三重档案管理暂行办法

三重档案管理暂行办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织的三重档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本暂行办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部涉及重大决策、重要干部任免、重大项目安排和大额度资金运作（以下简称“三重”）事项所形成档案的管理。（三）定义1.三重档案：指在“三重”事项活动过程中直接形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、会议记录、决议、合同、报表、信函、照片、音像资料等。2.档案管理：包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等一系列工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织的三重档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映“三重”事项的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案的形成与收集（一）形成要求1.在“三重”事项活动中，各承办部门和相关人员应及时、准确地形成各类文件材料，确保文件内容完整、字迹清晰、签署齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。（二）收集范围1.重大决策档案决策过程中形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、专家论证意见等。决策依据的相关法律法规、政策文件、市场调研资料等。决策执行情况的汇报、总结、评估报告等。2.重要干部任免档案干部任免的请示、批复、考察材料、任免决定等。干部的履历表、考核材料、廉政档案等。与干部任免相关的会议记录、谈话记录等。3.重大项目安排档案项目立项文件、可行性研究报告、环境影响评价报告等。项目设计方案、招投标文件、合同协议等。项目实施过程中的各类文件、报表、质量检验报告、进度报告等。项目竣工验收文件、总结报告等。4.大额度资金运作档案资金预算、计划、申请报告、批复文件等。资金使用的合同、协议、支付凭证、财务报表等。资金运作的审计报告、监督检查记录等。（三）收集职责1.承办部门：负责本部门在“三重”事项活动中形成文件材料的收集、整理，并在规定时间内移交档案管理部门。2.档案管理部门：负责对各承办部门移交的档案进行审核、接收，并对档案的收集工作进行指导和监督。（四）收集时间1.对于重大决策事项，在决策完成后[X]个工作日内完成文件材料的收集。2.对于重要干部任免事项，在任免决定下达后[X]个工作日内完成档案的收集。3.对于重大项目安排事项，在项目竣工验收后[X]个工作日内完成档案的收集。4.对于大额度资金运作事项，在资金运作结束后[X]个工作日内完成档案的收集。三、档案的整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类，同一类档案应按照一定的顺序排列。3.对每份档案编制唯一的编号，并建立档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息。（二）归档范围1.经过整理符合归档要求的各类文件材料均应归档。2.对于重复、无效或无保存价值的文件材料，经鉴定后可不归档。（三）归档流程1.承办部门将整理好的档案移交档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案的数量、内容、整理质量等，如发现问题及时与承办部门沟通解决。3.审核无误后，档案管理部门将档案进行归档，并在档案移交清单上签字确认。（四）归档时间档案管理部门应在收到承办部门移交档案后的[X]个工作日内完成归档工作。四、档案的保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.对重要档案应采取备份保管措施，如制成电子档案或缩微胶片等，以防原件损坏或丢失。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.三重档案的保管期限分为永久、定期两种。2.永久保管的档案主要包括涉及公司/组织重大利益、具有长远历史价值和法律凭证作用的文件材料。3.定期保管的档案期限分为[X]年、[X]年、[X]年等，具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，提出存毁意见。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、利用情况等因素进行综合评估，确定档案的存毁。4.对拟销毁的档案应编制销毁清册，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门会同有关部门进行销毁，并做好销毁记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅三重档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人还需经公司/组织保密部门审核同意。3.外部单位或个人查阅三重档案的，应持单位介绍信或有效证件，填写档案查阅申请表，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并提供必要的查阅场所和设备。3.查阅人员应在规定的查阅范围内进行查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门同意，并注明出处。4.查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认，归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性。（三）利用方式1.档案管理部门应积极为公司/组织内部各部门提供档案利用服务，根据工作需要编制档案检索工具，如目录索引、专题汇编等，方便查阅人员查找档案。2.对于涉及重大决策、重要项目等需要参考档案的事项，档案管理部门可应相关部门要求，提供档案咨询和参考意见。3.在不违反法律法规和公司/组织规定的前提下，档案管理部门可根据实际情况，开展档案信息资源的开发利用工作，如编写大事记、组织史等，为公司/组织的发展提供历史借鉴。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织三重档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，加强对档案的安全保密管理，确保档案信息的安全。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对三重档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据录入等，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统，具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化流程。3.安全保密措施：在档案管理信息系统中设置安全保密机制，如用户权限管理、数据加密、访问控制等，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保系统的正常运行和数据的安全。2.加强对档案管理人员的信息化培训，提高其业务水平和操作技能。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。同时，做好电子档案的存储介质管理，确保存储介质的安全可靠。七、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部设立档案管理监督检查小组，负责对三重档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。2.档案管理监督检查小组由档案管理部门、审计部门、纪检监察部门等相关人员组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节。2.档案管理工作的质量和效率，如档案的完整性、准确性、系统性，档案查阅利用的及时性等。3.档案安全保密措施的落实情况，如档案库房的安全管理、档案信息的保密等。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少进行一次全面的档案管理工作检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或档案管理环节进行不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点、难点问题，开展专