业务及管理费管理办法

业务及管理费管理办法一、总则（一）目的为加强公司业务及管理费的管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项业务活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的业务及管理费管理。（三）基本原则1.合法性原则：业务及管理费的支出必须符合国家法律法规和公司内部规定。2.合理性原则：费用支出应与公司业务活动相关，具有必要性和合理性，避免浪费。3.预算控制原则：严格执行预算管理制度，各项费用支出不得超出预算范围。4.审批规范原则：明确费用审批流程，确保审批环节严格、规范，防止违规支出。二、费用分类及定义（一）业务招待费指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品赠送、招待客户等费用。（二）差旅费员工因公务出差所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。（三）办公费用于购买办公用品、办公设备、印刷品、水电费、通讯费等日常办公所需的费用。（四）会议费组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。（五）培训费为提高员工业务素质和技能而开展的各类培训活动所发生的费用，包括培训师资费、教材费、场地费等。（六）业务宣传费用于公司业务推广、广告宣传、参加展会等活动的费用。（七）其他费用除上述费用外，与公司业务活动相关的其他合理费用支出。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门年度业务计划和工作目标，于每年年底前编制下一年度业务及管理费预算草案，报财务部门汇总。2.财务部门结合公司整体战略规划和财务状况，对各部门预算草案进行审核、平衡，形成公司年度业务及管理费预算方案，提交公司管理层审议。3.公司年度业务及管理费预算方案经公司董事会批准后下达执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照下达的预算指标控制费用支出，不得超预算列支。2.财务部门负责对预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行进度。3.如因业务发展需要调整预算，需由相关部门提出书面申请，说明调整原因和金额，经财务部门审核、公司管理层审批后执行。（三）预算调整1.预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整预算，应遵循以下程序：相关部门填写《业务及管理费预算调整申请表》，详细说明调整原因、调整金额及对预算执行的影响。申请表经部门负责人签字后，报财务部门审核。财务部门审核通过后，提交公司管理层审批。公司管理层审批同意后，财务部门对预算进行调整，并将调整结果通知相关部门。2.预算调整应在确保公司业务正常开展的前提下，尽量控制调整幅度，避免频繁调整预算。四、费用审批流程（一）一般费用审批1.费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.费用报销单经部门负责人审核，确认费用支出与业务活动相关且合理后签字。3.财务部门对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用的真实性、合法性、合规性以及是否符合预算规定。审核通过后签字。4.财务审核后的费用报销单报公司分管领导审批，分管领导根据授权范围进行审批签字。5.超过一定金额的费用报销，需经公司总经理或董事长审批。6.费用报销人持审批通过的费用报销单到财务部门办理报销手续。（二）特殊费用审批1.对于业务招待费、大额会议费、业务宣传费等特殊费用，除按照一般费用审批流程外，还需提前填写《特殊费用申请表》，详细说明费用支出的必要性、预计金额、活动安排等情况。2.《特殊费用申请表》经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司总经理或董事长审批。3.特殊费用支出后，报销人应及时将相关资料提交财务部门进行报销，报销流程同一般费用审批。五、费用报销规定（一）报销凭证要求1.费用报销必须提供真实、合法、有效的发票或收据等原始凭证。发票应具备发票联、发票专用章、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额等要素。2.发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。如发票内容与实际业务不符，应要求开票方重新开具。3.对于无法取得发票的小额支出，可凭收款收据报销，但收据上应注明收款单位名称、地址、电话、收款日期、金额、用途等信息，并由收款单位盖章确认。（二）报销时间要求1.费用报销应在费用发生后及时办理，原则上不得超过一个月。2.对于跨年度的费用，应在次年1月31日前报销完毕。逾期未报销的，财务部门有权拒绝受理。（三）报销金额规定1.费用报销金额应与原始凭证金额一致，不得擅自更改。如因特殊原因需要更改，应在更改处加盖开票方公章或财务专用章。2.对于零星小额费用，可采用现金报销方式，但单次报销金额不得超过公司规定的现金支付限额。超过限额的，应通过银行转账方式支付。（四）报销方式规定1.费用报销原则上采用银行转账方式支付给报销人。报销人应提供本人银行账号信息，确保转账信息准确无误。2.如因特殊情况需要采用现金报销方式，报销人应在报销单上注明原因，并经财务部门负责人批准。六、业务招待费管理（一）招待标准1.根据公司业务需要和客户重要程度，制定不同级别的业务招待标准。招待标准应明确宴请的规格、菜品数量、酒水标准等。2.严禁超标准招待，如因特殊情况需要超标准招待，应提前报公司分管领导批准。（二）招待审批1.