业务外包管理暂行办法

业务外包管理暂行办法一、总则（一）目的为规范公司业务外包活动，加强业务外包管理，防范业务外包风险，提高公司运营效率和经济效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有业务外包活动，包括但不限于生产加工、服务提供、技术研发、人力资源管理等外包项目。（三）基本原则1.合法合规原则业务外包活动应遵守国家法律法规和行业标准，确保外包业务的合法性、合规性。2.风险可控原则在业务外包过程中，应充分识别、评估和控制风险，采取有效措施防范风险，确保公司利益不受损害。3.成本效益原则综合考虑业务外包的成本和效益，在保证业务质量的前提下，选择最优的外包方案，降低运营成本，提高经济效益。4.监督管理原则建立健全业务外包监督管理机制，加强对外包业务的全过程监控，确保外包业务按合同要求执行，达到预期目标。二、业务外包的决策与规划（一）外包业务的识别与评估1.各部门应定期对本部门业务进行梳理，识别适合外包的业务，并填写《业务外包识别评估表》，详细说明业务外包的理由、潜在供应商、预计成本、预期收益、风险等情况。2.公司成立业务外包评估小组，由财务、法务、业务等相关部门人员组成，负责对各部门提交的《业务外包识别评估表》进行审核评估。评估小组应从公司战略、成本效益、风险控制等方面进行综合分析，提出评估意见。3.根据评估意见，对于确需外包的业务，由各部门制定业务外包初步方案，明确外包业务的范围、要求、期限、费用、质量标准等内容，并提交公司管理层审批。（二）外包供应商的选择与管理1.建立外包供应商库，由采购部门负责收集、整理、筛选潜在供应商信息，并进行实地考察和资质审核。符合条件的供应商纳入供应商库管理。2.对于重大业务外包项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商。采购部门应制定详细的采购文件，明确采购要求、评审标准、合同条款等内容。3.评审小组对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，按照评审标准确定中标供应商或成交供应商。评审过程应做好记录，确保评审结果公平、公正、公开。4.与选定的供应商签订详细、明确的外包合同，合同应明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任等内容。合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查。5.建立供应商评价机制，定期对供应商的服务质量、履约能力、价格水平等进行评价。评价结果作为供应商续用、调整合作关系的重要依据。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如警告、整改、终止合作等。（三）业务外包的预算编制与审批1.各部门根据业务外包初步方案，编制业务外包预算，明确外包业务的各项费用支出，包括服务费用、管理费用、监督费用等。2.财务部门对各部门提交的业务外包预算进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出审核意见。3.业务外包预算经公司管理层审批后执行。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算管理相关规定办理审批手续。三、业务外包合同管理（一）合同签订1.外包合同由采购部门负责起草，法务部门参与审核。合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、保密条款、违约责任等重要条款。2.合同签订前，应提交公司管理层审批。审批通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如业务部门、财务部门、监督部门等，确保各部门了解合同内容，做好相关工作。（二）合同执行与监控1.业务部门负责按照合同要求，组织实施外包业务，确保供应商按时、按质、按量完成服务。在合同执行过程中，如发现供应商存在违约行为，应及时通知采购部门，并采取相应措施。2.采购部门负责跟踪合同执行情况，定期与供应商沟通协调，及时解决合同执行过程中出现的问题。对于重大问题，应及时向公司管理层报告。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付外包费用。在付款前，应对供应商提交的发票等凭证进行审核，确保付款的准确性和合规性。4.建立合同执行监控机制，定期对外包合同执行情况进行检查和评估。检查内容包括服务质量、进度、费用支付、供应商履约情况等。对于发现的问题，应及时督促相关部门整改，并跟踪整改结果。（三）合同变更与终止1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同内容的，应由业务部门提出书面申请，说明变更的原因、内容、对公司的影响等情况。2.采购部门对业务部门提交的合同变更申请进行审核，并组织与供应商协商变更事宜。