财务专用使用管理办法

财务专用使用管理办法一、总则（一）目的为了加强公司财务专用的使用管理，规范财务行为，保障财务信息安全，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司等所有涉及财务专用使用的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：财务专用的使用必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.安全性原则：确保财务专用的存储、使用安全，防止丢失、被盗用、篡改等情况发生。3.规范性原则：严格按照规定的流程和权限使用财务专用，保证财务工作的规范化、标准化。4.保密性原则：对涉及财务专用的相关信息严格保密，防止泄露给无关人员。二、财务专用的种类及用途（一）财务印章1.公章：用于公司对外签订的重要财务合同、协议等文件。2.财务专用章：主要用于办理公司各类款项收付、票据开具、财务报表盖章等财务相关业务。3.发票专用章：专门用于开具发票时盖章，确保发票的真实性和有效性。4.法人章：在办理支票、汇票等支付业务时，与财务专用章配合使用，作为法定代表人的签章。（二）银行账户相关专用1.开户许可证：证明公司合法开立银行账户的文件。2.银行预留印鉴卡：记录公司在银行预留的印鉴信息，是办理银行支付业务的重要依据。（三）财务票据1.支票：用于同城范围内的款项支付结算。2.汇票：包括银行汇票和商业汇票，可用于异地或同城的款项结算。3.本票：由银行签发，承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或者持票人的票据。4.发票：是公司经济活动的重要凭证，分为增值税专用发票、增值税普通发票等不同类型，用于记录销售货物、提供劳务等业务的收入情况，并作为纳税申报和财务核算的依据。5.收据：用于收取公司的非经营性款项，如押金、往来款等，并作为收款的证明。（四）财务软件及系统相关专用1.财务软件加密狗：用于激活和使用公司的财务软件，确保财务数据的安全存储和处理。2.系统管理员账号及密码：用于登录公司财务信息系统，进行系统维护、数据备份与恢复等操作。三、财务专用的保管（一）保管人员职责1.财务印章保管人员负责财务印章的日常保管，确保印章存放安全。严格按照规定的使用流程和权限使用印章，不得擅自将印章交予他人使用。在印章使用后，及时登记使用情况，包括使用日期、用途、使用人等信息。定期对印章进行检查，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.银行账户相关专用保管人员妥善保管开户许可证、银行预留印鉴卡等资料，防止丢失或泄露。负责与银行沟通协调账户相关事宜，如账户变更、挂失解挂等手续的办理。对银行账户的收支情况进行监控，及时发现异常交易并报告。3.财务票据保管人员负责财务票据的购买、登记、保管和发放工作。按照票据种类和号码顺序建立票据台账，详细记录票据的购入、使用、作废、结存等情况。确保票据存放安全，防止票据被盗、丢失、损毁等情况发生。监督财务票据的使用情况，检查票据填写是否规范、真实，杜绝虚假票据的使用。4.财务软件及系统相关专用保管人员负责财务软件加密狗的保管，不得随意转借他人。妥善保管系统管理员账号及密码，定期更换密码，确保账号安全。按照规定进行财务数据的备份与存储，防止数据丢失或损坏。（二）保管地点及设施1.财务专用应存放在专门的保险柜或文件柜中，保险柜应具备良好的防盗、防火、防潮性能。2.存放财务专用的地点应安装监控设备，确保24小时监控无死角，监控资料保存期限不少于[X]天。3.对于重要的财务专用，如财务印章、银行预留印鉴卡等，应实行双人保管制度，分别由不同人员掌握保险柜钥匙和密码，只有两人同时在场才能开启保险柜。（三）保管期限及销毁1.财务专用的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，财务印章、银行账户相关专用等应长期保管；财务票据的保管期限为自票据使用完毕之日起[X]年；财务软件及系统相关专用的保管期限应根据财务数据的保存期限确定。2.