社区档案归档管理办法

社区档案归档管理办法一、总则（一）目的为加强社区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区建设、管理和服务中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本社区各类档案的归档管理工作，包括但不限于社区党组织建设、居民自治、社区服务、社区文化、社区卫生、社区环境等方面形成的文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社区档案由社区综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的档案应真实反映社区工作的实际情况，内容准确无误。3.分类科学原则：按照档案的形成领域和特点，进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。（四）管理职责1.社区综合档案室负责制定和完善社区档案管理制度，组织实施档案管理工作。负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。指导社区各部门和工作人员做好文件材料的形成、积累和归档工作。2.社区各部门负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向社区综合档案室移交。配合社区综合档案室做好档案管理的各项工作，提供必要的支持和协助。3.档案管理人员负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅等。严格遵守档案管理的各项规定，确保档案的安全和保密。积极开展档案利用工作，为社区工作和居民提供优质服务。二、档案的收集（一）收集范围1.社区党组织建设方面：包括党组织会议记录、党员名册、党员发展材料、党组织活动记录等。2.居民自治方面：包括居民会议记录、居民公约、社区选举材料、社区协商议事记录等。3.社区服务方面：包括社区服务计划、服务记录、服务对象档案、社区志愿者活动记录等。4.社区文化方面：包括社区文化活动计划、活动记录、文化作品、社区宣传资料等。5.社区卫生方面：包括社区卫生服务记录、居民健康档案、卫生检查记录等。6.社区环境方面：包括社区环境整治计划、整治记录、环保宣传资料等。7.其他方面：包括社区与上级部门、其他社区的往来文件、社区大事记等。（二）收集要求1.及时收集：各部门和工作人员应在文件材料形成后及时收集，确保档案的时效性。2.完整收集：应收集文件材料的原件、复印件、电子文档等，确保档案的完整性。3.准确收集：收集的文件材料应内容真实、准确，符合档案管理的要求。（三）收集程序1.各部门收集：各部门指定专人负责文件材料的收集工作，按照收集范围和要求，及时收集本部门形成的文件材料。2.整理分类：收集人员对收集到的文件材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类。3.移交档案室：整理分类后的文件材料定期移交社区综合档案室，移交时应填写档案移交清单。三、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律：保持文件材料之间的有机联系，便于查找和利用。2.便于保管和利用：按照档案的保管期限和利用频率，合理分类和排列。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构分类法：按照社区各部门进行分类。3.问题分类法：按照文件材料的内容所反映的问题进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订。2.编页号：对装订后的文件材料逐页编页号，页号应编在有文字的页面正面的右上角，背面的左上角。3.编目：填写档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。4.装盒：将编目后的文件材料装入档案盒，并在盒脊上填写档号、年度、保管期限等信息。四、档案的保管（一）保管场所1.社区综合档案室应具备专用的档案库房：库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求。2.库房应配备必要的设施设备：如空调、除湿机、防虫药、灭火器、档案密集架等。（二）保管要求1.分类存放：档案应按照分类方案进行存放，不同类别、不同保管期限的档案应分开存放。2.排列有序：档案盒应按照顺序排列，便于查找和利用。3.定期检查：档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。4.安全保密：严格遵守档案管理的安全保密制度，防止档案的丢失、损坏和泄密。（三）档案的数字化1.为提高档案管理的效率和利用水平：应逐步推进档案的数字化工作。2.数字化档案应与纸质档案同步管理：确保两者内容一致。3.建立数字化档案管理系统：对数字化档案进行分类、存储、检索和利用。五、档案的鉴定（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值进行鉴定：确定档案的保管期限。2.定期鉴定：一般每五年进行一次全面鉴定。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：档案管理人员直接对档案进行审查，判断其保存价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、内容、利用情况等因素，综合分析其保存价值。（三）鉴定工作的组织1.成立档案鉴定小组：由社区领导、档案管理人员和相关部门人员组成。2.鉴定小组负责制定鉴定方案：明确鉴定的范围、方法、步骤和标准。3.鉴定小组对档案进行逐卷鉴定：提出鉴定意见，确定保管期限。（四）保管期限的划分1.永久保管：凡是反映社区主要职能活动和基本历史面貌的，对社区工作和社会发展具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对社区工作有查考利用价值的档案，应列为定期保管。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量：包括档案的总卷数、件数等。2.档案的种类：按照档案分类方案统计各类档案的数量。3.档案的利用情况：包括查阅档案的人次、利用档案的目的等。（二）统计方法1.建立档案统计台账：档案管理人员应定期对档案进行统计，并填写统计台账。2.定期汇总：每月或每季度对档案统计台账进行汇总，形成统计报表。（三）统计分析1.对档案统计数据进行分析：了解档案管理的现状和存在的问题。2.根据统计分析结果：提出改进档案管理工作的建议和措施。七、档案的利用（一）利用原则1.依法利用：档案利用应遵守国家有关法律法规和档案管理的规定。2.方便利用：简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质服务。（二）利用范围1.社区内部：社区工作人员因工作需要查阅档案。2.居民：居民因个人事务需要查阅与其自身相关的档案。3.其他单位和个人：因工作需要查阅本社区档案的其他单位和个人，应按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.查阅档案应填写查阅申请表：注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.查阅申请表经社区领导审批后：方可到社区综合档案室查阅档案。3.查阅档案应在档案管理人员的陪同下进行：查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案。4.查阅档案如需复制：应经档案管理