货品及盘存管理办法

货品及盘存管理办法一、总则（一）目的为加强公司货品管理，规范货品出入库流程，确保货品账实相符，保障公司资产安全，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有货品的采购、存储、销售、盘点等相关活动。（三）职责分工1.采购部门负责根据公司需求，制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同，确保货品按时、按质、按量供应。2.仓储部门负责货品的验收、存储、保管、发放等工作，建立健全货品保管账目，定期进行盘点，保证货品安全、完整。3.销售部门负责货品的销售订单处理，跟踪销售情况，及时反馈客户需求和市场信息。4.财务部门负责货品采购、销售等相关账务处理，定期与仓储部门核对账目，监督货品资金流动，确保财务数据准确。5.其他部门按照本办法规定，配合做好货品及盘存管理的相关工作。（四）管理原则1.合法性原则：货品管理活动必须遵守国家法律法规和行业标准。2.准确性原则：确保货品数量、质量、价值等信息准确无误，账实相符。3.及时性原则：各项货品管理工作应及时、高效完成，避免延误。4.安全性原则：采取有效措施保障货品的安全存储和流转，防止货品损坏、丢失等情况发生。二、货品采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据业务需求，提前向采购部门提交货品需求计划，包括货品名称、规格、数量、预计到货时间等。2.采购部门汇总各部门需求计划后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购货品的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。3.采购计划需经相关部门负责人审核，报公司领导审批后执行。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照原审批程序进行变更。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查、评估，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商作为合作伙伴。2.对供应商的评估内容包括：企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信用状况等。采购部门应定期对供应商进行考核，考核结果作为供应商合作关系调整的依据。3.与供应商签订采购合同时，应明确双方的权利和义务，包括货品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订后，应严格按照合同约定执行。（三）采购订单下达1.根据审批后的采购计划，采购部门向选定的供应商下达采购订单。采购订单应详细注明货品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，与供应商保持沟通，确保货品按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货或货品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，协调解决问题。（四）采购验收1.货品到货前，仓储部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收场地和工具等。2.货品到货时，验收人员应按照采购合同和相关标准对货品的数量、质量、规格、型号等进行验收。验收合格的货品，应及时办理入库手续；验收不合格的货品，应及时通知采购部门与供应商协商处理。3.采购部门应负责与供应商沟通解决验收过程中出现的问题，如退换货、补货等。如因供应商原因导致货品损失或延误，采购部门应按照合同约定追究供应商的责任。三、货品仓储管理（一）仓库规划与布局1.根据公司货品存储需求，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、成品区、合格品区、不合格品区等。2.对不同类型的货品，应根据其特性和存储要求，选择合适的存储方式和设备，如货架、货柜、托盘、温湿度控制设备等，确保货品存储安全、有序。3.仓库应设置明显的标识牌，标明各存储区域的名称、货品类别、规格等信息，便于货品的查找和管理。（二）货品入库管理1.货品到货后，仓储部门验收人员应首先核对送货单与采购订单的一致性，包括货品名称、规格、数量、供应商等信息。2.验收合格的货品，验收人员应在送货单上签字确认，并及时办理入库手续。入库时，应按照货品的类别、规格、批次等信息，将货品存放到相应的存储区域，并做好入库记录。3.入库记录应包括货品名称、规格、数量、入库日期、供应商、批次等信息，确保记录准确、完整。同时，应及时更新库存台账，反映货品的入库情况。（三）货品存储管理1.仓储部门应按照货品的存储要求，对货品进行妥善保管。对于有特殊存储条件要求的货品，如易燃易爆品、易腐食品等，应采取相应的防护措施，确保货品质量不受影响。2.定期对仓库进行巡查，检查货品的存储状况，如是否有损坏、变质、丢失等情况。发现问题应及时处理，并记录相关情况。3.做好仓库的环境卫生工作，保持仓库整洁、通风良好，防止货品受到污染或损坏。（四）货品出库管理1.各部门领用货品时，应填写领料单，注明货品名称、规格、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。2.仓储部门根据审批后的领料单，核实库存情况，办理货品出库手续。出库时，应按照先进先出的原则，确保货品质量和有效期。3.