对于超过保管期限且已无使用价值的财务专用，应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《财务专用销毁申请表》，经财务负责人审核、公司主管领导批准后，由专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁日期、销毁内容、销毁方式、监销人等信息，保存期限不少于[X]年。四、财务专用的使用（一）使用流程1.财务印章使用流程申请：使用人填写《财务印章使用申请表》，详细注明使用日期、用途、金额、收款单位等信息，并签字确认。审核：申请表提交至部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审批，重点审核使用事项的真实性、合理性和合规性。盖章：经审核通过后，使用人持申请表到财务印章保管人员处盖章。保管人员应认真核对申请表内容与实际业务情况是否相符，无误后在相应位置加盖印章，并在印章使用登记簿上登记。2.银行账户相关专用使用流程支票使用填写：使用人根据实际业务需要填写支票，确保支票内容填写完整、准确，包括日期、金额、收款人、用途等信息。审核：支票填写完毕后，由部门负责人审核支票金额、用途等是否符合公司财务规定和业务实际情况。盖章：审核通过后，使用人持支票到财务印章保管人员处加盖财务专用章和法人章。保管人员应严格按照规定的印鉴组合盖章，并在印章使用登记簿上登记。交付：支票盖章后，由专人负责将支票交付给收款人或相关部门，并办理签收手续。银行预留印鉴卡变更申请：因业务需要变更银行预留印鉴卡信息时，由相关部门填写《银行预留印鉴卡变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等，并签字盖章。审核：申请表提交至财务负责人审核，财务负责人应审核变更事项的必要性和合规性，并征求相关部门意见。办理：审核通过后，由专人负责携带相关资料到银行办理印鉴卡变更手续，并将变更后的印鉴卡复印件交回财务部门备案。3.财务票据使用流程购买：财务票据保管人员根据票据使用情况，定期到税务机关或其他指定机构购买财务票据。购买时，应填写《财务票据购买申请表》，经财务负责人审批后，由专人负责办理购买手续。领用：使用人从财务票据保管人员处领用财务票据时，应填写《财务票据领用登记表》，注明领用日期、票据种类、号码、数量等信息，并签字确认。保管人员应按照登记表内容发放票据，并在台账上记录。使用：使用人在使用财务票据时，应严格按照票据使用规范填写，确保票据内容真实、准确、完整。填写完毕后，应加盖财务专用章或发票专用章，并由相关负责人审核签字。作废：对于填写错误或因其他原因需要作废的财务票据，使用人应在票据上加盖“作废”章，并将作废票据连同存根联一并交回财务票据保管人员。保管人员应在票据台账上注明作废情况，并妥善保管作废票据。核销：财务票据使用完毕后，使用人应及时将票据存根联交回财务票据保管人员进行核销。保管人员应核对票据存根联与台账记录是否一致，无误后在台账上进行核销登记，并将票据存根联按照规定的期限进行整理归档。4.财务软件及系统相关专用使用流程财务软件使用登录：财务人员使用自己的账号和密码登录财务软件系统。登录时，应注意保护账号安全，避免在公共场合或不安全网络环境下登录。操作：根据业务需要，在财务软件系统中进行账务处理、报表生成、数据分析等操作。操作过程中，应严格按照财务软件的使用规范进行，确保数据录入准确、完整。数据备份：每天下班前，操作人员应使用财务软件系统提供的数据备份功能，将当天的财务数据备份到指定的存储介质上，并注明备份日期和备份内容。备份数据应存放在安全的地方，如公司档案室或专用服务器。系统管理员操作系统维护：系统管理员定期对财务信息系统进行维护，包括软件升级、数据清理、权限设置等操作。维护操作应在非工作时间或经财务负责人批准后进行，确保系统正常运行。数据恢复：如遇财务数据丢失或损坏等情况，系统管理员应按照规定的流程进行数据恢复操作。数据恢复前，应先确认备份数据的完整性和可用性，并经财务负责人批准。恢复操作完成后，应对恢复后的数据进行验证，确保数据准确无误。（二）使用权限1.财务印章的使用权限公章：主要用于公司对外签订的重要财务合同、协议等文件，使用权限由公司法定代表人或其授权的高级管理人员掌握。