专业分包资料管理办法

专业分包资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司专业分包工程资料管理，确保资料的真实性、完整性、准确性和及时性，有效反映工程建设全过程，为工程竣工验收、结算支付、后期维护等提供可靠依据，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有专业分包工程项目的资料管理工作，包括但不限于建筑工程、市政工程、机电安装工程等各类专业分包项目。（三）管理职责1.项目经理部项目经理作为项目资料管理的第一责任人，负责组织建立项目资料管理体系，配备必要的资料管理人员，明确各部门和人员在资料管理中的职责，确保资料管理工作与项目施工同步进行。项目技术负责人负责审核资料的完整性、准确性和规范性，对资料管理工作进行技术指导，解决资料管理过程中的技术问题。各专业分包队伍负责人负责本队伍施工资料的收集、整理、编制和上报，确保资料符合相关标准和要求，并配合项目经理部做好资料的汇总和移交工作。项目资料员负责资料的日常收集、分类、整理、归档、保管和借阅等工作，建立资料台账，及时更新资料信息，确保资料的有序管理。2.公司职能部门工程管理部门负责对项目资料管理工作进行监督、检查和指导，定期组织资料管理培训和交流活动，推动公司资料管理水平的整体提升。质量安全部门负责审核与工程质量、安全相关的资料，确保资料真实反映工程质量和安全状况，对资料中涉及质量安全问题的整改情况进行跟踪验证。财务部门负责审核与工程费用结算相关的资料，确保资料与费用结算的一致性，为财务核算和支付提供准确依据。其他相关部门按照各自职责，配合做好专业分包工程资料管理的相关工作。二、资料分类及内容（一）工程前期资料1.招投标文件包括招标文件、投标文件、中标通知书等，记录了工程招投标过程中的各项信息，是确定工程承发包关系的重要依据。2.合同文件专业分包合同及相关补充协议，明确了双方的权利义务、工程范围、工期、质量标准、价款支付等条款，是工程实施和结算的重要依据。3.施工许可证由建设行政主管部门颁发的准予工程施工的许可证，证明工程已具备合法施工条件。4.工程规划许可证表明工程建设符合城市规划要求的文件，是工程合法建设的重要凭证。5.图纸会审记录建设单位、设计单位、施工单位等各方对施工图纸进行会审后形成的记录，包括对图纸疑问的解答、设计变更等内容，是指导施工的重要依据。6.施工组织设计施工单位根据工程特点、施工要求等编制的施工组织方案，包括工程概况、施工部署、施工方法、施工进度计划、质量保证措施、安全保证措施等内容，是指导工程施工的纲领性文件。（二）施工过程资料1.施工技术资料施工图纸、设计变更通知单、技术交底记录、施工日志等。施工图纸是工程施工的直接依据；设计变更通知单记录了施工过程中对设计图纸的变更情况；技术交底记录是施工单位向作业班组进行技术交底的书面文件，明确了施工工艺、质量标准、安全注意事项等；施工日志记录了每天的施工情况，包括施工部位、施工人员、施工进度、遇到的问题及解决方法等。2.工程质量资料原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告，如钢材、水泥、砂石、构配件、设备等的质量证明文件、复试报告等，确保用于工程的材料和设备符合质量要求。分项、分部工程质量验收记录，包括各分项工程的质量验收记录、分部工程的质量验收记录等，反映了工程各部分的施工质量状况。隐蔽工程验收记录，对地基基础、主体结构等隐蔽工程在隐蔽前进行验收形成的记录，包括隐蔽工程的部位、内容、验收情况等，是隐蔽工程质量的重要证明文件。检验批质量验收记录，按照施工质量验收统一标准划分的检验批进行质量验收形成的记录，是工程质量验收的基本单元。3.工程安全资料安全生产许可证，施工单位具备安全生产条件的证明文件。安全生产责任制，明确各级管理人员和作业人员安全生产职责的文件。安全技术措施，针对工程特点和施工过程中的安全风险制定的安全技术措施，如高处作业安全措施、电气安全措施等。安全教育培训记录，对施工人员进行安全教育培训的记录，包括培训时间、内容、人员等。安全检查记录，定期对施工现场进行安全检查形成的记录，包括检查时间、部位、发现的问题及整改情况等。安全事故应急预案及演练记录，制定的安全事故应急预案及演练情况记录，提高应对安全事故的能力。4.工程进度资料工程进度计划，包括总进度计划、月进度计划、周进度计划等，明确了工程的施工进度安排。工程进度报表，施工单位定期向建设单位和监理单位上报的工程进度报表，反映工程实际进度情况。工程进度照片及影像资料，记录工程施工过程中不同阶段进度情况的照片和影像资料，直观展示工程进度。（三）工程竣工验收资料1.单位工程竣工验收报告施工单位编制的单位工程竣工验收报告，包括工程概况、施工依据、施工过程、工程质量验收情况、竣工验收结论等内容，是工程竣工验收的总结性文件。2.工程竣工报告施工单位向建设单位提交的工程竣工报告，报告工程已按合同要求完成施工任务，具备竣工验收条件。3.工程质量评估报告监理单位对工程质量进行评估后出具的工程质量评估报告，评价工程质量是否符合相关标准和要求。