非必须招标管理办法

非必须招标管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织非必须招标项目的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，根据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内不属于依法必须招标范围的各类采购项目，包括但不限于货物采购、工程服务、技术服务等。（三）基本原则1.依法合规原则：非必须招标项目的采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购过程合法、合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有潜在供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司/组织内部监督及相关部门的监管。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和流程，降低采购成本，提高采购效益。二、采购范围界定（一）货物采购1.单项或批量采购金额未达到国家规定必须招标标准的各类生产设备、办公用品、原材料等货物。2.虽达到招标标准，但因特殊原因不适宜进行招标的货物采购，如涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等紧急情况所需货物。（二）工程服务1.单项合同估算价在规定限额以下的各类工程建设项目，如小型建筑装修工程、设备安装工程、维修改造工程等。2.对原有工程进行的日常维护、保养、修缮等服务，且金额未达到招标标准的项目。（三）技术服务1.技术咨询、技术开发、技术转让、技术服务等项目，单项合同金额未达到招标标准的。2.针对特定技术难题或业务需求，委托专业机构或个人提供的专项技术解决方案，且采购金额未达标准的服务。三、采购方式（一）询价采购1.适用范围适用于采购标的规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的非必须招标项目。2.采购程序（1）采购部门根据需求编制询价文件，明确采购货物或服务的规格、数量、质量要求等。（2）向至少三家符合资格条件的供应商发出询价通知书，邀请其报价。（3）供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足需求的供应商成交。（4）采购部门与成交供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.采购程序（1）采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（2）谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、内容、合同草案条款等。（3）确定不少于三家符合资格条件的供应商，并向其发出谈判邀请书。（4）谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。（5）谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（6）采购部门与成交供应商签订采购合同。（三）单一来源采购1.适用范围（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由、采购项目内容、预算金额等，报公司/组织相关领导审批。（2）经批准后，采购部门与唯一供应商进行协商，达成一致后签订采购合同。（3）单一来源采购情况应当在公司/组织内部进行公示，接受监督。（四）竞争性磋商采购1.适用范围（1）政府购买服务项目。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。（4）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。（5）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。2.采购程序（1）采购部门制定磋商文件，明确采购项目的范围、内容、技术要求、商务条款、评审标准等。（2）发布磋商公告，邀请符合资格条件的供应商报名参加磋商。（3）对报名供应商进行资格审查，确定不少于三家符合条件的供应商参加磋商。（4）组织供应商进行磋商，磋商小组与供应商就采购项目的技术、商务、价格等方面进行充分沟通和协商。（5）磋商结束后，要求供应商进行最后报价，磋商小组按照评审标准对供应商的响应文件和最后报价进行综合评审，推荐成交候选供应商。（6）采购部门根据磋商小组的推荐确定成交供应商，并签订采购合同。四、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购理由等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）需求确认1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，确保需求明确、合理。2.对于复杂的采购项目，采购部门组织相关技术人员、使用部门人员等进行需求调研和确认，明确采购项目的技术要求、质量标准等。（三）采购方式选择1.采购部门根据采购项目的特点、预算金额、时间要求等因素，按照本办法规定的采购方式，选择合适的采购方式。2.对于采用竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购等方式的采购项目，采购部门应按照相应的程序进行审批。（四）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库，并对供应商进行分类管理。2.根据采购项目的需求，从供应商库中选择符合资格条件的供应商参与采购活动。对于新的采购项目，采购部门可以通过公开招标、邀请招标、网络搜索、行业推荐等方式寻找潜在供应商。3.采购部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，确保其具备相应的资质、信誉和供应能力。4.在采购过程中，采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的供应情况，协调解决出现的问题。（五）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购部门编制相应的采购文件，如询价通知书、谈判文件、磋商文件、单一来源采购文件等。2.采购文件应明确采购项目的各项要求，包括技术规格、质量标准、商务条款、报价要求、评审标准等，确保采购活动的公平、公正、公开。（六）采购实施1.采购部门按照采购文件规定的程序和要求，组织供应商进行报价、谈判、磋商、响应等活动。2.在采购过程中，采购部门应做好记录，包括采购文件的发放、供应商的响应情况、谈判或磋商过程等，确保采购活动的全过程可追溯。（七）评审与确定成交供应商1.对于采用询价采购、竞争性谈判、竞争性磋商等方式的采购项目，采购部门组织评审小组对供应商的响应文件进行评审。2.评审小组按照评审标准对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价，推荐成交候选供应商。3.采购部门根据评审小组的推荐，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（八）合同签订与履行1.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的内容、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，采购部门负责监督合同的执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（九）验收与付款1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员按照合同约定的验收标准进行验收。2.验收合格后，采购部门填写验收报告，并按照公司/组织的财务制度办理付款手续。五、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门负责对非必须招标采购项目进行定期审计和监督，检查采购活动是否符合本办法规定的程序和要求。2.采购部门应建立健全采购档案管理制度，妥善保存采购活动的相关文件、记录等资料，接受内部审计部门的检查。（二）供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对于出现严重违约行为的供应商，采购部门应将其列入不良供应商名单，限制其参与公司/组织的采购活动。