贵州档案安全管理办法

贵州档案安全管理办法一、总则（一）目的为加强贵州档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护档案的真实性、可靠性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合贵州实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于贵州省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称“单位”）的档案安全管理活动。（三）基本原则档案安全管理应遵循预防为主、防治结合、突出重点、保障安全的原则，确保档案在收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节的安全。（四）定义本办法所称档案，是指单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。档案安全是指档案实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、篡改、泄露等情况发生。二、档案安全管理职责（一）单位职责1.各单位应建立健全档案安全管理工作责任制，明确单位负责人为档案安全管理第一责任人，分管领导为直接责任人，档案部门负责人及相关工作人员为具体责任人，确保档案安全管理责任落实到人。2.单位应将档案安全管理工作纳入本单位整体工作计划，保障档案安全管理工作所需的人员、经费、设施设备等条件。3.单位应定期组织开展档案安全宣传教育和培训活动，提高全体工作人员的档案安全意识和业务水平。（二）档案部门职责1.负责制定和完善本单位档案安全管理制度、操作规程等，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作，确保档案的实体安全和信息安全。3.定期对档案安全状况进行检查和评估，及时发现并排除安全隐患，对存在的问题提出整改意见，并跟踪督促整改落实情况。4.负责组织开展档案安全应急处置工作，制定应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。（三）人员职责1.档案工作人员应严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，保守档案机密。2.档案工作人员应具备相应的档案业务知识和技能，熟悉档案安全管理要求，掌握档案安全防范措施。3.档案工作人员在工作中发现档案安全问题时，应及时报告，并采取相应的措施进行处理。三、档案实体安全管理（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择在地势较高、干燥、通风、排水良好的地方，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所，与其他建筑物保持适当的安全距离。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调控设备、防虫防鼠药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。4.档案库房应设置专门的档案架（柜），并按照档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。档案架（柜）应坚固耐用，符合档案保管要求。（二）档案整理与保管1.档案整理应按照国家有关档案整理规范进行，确保档案的分类准确、编号规范、装订整齐、目录清晰。2.档案保管应遵循集中统一管理的原则，将本单位形成的各类档案集中存放在档案库房，不得分散保管。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如进行复制备份、采取防潮防虫措施等。4.档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保档案的数量准确、质量完好。发现档案有损坏、丢失等情况时，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（三）档案出入库管理1.档案出入库应严格履行登记手续，详细记录档案的名称、数量、出入库时间、经手人等信息。2.档案出库时，应按照规定的审批程序办理借阅、查阅、利用等手续，明确档案的使用范围、期限和归还要求等。档案归还时，应认真核对档案的数量和质量，确保档案完好无损。3.档案管理人员应定期对档案出入库情况进行统计分析，及时发现并处理异常情况。（四）档案运输与传递1.档案运输应选择安全可靠的运输方式，确保档案在运输过程中的安全。对重要档案和绝密档案，应采取专人护送等特殊措施。2.档案传递应通过机要通信、专人送达等方式进行，不得通过普通邮政、快递等方式传递。传递过程中应严格遵守保密规定，防止档案泄露。四、档案信息安全管理（一）档案信息化建设安全管理1.单位应制定档案信息化建设安全规划，明确档案信息化建设的安全目标、安全措施和安全保障体系等。2.档案信息化系统的设计、开发、建设应符合国家有关信息安全标准和规范，确保系统的安全性、可靠性和稳定性。3.档案信息化系统应采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测、加密技术、身份认证、访问控制等，防止外部非法入侵和内部人员违规操作。4.档案信息化系统应定期进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。对重要数据应进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（二）电子档案管理1.电子档案的形成、收集、整理、存储、利用等应符合国家有关电子文件管理规定和档案信息化建设要求。2.电子档案应采用符合国家标准的格式进行存储，确保电子档案的可读性和可利用性。3.电子档案应进行分类管理，建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。4.电子档案管理人员应严格遵守电子档案安全管理制度，定期对电子档案进行检查和维护，防止电子档案丢失、损坏、篡改等情况发生。（三）档案信息保密管理1.单位应建立档案信息保密制度，明确档案信息保密范围、保密措施和保密责任等。2.档案工作人员应严格遵守保密规定，不得擅自泄露档案信息。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，应采取严格的保密措施。3.档案信息的查阅、利用应严格按照规定的审批程序进行，未经批准，不得擅自提供档案信息。4.档案信息的传输应通过安全可靠的网络进行，不得在互联网等公共网络上传输涉密档案信息。五、档案安全监督检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内单位的档案安全管理工作进行监督检查。2.各单位应定期对本单位的档案安全管理工作进行自查自纠，及时发现并整改存在的问题。（二）监督检查内容1.档案安全管理制度的建立和执行情况。2.档案实体安全管理情况，包括档案库房建设与管理、档案整理与保管、档案出入库管理、档案运输与传递等。3.档案信息安全管理情况，包括档案信息化建设安全管理、电子档案管理、档案信息保密管理等。4.档案安全应急处置工作情况，包括应急预案的制定和演练、应急处置措施的落实等。（三）监督检查方式1.定期检查。各级档案行政管理部门应定期组织对单位的档案安全管理工作进行检查，检查周期一般为每年一次。2.不定期抽查。各级档案行政管理部门可根据工作需要，不定期对单位的档案安全管理工作进行抽查。3.专项检查。针对档案安全管理中的突出问题或重要时期，各级档案行政管理部门可组织开展专项检查。（四）监督检查结果处理1.对监督检查中发现的问题，各级档案行政管理部门应下达整改通知书，责令单位限期整改。2.单位应按照整改通知书的要求，制定整改措施，明确整改责任人和整改期限，认真组织整改，并及时将整改情况报告档案行政管理部门。3.对整改不力或拒不整改的单位，各级档案行政管理部门应依法依规进行处理，并予以通报批评。六、档案安全应急处置（一）应急预案制定1.各单位应结合本单位实际情况，制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.档案安全应急预案应包括火灾、水灾、地震、盗窃、泄密等各类突发事件的应急处置预案，并定期进行修订和完善。（二）应急演练1.各单位应定期组织开展档案安全应急演练，演练内容应包括火灾扑救、人员疏散、档案抢救、信息恢复等，提高应对突发事件的能力。2.应急演练应制定详细的演练方案，明确演练目的、内容、步骤、参与人员等，并做好演练记录。演练结束后，应及时对演练效果进行评估和总结，针对存在的问题提出改进措施。（三）应急处置措施1.突发事件发生后，单位应立即启动档案安全应急预案，迅速组织人员进行应急处置，保护档案安全。2.在应急处置过程中，应采取必要的措施，如灭火、抢险、救援、转移档案等，最大限度地减少档案损失。3.同时，应及时向上级主管部门和档案行政管理部门报告突发事件的情况，配合有关部门做好调查处理工作。七、法律责任（一）违反本办法规定的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，依法给予警告，并可处一