环卫项目合同管理办法

环卫项目合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司环卫项目合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司承接的各类环卫项目合同的管理，包括但不限于道路清扫保洁、垃圾清运、公厕管理等项目合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动应严格遵守国家法律法规及行业标准，确保合同合法有效。2.全面履行原则合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。3.风险防控原则加强合同风险识别、评估和防控，采取有效措施降低合同风险，保障公司利益。4.统一管理原则公司对环卫项目合同实行统一管理，明确各部门职责，确保合同管理工作规范、有序。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目承接业务部门负责承接环卫项目，对项目基本情况进行调查了解，包括项目地点、范围、服务内容、服务期限、质量标准、费用支付等。2.合同起草业务部门根据项目承接情况起草合同文本，合同内容应明确双方权利义务、服务标准、费用结算、违约责任等条款。合同文本应符合法律法规及行业标准要求，语言表述准确、清晰、严谨。3.合同审核合同文本起草完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、完整性，对合同条款进行审查，提出修改意见。业务部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。4.合同审批修改后的合同文本提交公司管理层进行审批。管理层根据项目情况、公司利益等因素对合同进行审批，签署审批意见。5.合同签订经审批通过的合同，由业务部门与对方当事人签订。签订合同时，应确保合同双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，公司留存归档。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查在签订合同前，应对对方当事人的主体资格进行审查，确保其具有合法的经营资质和履约能力。要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。2.合同条款明确合同条款应明确、具体、详细，避免模糊不清或歧义。对服务内容、质量标准、费用结算、违约责任等关键条款应进行明确约定，确保双方权利义务清晰。3.合同风险评估在签订合同前，应对合同风险进行评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，并采取相应的风险防控措施。对于风险较大的合同，应制定专门的风险应对预案。4.合同签订授权签订合同的人员应具有相应的授权，不得超越授权范围签订合同。公司应建立合同签订授权制度，明确授权范围和程序，确保合同签订的合法性和有效性。三、合同履行管理（一）合同履行责任分工1.业务部门业务部门负责合同的具体履行，按照合同约定组织实施环卫项目服务，确保服务质量达到合同要求。定期对项目履行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施解决。2.质量部门质量部门负责对环卫项目服务质量进行监督检查，制定质量检查标准和流程，定期对项目服务质量进行抽检，对发现的质量问题及时督促业务部门整改。3.财务部门财务部门负责合同费用的结算和支付管理，按照合同约定审核费用支付申请，确保费用支付准确、及时。对合同费用收支情况进行核算和分析，为公司决策提供财务支持。4.法务部门法务部门负责对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，协助业务部门处理合同纠纷，维护公司合法权益。（二）合同履行跟踪与监督1.建立合同履行台账业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括服务内容、服务期限、质量检查结果、费用结算情况等。定期对合同履行台账进行更新和核对，确保台账信息准确、完整。2.定期检查与评估公司定期对环卫项目合同履行情况进行检查和评估，检查内容包括服务质量、费用结算、安全管理等方面。根据检查评估结果，对合同履行情况进行总结分析，发现问题及时整改。3.沟通协调机制在合同履行过程中，如发生争议或问题，业务部门应及时与对方当事人进行沟通协调，寻求解决方案。对于重大问题或无法解决的争议，应及时报告公司管理层，并会同法务部门共同处理。（三）合同变更管理1.变更申请在合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同内容，业务部门应及时提出变更申请，说明变更原因、变更内容及对合同履行的影响。2.变更审核变更申请提交后，由法务部门对变更内容进行审核，重点审查变更的合法性、合规性及对公司利益的影响。审核通过后，提交公司管理层进行审批。3.变更签订经审批通过的合同变更事项，由业务部门与对方当事人签订变更协议。变更协议应明确变更内容、变更后的权利义务、费用调整等条款，确保变更后的合同合法有效。（四）合同终止管理1.终止条件合同期满或双方协商一致、一方违约等情况下，合同可以终止。合同终止前，业务部门应按照合同约定完成服务工作，并进行项目验收。2.终止结算合同终止后，业务部门应及时办理费用结算手续，提交费用结算申请。财务部门按照合同约定审核费用结算申请，确保费用结算准确、及时。3.资料归档合同终止后，业务部门应将合同履行过程中的相关资料整理归档，包括合同文本、变更协议、质量检查报告、费用结算凭证等。归档资料应妥善保管，以备查阅。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别公司定期对环卫项目合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，包括政策风险、市场风险、法律风险、质量风险、安全风险等。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定重点风险领域和风险应对措施。（二）风险应对措施1.风险规避对于风险较大且无法有效控制的合同风险，应采取风险规避措施，如拒绝签订合同或提前终止合同。2.风险减轻对于部分风险因素，可以采取风险减轻措施，如加强合同条款约定、增加担保条款、购买保险等，降低风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移对于一些可以通过保险、担保等方式转移的风险，应及时办理相关手续，将风险转移给第三方。4.风险接受对于一些风险发生可能性较小或影响程度较低的风险，可以采取风险接受措施，在风险发生时及时采取应对措施，降低损失。（三）风险监控与预警1.风险监控建立合同风险监控机制，定期对合同风险状况进行监控，及时发现风险变化情况。业务部门、质量部门、财务部门、法务部门等应密切配合，共同做好风险监控工作。2.风险预警根据风险监控结果，对可能出现的重大风险进行预警。当风险达到预警阈值时，及时发布预警信息，提醒相关部门采取应对措施，防范风险扩大。五、合同档案管理（一）档案收集业务部门负责合同档案的收集工作，在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时将相关资料整理归档。合同档案应包括合同文本、变更协议、质量检查报告、费用结算凭证、往来信函等。（二）档案整理与归档1.整理业务部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料齐全、完整。2.归档整理后的合同档案应及时归档，存入公司档案管理部门。档案管理部门应建立档案目录，便于查阅和管理。（三）档案查阅与借阅1.查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅时应在档案管理人员的监督下进行，