行政公文归档管理办法

行政公文归档管理办法一、总则（一）目的为了加强本公司/组织行政公文的归档管理，确保公文的完整性、准确性和安全性，便于公文的查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门形成的行政公文的归档管理。（三）定义1.行政公文：是指本公司/组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。2.归档：是指各部门将办理完毕、具有保存价值的行政公文，按照有关规定定期向本公司/组织档案管理部门移交的过程。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善行政公文归档管理制度，并组织实施。指导各部门的公文归档工作，对归档文件的质量进行检查和监督。负责行政公文的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。定期对行政公文进行清理，对已失去保存价值的公文，按照有关规定进行销毁。2.各部门职责负责本部门行政公文的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。配备专人负责公文的管理工作，确保公文的及时收集、整理和归档。协助档案管理部门做好公文的查阅和利用工作。二、公文归档范围（一）上级机关文件1.上级机关颁发的与本公司/组织有关的决定、命令、指示、通知、通报等文件。2.上级机关对本公司/组织工作的批复、批示、意见等文件。（二）本公司/组织文件1.本公司/组织颁发的决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复等文件。2.本公司/组织召开的重要会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.本公司/组织制定的规章制度、办法、细则等文件。4.本公司/组织与其他单位签订的合同、协议等文件。5.本公司/组织的工作计划、总结、统计报表等文件。（三）平行机关文件平行机关发来的与本公司/组织有关的函、通知、通报等文件。（四）下级机关文件1.下级机关报送的请示、报告、总结、统计报表等文件。2.下级机关工作中形成的重要文件，对本公司/组织工作有参考价值的，应予以归档。三、公文归档要求（一）文件材料齐全完整各部门应确保归档的公文材料齐全完整，能够准确反映本公司/组织的工作活动和历史面貌。（二）文件格式规范归档的公文应符合国家有关公文格式的规定，纸张大小、字体、排版等应规范统一。（三）签署手续完备公文上的领导签字、盖章等签署手续应完备，确保公文的有效性。（四）字迹清晰耐久归档的公文应字迹清晰，不易褪色，便于长期保存和查阅。（五）整理规范有序归档的公文应按照一定的分类方法进行整理，编目编号，排列有序，便于查找和利用。四、公文归档时间（一）一般公文一般公文应在办理完毕后的次年上半年向档案管理部门移交归档。（二）重要公文重要公文应随时办理完毕随时归档。（三）会议文件会议文件应在会议结束后及时整理归档。五、公文归档程序（一）收集1.各部门的公文管理人员应及时收集本部门办理完毕的公文，确保公文不遗漏。2.对收集到的公文进行初步整理，检查公文的完整性、准确性和规范性。（二）整理1.按照公文的种类、年度、保管期限等进行分类。2.对每份公文进行编号、编目，填写公文归档目录。3.对公文进行装订，去除金属物，确保公文的整齐美观。（三）移交1.各部门将整理好的公文按照规定的时间向档案管理部门移交，并填写公文移交清单。2.档案管理部门对移交的公文进行核对，检查公文的数量、质量等是否符合要求。（四）验收1.档案管理部门对移交的公文进行验收，对不符合要求的公文，应及时退回原部门进行整改。2.验收合格的公文，应办理签收手续，正式归档保存。六、公文保管期限（一）永久保管1.本公司/组织制定的规章制度、办法、细则等重要文件。2.本公司/组织的历史沿革、大事记、组织简则等文件。3.本公司/组织与其他单位签订的重要合同、协议等文件。4.上级机关颁发的对本公司/组织有重大指导意义的文件。（二）定期保管1.30年保管本公司/组织的工作计划、总结、统计报表等文件。本公司/组织召开的一般性会议文件。本公司/组织与其他单位签订的一般性合同、协议等文件。下级机关报送的重要文件。2.10年保管本公司/组织的一般性文件。平行机关发来的与本公司/组织有关的一般性文件。下级机关报送的一般性文件。七、公文查阅利用（一）查阅范围本公司/组织内部人员因工作需要，可以查阅本公司/组织归档的行政公文。（二）查阅手续1.查阅人应填写公文查阅申请表，注明查阅的公文名称、文号、查阅目的等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人提供相应的公文，并办理查阅登记手续。（三）查阅要求1.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅公文，不得将公文带出档案管理部门。2.查阅人应爱护公文，不得在公文上涂改、圈划、批注等。3.查阅人如需复印、摘录公文，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（四）利用反馈档案管理部门应定期对公文的查阅利用情况进行统计分析，了解公文的利用需求和利用效果，及时调整公文的保管和利用策略。八、公文保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全公文保密制度，加强对公文的保密管理。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的公文，应严格按照有关保密规定进行保管和利用。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露公文的内容。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对公文保管场所的安全管理，配备必要的安全设施，确保公文的安全。2.定期对公文进行检查，发现问题及时处理，确保公文的完整性和安全性。3.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响公文安全的情况，应及时采取措施进行防范和处理。九、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部审计部门负责对行政公文归档管理工作进行监督检查。2.档案管理部门负责对各部门的公文归档工作进行日常检查和指导。（二）监督检查内容1.公文归档制度的执行情况。2.公文归档范围的确定情况。3.公文归档时间的遵守情况。4.公文归档程序的执行情况。5.公文保管期限的划分情况。6.公文查阅利用的管理情况。7.公文保密与安全的管理情况。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对各部门的公文归档管理工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对各部门的公文归档管理工作进行抽查。3.专项检查：针对公文归档管理工作中存在的突出问题，进行专项检查。（四）问题处理1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责