湖州村级档案管理办法

湖州村级档案管理办法一、总则（一）目的与依据为加强湖州市村级档案管理，规范村级档案收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用村级档案资源，服务农村经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》以及国家有关档案管理的法律法规和行业标准，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于湖州市行政区域内的村民委员会（以下简称“村委会”）及村集体经济组织的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则村级档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。村委会应明确专人负责档案管理工作，集中保管本村各类档案。2.真实规范原则档案的形成应真实反映本村各项工作和活动，严格按照国家有关档案管理的规范和标准进行整理、编目、装订等操作。3.方便利用原则充分考虑档案利用需求，科学分类、合理编目，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案服务效能。（四）管理职责1.湖州市档案局负责对全市村级档案管理工作进行统筹规划、业务指导和监督检查。制定村级档案管理工作规范和标准，组织开展业务培训，推动村级档案管理工作规范化、制度化建设。2.乡镇（街道）档案管理机构负责本辖区内村级档案管理工作的指导、监督和检查。指导村委会建立健全档案管理制度，开展档案业务培训，定期对村级档案管理情况进行检查，督促问题整改。3.村委会村委会主任为本村档案管理工作的第一责任人，负责组织领导本村档案管理工作，保障档案管理工作所需的人员、经费和设施设备。明确档案管理人员职责，负责本村各类档案的收集、整理、保管、利用等具体工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类包括村党组织建设、党员管理、群团工作等方面形成的文件材料，如党组织会议记录、党员名册、入党申请书、群团活动记录等。2.村务管理类涵盖村民委员会组织建设、村民自治、村务公开、财务管理、资产管理等文件材料，如村委会会议记录、村民代表会议记录、村务公开资料、财务收支账目、资产登记台账等。3.经济发展类涉及本村农业生产、农村经济发展规划、产业项目、招商引资、农村合作经济组织等方面的档案，如农业生产技术资料、经济合同、项目申报材料、合作经济组织章程等。4.社会事务类包含计划生育、社会保障、民政优抚、文化教育、医疗卫生、环境保护等工作形成的档案，如计划生育档案、低保户档案、教育活动记录、医疗服务档案、环保工作文件等。5.其他类本村在重大活动、突发事件处理、历史文化传承等方面形成的具有保存价值的文件材料，以及上级交办的与本村有关的各类文件材料。（二）收集要求1.及时收集档案形成部门或个人应在文件材料形成后及时将其移交本村档案管理人员，确保档案收集的完整性和及时性。2.齐全完整收集的档案应齐全完整，包括文件的正件与附件、定稿与修改稿、请示与批复、会议记录与会议纪要等，确保能够全面反映本村各项工作和活动的真实情况。3.真实准确档案内容应真实可靠，不得伪造、篡改。对收集的档案要进行认真核对，确保档案信息准确无误。（三）整理方法1.分类标准按照本办法规定的档案收集范围，结合本村实际情况，采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。即先按年度分开，再按党群工作、村务管理、经济发展、社会事务等机构（问题）分类，最后根据档案的保存价值确定保管期限。2.整理步骤装订：对纸质档案进行整理，去除金属物，按件装订，保持文件的整齐牢固。编页号：在每份文件的有字页面右上角或左上角编写页号，便于统计和查找。编目：填写档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，确保目录清晰准确。装盒：将整理好的档案按类别、年度、保管期限顺序装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写相关信息。三、档案的保管（一）保管场所村委会应设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。档案保管室应远离火源、水源，保持通风良好，温度和湿度适宜。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器、防虫药品等，确保档案安全保管。（三）档案整理与上架档案管理人员应定期对档案进行整理和检查，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。按照分类编号顺序，将档案整齐排列上架，便于查找和利用。（四）数字化管理有条件的村可逐步推进档案数字化管理，将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享，提高档案利用效率。数字化档案应与纸质档案同步更新，确保两者内容一致。（五）安全管理1.建立健全安全管理制度制定档案安全保管制度、档案借阅制度、档案保密制度等，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案保管场所和设备的安全管理。2.加强安全防范措施安装必要的安全监控设备，对档案保管室进行24小时监控。定期对档案保管设施设备进行检查维护，确保其正常运行。加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。四、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，在保护档案信息安全和隐私的前提下，为村民、村委会及相关部门提供优质、高效的档案利用服务。（二）利用范围1.村民利用村民可根据需要查阅与其自身利益相关的档案，如土地承包合同、宅基地审批文件、计划生育档案、社会保障档案等，以维护自身合法权益。2.村委会利用村委会在开展村务管理、决策、工作查考等方面可利用本村档案，如查阅历史会议记录、财务账目、工作文件等，为推进本村各项工作提供依据。3.相关部门利用因工作需要，上级主管部门、司法机关、审计部门等可按照规定查阅村级档案，了解本村有关情况。（三）利用手续1.村民利用村民查阅与其自身利益相关的档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅内容和用途，经村委会负责人签字同意后，由档案管理人员提供查阅服务。查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按规定办理相关手续。2.村委会利用村委会工作人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅登记表，经档案管理人员审核后提供查阅。查阅后应及时归还档案，并做好查阅记录。3.相关部门利用上级主管部门、司法机关、审计部门等查阅村级档案，应出具单位介绍信和查阅人员有效证件，经村委会负责人批准后，由档案管理人员提供查阅服务。查阅档案应在档案查阅室进行，如需复制档案，应按规定办理审批手续，并支付相应的复制费用。（四）利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用者姓名、单位、查阅内容、利用目的、查阅方式等信息。登记册应妥善保管，以备查询。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.鉴定组织成立由村委会负责人、档案管理人员及相关业务人员组成的档案鉴定小组，负责对本村已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定标准依据国家有关档案保管期限的规定，结合本村实际情况，对档案的保存价值进行鉴定。鉴定时应综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。3.鉴定程序档案鉴定小组定期对已到保管期限的档案进行逐卷（件）鉴定，提出存毁意见。对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的档号、文号、题名、日期、保管期限、应销毁原因等信息。（二）销毁工作1.销毁审批档案销毁清册经村委会负责人审核批准后，方可进行档案销毁。2.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如集中焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应指定专人负责监督，并在档案销毁清册上签字确认。3.销毁记录档案销毁后，档案管理人员应将档案销毁清册永久保存，作为档案鉴定与销毁工作的凭证。六、监督与检查（一）监督检查主体湖州市档案局、乡镇（街道）档案管理机构负责对村级档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度建设情况检查村委会是否建立健全档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项管理制度，并严格执行。2.档案管理工作落实情况查看档案收集是否齐全完整、整理是否规范有序、保管是否安全妥善、利用是否便捷高效、鉴定销毁是否符合规定等。3.档案设施设备配备情况检查档案保管室是否符合安全保管要求，档案保管设备是否齐全有效。4.档案管理人员履职情况了解档案管理人员是否熟悉档案管理业务，是否认真履行职责。（三）监督检查方式1.定期检查湖州市档案局、乡镇（街道）档案管理机构定期对村级档案管理工作进行全面检查，每年不少于一次。2.专项检查根据工作需要，针对村级档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。3.日常抽查乡镇（街道）档案管理机构可结合