财务模具管理办法版

财务模具管理办法版一、总则（一）目的为了加强公司财务模具的管理，规范财务模具的采购、使用、维护、报废等流程，确保财务模具的安全、完整和有效使用，提高公司财务管理水平，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及财务模具的部门和人员，包括但不限于财务部门、采购部门、使用部门等。（三）定义1.财务模具：指用于财务核算、财务管理、财务分析等工作的各类工具、设备、软件等，如财务软件、计算器、印章、票据打印机等。2.采购：指公司为满足财务模具需求，通过购买、租赁等方式获取财务模具的行为。3.使用：指公司员工按照规定使用财务模具进行财务工作的行为。4.维护：指对财务模具进行日常保养、维修、升级等工作，以确保其正常运行和性能稳定。5.报废：指财务模具因损坏、老化、技术淘汰等原因，不再具有使用价值，按照规定进行处理的行为。（四）管理原则1.统一管理原则：财务模具的采购、使用、维护、报废等工作由公司统一管理，确保管理的规范性和一致性。2.合理配置原则：根据公司财务工作的实际需求，合理配置财务模具，避免资源浪费。3.安全使用原则：加强财务模具的安全管理，确保使用人员的人身安全和财务数据的安全。4.效益优先原则：在保证财务模具正常使用的前提下，注重成本效益，降低采购、使用、维护等成本。二、采购管理（一）需求计划1.各部门根据财务工作的实际需求，每年年底前编制下一年度财务模具需求计划，报财务部门审核。2.财务部门对各部门上报的需求计划进行汇总、分析，结合公司财务工作发展规划和预算安排，编制公司年度财务模具采购计划，报公司领导审批。（二）采购申请1.采购计划批准后，各部门根据实际工作需要，填写《财务模具采购申请表》，详细说明采购财务模具的名称、规格、型号、数量、用途等信息，报财务部门审核。2.财务部门对采购申请表进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性以及预算安排的合规性等。审核通过后，报公司领导审批。（三）采购实施1.采购部门根据批准的采购申请表，按照公司采购管理制度的规定，选择合适的采购方式进行采购。2.对于金额较大、技术复杂的财务模具采购项目，采购部门应组织相关专家进行论证，确保采购的财务模具符合公司实际需求和技术要求。3.采购合同签订前，采购部门应将合同草本提交财务部门审核，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性以及付款方式、结算周期等条款是否符合公司财务管理制度的规定。审核通过后，报公司领导审批。（四）验收管理1.财务模具到货后，采购部门应及时通知使用部门和财务部门进行验收。2.使用部门负责对财务模具的规格、型号、数量、外观等进行验收，确保与采购合同一致。3.财务部门负责对财务模具的价格、付款方式、发票等进行审核，确保符合公司财务管理制度的规定。4.验收合格后，使用部门应填写《财务模具验收单》，采购部门、使用部门和财务部门签字确认。验收不合格的，采购部门应及时与供应商协商解决，直至验收合格为止。三、使用管理（一）使用登记1.财务模具采购验收合格后，使用部门应建立《财务模具使用登记表》，详细记录财务模具的名称、规格、型号、数量、购置日期、使用人、使用部门等信息。2.使用人领用财务模具时，应在使用登记表上签字确认。（二）使用培训1.财务部门负责组织对新购置的财务模具进行使用培训，确保使用人员熟悉财务模具的操作方法、性能特点和注意事项等。2.使用培训应形成培训记录，记录培训时间、培训内容、培训人员等信息。（三）使用规范1.使用人员应严格按照财务模具的操作规程进行操作，不得擅自更改操作程序或违规使用。2.使用人员在使用财务模具过程中发现问题，应及时报告使用部门负责人，由使用部门负责人协调相关人员进行处理。3.财务模具应专机专用，不得转借他人使用。确因工作需要转借的，应经使用部门负责人批准，并办理相关转借手续。（四）使用监督1.财务部门负责对财务模具的使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保使用人员按照规定使用财务模具。2.对于违反财务模具使用规范的行为，财务部门应及时提出整改意见，并督促使用部门和使用人员进行整改。情节严重的，应按照公司相关规定进行处理。四、维护管理（一）维护计划1.使用部门应根据财务模具的使用情况和性能特点，制定年度财务模具维护计划，报财务部门审核。2.财务部门对维护计划进行审核，重点审核维护计划的合理性、必要性以及预算安排的合规性等。审核通过后，报公司领导审批。（二）维护实施1.维护计划批准后，使用部门应按照维护计划组织实施财务模具的维护工作。2.对于简单的维护工作，使用人员可自行进行；对于复杂的维护工作，使用部门应委托专业的维修机构或厂家进行维修。3.维护工作完成后，使用部门应填写《财务模具维护记录》，详细记录维护时间、维护内容、维修人员等信息。（三）维护费用管理1.财务模具的维护费用纳入公司年度预算管理，由财务部门按照预算安排进行审核和支付。2.维护费用报销时，使用部门应提供维护发票、维护记录等相关资料，经财务部门审核后，报公司领导审批。（四）维护档案管理1.财务部门负责建立财务模具维护档案，将维护计划、维护记录、维修发票等相关资料进行归档保存。2.维护档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理制度的规定执行。五、报废管理（一）报废鉴定1.财务模具出现下列情况之一的，使用部门应及时提出报废申请：已超过规定使用年限，且无法正常使用的；因损坏严重，无法修复或修复成本过高的；因技术进步，已被淘汰的；其他原因导致不再具有使用价值的。2.使用部门提出报废申请时，应填写《财务模具报废申请表》，详细说明报废财务模具的名称、规格、型号、购置日期、报废原因等信息，并附相关证明材料，报财务部门审核。3.财务部门对报废申请表进行审核，重点审核报废原因的真实性、合理性以及相关证明材料的完整性等。审核通过后，报公司领导审批。（二）报废审批1.公司领导对报废申请表进行审批，批准后下达《财务模具报废批复》。2.财务部门根据报废批复，对报废财务模具进行账务处理，核销相关资产。（三）报废处理1.报废财务模具由使用部门负责妥善保管，不得擅自处置。2.对于有残值的报废财务模具，公司应按照相关规定进行评估和处置，处置收入应及时上缴公司财务。3.报废财务模具处置后，使用部门应填写《财务模具报废处置记录》，详细记录报废财务模具的名称、规格、型号、购置日期、报废原因、处置方式、处置收入等信息。六、监督检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对财务模具的采购、使用、维护、报废等管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.财务模具管理制度的执行情况；2.财务模具采购、使用、维护、报废等流程的合规性；3.财务模具的安全、完整和有效使用情况；4.财务模具维护费用的使用情况；5.其他与财务模具管理相关的事项。（三）监督检查方式1.定期检查：审计部门每年至少组织一次对财务模具管理工作的全面检查。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对财务模具管理工作进行抽查。3.专项检查：针对财务模具管理工作中存在的突出问题或风险点，审计部门可组织专项检查。（四）监督检查结果处理1.审计部门对监督检查中发现的问题，应及时下达《监督检查整改通知书》，要求相关部门和人员限期整改。2.相关部门和人员应按照整改通知书的要求，制定整改措施，认真进行整改，并在规定时间内将整改情况书面报告审计部门。3.审计部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的部门和人员，公司将按照相关规定进行处理。七、附则（一）解释权本办