电子票据稽核管理办法

电子票据稽核管理办法一、总则（一）目的为加强公司电子票据管理，规范电子票据稽核工作，防范财务风险，确保电子票据业务的真实性、合法性和准确性，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在电子票据业务活动中的稽核管理。电子票据包括但不限于电子发票、电子财政票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书等各类电子形式的票据。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、税收政策以及电子票据管理的相关规定，确保电子票据业务在合法合规的框架内运行。2.真实性原则稽核工作应基于真实发生的经济业务，核实电子票据的真实性，防止虚假票据流入公司财务体系。3.准确性原则对电子票据的信息内容进行准确核对，包括票据号码、开票日期、金额、购买方信息、销售方信息等，确保数据准确无误。4.完整性原则全面审查电子票据业务流程及相关资料，保证电子票据从取得、存储、使用到归档等环节的资料完整无缺。（四）职责分工1.财务部门负责制定和完善电子票据稽核管理制度及流程。组织开展电子票据的日常稽核工作，对发现的问题及时进行处理和反馈。定期向上级领导汇报电子票据稽核情况，提出改进建议和措施。负责电子票据相关财务数据的统计、分析和归档工作。2.业务部门负责本部门电子票据的申请、取得、使用和保管等工作，并确保电子票据与实际业务相符。配合财务部门开展电子票据稽核工作，提供必要的业务资料和解释说明。对本部门电子票据使用过程中发现的问题及时反馈给财务部门，并协助进行整改。3.信息技术部门负责保障电子票据管理系统的稳定运行，提供技术支持和维护服务。协助财务部门优化电子票据管理系统的功能，确保系统满足稽核工作的需求。对电子票据管理系统的数据安全和保密负责，防止数据泄露和篡改。二、电子票据的取得与审核（一）取得渠道1.公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应按照规定取得相应的电子票据。电子票据的取得应遵循合法、合规、有效的原则，通过正规的交易渠道获取。2.业务部门应优先选择通过电子票据公共服务平台或供应商提供的电子票据开具系统获取电子票据，确保电子票据的真实性和完整性。（二）基本信息审核1.业务人员在取得电子票据后，应及时提交给财务部门进行审核。财务部门收到电子票据后，首先核对电子票据的基本信息是否齐全、准确。基本信息包括但不限于：票据号码：检查票据号码是否符合电子票据编码规则，是否与电子票据管理系统中的记录一致。开票日期：核实开票日期是否在规定的时间范围内，是否与实际业务发生时间相符。金额：核对电子票据上的金额与实际交易金额是否一致，大小写金额是否相符。购买方信息：确认购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否准确无误，与公司登记信息一致。销售方信息：检查销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息是否完整、准确，是否与实际交易对方一致。票据类型：判断电子票据的类型是否符合业务性质和相关规定，如电子发票应符合增值税发票管理的要求。2.对于电子票据基本信息存在疑问或不完整的情况，财务部门应及时与业务部门沟通核实，要求业务人员补充或更正相关信息。如无法核实或更正，应拒绝接收该电子票据，并告知业务部门相关风险。（三）电子签名与签章审核1.审核电子票据上的电子签名或签章是否符合规定。电子票据必须具备可靠的电子签名，电子签名应符合《中华人民共和国电子签名法》的相关规定，能够证明电子票据的真实性和完整性。2.检查电子签名或签章的有效性，可通过电子票据查验平台或相关技术手段进行验证。对于电子签名或签章不符合要求的电子票据，应视为无效票据，不予接收。（四）业务关联性审核1.财务部门应结合公司实际业务情况，审核电子票据与业务的关联性。确保电子票据所反映的经济业务真实发生在公司，且与公司的经营活动相关。2.审核电子票据的内容是否与业务合同、审批文件等相关资料一致。如发票上的货物或服务名称、规格型号、数量等应与合同约定相符，发票金额应与审批通过的金额一致。对于业务关联性不符的电子票据，应要求业务部门作出合理解释，并提供相关证明材料。如无法提供合理说明或证明材料，应拒绝接收该电子票据。三、电子票据的存储与保管（一）存储方式1.公司应建立电子票据存储系统，采用安全可靠的存储方式对电子票据进行保存。电子票据存储系统应具备数据备份、存储加密、访问控制等功能，确保电子票据数据的安全性和完整性。2.