中国采购需求管理办法

中国采购需求管理办法总则制定目的本办法旨在规范中国境内各类组织的采购需求管理活动，确保采购行为合法合规、科学合理、高效有序，提高采购资金使用效益，维护组织利益，促进市场公平竞争。适用范围本办法适用于在中国境内从事采购活动的国家机关、事业单位、社会团体、企业等各类组织（以下统称“采购人”）。基本原则1.合法性原则：采购需求管理应当符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动在法律框架内进行。2.合理性原则：采购需求应根据实际业务需要确定，避免过度或不合理的需求设定，保证需求与预算相匹配。3.公正性原则：采购需求管理过程应公平公正，不得偏袒特定供应商，为所有潜在供应商提供平等的竞争机会。4.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等依法应当保密的信息外，采购需求相关信息应适当公开，接受社会监督。5.效益性原则：通过科学合理的需求管理，实现采购资金的最优配置，提高采购项目的经济效益和社会效益。采购需求的确定需求调研1.需求发起：采购人各部门根据业务发展需要，提出采购需求申请，明确需求的背景、目标、功能、数量、质量、服务等基本要素。2.调研分析：采购部门会同相关技术、业务等部门对需求进行调研分析，深入了解实际业务需求，评估需求的合理性和可行性。调研可采用问卷调查、实地考察、专家咨询、市场调研等方式。3.需求论证：对于重大、复杂的采购项目，采购人应组织相关专家或专业机构对需求进行论证。论证内容包括需求的必要性、技术可行性、经济合理性、合规性等。需求文件编制1.编制要求：采购需求文件应清晰、准确、完整地描述采购项目的需求，包括采购标的的名称、规格、数量、质量标准、技术要求、服务要求、验收标准等内容。2.格式规范：需求文件应按照统一的格式和规范编制，确保内容的规范性和一致性，便于供应商理解和响应。3.语言表达：需求文件的语言应简洁明了、通俗易懂，避免使用模糊、歧义或专业性过强的术语。对于关键技术指标和要求，应进行详细解释和说明。采购预算管理预算编制1.依据需求：采购预算应根据采购需求进行编制，确保预算能够满足采购项目的实际需要。预算编制应充分考虑项目的成本构成，包括采购标的的价格、运输费、安装调试费、售后服务费等。2.成本核算：采购人应会同财务等部门对采购项目进行成本核算，合理确定预算金额。成本核算应遵循相关会计准则和成本核算方法，确保预算的准确性和可靠性。3.预算审批：采购预算编制完成后，应按照采购人内部的预算审批程序进行审批。审批通过的预算作为采购项目实施的资金依据。预算执行与控制1.严格执行：采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.监控预警：建立采购预算执行监控机制，对采购项目的预算执行情况进行实时监控。当预算执行进度出现偏差或可能超预算时，及时发出预警信号，采取相应的措施进行调整和控制。3.绩效评价：将采购预算执行情况纳入绩效评价体系，对采购人的预算执行情况进行考核评价。绩效评价结果作为采购人后续预算安排和管理的重要依据。供应商选择与管理供应商资格要求1.合法合规：供应商应具备合法经营资格，遵守国家法律法规和相关政策要求，无不良信用记录。2.专业能力：根据采购项目的特点和需求，明确供应商应具备的专业资质、技术能力、生产能力、服务水平等条件。3.业绩经验：要求供应商具有类似项目的业绩经验，以证明其具备承担本采购项目的能力和信誉。供应商选择方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，确保采购的公平性和竞争性。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。通过向多家供应商询价，比较价格和服务，选择最优供应商。供应商管理1.供应商库建设：采购人应建立供应商库，对供应商的基本信息、资质状况、业绩表现、信用记录等进行登记和管理。供应商库应实行动态更新，定期对供应商进行评估和调整。2.供应商评价：建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作、奖惩和退出的重要依据。3.供应商激励与约束：对表现优秀的供应商给予适当的激励，如优先合作、增加采购份额等；对违反合同约定或出现不良行为的供应商，采取相应的约束措施，如警告、罚款、暂停合作、列入黑名单等。采购合同管理合同签订1.合同条款：采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购标的的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、交货地点、验收标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和采购需求文件的要求，确保合同的合法性和有效性。2.合同审核：采购合同签订前，应进行严格的审核。审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性，双方的权利义务是否对等，合同风险是否可控等。审核通过的合同方可签订。3.合同签订程序：采购合同应按照采购人内部的合同签订程序进行签订，确保合同签订过程的规范、严谨。合同签订后，双方应及时加盖公章或合同专用章，并各自留存一份原件。合同履行与监督1.履行义务：双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量交付采购标的，并提供相应的售后服务。2.进度跟踪：建立合同履行进度跟踪机制，对采购合同的履行情况进行实时跟踪。及时掌握合同执行过程中的问题和风险，采取相应的措施进行协调和解决。3.监督检查：采购人应加强对采购合同履行情况的监督检查，确保供应商严格按照合同约定履行义务。对发现的问题及时要求供应商整改，情节严重的依法追究其违约责任。合同变更与终止1.变更程序：采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.终止条件：采购合同在以下情况下可以终止：双方协商一致同意终止；合同履行完毕；因不可抗力等原因导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同等。3.终止程序：合同终止时，双方应按照合同约定进行结算和清理，办理相关手续。如涉及货物退换、款项退还等问题，应按照约定及时处理。采购风险管理风险识别与评估1.风险识别：对采购过程中可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、法律风险、信用风险、质量风险、技术风险、合同风险等。2.风险评估：采用科学的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行排序，为制定风险应对措施提供依据。风险应对措施1.风险规避：对于风险发生可能性高且影响程度大的风险，应采取风险规避措施，如放弃采购项目、调整采购需求等。2.风险降低：通过采取相应的措施，降低风险发生的可能性或减轻风险的影响程度。如加强市场调研、选择信誉良好的供应商、完善合同条款等。3.风险转移：将部分风险转移给第三方，如购买保险、要求供应商提供履约担保等。4.风险接受：对于风险发生可能性低且影响程度小的风险，可以采取风险接受措施，即不采取特别的应对措施，而是在风险发生时通过应急机制进行处理。风险监控与预警1.监控机制：建立采购风险监控机制，对采购过程中的风险进行实时监控。定期收集和分析风险信息，及时发现风险变化情况。2.预警指标：设定风险预警指标，当风险指标达到或超过设定的阈值时，及时发出预警信号。预警指标应根据采购项目的特点和风险状况进行合理设定。3.应急处理：制定风险应急预案，当风险事件发生时，能够迅速启动应急预案，采取有效的应急措施进行处理，降低风险损失。采购绩效评价评价指标体系1.采购质量：评价采购标的的质量是否符合要求，包括产品质量、服务质量等方面。2.采购价格：评估采购价格是否合理，是否实现了采购资金的节约。3.采购效率：考核采购项目的实施进度，是否按时完成采购任务。4.采购合规性：检查采购活动是否符合法律法规和相关政策要求。5.供应商管理：评价对供应商的选择、管理和合作情况。评价方法与程序1.评价方法：采用定性与定量相结合的评价方法，如指标评分法、问卷调查法、案例分析法等。2.评价程序：制定采购绩效评价计划，明确评价的主体、对象、内容、方法、时间等；收集评价数据和信息；进行评价分析；形