业务招待前，需填写《业务招待申请表》，详细说明招待对象、时间、地点、事由、预计金额等信息。2.《业务招待申请表》经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后执行。3.招待活动结束后，报销人应及时将相关发票、消费清单等资料提交财务部门进行报销，报销流程同一般费用审批。（三）招待记录1.各部门应建立业务招待台账，详细记录每次业务招待的时间、地点、对象、费用金额等信息。2.财务部门定期对业务招待台账进行检查，确保招待费用支出真实、合理、合规。七、差旅费管理（一）出差审批1.员工因公务出差，需提前填写《出差申请表》，注明出差时间、地点、事由、预计天数等信息，并经部门负责人批准。2.如出差时间较长或涉及多个地区，需报公司分管领导审批。（二）差旅费标准1.公司根据不同地区、不同职级制定差旅费标准，包括交通费用标准、住宿费用标准、餐饮补贴标准等。2.员工应严格按照差旅费标准执行，不得超标准报销。如因特殊情况需要超标准报销，应提前报公司分管领导批准。（三）差旅费报销1.员工出差结束后，应在规定时间内填写差旅费报销单，附上相关发票、车票、住宿发票等原始凭证。2.差旅费报销单经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。3.对于乘坐飞机的员工，如因工作需要乘坐头等舱或公务舱，需提前报公司分管领导批准。八、办公费管理（一）办公用品采购1.公司设立办公用品采购清单，各部门根据实际需要填写办公用品申购单，经部门负责人审核后报行政部门。2.行政部门汇总各部门申购单，结合库存情况，编制办公用品采购计划，报公司分管领导审批。3.行政部门按照审批后的采购计划进行采购，优先选择具有良好信誉和质量保证的供应商。4.办公用品采购后，行政部门应及时办理入库手续，并将入库清单交财务部门进行账务处理。（二）办公用品领用1.各部门员工凭办公用品领用单到行政部门领取办公用品。领用单应注明办公用品名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字。2.行政部门根据领用单发放办公用品，并做好领用记录。（三）办公设备管理1.办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定执行，由使用部门提出申请，经公司分管领导审批后，由行政部门负责采购。2.办公设备采购后，行政部门应及时办理固定资产入账手续，并负责设备的日常维护和管理。3.办公设备的报废、处置应按照公司相关规定进行审批，确保资产的安全和完整。九、会议费管理（一）会议审批1.组织召开会议前，需填写《会议申请表》，详细说明会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、预计费用等信息。2.《会议申请表》经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后执行。（二）会议费用控制1.会议费用应严格控制在预算范围内，不得超支。2.会议场地租赁、餐饮、住宿等费用应选择性价比高的供应商，并签订合同，明确双方权利义务。3.会议资料印刷应根据实际需要合理安排，避免浪费。（三）会议费报销1.会议结束后，会议组织部门应及时整理会议费用相关发票、收据等原始凭证，填写会议费报销单。2.会议费报销单经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。十、培训费管理（一）培训计划制定1.人力资源部门应根据公司发展战略和员工培训需求，制定年度培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间、培训地点、培训师资等信息。2.年度培训计划经公司管理层审批后下达执行。（二）培训费用控制1.培训费用应严格控制在预算范围内，不得超支。2.培训师资费、教材费、场地费等应根据实际培训需求合理安排，避免浪费。3.对于外部培训机构的选择，应进行充分的市场调研，选择具有良好信誉和培训质量的机构，并签订培训合同，明确双方权利义务。（三）培训费报销1.培训结束后，参加培训的员工应及时将培训发票、培训证书等资料提交人力资源部门审核。2.人力资源部门审核通过后，填写培训费报销单，经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。十一、业务宣传费管理（一）宣传计划制定1.市场部门应根据公司业务发展需要，制定年度业务宣传计划，明确宣传目标、宣传内容、宣传渠道、宣传费用预算等信息。2.年度业务宣传计划经公司管理层审批后下达执行。（二）宣传费用控制1.业务宣传费应严格控制在预算范围内，不得超支。2.宣传渠道的选择应根据宣传效果和成本效益原则进行，优先选择效果好、成本低的渠道。3.宣传资料的制作应根据实际需要合理安排，确保宣传资料的质量和效果。（三）业务宣传费报销1.业务宣传活动结束后，市场部门应及时整理宣传费用相关发票、收据等原始凭证，填写业务宣传费报销单。2.业务宣传费报销单经部门负责人审核、财务部门审核、公司分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。十二、其他费用管理（一）费用范围界定其他费用是指除业务招待费、差旅费、办公费、会议费、培训费、业务宣传费等以外，与公司业务活动相关的其他合理费用支出。具体费用范围由公司根据实际情况确定。（二）审批流程其他费用的审批流程参照一般费用审批流程执行，但需根据费用性质和金额大小，确定相应的审批权限。（三）报销规定其他费用的报销规定参照本办法其他相关费用报销规定执行。十三、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对业务及管理费的使用情况进行审计，检查费用支出的真实性、合法性、合规性以及预算执行情况。（二）财务检查财务部门定期对各部门业务