财务共享合同管理办法

财务共享合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务共享模式下的合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在财务共享模式下涉及的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.风险防控原则：强化合同风险识别、评估与应对，保障公司利益。3.统一管理原则：在财务共享框架下，实现合同的集中、规范管理。4.协作高效原则：各部门协同合作，提高合同管理效率与质量。二、合同管理职责分工（一）财务共享中心1.负责建立合同管理台账，对合同的收、发、存等进行记录与跟踪。2.审核合同付款条款、结算方式等财务相关内容，提出专业意见。3.参与合同执行过程中的财务监督，确保资金收付合规。4.定期对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供支持。（二）业务部门1.负责合同的发起、谈判、起草等工作，确保合同内容符合业务需求。2.对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查与评估。3.负责合同的履行，及时处理合同执行过程中的问题。4.配合财务共享中心进行合同付款申请、结算等工作。（三）法务部门1.审查合同的合法性、合规性，防范法律风险。2.参与重大合同的谈判，提供法律专业意见。3.处理合同纠纷，维护公司合法权益。（四）其他相关部门根据各自职责，配合做好合同管理的相关工作，如技术部门对合同中的技术条款进行审核等。三、合同签订管理（一）合同立项业务部门根据业务需求发起合同立项申请，详细说明合同的背景、标的、金额、履行期限等内容。经部门负责人审批后，提交至财务共享中心备案。（二）合同起草1.业务部门负责合同文本的起草工作，合同内容应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义条款。2.涉及多部门的合同，由牵头部门组织相关部门共同起草，确保各方权利义务清晰。（三）合同审核1.业务部门将起草好的合同提交至法务部门进行合法性审核，法务部门重点审查合同是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。2.财务共享中心对合同的付款条款、结算方式、资金预算等财务相关内容进行审核，确保财务安排合理、可行。3.其他相关部门根据职责对合同中涉及的专业条款进行审核，如技术部门审核技术合同条款等。4.各审核部门应在规定时间内完成审核，并出具审核意见。业务部门根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订应遵循先我方签字盖章，再交由对方签字盖章的顺序，确保合同生效时间明确。3.签订后的合同原件一份交财务共享中心存档，一份由业务部门留存执行，其他相关部门根据需要留存复印件。四、合同履行管理（一）履行计划制定业务部门根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并将履行计划提交至财务共享中心备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的具体履行工作，按照履行计划推进各项任务，并及时向财务共享中心反馈履行情况。2.财务共享中心定期对合同执行情况进行财务跟踪，检查资金收付是否符合合同约定，如有异常及时与业务部门沟通。3.法务部门对合同履行过程中的法律风险进行监督，确保公司行为合法合规。（三）变更管理1.合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时发起变更申请，说明变更的原因、内容等。2.变更申请经相关部门审核通过后，签订合同变更协议，并按照合同签订流程进行备案。3.财务共享中心根据合同变更协议调整相关财务记录与预算安排。（四）结算管理1.业务部门在合同履行完毕或达到结算条件后，及时提交结算申请，附上相关证明材料。2.财务共享中心对结算申请进行审核，核对合同金额、已付款项、应付款项等，确保结算金额准确无误。3.审核通过后，按照合同约定的结算方式进行付款，付款流程应严格遵循公司财务管理制度。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.财务共享中心、业务部门、法务部门等定期对合同进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如合同条款漏洞、对方履约能力不足、法律纠纷等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的应对措施。对于高风险合同，加强监控与管理，必要时采取法律手段维护公司权益。2.建立风险预警机制，当合同执行过程中出现风险迹象时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。六、合同档案管理（一）档案收集财务共享中心负责收集合同签订、履行过程中产生的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、变更协议、结算凭证等。（二）档案整理与归档1.对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号与装订。2.将整理好的合同档案归档保存，确保档案的完整性与可查阅性。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人审批后，到财务共享中心查阅。2.如需借阅合同档案，应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经财务共享中心负责人审批后办理借阅手续。借阅期限届满后应及时归还。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系统利用信息技术建立合同管理系统，实现合同从立项、起草、审核、签订、履行到归档等全过程的信息化管理。（二）系统功能模块1.合同信息录入模块：方便业务部门等录入合同基本信息、履行计划等。2.审核流程模块：实现合同审核流程的线上流转，提高审核效率。3.执行跟踪模块：实时跟踪合同履行情况，及时反馈异常信息。4.档案管理模块：对合同档案进行电子化存储与管理，便于查阅与检