变更申请经公司管理层审批后，签订合同变更协议。3.如因供应商违约、不可抗力等原因需要终止合同的，应由业务部门或采购部门提出书面申请，说明终止合同的原因、依据等情况。4.法务部门对终止合同申请进行审核，确保终止合同的合法性和合规性。终止合同申请经公司管理层审批后，按照合同约定办理终止手续，包括结算费用、清理资产、交接工作等。四、业务外包过程管理（一）业务交接1.在业务外包项目启动前，业务部门应与供应商进行充分的沟通和协调，做好业务交接工作。业务交接内容包括业务资料、技术文件、设备资产、人员信息等。2.业务部门应制定详细的业务交接清单，明确交接的内容、时间、责任人等信息。交接过程中，双方应进行签字确认，确保交接工作的准确性和完整性。3.对于涉及公司机密信息的业务交接，应按照公司保密制度的要求，签订保密协议，明确保密责任和义务，防止公司机密信息泄露。（二）服务监控1.业务部门应建立服务监控机制，定期对供应商的服务质量进行检查和评估。检查内容包括服务标准执行情况、工作进度、服务态度、客户满意度等。2.业务部门可通过现场检查、数据统计分析、客户反馈等方式获取服务监控信息。对于发现的问题，应及时与供应商沟通，要求其限期整改，并跟踪整改结果。3.建立服务质量考核制度，根据服务监控结果，对供应商的服务质量进行量化考核。考核结果与供应商的费用支付、合作关系等挂钩，激励供应商提高服务质量。（三）沟通协调1.建立业务外包沟通协调机制，明确业务部门、采购部门、财务部门、监督部门等相关部门在沟通协调中的职责和工作流程。2.定期召开业务外包协调会议，由采购部门主持，各相关部门参加。会议主要内容包括通报业务外包进展情况、解决存在的问题、协调各方工作等。3.在业务外包过程中，如出现重大问题或争议，应及时召开专题会议进行研究讨论，制定解决方案。必要时，可邀请外部专家进行咨询和指导。五、业务外包风险管理（一）风险识别与评估1.建立业务外包风险识别与评估机制，定期对业务外包过程中的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖合同风险、供应商风险、质量风险、安全风险、法律风险等方面。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。风险评估结果应作为制定风险应对措施的重要依据。3.各部门应根据业务外包实际情况，填写《业务外包风险识别评估表》，详细说明风险识别情况、评估结果及应对建议。公司风险管理部门对各部门提交的风险识别评估表进行汇总分析，形成公司业务外包风险评估报告。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险业务外包项目，应采取重点监控、增加防范措施等方式进行风险控制。2.针对合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和可操作性。同时，加强合同执行过程中的监控，及时发现和解决合同纠纷。3.针对供应商风险，应加强供应商选择和管理，建立供应商评价机制，定期对供应商进行考核评估。对于存在风险的供应商，应及时采取措施，如更换供应商、加强监督等。4.针对质量风险，应建立服务质量监控机制，加强对供应商服务质量的检查和评估。同时，明确质量标准和验收程序，确保外包业务质量符合要求。5.针对安全风险，应要求供应商建立健全安全管理制度，加强安全培训和教育，确保外包业务过程中的人员和财产安全。公司应定期对外包业务进行安全检查，发现问题及时督促整改。6.针对法律风险，应加强法务审查，确保业务外包活动符合法律法规要求。同时，关注法律法规变化，及时调整业务外包策略和合同条款，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.建立业务外包风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，确保风险得到有效控制。2.设定风险预警指标，如供应商违约率、服务质量投诉率、费用超支率等。当风险预警指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施进行风险处置。3.定期对业务外包风险监控与预警情况进行总结分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善风险管理制度和流程。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对业务外包活动进行定期审计和专项审计。审计内容包括外包业务的决策程序、供应商选择、合同管理、过程控制、风险管理等方面。2.审计部门应制定详细的审计计划，明确审计目标、范围、方法和时间安排。审计过程中，应收集充分的审计证据，确保审计结果的真实性和可靠性。3.审计部门出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。对于违反公司规定或法律法规的行