上市企业会议管理办法

上市企业会议管理办法一、总则（一）目的为规范上市企业会议管理，提高会议效率，确保会议质量，促进企业决策的科学性和执行的有效性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于上市企业总部及各下属子公司、分公司召开的各类会议，包括但不限于股东大会、董事会、监事会、管理层办公会、部门例会、专题会议等。（三）基本原则1.高效务实原则：会议应紧密围绕企业战略目标和工作重点，注重解决实际问题，提高工作效率。2.精简节约原则：严格控制会议数量、规模和时间，节约会议成本，避免形式主义。3.规范有序原则：会议组织、议程安排、文件准备、记录纪要等应遵循规范流程，确保会议顺利进行。4.沟通协调原则：充分发挥会议的沟通协调作用，促进各部门之间的信息共享和协同合作。二、会议分类与组织（一）股东大会1.定义：股东大会是公司的最高权力机构，由全体股东组成，依照法律、行政法规和公司章程的规定行使职权。2.召集与主持：股东大会由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事主持。董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责的，监事会应当及时召集和主持；监事会不召集和主持的，连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。3.会议筹备：董事会秘书负责股东大会会议的筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知股东等。会议文件应包括会议通知、议案、公司章程、股东名册、出席凭证等。4.会议议程：股东大会的议程应包括审议议案、股东发言、投票表决等环节。议案应提前送达股东，股东有权在会议上对议案进行审议和表决。5.会议记录：股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录，主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与现场出席股东的签名册及代理出席的委托书、网络及其他方式表决情况的有效资料一并保存，保存期限不少于十年。（二）董事会1.定义：董事会是公司的决策机构，对股东大会负责，行使法律法规和公司章程规定的职权。2.召集与主持：董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。3.会议筹备：董事会办公室负责董事会会议的筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知董事等。会议文件应包括会议通知、议案、上一次董事会会议决议的执行情况报告等。4.会议议程：董事会会议的议程应包括审议议案、董事发言、讨论决策等环节。议案应提前送达董事，董事有权在会议上对议案进行审议和表决。涉及重大事项的决策，应进行充分讨论和论证。5.会议记录：董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当妥善保存，保存期限不少于十年。（三）监事会1.定义：监事会是公司的监督机构，对股东大会负责，行使法律法规和公司章程规定的职权。2.召集与主持：监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。3.会议筹备：监事会办公室负责监事会会议的筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知监事等。会议文件应包括会议通知、议案、监事会工作报告等。4.会议议程：监事会会议的议程应包括审议议案、监事发言、监督检查等环节。议案应提前送达监事，监事有权在会议上对议案进行审议和表决。监事会应对公司财务状况、内部控制等进行监督检查。5.会议记录：监事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的监事应当在会议记录上签名。会议记录应当妥善保存，保存期限不少于十年。（四）管理层办公会1.定义：管理层办公会是公司管理层研究决策日常经营管理事项的会议。2.召集与主持：管理层办公会由总经理召集和主持，总经理不能履行职务时，可委托副总经理召集和主持。3.会议筹备：总经理办公室负责管理层办公会的筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知参会人员等。会议文件应包括会议通知、工作报告、议题材料等。4.会议议程：管理层办公会的议程应包括汇报工作进展、讨论分析问题、研究决策事项等环节。参会人员应提前准备相关材料，在会议上汇报工作情况，提出问题和建议。会议应对重要事项进行决策，并明确责任人和时间节点。5.会议记录：管理层办公会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，参会人员应当在会议记录上签名。会议记录应及时整理，形成会议纪要，发送给相关部门和人员，并跟踪落实会议决策。（五）部门例会1.定义：部门例会是各部门定期召开的总结工作、部署任务的会议。2.召集与主持：部门例会由部门负责人召集和主持。3.会议筹备：各部门应提前确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知部门员工。会议文件应包括工作汇报材料、问题清单、工作计划等。4.会议议程：部门例会的议程应包括工作汇报、问题讨论、工作安排等环节。