商会按照合同条款和法律法规启动终止程序。这就像解除合同一样，需要双方同意，并且按照合同约定的方式进行。

9.终止后的处理

合同终止后，政府部门会对已经履行部分进行结算，并处理剩余的合同事宜。如果是因为供应商的原因导致合同终止，政府部门可能会要求供应商承担相应的责任。

在实操中，合同变更和终止都需要谨慎处理，确保符合法律法规和合同条款。政府部门和供应商都需要保持沟通，共同解决问题，确保采购项目的顺利进行。

第九章合同验收与评价

1.验收准备

合同履行完毕后，政府部门会进行验收准备。这就像装修房子后，要检查装修质量是否达标。验收准备包括确定验收标准、组织验收人员等。

2.验收过程

验收过程就像是请专家来检查装修质量一样。政府部门会组织验收人员对供应商提供的货物或服务进行检查，确保符合合同要求和标准。

3.验收结果处理

验收结果会记录下来，如果验收合格，政府部门会签发验收合格证明。如果验收不合格，政府部门会要求供应商整改或赔偿。

4.评价供应商

验收合格后，政府部门会对供应商进行评价。这就像是给餐厅打分，评价供应商的履约情况、服务质量等。评价结果会记录在供应商的档案中，供后续采购参考。

5.评价结果应用

政府部门会根据评价结果，对供应商进行分类管理。评价好的供应商可能会获得更多的采购机会，而评价不好的供应商可能会被限制参与采购活动。

6.验收与评价记录

政府部门会详细记录验收与评价的过程和结果。这些记录就像档案一样，对于后续的采购决策和供应商管理都非常有用。

7.改进采购流程

根据验收与评价的结果，政府部门会对采购流程进行改进。这就像根据客户反馈改进产品一样，政府部门会不断优化采购流程，提高采购效率和效果。

8.公示验收与评价结果

政府部门会将验收与评价结果进行公示，让公众了解采购项目的执行情况。公示的过程就像发布新闻，让大家都知道采购项目的成果。

在实操中，合同验收与评价是一个重要的环节，它不仅关系到采购项目的质量和效果，也关系到供应商的信誉和后续的采购机会。政府部门需要认真对待这个环节，确保采购项目的顺利进行，同时也促进供应商的良性竞争。

第十章政府采购询