烟草公司采购管理办法

烟草公司采购管理办法一、总则（一）目的为加强烟草公司采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于烟草公司及所属各部门、各单位的物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业政策，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，确保公平竞争，维护供应商合法权益，保证采购结果公正合理。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合行业标准和公司实际需求。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.廉洁高效原则：采购人员应廉洁自律，严格遵守职业道德，提高工作效率，确保采购活动高效有序进行。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议采购管理的重大政策、制度和流程。审定年度采购计划和预算。协调解决采购工作中的重大问题。对采购活动进行监督和指导。（二）采购部门1.职责负责制定和执行采购管理制度、流程和标准。编制年度采购计划和预算，并组织实施。组织采购项目的招标、询价、谈判等采购活动。负责供应商的开发、选择、评价和管理。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。建立采购档案，做好采购信息统计和分析工作。（三）需求部门1.职责根据公司业务需求，提出物资采购和服务需求申请。参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和采购合同评审。配合采购部门进行采购项目的验收工作。（四）财务部门1.职责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同评审，负责采购付款的审核和支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（五）审计部门1.职责对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况。审查采购项目的合法性、合规性和效益性。对采购过程中的违规行为进行调查和处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应于每年[具体时间]前，根据公司年度生产经营计划、项目建设计划等，结合现有物资库存情况，编制本部门下一年度采购需求计划，报采购部门。2.采购部门对各需求部门的采购需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司实际情况和市场供应情况，编制年度采购计划，报采购管理委员会审议通过后下达执行。3.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并根据实际情况进行动态调整。（二）采购预算管理1.采购预算由财务部门负责编制，与公司年度预算同步进行。采购预算应根据采购计划和市场价格走势等因素合理确定，确保采购资金的合理安排。2.采购部门应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行审批。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期向采购管理委员会报告采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。招标采购应按照国家有关法律法规和行业标准进行，通过公开招标、邀请招标等方式确定中标供应商。2.询价采购：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，通过比较供应商报价确定成交供应商。3.谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判采购应与不少于三家供应商进行谈判，通过综合比较确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商进行协商确定成交价格。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购时间等内容，经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行初审，审核通过后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购项目的性质、金额等情况进行审批，审批通过后采购部门方可组织实施采购活动。3.采购实施招标采购：采购部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。询价采购：采购部门向不少于三家供应商发出询价通知书，供应商在规定时间内报价，采购部门对供应商报价进行比较，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。谈判采购：采购部门与不少于三家供应商进行谈判，谈判结束后，采购部门根据谈判情况确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。单一来源采购：采购部门按照规定的程序进行审批后，与供应商进行协商确定成交价格，并签订采购合同。4.合同签订：采购部门根据采购结果与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应及时报财务部门备案。5.采购验收：采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照采购合同和验收标准进行验收。验收合格后，需求部门填写验收报告，并报采购部门备案。如验收不合格，需求部门应及时通知供应商进行整改或退换货，直至验收合格为止。6.采购付款：财务部门根据采购合同和验收报告，对采购付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应建立供应商信息库，通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商的基本情况、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门对收集到的供应商信息进行整理、分析和筛选，确定潜在供应商名单。对潜在供应商进行实地考察和评估，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系等情况，符合要求的纳入供应商信息库。（二）供应商选择1.采购项目实施前，采购部门应根据采购项目的需求和特点，从供应商信息库中选择不少于三家供应商参与采购活动。2.采购部门应组织相关人员对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。3.采购部门根据资格审查结果，结合供应商的报价、产品质量、售后服务等因素，综合评价供应商，选择最优供应商作为成交供应商。（三）供应商评价与管理1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对评价结果为优秀的供应商，采购部门应给予适当的奖励和优惠政策，如增加采购份额、优先付款等；对评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应将其从供应商信息库中删除，并停止与其合作。3.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评价结果、合作情况等内容，以便对供应商进行跟踪和管理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律纠纷等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低采购风险。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强对供应商的管理和监督，建立供应商评价和淘汰机制，选择信誉良好、实力雄厚的供应商合作；在采购合同中明确供应商的违约责任，加大对供应商违约行为的处罚力度。2.采购价格风险应对：加强市场调研和价格分析，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格；与供应商签订价格调整协议，约定价格调整的条件和方式，降低价格波动风险。3.质量风险应对：加强对采购产品的质量检验和验收，严格按照合同约定的质量标准进行验收；在采购合同中明确质量保证条款和质量违约责任，要求供应商提供质量保证措施和售后服务承诺。4.法律风险应对：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动依法依规进行；在采购合同签订前，对合同条款进行法律审查，避免合同纠纷。七、采购监督与考核（一）采购监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等。2.采购管理委员会应加强对采购活动的监督和指导，及时发现和解决采购工作中存在的问题。3.采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购人员违规操作。（二）采购考核1.采购部门应建立采购工作考核制度，对采购人员的工作业绩、工作