合同签订审核操作流程通知

各部门、各下属单位：为切实加强合同全流程管理，有效防范法律风险与经营管理风险，保障公司合法权益，结合业务实际，现就合同签订审核操作流程规范如下，请各单位严格遵照执行。一、合同起草：夯实合作基础要件合同起草由业务发起部门负责，需结合合作意向、交易背景及合规要求开展：依据与模板：优先使用公司标准合同模板；无模板时，需参考同类合同条款或咨询法务部，确保条款框架合规。核心条款要求：合同应明确标的、数量（或服务内容）、质量标准、价款（或报酬）、履行期限/方式、违约责任、争议解决方式等核心要件，语言表述需严谨无歧义。对方主体核查：起草前需初步核查合作方主体资格（如营业执照、经营范围、信用记录等），确保其具备履约能力。二、业务初审：把好内容合规首道关业务部门负责人需对合同进行初审，重点审核：内容完整性：检查合同条款是否覆盖交易核心要素，附件（如技术方案、报价单）是否完整。业务合理性：评估合同条款是否符合业务逻辑（如付款节点与服务进度匹配、验收标准清晰可执行）。对方资质复核：再次确认合作方资质、信用状况（可通过国家企业信用信息公示系统、行业信用平台查询），避免与失信主体合作。初审通过后，业务部门填写《合同初审意见表》，随合同文本提交法务部；初审未通过的，退回起草人修改完善。三、法务审核：筑牢法律风险防线法务部从法律合规性、条款严谨性角度审核合同：合法性审查：核查合同主体资格（如是否具备签约权限、特殊行业是否有资质）、合同内容是否违反法律法规（如竞业限制、知识产权条款是否合规）。风险防控：评估权利义务是否对等（如违约责任是否显失公平）、争议解决条款是否明确（优先选择公司所在地法院或仲裁机构）、保密/知识产权条款是否完善。意见反馈：法务部需在3个工作日内出具审核意见（可通过书面批注、会议沟通等方式）；需修改的条款同步反馈业务部门，由起草人调整后重新提交审核。四、财务审核：保障资金合规使用财务部针对资金安排、税务合规等维度审核：付款与预算：检查付款方式（如银行转账、票据结算）、付款节点是否符合公司财务制度，资金支出是否在预算范围内。税务与发票：审核发票类型（专票/普票）、税率、开票时间等条款，确保税务处理合规，避免税务风险。成本与收益：从财务视角评估合同的成本效益（如长期合作的折扣条款、付款周期对现金流的影响），提出优化建议。财务审核意见需同步反馈业务部门，与法务、业务部门协商调整后，进入分级审批环节。五、分级审批：明确权责高效决策根据合同金额、类型、风险等级，实行分级审批：常规合同：金额较小、风险较低的合同，由业务部门负责人或分管领导审批。重大合同：涉及金额较大（参照公司《合同分级审批管理办法》）、特殊行业（如金融、涉外）或战略级合作的合同，需报总经理（或董事会）审批。审批人需结合业务、法务、财务意见，在《合同审批表》签署明确意见（同意/修改后同意/不同意）；未通过审批的，流程终止，由业务部门与合作方沟通终止合作或重新磋商。六、合同签订：规范用印与存档审核通过后，由公司授权代表（需在授权范围内）签订合同：用印管理：签订前需核对合同文本与最终审核版是否一致，无误后提交行政部用印（严禁在空白合同上盖章）。份数与分发：合同签订后，双方各执至少1份原件；业务部门留存原件1份，同步提交法务部、财务部备案（电子档或扫描件）。七、备案归档：完善全流程闭环业务部门需在合同签订后5个工作日内完成归档：文件整理：将合同原件、审核意见表、对方资质文件等资料整理成册，按“年度-部门-合同类型”分类存档。电子备份：同步建立电子档案（可通过公司OA系统或文档管理平台存档），确保可追溯、易查阅。各主体职责说明业务部门：牵头合同起草、初审、履约跟踪，对业务真实性、合规性负责。法务部：负责法律审核、风险提示，提供合规性指导。财务部：负责财务合规审核，保障资金安全与税务合规。审批人：依权限决策，对审批结果的合规性、合理性负责。操作注意事项1.版本管理：合同修改需保留修订痕迹，最终版本以各审核环节确认的版本为准，严禁私自修改已审核通过的条款。2.时限要求：各审核环节原则上需在3个工作日内