象山广告采购管理办法

象山广告采购管理办法一、总则（一）目的为规范象山广告采购行为，加强广告采购管理，提高采购效率，保证广告质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于象山公司及下属各部门、子公司涉及的各类广告采购活动，包括但不限于平面广告、影视广告、网络广告、户外广告等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：广告采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购过程透明。3.效益原则：在保证广告质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本，提高资金使用效率。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立广告采购领导小组，由公司高层管理人员组成，负责审议和决策重大广告采购项目，确定采购战略和方针，监督采购过程。（二）采购执行部门1.采购部门：负责广告采购的具体实施，包括供应商开发、采购谈判、合同签订、订单执行等工作。2.需求部门：提出广告采购需求，明确广告的内容、形式、投放渠道、时间要求等详细信息，并对采购结果进行验收和评价。（三）职责分工1.采购部门职责建立和维护供应商库，定期评估供应商的资质、信誉、产品质量和服务水平。根据需求部门的要求，制定采购计划，选择合适的采购方式，组织采购活动。与供应商进行谈判，起草和签订采购合同，确保合同条款明确、合理、合法。跟踪采购订单的执行情况，协调解决采购过程中的问题，及时处理供应商的违约行为。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为公司决策提供参考依据。2.需求部门职责根据公司业务需求，准确提出广告采购需求，填写采购申请表，详细说明广告的各项要求。参与采购过程，提供必要的技术支持和业务指导，协助采购部门进行供应商选择和合同谈判。负责对采购的广告进行验收，按照合同要求检查广告的质量、内容、投放效果等，及时反馈验收意见。对采购工作进行评价，总结经验教训，提出改进建议，不断提高采购工作质量。三、采购流程（一）需求申请需求部门根据公司业务计划和市场推广需求，填写广告采购申请表，详细描述广告的用途、目标受众、内容要求、投放时间、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到需求申请后，对需求进行评估和分析，结合公司采购政策和市场情况，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、预算控制、供应商选择标准等内容，并报采购领导小组审批。（三）供应商选择1.供应商征集：采购部门通过多种渠道征集供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。2.供应商筛选：根据采购需求和供应商选择标准，对征集到的供应商进行筛选，确定入围供应商名单。筛选标准可包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格水平、服务能力等方面。3.供应商评估：采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产经营状况、管理水平、技术实力等情况，填写供应商评估报告。评估结果作为供应商选择的重要依据。4.供应商选择：采购部门根据供应商评估报告，综合考虑供应商的报价、产品质量、服务承诺等因素，选择合适的供应商进行采购谈判。（四）采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就广告的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后起草采购合同。采购谈判应遵循公平公正、诚实守信的原则，确保合同条款合理、合法、明确，维护公司利益。（五）合同签订采购合同经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（六）订单执行采购部门根据合同约定，向供应商下达采购订单，明确广告的具体要求、交货时间、交货地点等信息。供应商应按照订单要求组织生产和制作广告，并按时交货。采购部门应跟踪订单执行情况，及时协调解决可能出现的问题。（七）验收付款1.验收：需求部门在收到广告后，应按照合同要求进行验收。验收内容包括广告的质量、内容、形式、投放效果等方面。验收合格后，需求部门填写验收报告，并提交给采购部门。2.付款：采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。财务部门在审核相关凭证无误后，按照合同规定的付款方式和时间向供应商支付货款。四、采购方式（一）公开招标适用于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的广告采购项目。通过发布招标公告，吸引众多供应商参与投标，按照评标标准进行评标，选择最优供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的广告采购项目，可采用邀请招标方式。采购部门向预先选定的若干家供应商发出投标邀请，邀请其参与投标，然后按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判当采购项目时间紧迫、需求规格不明确或市场竞争不充分时，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过多轮报价和协商，确定成交供应商。（四）单一来源采购符合下列情形之一的广告采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购部门应填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的理由和依据，经采购领导小组审批后实施。（五）询价对于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的广告采购项目，可采用询价方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，然后根据报价情况选择成交供应商。五、采购预算管理（一）预算编制需求部门在提出广告采购需求时，应同时编制采购预算，明确采购项目的预计金额。采购预算应根据广告的内容、形式、投放渠道、时间要求等因素进行合理估算，并报公司财务部门审核。（二）预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照公司预算管理规定的程序进行审批。（三）预算控制财务部门负责对广告采购预算的执行情况进行监控和分析，定期向采购部门和需求部门通报预算执行情况。采购部门应根据预算控制情况，及时调整采购策略，确保采购项目在预算范围内完成。六、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况。2.供应商应具备相应的广告制作能力和服务水平，能够提供符合公司要求的广告产品和服务。3.供应商应遵守国家法律法规和行业规范，无不良经营记录。符合以上条件的供应商，可向采购部门提交准入申请，采购部门对其进行审核，审核通过后纳入供应商库。（二）供应商评估与考核1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰出供应商库。3.供应商考核结果作为供应商后续合作、采购份额分配、价格调整等的重要依据。（三）供应商激励与约束1.对于表现优秀的供应商，公司给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先支付货款、提供合作机会等。2.对于违反合同约定或出现质量问题、服务问题的供应商，公司采取相应的约束措施，如扣除货款、暂停合作、追究违约责任等。情节严重的，取消其供应商资格。七、合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括广告的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款合法、合理、明确。（二）合同履行合同双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购部门做好合同履行工作，按照合同要求进行验收。（三）合同变更与解除如因市场变化、业务调整等原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除后，应及时办理相关手续，如调整采购计划、结算货款等。（四）合同纠纷处理如发生合同纠纷，合同双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。在合同纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据，维护公司合法权益。八、监督与检查（一）内部监督公司内部审计部门定期对广告采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行