部门员工应在会议上汇报工作进展、存在的问题及解决措施，部门负责人对部门工作进行总结和部署。会议应明确工作重点和目标，落实责任人。5.会议记录：部门例会应当对会议所议事项进行记录，记录人由部门指定。会议记录应简洁明了，重点突出，发送给部门员工，并跟踪落实会议安排。（六）专题会议1.定义：专题会议是针对特定事项或问题召开的专门会议。2.召集与主持：专题会议由相关负责人或部门根据需要召集和主持。3.会议筹备：召集部门应提前确定会议时间、地点、议程，准备会议文件，通知参会人员。会议文件应包括专题报告、分析资料、决策建议等。4.会议议程：专题会议的议程应围绕特定主题展开，包括情况汇报、分析讨论、提出解决方案等环节。参会人员应充分发表意见，进行深入讨论，形成共识和决策建议。5.会议记录：专题会议应当对会议所议事项进行详细记录，记录人由召集部门指定。会议记录应全面准确，反映会议讨论情况和决策结果，发送给相关部门和人员，并跟踪落实会议决策。三、会议议程与文件管理（一）会议议程制定1.各类会议应根据会议主题和目的，提前制定详细的会议议程。会议议程应明确会议的各项议题、讨论顺序、时间安排等。2.会议议程应提前发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间准备相关材料和意见。3.在会议召开前，如有需要调整会议议程，应提前通知参会人员，并说明调整的原因和内容。（二）会议文件准备1.会议文件应根据会议议程和主题进行准备，包括会议通知、议案、报告、资料等。会议文件应内容准确、逻辑清晰、格式规范。2.会议文件应提前发送给参会人员，确保参会人员能够提前了解会议内容，做好充分准备。3.会议文件应妥善保存，以备查阅和后续参考。对于重要会议文件，应进行备份和归档。（三）会议文件审核1.重要会议文件在发送给参会人员前，应进行审核。审核内容包括文件内容的准确性、完整性、合规性等。2.审核人员应根据相关法律法规、行业标准和企业内部规定，对会议文件进行严格把关，确保文件质量。3.对于审核中发现的问题，应及时反馈给文件起草部门，要求其进行修改和完善。四、会议通知与参会人员管理（一）会议通知1.会议通知应提前发送给参会人员，通知内容应包括会议时间、地点、议程、参会人员要求、会议文件等。2.会议通知应采用书面、电子邮件、短信等多种方式发送，确保参会人员能够及时收到通知。3.对于重要会议，应提前提醒参会人员，确保其按时参加会议。（二）参会人员要求1.参会人员应按照会议通知要求，按时参加会议。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议召集人请假，并说明原因。2.参会人员应认真准备会议相关材料，积极参与会议讨论，发表真实、准确的意见和建议。3.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。（三）参会人员签到1.会议开始前，应安排专人负责参会人员签到。签到方式可采用纸质签到、电子签到等。2.签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务、签到时间等信息。签到表应妥善保存，以备查阅。3.对于未按时签到的参会人员，应及时进行催到。对于无故缺席会议的人员，应按照企业相关规定进行处理。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.会议应安排专人负责记录，记录人员应具备良好的文字表达能力和速记能力。2.会议记录应准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果等。3.在会议记录过程中，记录人员应保持客观、公正的态度，不得遗漏重要信息，不得歪曲会议讨论情况。（二）会议纪要1.会议结束后，应及时整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应突出会议重点，明确会议决策事项、责任人和时间节点。2.会议纪要应语言简洁、条理清晰、格式规范。会议纪要应发送给参会人员，并抄送相关部门和领导。3.参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议应及时提出。会议纪要应作为企业内部沟通和工作落实的重要依据。六、会议决策与执行跟踪（一）会议决策1.会议应对讨论的事项进行决策，决策应明确、具体、可行。决策结果应记录在会议纪要中，并形成决议文件。2.对于重大决策事项，应进行充分的论证和风险评估，确保决策的科学性和合理性。3.会议决策应按照企业内部审批流程进行审批，确保决策符合法律法规和企业规定。（二）执行跟踪1.会议决策形成后，应明确责任部门和责任人，制定详细的执行计划和时间表。2.责任部门和责任人应按照执行计划认真组织实施，确保决策得到有效执行。3.企业应建立会议决策执行跟踪机制，定期对决策执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。4.对于未能按时完成决策执行任务的责任部门和责任人，应按照企业相关规定进行问责。七、会议保密与安全管理（一）会议保密1.涉及企业商业秘密、敏感信息等重要内容的会议，应采取保密措施。参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。2.会议文件应妥善保管，严格控制文件的发放范围和查阅权限。对于涉及保密内容的文件，应进行加密处理。3.在会议场所，应避免无关人员进入。对于会议讨论的内容，不得在公开场合随意谈论。（二）会议安全1.会议举办场所应符合安全要求，确保会议期间的人员和