珠海档案流程管理办法

珠海档案流程管理办法一、总则（一）目的为加强珠海地区档案管理工作，规范档案流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于珠海地区各类机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中性和系统性。3.完整准确原则：保证档案内容的完整性和准确性，如实反映各项工作活动的真实情况。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度和工作规范。2.负责接收、整理、保管、统计本单位各类档案，确保档案的安全与完整。3.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。4.指导、监督本单位各部门的档案工作，对兼职档案员进行培训和业务指导。5.开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案的收集、整理、归档等工作。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的安全保管和保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，严格执行档案管理制度和工作流程。3.做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等工作，确保档案质量。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。5.保守档案机密，维护档案安全，不得擅自提供、销毁档案。三、档案收集（一）收集范围1.反映本单位职能活动和历史沿革的文件材料，包括上级文件、本单位发文、会议记录、工作计划与总结等。2.本单位在各项工作中形成的业务文件，如合同协议、项目文件、业务报表等。3.本单位的人事档案，包括干部职工的履历、考核、任免、奖惩等材料。4.本单位的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。5.本单位的基建档案，包括工程项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件。6.本单位的设备档案，包括设备的购置、安装、调试、维修等文件。7.其他具有保存价值的文件材料，如声像档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门形成的文件材料，并进行初步整理。2.归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性。4.电子文件应按照相关标准进行收集，保证其格式规范、内容完整、元数据齐全。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年整理归档。2.重大活动、重要项目结束后，承办部门应及时将相关文件材料整理归档。3.人事档案、财务档案等应按照规定的时间进行集中归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理，实现档案管理的信息化。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作、行政管理、业务工作、人事管理、财务管理、基建管理、设备管理等类别。2.编号：对每一类档案编制统一的编号，便于管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、责任者、保管期限等项目，便于检索和利用。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集齐全的基础上进行，确保档案的系统性和完整性。2.整理人员应熟悉档案业务，严格按照整理规范进行操作。3.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得随意涂改、损坏档案。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的保管期限。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干以及相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定其价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。3.对保管期限已满的档案，进行重点鉴定，确定是否需要继续保存。（四）鉴定结果处理1.对确定具有保存价值的档案，继续进行保管和利用。2.对保管期限已满且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。3.对鉴定结果应进行记录，形成档案鉴定意见书，存入档案。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号，有序存放档案，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况，如电子档案的数量、存储情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案进行统计。2.采用计算机软件进行统计，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映本单位档案管理工作情况。2.对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用原则1.依法依规提供档案利用服务，保障档案所有者的合法权益。2.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。3.方便利用原则，简化利用手续，提高利用效率。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者的需求，办理借阅手续，将档案借出使用。3.出具证明：根据利用者的要求，出具档案证明材料。（三）利用手续1.利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等。2.档案管理部门对利用申请进行审核，符合规定的予以批准。3.查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自涂改、损坏档案。4.借阅档案时，利用者应签订借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保管责任等。5.利用者归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现问题及时处理。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，未经批准不得提供利用。2.档案原件一般不得外借，特殊情况需经单位负责人批准。3.利用档案应遵守国家有关法律法规和单位的保密制度。九、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和质量，促进档案信息资源的共享和利用。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等，形成电子档案。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理软件，实现档案的信息化管理。3.数据安全管理：建立数据备份、恢复、安全防护等机制，确保档案数据的安全。（三）建设要求1.档案信息化建设应符合国家有关标准和规范，确保数据的规范性和兼容性。2.加强对档案信息化建设的组织领导，明确责任分工，保障建设工作顺利进行。3.培养档案信息化专业人才，提高档案管理人员的信息化水平。十、监督与检查（一）监督检查机构成立档案管理监督检查小组，由单位分管领导任组长，档案管理部门负责人及相关人员为成员，负责对本单位档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案工作流程的规范情况。3.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作质量。4.档案信息化建设情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）检查结果处理1.对监