税收档案管理暂行办法

税收档案管理暂行办法一、总则（一）目的与依据为了加强税收档案管理，规范税收档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，保障税收工作的顺利开展，根据《中华人民共和国税收征收管理法》及其实施细则等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在税收征管过程中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等业务环节产生的文件、报表、凭证、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：税收档案应如实反映税收征管活动的全过程，确保档案内容真实、准确、完整。2.完整性原则：全面收集和保存与税收业务相关的各类资料，不遗漏重要信息，保证档案体系的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的程序、方法和标准进行档案管理操作，实现档案管理的规范化、标准化。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的税收档案，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和管理，提高工作效率，满足税收征管工作的实际需要。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善税收档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.统筹规划税收档案管理工作，指导和监督各业务部门的档案收集、整理等工作。3.集中管理税收档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。4.组织开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序处理到期或无保存价值的档案。5.负责档案管理人员的培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）业务部门职责1.负责本部门税收业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料齐全、完整、真实。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并协助做好档案的查询、利用等工作。3.配合档案管理部门开展档案管理工作的检查、评估和改进，提供相关业务支持。（三）档案管理人员职责1.认真执行档案管理的各项制度和规定，负责税收档案的日常收集、整理、装订、编目、上架等工作。2.对档案进行分类、编号、登记，建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案存储环境，确保档案不受损坏、丢失或泄露。4.积极为业务部门和其他相关部门提供档案查询、借阅等服务，及时反馈档案利用情况。5.参与档案的鉴定、销毁工作，协助制定档案鉴定销毁计划，并按照规定程序进行操作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.税务登记类：包括纳税人设立、变更、注销税务登记的申请资料、审核文件、证照等。2.纳税申报类：纳税人各类纳税申报表、财务报表、附报资料等。3.税款征收类：完税凭证、税款缴纳记录、滞纳金及罚款计算与缴纳资料等。4.税务检查类：税务检查通知书、检查报告、税务处理决定书、税务行政处罚决定书等。5.发票管理类：发票领购簿、发票开具与使用记录、发票缴销资料等。6.其他类：与税收业务相关的请示报告、会议记录、批复文件、协查函件等。（二）收集要求1.各业务部门应在税收业务办理完毕后的规定时间内，将形成的档案资料收集齐全，整理规范。2.档案资料应原件齐全，如有复印件，需注明原件存放处，并由提供复印件的部门或人员签字确认。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，纸张规格统一，不符合要求的应进行补充或更换。（三）整理方法1.分类：按照税收业务类别和档案形成时间等因素，将档案分为若干大类，如税务登记类、纳税申报类等，每大类下再细分若干小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的档案编号，编号应体现档案类别、年度、顺序号等信息，便于识别和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，目录应打印或抄写清晰，一式多份，分别存放于不同地点，方便查询。4.装订：对纸张较多的档案资料进行装订，使其整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案不散页。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及税收征管重要事项、具有长期查考利用价值的档案，如税收征管体制改革文件、重大税务案件卷宗等，应永久保管。2.定期保管：其他税收档案根据其重要程度和实际需要，确定保管期限为10年、30年等。保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全存放。档案应分类存放于档案柜中，排列有序，并建立档案存放索引，便于查找。2.电子档案保管：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和存放位置，发现问题及时处理。2.严格控制档案库房的温度、湿度，保持清洁卫生，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.加强对档案库房的安全管理，配备必要的安全防护设备，如监控系统、报警装置等，确保档案库房的安全。4.对电子档案的访问和使用应进行权限控制，设置不同的用户角色和权限，防止电子档案被非法篡改或泄露。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门因税收征管工作需要，可查阅、借阅相关税收档案。2.税务机关依法进行税务检查、调查等工作时，可按照规定程序查阅、调取本公司/组织的税收档案。3.其他经批准的单位或个人，因工作需要并履行相关手续后，可查阅、利用本公司/组织的税收档案。（二）利用流程1.查阅申请：内部各部门或外部单位/个人如需查阅税收档案，应填写《税收档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，并经部门负责人签字或相关审批手续后提交档案管理部门。2.审批：档案管理部门对查阅申请进行审核，对于涉及重要机密或敏感信息的档案，需报经公司/组织主管领导批准。3.查阅：经批准后，档案管理人员按照查阅申请要求，提供相应的档案资料，并在指定地点供查阅人员查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料，如需复印或摘录相关内容，应经档案管理部门同意。4.借阅申请：因工作需要借阅档案的，应填写《税收档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，并按照查阅申请的审批流程进行审批。5.借阅：审批通过后，档案管理人员办理档案借阅手续，将档案资料交付借阅人员，并要求借阅人员签字确认。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还档案。（三）利用记录档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅/借阅时间、查阅/借阅人员、查阅/借阅内容、审批情况等信息。记录应妥善保存，以便日后查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关专业人员组成。鉴定小组负责对到期或无保存价值的税收档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且在今后税收征管工作中不再具有查考利用价值的档案。2.内容重复、无保存必要的档案。3.因保管不善等原因导致档案损坏、残缺，无法修复且无利用价值的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《税收档案鉴定清册》，列出拟鉴定的档案清单，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.将《税收档案鉴定清册》提交档案鉴定小组进行审核鉴定。鉴定小组应逐份审查档案，根据鉴定标准，提出档案的存毁意见。3.对鉴定小组确定为销毁的档案，编制《税收档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见等信息。《税收档案销毁清册》应经公司/组织主管领导审批后生效。（四）销毁实施1.档案管理部门按照《税收档案销毁清册》组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的合规性和安全性。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁后应在《税收档案销毁清册》上注明销毁方式、日期和监销人员签字等信息。3.对销毁的档案相关电子数据，也应按照规定程序进行删除或处理，确保数据彻底销毁。（五）销毁记录档案管理部门应对档案销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并将销毁记录与《税收档案销毁清册》一并归档保存，以备查考。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各业务部门的档案管理工作进行检查，检查内容包括档案收集、整理、移交等工作的及时性、准确性和规范性。2.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各业务部门的绩效考核体系，对档案管理工