4.勘察、设计单位质量检查报告勘察、设计单位对工程勘察、设计质量进行检查后出具的报告，确认工程勘察、设计符合要求。5.工程竣工图包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图，准确反映工程竣工后的实际情况，是工程后期维护、改造等的重要依据。6.工程竣工验收备案表工程竣工验收合格后，建设单位向建设行政主管部门备案的表格，证明工程已完成竣工验收并符合备案要求。（四）工程结算资料1.工程结算书施工单位根据合同约定和实际完成的工程量编制的工程结算书，包括工程结算总价、各分项工程费用明细等内容。2.工程量计算书详细记录工程各分项工程量计算过程和结果的文件，是工程结算的重要依据。3.工程变更签证单施工过程中发生的工程变更、签证事项的记录，包括变更原因、内容、费用等，作为工程结算调整的依据。4.工程索赔资料施工单位因非自身原因造成损失而提出索赔的相关资料，如索赔事件的发生时间、原因、损失情况、索赔依据等，经建设单位和监理单位审核后作为工程结算的补充依据。三、资料管理流程（一）资料收集1.各专业分包队伍在施工过程中，应按照相关标准和要求，及时收集本队伍施工过程中产生的各类资料，确保资料的真实性和完整性。2.项目资料员定期到各施工部位检查资料收集情况，督促各专业分包队伍按时完成资料收集工作，并对收集到的资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时返回整改。（二）资料整理1.各专业分包队伍收集的资料应按照资料分类进行整理，同一类资料应按照时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保资料的系统性和条理性。2.资料应使用统一规格的纸张，采用A4纸打印或复印，签字盖章应齐全、清晰。3.资料中的文字表述应准确、规范，数据应真实、可靠，不得随意涂改、伪造资料。（三）资料编制1.对于需要编制的资料，如施工组织设计、技术交底记录、质量验收记录等，各专业分包队伍应按照相关标准和要求进行编制，确保内容完整、准确。2.编制完成的资料应经本队伍负责人审核签字后，报项目技术负责人审核。项目技术负责人应认真审核资料的内容，对不符合要求的资料提出修改意见，退回编制人进行修改。（四）资料审核1.项目资料员对整理好的资料进行再次审核，检查资料的完整性、准确性、规范性和签字盖章情况，确保资料符合要求。2.质量安全部门对与工程质量、安全相关的资料进行审核，重点审核原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、安全检查记录等，确保资料真实反映工程质量和安全状况。3.工程管理部门对资料的整体情况进行审核，检查资料是否与工程实际进度相符，资料的整理和编制是否符合管理要求。4.财务部门对与工程费用结算相关的资料进行审核，确保资料与费用结算的一致性，为财务核算和支付提供准确依据。（五）资料归档1.经审核合格的资料，由项目资料员按照档案管理的要求进行归档。归档资料应分类存放，建立资料台账，便于查询和管理。2.归档资料应一式多份，分别报送建设单位、监理单位、公司工程管理部门、质量安全部门、财务部门等相关单位。3.资料归档后，应妥善保管，防止资料损坏、丢失。（六）资料借阅1.因工作需要借阅资料的，应填写资料借阅申请表，注明借阅资料的名称、用途、借阅时间等，经项目经理批准后，到项目资料员处办理借阅手续。2.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、标记、损坏。借阅期满后，应及时归还资料，项目资料员应对归还的资料进行检查，如有损坏或丢失，借阅人应负责赔偿。四、资料管理要求（一）真实性要求资料应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改资料。所有资料的签字、盖章应真实有效，确保资料的可信度。（二）完整性要求资料应涵盖工程建设全过程，包括工程前期、施工过程、竣工验收等各个阶段的相关资料，不得遗漏重要信息。（三）准确性要求资料中的数据、文字表述应准确无误，引用的标准规范应正确有效。资料的填写应符合相关格式要求，字迹清晰，图表整洁。（四）及时性要求资料应随工程进度同步收集、整理、编制和归档，确保资料的时效性。对于工程建设过程中发生的重要事项，应及时形成资料并进行处理。（五）规范性要求资料的编制应符合国家和地方现行的相关法律法规、行业标准以及公司的管理规定。资料的格式、内容、签字盖章等应规范统一，便于管理和查阅。五、监督与考核（一）监督检查1.公司工程管理部门定期对各项目的资料管理工作进行监督检查，检查内容包括资料的收集、整理、编制、审核、归档等环节，以及资料的真实性、完整性、准确性、及时性和规范性等方面。2.质量安全部门、财务部门等相关职能部门根据各自职责，对涉及本部门业务的资料进行不定期抽查，确保资料符合要求。3.对于监督检查中发现的问题，检查人员应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改，并跟踪整改情况，直至问题得到