烟台合同发票管理办法

烟台合同发票管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同与发票管理，规范合同签订、履行及发票开具、取得、保管等行为，防范经营风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在烟台地区开展的各类经济业务涉及的合同签订、履行及发票管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则合同签订与履行、发票开具与取得应严格遵守国家法律法规，符合税收政策及财务制度要求。2.风险防控原则强化风险意识，对合同与发票管理各环节进行风险识别、评估与控制，确保公司利益不受损失。3.权责明确原则明确各部门及人员在合同与发票管理中的职责，做到责任清晰、分工合理。4.流程规范原则建立健全合同与发票管理流程，确保各项工作有序进行，提高管理效率。二、合同管理（一）合同签订1.合同主体资格审查业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、经营资质、信用状况等进行审查。收集对方营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关资料，并留存归档。2.合同条款拟定合同条款应符合法律法规规定，明确双方权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要内容。涉及价格条款的，应明确价格的构成、调整条件及方式等。对于需预付款或分期付款的合同，应明确付款方式、时间节点及金额。对于涉及知识产权、商业秘密等内容的合同，应明确保密条款及违约责任。3.合同审批合同承办部门应填写《合同审批表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要条款等内容，并附上相关资料。按照公司内部审批流程，依次提交部门负责人、法务部门、财务部门、分管领导、总经理审批。各审批部门应在规定时间内提出审批意见，对合同条款的合法性、完整性、风险性等进行审查。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险；财务部门重点审查合同价款、付款方式、发票开具等条款是否符合财务制度及税务规定；分管领导及总经理根据公司整体经营战略及实际情况进行综合审批。4.合同签订经审批通过的合同，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同时，应确保合同文本内容与审批通过的条款一致，双方签字盖章齐全。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送一份至法务部门、财务部门备案，并自留一份作为履行合同及后续管理的依据。（二）合同履行1.合同执行跟踪合同承办部门负责合同的具体履行，应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、质量验收等信息。定期对合同履行情况进行检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。如发现对方未按合同约定履行义务，应及时采取措施，如发函催办、追究违约责任等，并将相关情况及时向部门负责人及分管领导汇报。2.合同变更与解除合同履行过程中如需变更或解除合同，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应按照原合同审批流程进行审批。合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知法务部门、财务部门，并对合同履行台账进行相应调整。（三）合同归档与保管1.合同归档合同履行完毕后，合同承办部门应及时将合同及相关资料进行整理归档。归档资料应包括合同文本、审批表、补充协议、往来函件、验收报告、发票等。按照档案管理规定，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。2.合同保管合同档案应由专人负责保管，设立专门的合同档案室或档案柜，确保合同档案存放安全、有序。严格限制非授权人员查阅、借阅合同档案。因工作需要查阅、借阅合同档案的，应按照公司档案借阅制度办理相关手续，并在规定时间内归还。三、发票管理（一）发票开具1.开票依据业务部门应在合同约定的收款时间及金额范围内，根据实际业务发生情况向财务部门提交开票申请。开票申请应注明合同编号、开票金额、开票内容、对方单位名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。财务部门审核开票申请，确保开票信息准确无误，并与合同条款及实际业务相符。审核通过后，按照发票管理规定开具发票。2.发票开具流程财务部门根据开票申请，在防伪税控系统中录入开票信息，打印发票。发票开具应做到内容真实、项目齐全、字迹清楚、全部联次一次打印，发票联和抵扣联加盖发票专用章。开具发票后，财务部门应及时将发票交付给业务部门，并做好发票交付记录。业务部门应确保发票及时、准确送达对方单位，并取得对方签收凭证。（二）发票取得1.取得要求业务部门在采购商品、接受服务等业务活动中，应及时取得对方开具的合法有效发票。发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应与实际业务相符。取得的发票应具备发票联和抵扣联（如有），发票上应加盖销售方发票专用章。对于不符合规定的发票，业务部门应及时要求对方更换。2.发票审核业务部门取得发票后，应在规定时间内将发票提交给财务部门进行审核。财务部门重点审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务名称、金额、税率、税额、发票专用章等内容。对于审核发现的问题发票，财务部门应及时与业务部门沟通，要求对方重新取得合规发票。如因特殊原因无法重新取得发票的，应按照公司相关规定进行处理。（三）发票保管1.保管要求财务部门应设立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，确保发票存放安全。发票应按照发票种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。定期对发票进行盘点，确保发票账实相符。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时报告税务机关，并按照规定进行处理。2.发票销毁对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照税务机关规定的保存期限进行保管。保存期满后，经税务机关查验后销毁。发票销毁应填写《发票销毁申请表》，经财务部门负责人、分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。四、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对合同与发票管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、归档及发票开具、取得、保管等环节是否符合本办法及相关规定。2.财务部门负责对合同执行过程中的款项收付及发票管理情况进行日常监督，及时发现并纠正存在的问题。（二）外部检查积极配合税务机关、工商行政管理部门等外部监管机构的检查，如实提供合同与发票管理相关资料，对检查发现的问题及时进行整改。五、责任追究（一）责任界定1.因合同签订、履行过程中存在过错，导致公司遭受经济损失或法律风险的，由相关责任部门及人员承担相应责任。2.在发票管理过程中，因违反发票管理规定，导致公司受到税务处罚或其他损失的，由相关责任部门及人员承担责任。（二）追究方式1.对于因工作失误或故意违规