中国铁塔采购管理办法

中国铁塔采购管理办法一、总则（一）目的为规范中国铁塔采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中国铁塔总部及所属各级分公司、子公司（以下统称“公司”）的采购活动，包括工程建设、设备采购、物资采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和行业政策，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有潜在供应商，确保采购结果公正合理。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，实现资源的优化配置。4.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，维护良好的市场秩序。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。监督采购过程，协调解决采购中的问题，确保采购活动顺利进行。建立和管理供应商库，评估供应商绩效，维护供应商关系。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、交货期等。参与采购文件的编制和评审，提供技术支持和业务指导。负责采购合同的验收工作，确保采购产品或服务符合需求。3.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。参与采购合同的评审，对合同中的财务条款进行审核。负责采购付款的审核和支付工作。4.法务部门负责审查采购合同，提供法律意见和建议，防范法律风险。参与处理采购纠纷和诉讼案件，维护公司合法权益。二、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据公司年度经营计划、项目建设进度等，提前编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和金额进行分类管理，分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。对于金额较大、影响公司生产经营的重要采购项目，应单独编制采购计划。3.采购计划编制完成后，需求部门应提交采购管理部门进行审核。采购管理部门应重点审核采购计划的合理性、必要性、合规性以及与公司预算的匹配性等。审核通过后的采购计划报公司领导审批后执行。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、项目调整等原因需要对采购计划进行调整的，需求部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因、内容和影响。2.采购管理部门应会同相关部门对调整申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商。三、采购方式及适用范围（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。同一项目中可以合并进行的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，合同估算价合计达到前款规定标准的，必须进行招标。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。2.有下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。四、采购文件编制（一）采购文件的组成采购文件一般包括采购公告（或投标邀请书）、采购需求、采购预算、采购合同条款、评标标准、投标文件格式等内容。（二）采购文件的编制要求1.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、数量、交货期、售后服务等内容，确保采购需求清晰、准确、完整。2.采购文件应根据采购方式的不同，合理设置评标标准或谈判条件，确保评标或谈判过程公平、公正、科学。3.采购文件应明确采购合同的主要条款，包括合同标的、价格、付款方式、交货地点、验收标准、违约责任等，确保合同条款合法合规、明确具体。4.采购文件应提供投标文件格式，明确投标文件的编制要求和内容，确保投标文件格式规范、统一。（三）采购文件的审核与发布1.采购管理部门应组织相关部门对采购文件进行审核，重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性以及与采购需求的匹配性等。审核通过后的采购文件报公司领导审批后发布。2.采购文件发布后，如发现存在错误或需要补充、修改的，采购管理部门应及时发布更正公告或补充文件，并通知已获取采购文件的潜在供应商。五、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.潜在供应商应向采购管理部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门应组织相关部门对供应商进行资格审查，审查合格的供应商纳入供应商库管理。（二）供应商库管理1.采购管理部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.采购管理部门应定期对供应商库进行更新和维护，及时淘汰不合格供应商，补充新的优质供应商。3.采购管理部门应根据供应商的业绩表现、产品质量、售后服务等情况，对供应商进行评价和考核，评价结果作为供应商选择、合作、淘汰的重要依据。（三）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的特点和需求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。对于重要采购项目，应采用综合评估法等方式，对供应商进行全面评估和比较，选择最优供应商。2.在供应商选择过程中，采购管理部门应组织相关部门对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、产品质量控制情况、售后服务能力等，确保选择的供应商能够满足采购项目的要求。3.采购管理部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。六、采购实施（一）招标采购实施1.采用公开招标或邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。2.开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，开标过程应记录并存档。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会应独立评标，推荐中标候选人。定标应根据评标委员会的推荐意见，确定中标人。3.采购管理部门应在中标通知书发出之日起三十日内，与中标人签订采购合同。采购合同应按照招标文件和中标人的投标文件签订，不得擅自变更合同内容。（二）竞争性谈判采购实施1.采用竞争性谈判方式的采购项目，采购管理部门应成立谈判小组，制定谈判文件，邀请符合条件的供应商参加谈判。2.谈判小组应与供应商进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容和结果。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。3.采购管理部门应在成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应按照谈判文件和成交供应商的响应文件签订，不得擅自变更合同内容。（三）单一来源采购实施1.采用单一来源采购方式的采购项目，采购管理部门应组织相关部门对采购项目进行论证，形成论证报告。论证报告应包括采购项目的必要性、唯一性、采购价格的合理性等内容。2.采购管理部门应将论证报告报公司领导审批后，与唯一供应商进行谈判，签订采购合同。采购合同应按照谈判结果签订，不得擅自变更合同内容。（四）询价采购实施1.采用询价方式的采购项目，采购管理部门应向有关供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。2.采购管理部门应组织相关部门对供应商的报价进行比较和评审，选择报价最低且符合采购需求的供应商作为成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。3.采购管理部门应在成交供应商确定之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应按照询价单和成交供应商的报价签订，不得擅自变更合同内容。七、采购合同管理（一）采购合同的签订1.采购合同应在中标通知书发出之日起三十日内或成交供应商确定之日起三十日内签订。采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对采购合同条款进行审核，确保采购合同合法合规、明确具体。2.采购合同应采用书面形式，明确合同双方的权利和义务，包括合同标的、价格、付款方式、交货地点、验收标准、违约责任等内容。采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）采购合同的履行1.采购合同签订后，合同双方应按照合同约定履行各自的义务。需求部门应及时提供采购项目的相关信息和资料，协助采购管理部门做好采购合同的执行工作。采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量、数量等要求提供货物或服务，并提供相关的证明文件和资料。供应商如不能按时履行合同义务，应承担相应的违约责任。（三）采购合同的变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、项目调整等原因需要变更或解除采购合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。采购合同变更或解除后，合同双方应按照协议约定处理相关事宜。2.采购合同变更或解除协议签订前，采购管理部门应组织相关部门对变更或解除的原因、内容、影响等进行评估和审核，确保变更或解除协议合法合规、合理可行。（四）采购合同的验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同约定的验收标准对采购产品或服务进行验收。验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改或重新提供产品或服务。2.采购管理部门应参与采购合同的验收工作，对验收过程和结果进行监督和检查。验收报告应作为采购付款的重要依据。（五）采购合同的存档采购管理部门应负责采购合同的存档工作，将采购合同及相关文件资料整理归档，妥善保管。采购合同存档期限应按照公司档案管理规定执行。八、采购监督与审计（一）采购监督1.公司应建立采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购管理部门应定期对采购项目进行自查，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的合法性、合规性、合理性以及采购资金的使用情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。3.公司纪检监察部门应加强对采购活动的监督检查，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。（二）采购审计1.采购审计应贯穿采购活动的全过程，包括采购计划编制、采购文件编制、供