财务专用章：用于办理公司各类款项收付、票据开具、财务报表盖章等财务相关业务，使用权限由财务负责人或其授权的财务人员掌握。发票专用章：专门用于开具发票时盖章，使用权限由负责发票开具的财务人员掌握。法人章：在办理支票、汇票等支付业务时，与财务专用章配合使用，作为法定代表人的签章，使用权限由法定代表人或其授权的人员掌握。2.银行账户相关专用的使用权限开户许可证：由财务部门指定专人保管，使用时需经财务负责人批准。银行预留印鉴卡：财务专用章和法人章的使用应按照规定的印鉴组合进行，使用权限由财务负责人或其授权的财务人员掌握。银行预留印鉴卡的变更需经财务负责人审核、公司主管领导批准。3.财务票据的使用权限支票、汇票、本票等票据的使用权限由财务负责人或其授权的财务人员掌握。使用人应按照规定的流程填写票据，并经相关负责人审核签字后才能使用。发票的开具权限由负责发票管理的财务人员掌握。开具发票时，应严格按照发票管理规定进行操作，确保发票内容真实、准确、完整。收据的使用权限由财务部门指定专人负责。使用人应按照规定的格式和内容填写收据，并加盖财务专用章。4.财务软件及系统相关专用的使用权限财务软件加密狗由财务部门指定专人保管，使用时需经财务负责人批准。系统管理员账号及密码由系统管理员本人掌握，不得随意告知他人。系统管理员应定期更换密码，确保账号安全。系统管理员在进行系统维护、数据备份与恢复等操作时，应严格按照规定的流程进行，并做好记录。（三）使用记录与监督1.财务专用使用部门应建立详细的使用记录台账，对每一次使用情况进行登记，包括使用日期、用途、金额、使用人等信息。使用记录应妥善保存，以备查阅。2.财务部门应定期对财务专用的使用情况进行检查和监督，检查内容包括使用记录是否完整、使用流程是否合规、使用权限是否正确等。如发现问题，应及时要求相关部门进行整改，并追究相关人员的责任。3.公司内部审计部门应定期对财务专用的使用管理情况进行审计，审计内容包括财务专用的保管、使用、审批等环节是否符合规定，是否存在违规使用、滥用财务专用的情况。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。五、财务专用的交接（一）交接原因1.财务专用保管人员因工作调动、离职等原因需要交接财务专用。2.因公司机构调整、业务变更等原因，需要对财务专用的保管和使用进行重新安排。（二）交接内容1.财务印章交接：交接双方应核对财务印章的种类、数量、完好情况等，并在《财务印章交接清单》上签字确认。交接清单应包括印章名称、印章编号、交接日期、交接人、接交人等信息。2.银行账户相关专用交接：交接双方应核对开户许可证、银行预留印鉴卡等资料的完整性和准确性，并在《银行账户相关专用交接清单》上签字确认。交接清单应包括资料名称、资料编号、交接日期、交接人、接交人等信息。3.财务票据交接：交接双方应核对财务票据的种类、号码、数量、起止号码等，并在《财务票据交接清单》上签字确认。交接清单应包括票据名称、票据号码范围、交接日期、交接人、接交人等信息。4.财务软件及系统相关专用交接：交接双方应核对财务软件加密狗、系统管理员账号及密码等信息，并在《财务软件及系统相关专用交接清单》上签字确认。交接清单应包括专用名称、交接日期、交接人、接交人等信息。（三）交接流程1.准备工作：交接前，交接人应整理好需要交接的财务专用及相关资料，填写好各类交接清单，并对交接内容进行详细核对，确保交接内容完整、准确。2.交接过程：交接时，交接人、接交人及监交人应同时在场。交接人应向接交人详细介绍财务专用的保管、使用情况及注意事项，并将交接清单交接交人核对。接交人应认真核对交接内容，如有疑问应及时向交接人询问。核对无误后，交接双方及监交人在交接清单上签字确认。3.后续工作：交接完成后，接交人应按照规定的保管和使用要求，妥善保管财务专用。监交人应负责监督交接过程的合规性，并在交接工作结束后向财务负责人报告交接情况。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权使用财务专用。2.超越权限使用财务专用。3.擅自将财务专用转借他人使用。4.未按规定保管财务专用，导致财务专用丢失、被盗用、篡改等。5