电子票据可存储在公司的服务器、云端存储平台或其他经授权的存储介质上。存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（二）存储期限1.电子票据的存储期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行。一般情况下，电子发票等电子票据的存储期限为10年，自电子票据开具之日起计算。2.在存储期限内，公司应妥善保管电子票据，确保能够随时提供查阅和使用。超过存储期限的电子票据，应按照规定进行销毁处理。（三）保管责任1.财务部门负责电子票据存储系统的日常管理和维护工作，指定专人负责电子票据的保管。保管人员应具备良好的职业道德和专业知识，熟悉电子票据管理流程。2.保管人员应严格遵守电子票据保管制度，确保电子票据存储环境安全，防止电子票据数据泄露、丢失或被篡改。定期对电子票据存储情况进行检查，发现问题及时报告并处理。3.业务部门在电子票据流转过程中，应协助财务部门做好电子票据的保管工作，确保电子票据在传递过程中的安全。四、电子票据的使用与核销（一）使用规范1.公司各部门在使用电子票据时，应严格按照规定的用途和范围使用，不得擅自扩大使用范围或挪作他用。2.电子票据的使用应遵循财务审批流程，经相关领导审批同意后，方可进行报销、入账等操作。财务人员应按照审批后的金额和内容进行电子票据的使用处理。3.在电子票据使用过程中，如发现电子票据存在错误或需要作废的情况，应按照规定的程序进行处理。对于已开具的电子票据，不得随意修改或删除电子信息。如确需修改或作废，应取得原开票方的同意，并按照电子票据管理系统的操作流程进行处理。（二）核销流程1.财务部门在收到业务部门提交的电子票据报销申请后，应首先对电子票据进行真实性、准确性和完整性审核。审核通过后，按照公司财务制度进行报销处理。2.在报销完成后，财务部门应及时对已使用的电子票据进行核销。核销时，应在电子票据管理系统中记录电子票据的使用情况，包括报销日期、金额、用途等信息。3.定期对电子票据的核销情况进行核对和统计，确保电子票据的使用与财务记录一致。如发现核销差异，应及时查明原因并进行调整。五、电子票据的稽核检查（一）日常稽核1.财务部门应安排专人负责电子票据的日常稽核工作。日常稽核应贯穿电子票据业务的全过程，包括电子票据的取得、审核、存储、使用和核销等环节。2.日常稽核人员应按照规定的稽核标准和流程，对电子票据进行逐笔核对。重点检查电子票据的基本信息、电子签名、业务关联性等内容，确保电子票据业务的合规性。3.对于日常稽核中发现的问题，应及时记录并反馈给相关业务部门和人员。要求业务部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）定期稽核1.公司应定期开展电子票据的全面稽核工作，至少每年进行一次。定期稽核由财务部门牵头，联合业务部门、信息技术部门等相关人员组成稽核小组，对公司电子票据业务进行全面检查。2.定期稽核的内容包括电子票据管理制度的执行情况、电子票据业务流程的合规性、电子票据存储与保管的安全性、电子票据使用与核销的准确性等方面。3.稽核小组应通过查阅资料、实地检查、数据分析等方式获取稽核证据，对发现的问题进行详细记录和分析。形成稽核报告，提出改进建议和措施，并提交给公司管理层。（三）专项稽核1.根据公司业务发展需要或监管要求，可适时开展电子票据专项稽核工作。专项稽核针对特定的电子票据业务问题或风险点进行深入检查。2.专项稽核的范围和重点由公司管理层根据实际情况确定。例如，当公司电子票据业务量大幅增长或出现电子票据管理异常情况时，可开展专项稽核，以确保电子票据业务的规范运行。3.专项稽核结束后，应形成专项稽核报告，向公司管理层汇报稽核结果，并针对发现的问题提出具体的整改建议和措施。整改责任部门应按照要求及时进行整改，并将整改情况反馈给财务部门。六、违规处理（一）违规行为界定1.公司员工在电子票据业务活动中，如有下列行为之一的，视为违规：取得虚假电子票据或明知是虚假电子票据而使用的。篡改、伪造电子票据信息的。未按照规定取得、存储、使用或核销电子票据的。拒绝配合财务部门或其他相关部门进行电子票据稽核检查的。其他违反国家法律法规和公司电子票据管理规定的行为。2.对于供应商或其他外部单位提供虚假电子票据或存在其他违规行为的，公司有权采取相应的措施，如拒绝支付款项、要求对方承担法律责任等。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。对于情节较轻的违规行为，给予警告、批评教育等处理，并要求违规人员限期整改。2.对于情节严重的违规行为，如涉及金额较大、造成重大损失或影响恶劣的，将按照公司相关规定给予经济