专科学院合同管理办法

专科学院合同管理办法一、总则（一）目的为加强专科学院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学院合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合学院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于专科学院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学科研合作合同、校企合作合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和学院合法权益。2.公平公正原则合同双方应当遵循公平、公正的原则确定各自的权利和义务，保障合同的合法性、有效性和可操作性。3.风险防控原则加强合同风险识别、评估和防控，建立健全风险预警机制，确保合同履行过程中的风险可控。4.统一管理原则学院合同实行统一归口管理，明确各部门职责，规范合同管理流程，提高合同管理效率和水平。（四）职责分工1.学院设立合同管理工作领导小组，由学院领导班子成员担任组长和副组长，成员包括各职能部门负责人。合同管理工作领导小组负责统筹协调学院合同管理工作，审议重大合同事项，监督合同执行情况。2.学院办公室作为合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度，审核合同文本，建立合同台账，监督合同履行，协调处理合同纠纷等工作。3.各职能部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并配合学院办公室做好合同管理相关工作。4.学院法律顾问负责对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律咨询和建议，参与合同纠纷的处理等工作。二、合同的签订（一）合同立项1.各职能部门根据工作需要，提出合同立项申请，填写《专科学院合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、金额、履行期限、对方当事人基本情况等信息，并提交相关背景资料和可行性分析报告。2.合同立项申请经部门负责人审核后，报学院分管领导审批。重大合同项目需经合同管理工作领导小组审议通过后，报学院主要领导审批。（二）合同起草1.合同文本原则上由承办部门负责起草。承办部门应当根据合同立项申请和相关法律法规，结合学院实际情况，拟定合同条款，确保合同内容完整、准确、清晰，权利义务对等，违约责任明确。2.合同文本涉及专业技术条款的，应当征求相关专业部门或专家的意见；涉及法律条款的，应当征求学院法律顾问的意见。（三）合同审核1.合同文本起草完成后，承办部门应当将合同草案及相关资料提交学院办公室进行审核。学院办公室重点对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等进行审核，并提出修改意见。2.学院办公室审核通过后，将合同草案及审核意见反馈给承办部门。承办部门应当根据审核意见对合同草案进行修改完善，并将修改后的合同文本再次提交学院办公室审核。3.对于重大合同项目，学院办公室应当组织相关部门和人员进行会审，并形成会审意见。承办部门应当根据会审意见对合同文本进行修改完善，确保合同质量。（四）合同签订1.合同文本经审核通过后，由学院法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信状况、履约能力等进行审查，确保对方当事人具备签订合同的主体资格和履约能力。2.签订合同应当使用学院统一印制的合同文本，并加盖学院公章或合同专用章。合同签订后，承办部门应当及时将合同副本送学院办公室备案。三、合同的履行（一）履行责任1.合同签订后，承办部门应当负责组织合同的履行，并指定专人负责跟踪合同履行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行过程中，如遇对方当事人不履行或不完全履行合同义务的，承办部门应当及时采取措施，要求对方当事人承担违约责任，并向学院办公室报告。（二）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更或解除合同的，承办部门应当及时与对方当事人协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应当报学院办公室备案。2.因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行或部分无法履行的，承办部门应当及时通知对方当事人，并采取合理措施减少损失。同时，应当及时向学院办公室报告，并按照学院相关规定办理合同变更或解除手续。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，承办部门应当及时与对方当事人协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.发生合同纠纷后，承办部门应当及时收集相关证据材料，并向学院办公室报告。学院办公室应当会同学院法律顾问，对合同纠纷进行分析研究，制定应对方案，指导承办部门依法处理合同纠纷。四、合同的监督与检查（一）监督检查职责1.学院办公室负责对全院合同管理工作进行监督检查，定期对合同签订、履行、变更、终止等情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。2.各职能部门负责对本部门业务范围内合同的履行情况进行自查自纠，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题，并向学院办公室报告自查情况。（二）监督检查内容1.合同管理制度的执行情况，包括合同立项、起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节的操作流程是否规范。2.合同文本的合法性、合规性、完整性、准确性等情况，是否存在法律风险和漏洞。3.合同履行情况，包括合同标的的交付、款项支付、质量验收等是否符合合同约定。4.合同变更与解除情况，是否按照规定程序办理相关手续。5.合同纠纷处理情况，是否及时采取有效措施维护学院合法权益。（三）监督检查方式1.定期检查。学院办公室每年定期对全院合同管理工作进行检查，检查结果纳入各部门年度考核内容。2.不定期抽查。学院办公室根据工作需要，不定期对部分合同项目进行抽查，重点检查合同履行情况和风险防控措施落实情况。3.专项检查。针对合同管理工作中存在的突出问题或重点领域，组织开展专项检查，及时发现和解决问题。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，承办部门应当及时将合同文本、相关附件、审批文件、往来信函、会议纪要等资料收集整理，并移交学院办公室归档。2.学院办公室应当对合同档案进行分类编号，建立合同档案目录，确保合同档案的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同档案应当妥善保管，存放于专门的档案柜或档案室，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保合同档案的安全。2.合同档案管理人员应当定期对合同档案进行检查和清理，对破损、变质的合同档案及时进行修复或复制，确保合同档案的质量。（三）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应当填写《专科学院合同档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到学院办公室办理查阅手续。2.查阅合同档案应当在学院办公室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出查