发货人员应认真核对领料单与库存货品的一致性，确认无误后，将货品发放给领料人员，并在领料单上签字确认。同时，应及时更新库存台账，反映货品的出库情况。4.对于销售出库的货品，仓储部门应根据销售部门开具的销售发货单办理出库手续。销售发货单应注明货品名称、规格、数量、客户名称等信息。发货后，应及时将发货情况反馈给销售部门。四、货品销售管理（一）销售订单处理1.销售部门收到客户订单后，应及时进行审核，确认订单的有效性。审核内容包括客户信息、货品信息、价格条款、交货时间等。2.对于审核通过的订单，销售部门应及时安排生产或发货，并与仓储部门沟通协调，确保货品按时、按质、按量供应。3.如遇客户订单变更或取消等情况，销售部门应及时与客户沟通协商，并通知相关部门进行调整。同时，应做好订单变更或取消的记录工作。（二）销售发货管理1.根据销售订单和库存情况，仓储部门安排货品发货。发货前，应对货品进行再次核对，确保发货货品与订单要求一致。2.发货时，应按照客户要求的包装方式和运输方式进行包装和发运。对于需要特殊运输要求的货品，如易碎品、危险品等，应采取相应的防护措施，确保货品安全运输。3.发货后，仓储部门应及时将发货信息反馈给销售部门，包括发货日期、运输单号、预计到货时间等。销售部门应及时将发货信息通知客户，并跟踪货品运输情况。（三）销售退货管理1.如客户因货品质量问题或其他原因要求退货，销售部门应及时受理，并与客户沟通协商退货事宜。2.销售部门应填写退货申请单，注明退货原因、货品名称、规格、数量等信息，并经部门负责人审批。退货申请单提交给仓储部门后，仓储部门应安排接收退货货品。3.退货货品到货后，仓储部门验收人员应按照相关标准对退货货品进行验收。验收合格的退货货品，应办理入库手续；验收不合格的退货货品，应及时与销售部门沟通协商处理。4.销售部门应根据退货情况，及时与客户协商退款或换货等事宜，并做好相关记录工作。同时，应将退货情况反馈给财务部门，进行相应的账务处理。五、盘存管理（一）盘存计划制定1.仓储部门应定期组织货品盘存工作，原则上每月进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。2.根据公司实际情况和业务需求，制定详细的盘存计划，包括盘存时间、范围、人员安排、方法步骤等内容。盘存计划需经公司领导审批后执行。3.在盘存前，仓储部门应通知各相关部门做好准备工作，如整理货品、核对账目等。同时，应准备好盘存所需的工具和表格。（二）盘存实施1.盘存人员应按照盘存计划和规定的方法进行盘存，对货品的数量、质量、规格等进行逐一清点和核对。2.在盘存过程中，应如实记录盘存结果，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并记录差异情况。3.对于盘存中发现的问题，如货品损坏、丢失、过期等，应及时进行处理，并分析原因，提出改进措施。（三）盘存结果处理1.盘存结束后，盘存人员应编制盘存报告，详细说明盘存情况、账实差异及原因分析等内容。盘存报告经仓储部门负责人审核后，提交给财务部门。2.财务部门根据盘存报告进行账务调整，确保账实相符。如因盘存差异导致财务数据调整的，应按照相关财务制度进行处理。3.针对盘存中发现的问题，公司应组织相关部门进行分析总结，制定改进措施，加强货品管理，防止类似问题再次发生。六、货品损耗管理（一）损耗界定明确货品在采购、存储、销售等过程中正常损耗和非正常损耗的界定标准。正常损耗是指在合理范围内因自然因素、货品特性等原因导致的损耗；非正常损耗是指因人为因素、管理不善等原因导致的超出正常范围的损耗。（二）损耗控制措施1.加强采购环节管理，严格控制采购数量和质量，减少因采购不当导致的损耗。2.优化仓储管理，合理规划存储布局，改善存储条件，加强货品保管，降低存储过程中的损耗。3.规范销售流程，提高销售效率，减少因销售环节操作不当导致的损耗。4.建立损耗统计分析制度，定期对货品损耗情况进行统计分析，查找损耗原因，采取针对性措施进行改进。（三）损耗处理1.对于正常损耗，经相关部门审核确认后，按照规定的会计处理方法进行账务处理。2.对于非正常损耗，应查明原因，追究相关责任人的责任。属于供应商责任的，应及时与供应商协商解决；属于公司内部人员责任的，应按照公司规定进行处罚。同时，应将非正常损耗情况记录在案，作为改进管理的依据。七、信息化管理（一）货品管理系统建设建立完善的货品管理信息系统，实现货品采购、仓储、销售、盘存等业务流程的信息化管理。货品管理系统应具备货品信息录入、查询、统计、分析、预警等功能，提高货品管理工作的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.各部门应按照规定及时、准确地将货品相关信息录入货品管理系统，确保系统数据的完整性和准确性。2.定期对货品管理系统的数据进行维护和更新，包括货品信息变更、库存调整、价格变动等，保证系统数据与实际业务情况一致。（三）数据分析与利用利用货品管理系统提供的数据分析功能，对货品采购、销售、库存等情况进行深入分析，为公司决策提供数据支持。如分析货品销售趋势、库存周转率、采购成本变动等情况，以便及时调整经营策略，优化货品管理。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对货品及盘存管理情况进行审计，检查各项管理制度的执行情况、货品账目记录的准确性、库存货品的真实性等。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）定期检查仓储部门应定期对仓库货品进行自查，检查货品存储状况、出入库手续是否齐全、库存账目是否准确等。采购部门、销售部门等相关部门也应定期对本部门涉及的货品管理工作进行检查，发现问题及时整改。（三）专项检