烟草企业采购管理办法

烟草企业采购管理办法总则目的为加强烟草企业采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。适用范围本办法适用于烟草企业及所属各部门、各单位的物资采购、服务采购等活动。基本原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和行业政策，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有潜在供应商享有平等参与机会，公正对待每一位供应商。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、资金使用效益等因素，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。管理职责1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。监督采购过程，协调解决采购中的问题，确保采购任务顺利完成。建立和管理供应商档案，评估供应商绩效。2.需求部门提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购前期的调研、论证等工作，配合采购管理部门做好采购工作。负责对采购物资或服务进行验收，反馈使用情况和意见。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金。参与采购合同审核，监督采购资金支付。对采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性等。对采购项目进行绩效审计，评价采购效益。采购计划管理采购计划编制1.需求部门应根据生产经营需要，结合库存情况，提前编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、需求时间等详细信息。2.采购计划编制应遵循以下程序：需求部门提出采购需求申请，经部门负责人审核后提交采购管理部门。采购管理部门对采购需求进行汇总、分析和审核，结合库存情况和采购预算，编制采购计划草案。采购计划草案报企业分管领导审批后下达执行。采购计划调整1.因生产经营变化、市场行情波动等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购计划调整申请经部门负责人审核后提交采购管理部门。采购管理部门对调整申请进行审核，必要时组织相关部门进行论证，报企业分管领导审批后实施调整。供应商管理供应商选择1.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式选择供应商。具体采购方式应根据采购项目的特点和相关法律法规要求确定。2.供应商选择应遵循以下程序：采购管理部门发布采购公告或邀请供应商参与采购活动，明确采购项目的要求、资格条件、采购程序等。供应商报名并提交相关证明材料，采购管理部门对供应商资格进行审查。采购管理部门组织对符合资格条件的供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格、售后服务等。根据评审结果确定中标供应商或成交供应商，并发布中标公告或成交公告。供应商准入1.新供应商准入应满足以下条件：具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。符合法律法规规定的其他条件。2.采购管理部门应建立供应商准入评审机制，对申请准入的供应商进行实地考察、资质审核等，确保供应商符合准入条件。供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合等方面。2.供应商评价与考核应遵循以下程序：采购管理部门收集供应商的相关信息，包括交货记录、质量检验报告、售后服务反馈等。采购管理部门组织相关部门对供应商进行评价和考核，形成评价报告。根据评价结果对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、取消资格等措施。采购流程管理采购申请需求部门根据生产经营需要提出采购申请，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、需求时间、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字。采购审批采购申请表提交采购管理部门后，采购管理部门对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、采购预算的准确性等。审核通过后，报企业分管领导审批。采购实施1.采购管理部门根据审批后的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。公开招标采购：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。邀请招标采购：采购管理部门向符合资格条件的供应商发出投标邀请书，邀请其投标，组织开标、评标、定标等工作，确定中标供应商。竞争性谈判采购：采购管理部门与不少于三家符合资格条件的供应商分别进行谈判，根据谈判结果确定成交供应商。询价采购：采购管理部门向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据报价结果确定成交供应商。单一来源采购：采购管理部门与单一供应商进行协商，确定成交供应商。2.采购管理部门在采购实施过程中应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购中的问题。合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，报企业分管领导审批。合同执行1.采购合同签订后，采购管理部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行中的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量等要求交付采购物资或服务。采购管理部门应组织需求部门等相关部门对采购物资或服务进行验收，验收合格后办理入库手续或支付款项。采购结算1.采购物资或服务验收合格后，采购管理部门应根据合同约定办理采购结算手续。采购结算应提供采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.财务部门应按照合同约定和财务管理制度审核采购结算凭证，办理付款手续。付款方式应符合国家法律法规和企业财务制度的规定。采购风险管理风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.风险识别与评估应采用科学的方法和工具，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。风险应对措施1.针对不同等级的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取风险规避、风险转移等措施，如放弃采购项目、购买保险等。对于中风险，应采取风险降低、风险分担等措施，如加强供应商管理、要求供应商提供担保等。对于低风险，应采取风险接受、风险监控等措施，如建立风险预警机制、定期对风险进行监控等。2.采购管理部门应将风险应对措施纳入采购管理制度和流程，确保风险得到有效控制。监督与检查内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性、采购合同的履行情况等。2.采购管理部门应建立内部监督机制，对采购活动进行自我监督，及时发现和纠正采购过程中的问题。外部监督采购活动应接受国家有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，如实提供采购信息和资料。信息管理采购信息收集采购管理部门应收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购项目信息等，为